Організація документообігу на підприємстві

8.1. Документообіг: коротко про головне

Організаційні моменти

Організація роботи із службовими документамівключает в себе організацію здійснення документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними в поточній діяльності підприємства.

Ми зупинимося на першій складовій - документообіг.

Документообіг - це рух службових документів на підприємстві з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

Деталізуючи це поняття, можна сказати, що документообіг включає в себе прийом документів, їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу та виконання, контроль за виконанням, а також обробку і відправку вихідних документів.

Для забезпечення ефективної організації документообігу передбачають:

- проходження документів на підприємстві найбільш коротким шляхом;

- скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

- одноразовость операцій з обробки документів, виключення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію, здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

- раціональне розміщення на підприємстві структурних підрозділів і робочих місць.

Порядок документообігу на підприємстві встановлюють в інструкції з діловодства, регламентах роботи з документами, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях.

Вихідною величиною для розрахунку чисельності працівників служби документаційного забезпечення, вибору засобів механізації та автоматизації процесів діловодства, визначення ступеня завантаженості структурних підрозділів і окремих працівників є річний обсяг документообігу.

Перш за все нагадаємо, що розрізняють три основних потоку документації:

- документи, що надходять з інших організацій (вхідні);

- документи, що відправляються в інші організації (вихідні);

- документи, що створюються на підприємстві і використовуються працівниками цього підприємства в управлінському процесі (внутрішні).

Сумарна кількість вхідних документів і створених організацією за певний період (місяць, квартал, рік) становить обсяг документообігу.

Підрахунок кількості документів здійснюють за реєстраційними формами входять, внутрішніх і вихідних документів в місцях їх реєстрації. Розмноження екземпляри, оброблені службою діловодства, підраховують окремо на основі прийнятої на підприємстві системи обліку документів.

Підсумкові дані про обсяг документообігу аналізує та узагальнює служба діловодства. Отримані результати відображають в спеціальному документі - звіті про обсяг документообігу (див. додаток 3 до Правил № 1000/5). Після аналізу та узагальнення дані про обсяг документообігу передають керівнику підприємства в установленому ним порядку.

Графік документообігу

Рух документів з моменту їх створення до передачі на зберігання передбачає призначені документообігу. Якийсь уніфікованої форми такого графіка не існує. Кожне підприємство розробляє його з урахуванням особливостей своєї діяльності. При цьому потрібно передбачити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен документ, а також мінімальний термін його знаходження в підрозділі.

При складанні графіка документообігу насамперед необхідно визначити:

- перелік документів, які підприємство створює або отримує від інших підприємств (установ, організацій);

- список відповідальних осіб, які допускаються до складання певних документів, їх обробки, контролю за правильністю та своєчасністю їх оформлення;

- схеми взаємодії між підрозділами підприємства (виконавцями);

- порядок проходження кожної форми документа від одного виконавця (або підрозділу) до іншого;

- терміни складання і обробки документів з урахуванням термінів подачі інформації кінцевому споживачеві.

Конкретним виконавцям вручають виписку з графіка документообігу.

Крім того, в ній вказують підрозділи, в які ці документи повинні бути передані після створення, перевірки або обробки, а також терміни їх передачі.

В цілому по підприємству графік документообігу складають на підставі відповідних графіків його підрозділів.

Графік документообігу оформлюють у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. На практиці його часто складають в табличній формі. Наведемо приклад графіка документообігу на рис. 8.1 (див. С. 89).

Зауважте: оскільки правила документообігу підприємство стверджує самостійно, рішення про необхідність складання графіка документообігу відноситься до компетенції конкретного підприємства.

8.2. Порядок поводження з документами

Порядок поводження з документами залежить від того, надійшли вони ззовні або створені самим підприємством.

Наприклад, технологічний процес обробки і руху документів, що надійшли складається з наступних етапів:

- прийом і первинна обробка документів;

- попередній розгляд;

- реєстрація документів;

- передача документів для розгляду відповідними посадовими особами;

- розгляд документа і направлення виконавцю;

- виконання документів.

У свою чергу, виходить документацію після її створення і підписання (затвердження) необхідно обробити, зареєструвати і відправити адресату.

Давайте докладніше розглянемо етапи документообігу на підприємстві. Почнемо з прийому вхідних документів.

Прийом, первинна обробка та попередній розгляд

Прийом і первинна обробка документів проходять централізовано в службі діловодства (експедиції). Також документи може приймати спеціально виділений працівник канцелярії або секретар. Якщо документи надійшли в неробочий час, їх приймає черговий працівник підприємства (при наявності), який, не розкриваючи кореспонденцію, передає її в службу діловодства на наступний робочий день під підпис. Інші працівники підприємства приймати кореспонденцію не повинні.

Факт надходження документа на підприємство обов'язково фіксують шляхом проставлення на вхідних документах відмітки про її надходження. Таку оцінку проставляють від руки, за допомогою штампа (див. С. 20) або автоматичного нумератора на лицьовій стороні в правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Цей реквізит містить скорочене найменування підприємства, реєстраційний індекс і дату (при необхідності - години та хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначену інформацію наносять за допомогою штрих-коду.

При отриманні документів перш за все перевіряють правильність їх доставки. Помилково отримали чужу кореспонденцію? Тоді слід повернути її відправнику без розгляду.

Якщо доставка за правильною адресою, кореспонденцію розкривають (крім листів з позначкою «Особисто»). Після розтину конверта перевіряють наявність і цілісність вкладення, т. Е. Наявність всіх сторінок документа і всіх додатків.

Припустимо, в ході перевірки виявлено відсутність додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів або виявлені помилки в оформленні документа, що унеможливлюють його виконання (відсутній підпис, гриф затвердження і т. П.). Тоді документ не реєструють. Відправнику направляють письмовий запит або повідомляють йому про ситуацію, що склалася по телефону. При цьому на документі роблять відповідну відмітку із зазначенням дати запиту (розмови по телефону), посади і прізвища особи, якій зроблено запит, а також підписи особи, яка здійснила запит, і її розшифровки.

У разі відсутності або нецілісність вкладень, пошкодження конверта або упаковки, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складають акт у двох примірниках. Один акт направляють відправнику, другий - зберігають в службі діловодства.

Крім того, конверт потрібно зберегти, якщо встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, або відсутні окремі документи.

Також зберігають і докладають до документів адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

Всі документи, що надійшли на підприємство, проходять обов'язковий попередній розгляд. Його здійснює служба діловодства в день надходження документів або на наступний робочий день (в разі надходження документів після закінчення робочого дня, у вихідні або святкові дні). Доручення вищестоящих організацій, телеграми і телефонограми розглядають негайно.

Метою попереднього розгляду є:

- виділення документів, які вимагають обов'язкового розгляду керівником підприємства, його заступниками або структурними підрозділами;

- відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Особа, якій доручено попередній розгляд, знайомиться зі змістом документів, що надійшли і розподіляє їх за призначенням: керівникам, структурним підрозділам і фахівцям в залежності від порушених у документах питань. Це ж особа визначає необхідність реєстрації документів.

Під час попереднього розгляду враховують повноваження посадових осіб, передбачені в установчих документах підприємства, положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов'язків між керівником підприємства та його заступниками, посадових інструкціях. Також орієнтуються на класифікатор питань діяльності підприємства, номенклатуру справ, схеми проходження документів.

Керівнику підприємства і його заступникам направляють найбільш важливі документи з принципових питань діяльності. Документи, які не потребують прийняття рішення на рівні керівника підприємства, розподіляють по структурним підрозділам. На документі вказують підрозділ або прізвище фахівця. Така позначка має силу резолюції керівника.

Реєстрація документів

Службовий документ, отриманий або створений підприємством (в тому числі для внутрішнього користування), вважається внесеним в документаційний фонд з моменту реєстрації.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу і внесення в облікові форми коротких відомостей про службове документі.

Реєстрацію документів здійснюють з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в документах інформації.

Служба діловодства, як правило, здійснює реєстрацію документів централізовано. Разом з тим

Місце реєстрації окремих груп документів (наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу), договорів, звітів, прейскурантів та ін.) Визначають в інструкції з діловодства підприємства.

Приблизний перелік документів, які не реєструє служба діловодства, наведено в додатку 4 до Правил № 1000/5 (пор. 025069200). Так, не підлягають реєстрації в службі діловодства:

1) графіки, наряди, заявки, рознарядки;

2) зведення та інформація, спрямовані до відома;

3) навчальні плани, програми (копії);

4) рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій і т. Д .;

5) прейскуранти (копії);

6) норми витрат матеріалів;

7) вітальні листи та запрошення;

8) друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

9) наукові звіти по темах;

10) місячні, квартальні, піврічні звіти;

11) форми статистичної звітності;

12) договори.

При цьому документи, перераховані в пунктах 1, 3, 8 - 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах підприємства (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).

При реєстрації документів необхідно дотримуватися певні вимоги:

1. Документи реєструють незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.

2. Реєстрація здійснюється по документопотокам (вхідні, вихідні, внутрішні).

3. Документи реєструють тільки один раз:

- вхідні - в день надходження або пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час);

- створювані - у день підписання або затвердження.

4. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший новий реєстраційний індекс на документі не проставляють.

5. Документи реєструють по групах в залежності від назви виду, автора і змісту документів.

6. Окремо реєструють:

- акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, що надійшли на підприємство;

- розпорядчі документи з основних питань діяльності підприємства;

- розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;

- розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) - відповідно до їх видами і термінами зберігання;

- рішення колегіальних органів;

- акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

- бухгалтерські документи;

- заявки на матеріально-технічну поставку;

- службові листи;

- звернення громадян;

- запити на отримання публічної інформації;

- факсограми;

- документи, що передаються електронною поштою у сканованою формі без електронного цифрового підпису.

Під час реєстрації документу привласнюють умовне позначення - реєстраційний індекс.

Реєстраційний індекс документа - це цифрове або буквено-цифрове позначення, присвоєне службовому документу під час його реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи реєструються документів. Порядковий номер можна доповнювати індексами по номенклатурі справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають і підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, і т. П.

Реєстраційний індекс розпорядчих документів і деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори та ін.) Складається з порядкового номера в межах року.

З метою розмежування груп документів до реєстраційного індексу можна додавати позначку, що складається з букв, наприклад: 358 / 04-16 ДСП, де ДСП застосовують для позначення документів з грифом «Для службового користування». Крім того, як ми вже говорили раніше (див. С. 79), додавати буквений індекс можна до порядковому номеру різних за змістом наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу).

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка (кутовий або поздовжній) і виду документа.

Сам процес реєстрації полягає в знятті з документа показників (реквізитів) для створення бази даних. З документів, як правило, виписують такі відомості:

- назва виду документа;

- дату отримання;

- вхідний номер (індекс);

- дату документа;

- індекс документа;

- автора;

- Заголовок;

- резолюцію (виконавця, зміст доручення, автора резолюції, дату);

- термін виконання;

- виконавця;

- позначку про виконання (короткий запис вирішення питання, дату фактичного виконання, індекс документа-відповіді);

- номер справи (куди документ поміщений після виконання).

Форми реєстрації документів можуть бути трьох видів:

- журнальна - документи реєструють у спеціальних журналах (див. додатка 5 - 7 до Правил № 1000/5) .Так форму реєстрації доцільно використовувати тільки на підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік;

- карткова - передбачає заповнення реєстраційно-контрольних карток (див. додаток 8 до Правил № 1000/5), з яких формують довідкові та контрольні картотеки. Обов'язкові реквізити реєстраційно-контрольних карток перераховані в додатку 9 до Правил № 1000/5. Підприємство може їх доповнювати;

- автоматизована - документи реєструють з використанням спеціальних комп'ютерних програм.

виконання документів

Зареєстровані документи передають на розгляд керівництву підприємства в день їх надходження або наступного робочого дня (якщо вони надійшли в неробочий час). Термінові і важливі документи (зокрема, телеграми, телефонограми, акти органів державної влади та ін.) Передають на розгляд негайно.

Керівник проставляє резолюцію, в якій вказує виконавця, зміст доручення, термін виконання ( см. з. 13 ).

Далі документи повертають в службу діловодства, яка, в свою чергу, передає їх на виконання.

Зверніть увагу: якщо виконавців декілька, документ може бути переданий їм одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, зазначеному в резолюції першим.

Факт передачі документів виконавцям фіксують шляхом проставляння відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок підготовки та узгодження проекту документа. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасну подачу головному виконавцю пропозицій.

Виконання документа передбачає збирання та обробку необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівникові підприємства (структурного підрозділу), а також в разі необхідності - підготовку для пересилання адресату.

Якщо працівник, відповідальний за виконання документа, йде у відпустку, направляється у відрядження або звільняється, він за погодженням зі своїм безпосереднім керівником зобов'язаний передати всі невиконані документи іншому працівникові.

У разі, коли необхідно передати документ з одного структурного підрозділу в інший, це роблять через службу діловодства, яка проставляє відповідні відмітки в реєстраційних формах.

При цьому врахуйте: документи, виконання яких перебуває на контролі, передають в інші структурні підрозділи або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це служби контролю.

контроль виконання

З метою забезпечення своєчасного та належного виконання документів здійснюють контроль такого виконання.

Контроль виконання документів включає:

- взяття документів на контроль;

- визначення форм і методів контролю;

- перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців;

- контроль за станом виконання;

- зняття документів з контролю;

- напрямок виконаного документа в справу;

- облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів;

- інформування керівництва про хід та результати виконання документів.

Взяття документа на контроль здійснюють на підставі резолюції керівника підприємства або його заступників.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу діловодства або службу контролю - спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю. У структурних підрозділах такий контроль здійснює особа, відповідальна за діловодство.

Типові терміни виконання документів регламентують нормативно-правові акти. А ось індивідуальні терміни виконання встановлюють у розпорядчому документі або резолюції керівника підприємства (структурного підрозділу). Їх обчислюють в календарних днях. При цьому відлік термінів виконання внутрішніх документів починають з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати їх надходження (реєстрації).

У разі незазначення в документі термінів його виконання його необхідно виконати не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту його реєстрації.

При необхідності термін виконання документа може бути продовжений на обгрунтоване прохання виконавця. Таке прохання рекомендується подавати не пізніше ніж за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну, а що стосується документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного терміну з дати його реєстрації. Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, який її установив, а в разі відсутності цієї особи - заміщує посадової особи.

Контроль виконання документа здійснюють за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

Контроль за ходом виконання здійснюють на всіх етапах проходження документа до закінчення терміну його виконання в порядку, визначеному інструкцією з діловодства підприємства.

Після виконання документ знімають з контролю. При цьому майте на увазі: документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати зацікавленим підприємствам і приватним особам або після іншого підтвердження виконання.

Пам'ятайте: зняти документ з контролю може тільки керівник підприємства, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба діловодства (служба контролю).

Така завчасна подача потрібна для того, щоб залишилося певний час на доопрацювання документів за рішенням керівництва. Конкретні терміни подачі документів, що знаходяться на контролі, на підпис керівництву встановлюють в інструкції з діловодства підприємства.

Інформацію про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюють станом на 1-е число кожного місяця і подають керівництву підприємства у вигляді зведень про виконання документів за встановленою на підприємстві формі.

Обробка і відправка вихідних документів

Вихідні документи обробляють і відправляють адресатові централізовано в день їх отримання від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевірити:

- правильність оформлення документа (склад і розміщення на ньому всіх реквізитів);

- наявність і правильність зазначення адреси;

- наявність всіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копії документа, яка залишається в справі підприємства;

- наявність на документі позначки про додатки;

- наявність і повноту додатків;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

При реєстрації в облікових формах фіксують номер вихідного документа, дату реєстрації, заголовок документа і номер справи, в якому буде зберігатися його копія.

Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладають в один конверт (упакування). При цьому на конверті вказують адресу і при необхідності проставляють реєстраційні індекси всіх документів, які в ньому знаходяться.

Досилання або заміну розісланого раніше документа здійснюють за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.

Тепер ви маєте уявлення про організацію «паперового» документообігу. Далі поговоримо про особливості документообігу електронного.

висновки

• Розрізняють три основних потоку документації: вхідні документи, витікаючі і внутрішні.
• Рух документів з моменту їх створення до передачі на зберігання передбачає призначені документообігу.
• Факт надходження документа на підприємство обов'язково фіксують шляхом проставлення на вхідних документах відповідної позначки.
• Службовий документ, отриманий або створений підприємством, вважається внесеним в документаційний фонд з моменту реєстрації.
• За виконання документа відповідають особи, зазначені в розпорядчому документі або резолюції керівництва, а також працівники, яким безпосередньо доручено виконання.