Службові поїздки: чи потрібен шляховий лист, якщо автомобіль в особистій власності співробітника?

1. Важливі моменти щодо оподаткування та нарахування страхових внесків на компенсацію
2. Кілька слів про дорожні листи в цілому

У Мінфіні РФ вважають, що якщо подорожнього листа немає, то сума компенсації, видана співробітнику за використання його особистого автомобіля, повинна обкладатися ПДФО, при цьому саму суму компенсації не можна відносити до податкових витрат.

У статті 188 Трудового кодексу РФ сказано, що працівник, повідомивши роботодавця, або діючи з його згоди, використовуючи особисте майно, в тому числі, власний автомобіль в службових цілях, наприклад, вирушаючи на ньому у відрядження, повинен отримати відповідну компенсацію. Крім того, йому відшкодовуються всі витрати, понесені в службовій поїздці, до таких належать і витрати, пов'язані з використанням особистого авто. Так, в тому щоб використовувати особисте майно в службових цілях, немає нічого поганого, більш того, компанія зобов'язана компенсувати всі витрати.

Однак щоб визнати такі витрати прибутком працівника і стягнути з них податки, вони повинні бути підтверджені рядом документів, прописаних в листі Мінфіну РФ від 27.06.2013 №03-04-05 / 24421.

Так, для цілей оподаткування прибутку розмір відшкодування витрат підтверджується:

• документами про належність транспортного засобу співробітнику на праві особистої власності;
• розрахунковими даними про суми компенсації;
• документами про фактичне використання особистого майна працівника в інтересах компанії (дорожніми листами);
• документами про суми понесених співробітником в службовій поїздці витрат.

З цього випливає, що головні фінансисти країни вважають такий спосіб: якщо подорожнього листа немає, то сума компенсації, видана співробітнику за використання його особистого автомобіля, повинна обкладатися ПДФО.

При цьому саму суму компенсації не можна відносити до податкових витрат. Такі висновки викладені в листі Мінфіну Росії від 23.09.2013 №03-03-06 / 1/39406.

Важливі моменти щодо оподаткування та нарахування страхових внесків на компенсацію

Отже, розглянемо ситуації, при яких при користуванні особистим транспортом співробітника в службових цілях шляховий лист все ж був оформлений. Відповіді на питання щодо оподаткування та нарахування страхових внесків на компенсаційні виплати в даному випадку дають різні відомства.

ПДФО

Пункт 3 статті 217 НК РФ регламентує питання про обкладення ПДФО всіх видів компенсаційних виплат співробітникові, які, так чи інакше, були пов'язані з виконанням працівником своїх трудових обов'язків. З тез статті випливає, що дані виплати не підлягають обкладенню ПДФО. Щоб звільнити себе від обов'язку сплати ПДФО в даному випадку, компанія повинна представити розрахунки сум компенсацій, а співробітник в свою чергу повинен представити підтверджуючу документацію про належність йому майна, використаного в службових цілях, а також документи, де будуть вказані суми понесених ним витрат в поїздці службового характеру. Щодо правомірності таких вимог свідчить ряд листів Мінфіну РФ від 30.04.2015 №03-04-05 / 25434, від 20.04.2015 №03-04-06 / 22274, від 27.02.2013 №03-04-06 / 5600 і інші.

Також, щоб отримати компенсаційну виплату, працівнику треба подати роботодавцю копію техпаспорта свого автомобіля і, як вже було зазначено раніше, вести облік поїздок в службових цілях в дорожніх листах (Лист МНС РФ від 02.06.2004 №04-2-06 / 419 @) .

Страхові внески

Слід зазначити, що відповідно до регламентів підпункту «і» пункту 2 частини 1 статті 9 Федерального закону №212-ФЗ і підпункту 2 пункту 1 статті 20.2 Федерального закону №125-ФЗ, страхові внески на обов'язкове соціальне страхування не нараховуються на виплати компенсації за використання особистого майна співробітників в службових цілях, так як виплати ці визначені трудовим законодавством РФ.

Крім того, стаття 188 ТК РФ допускає встановлення конкретного розміру компенсації за використання майна співробітника в службових цілях за згодою між самим працівником і роботодавцем (листи Мінпраці РФ від 13.11.2015 №17-3 / В-542, від 25.07.2014 №17- 3 / В-347).

Податок на прибуток

Підпункт 14 пункту 1 статті 251, пункт 49 статті 270 і пункт 1 статті 252 НК РФ свідчать, що витрати компанії на виплату компенсації за використання особистого майна співробітника в службових цілях, вироблені за рахунок коштів роботодавця, не потрібно включати в податкову базу по податку на прибуток.

Кілька слів про дорожні листи в цілому

З усього вищесказаного випливає, що шляховий лист - це, дійсно, важливий первинний документ. Він служить підставою для списання витрат на паливо і є підтвердженням виробничої необхідності всіх понесених витрат, які мали місце в зв'язку з експлуатацією транспортного засобу.

Зверніть увагу, що з програмою «Правконс: Подорожні листи» заповнення шляхових листів легкового автомобіля стане простою, зручною та оперативною роботою. За посиланням дивіться зразок заповнення подорожнього листа легкового автомобіля 2019 року.

На поточний момент використовується уніфікована форма подорожнього листа, розроблена в 1997 році і затверджена Постановою Держкомстату Росії від 28.11.97 №78. Варто звернути увагу, що обов'язкова до використання уніфікована форма тільки в автотранспортних організаціях, інші ж компанії та ВП можуть розробити власну форму подорожнього листа, в яку слід включити обов'язкові реквізити, передбачені наказом Мінтрансу України від 18.09.2008 №152. Неуніфікованих форма подорожнього листа підтверджує понесені витрати у вигляді оплати вартості ПММ, про що сказано в листі Мінфіну Росії від 25.08.2009 №03-03-06 / 2/161.