Російські системи автоматизації документообігу

1. Кодекс: Документообіг
2. DocsVision 2.0 «Архів-Діловодство»
3. CompanyMedia-Діловодство
4. OfficeMedia - Діловодство
5. DOCS Open
6. «ГРАН-ДОК» для Windows
7. СПРАВА
8. 1С-Архів
9. ефект Офіс
10. LanDocs
11. OPTiMA-WorkFlow
12. DIS: системи
13. Бос-референт
14. ЕВФРАТ- Документообіг

Ольга Пахтанова, Олександр Прохоров

Вибір САДД-продукту

Кодекс: Документообіг

DocsVision 2.0 «Архів-Діловодство»

CompanyMedia-Діловодство

OfficeMedia - Діловодство

DOCS Open

«ГРАН-ДОК» для Windows

СПРАВА

1С-Архів

ефект Офіс

LanDocs

OPTiMA-WorkFlow

DIS: системи

Бос-референт

ЕВФРАТ- Документообіг

24 травня російська компанія ABBYY в 11-й раз провела конференцію-виставку ...

режде ніж говорити про системи автоматизації діловодства та документообігу (САДД), зупинимося на визначенні цих понять. Під діловодством розуміється документаційне забезпечення управління або галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення (ГОСТ Р 51141-98).

У Росії і на Заході склалися різні концепції документообігу, які відбилися у відмінностях систем автоматизації. Одне з таких принципових відмінностей - це централізована (російський підхід) і децентралізована (західний підхід) система контролю. Російські та іноземні системи слід розглядати окремо, і в даній статті мова піде в основному про вітчизняні системах, а також про можливості електронного документообігу.

Електронний документообіг в порівнянні з традиційним паперовим має цілий ряд переваг:

• простота внесення змін до документа;
• можливість поміщати в документ не тільки текст, а й мультимедійні дані;
• можливість використовувати заздалегідь заготовлені форми;
• більш висока швидкість передачі інформації по великій кількості адрес;
• економія паперу;
• компактність архівів;
• простота контролю інформаційних потоків;
• висока швидкість пошуку і вилучення інформації;
• можливість захисту документів від несанкціонованого доступу і розмежування прав доступу співробітників до інформації.

Слід зазначити, що впровадження САДД дає певні переваги керівництву підприємств та організацій для здійснення ефективного управління та оперативного прийняття рішень, а саме:

• прозорість діяльності співробітників і відділів;
• висока швидкість отримання аналітичних довідок і звітів;
• зміцнення виконавської дисципліни;
• зниження негативного впливу людського фактора на діяльність компанії;
• зменшення кількості співробітників, зайнятих роботою з документами (кур'єрів, канцелярських працівників і т.п.).

На малюнку показано, наскільки скорочується час окремих етапів роботи з документами при заміні паперового процесу на цифровий. В умовах електронного документообігу потрібно набагато менше витрат на настройку документообігу при зміні зовнішніх умов, наприклад вимог щодо зміни форми звітності. Впровадження системи автоматизації діловодства та електронного документообігу супроводжується оптимізацією всього процесу управління, який стає більш простим і логічним. Поліпшується якість прийнятих рішень, ефективніше ведеться контроль над виконанням управлінських рішень, знижуються прямі і непрямі суспільні витрати, пов'язані з утриманням апарату управління.

Документи пересилаються за допомогою автоматизованої системи документообігу, яка містить єдині для всієї організації бази класифікаторів, словників і нормативів. Маршрутизація документів зазвичай визначається в залежності від виду документа і сформованих правил роботи (правда, підтримує цю функцію не всіма системами). Обмін документами з зовнішніми організаціями при наявності домовленостей з ними забезпечується за допомогою корпоративного інформаційного порталу.

Багато з існуючих САДД дозволяють перейти який запровадив їх компаніям на безпаперовий документообіг. Однак навіть при наявності САДД часто має місце так званий змішаний документообіг, коли велика частина роботи з документами ведеться в електронному вигляді (проекти документів, їх узгодження і т.п.), а роздруковується, підписується і зберігається в паперовому вигляді тільки їх частина. Обумовлено це кількома причинами. По-перше, законодавча база не дозволяє цілком перейти на електронні документи. По-друге, самі користувачі цих систем ще не готові повністю відмовитися від звички працювати з паперовими документами. На практиці електронний документообіг охоплює зараз в основному документообіг внутрішній і значно рідше (при наявності домовленостей між організаціями) - міжкорпоративний.

Переваги електронного документообігу

При використанні електронного документообігу виникає і вельми непростий технічне питання. Оскільки документи будь-якої організації чи підприємства знаходяться як в електронному, так і в паперовому вигляді, то важливою процедурою, яка спрощує перехід на безпаперові технології, є переклад паперових документів в електронні. Програмно-апаратні рішення на основі стандартних домашніх сканерів не забезпечують продуктивності, необхідної корпоративними замовниками, яким необхідні так звані технології потокового сканування. І тільки спеціалізовані програмні комплекси в сукупності з високопродуктивним офісним обладнанням дозволяють без затримок поширювати по організації електронні версії документів, що надійшли в паперовому вигляді.

Однією з головних тенденцій останніх років стало використання промислових систем автоматизації замість власних розробок, що говорить і про збільшені вимоги замовників, які прагнуть отримати закінчене рішення, і про зрілість ринку, готового запропонувати САДД-рішення в сукупності з сервісними послугами. Сьогодні на ринку представлений досить широкий вибір систем автоматизації, розроблених російськими компаніями. У відповідності зі своєю специфікою підприємства і організації можуть вибрати відповідний їм варіант: тільки для автоматизації функцій діловодства, для організації змішаного або повністю електронного документообігу.

При виборі САДД слід звернути увагу на системні вимоги, масштабованість і універсальність рішення.

Зберігання даних і власне робота САДД забезпечуються програмними платформами. Це можуть бути MS SQL, Oracle, Lotus Notes і ін .; іноді системи підтримують роботу на декількох СУБД або платформах розробки. На думку фахівців, надійність їх роботи приблизно однакова, відрізняються вони специфікою роботи, максимально можливим обсягом документів, що вводяться і вартістю.

Зазвичай замовники вибирають ту систему, для якої в організації вже є СУБД. Наприклад, якщо в організації варто SQL-сервер або Lotus Notes, то вибір системи напевно буде обмежуватися працюють на тій же платформі САДД. Відзначимо, що на MS SQL працюють системи «Гран-Док» від «Граніт Центр» ( www.granit.ru ) І «Кодекс» ( agregat.kodeks.net ). Одночасно на MS SQL і на Oracle - Landocs від компанії «ЛАНІТ» ( www.landocs.ru ), «ДЕЛО» від компанії «Електронні Офісні системи» ( www.eos.ru ). На Lotus Notes - «Бос-референт» від «Айті» ( www.it.ru ), «Попелюшка» від НТЦ ІРМ ( www.mdi.ru ), Причому остання працює також на MS SQL і на Oracle. Власна база даних існує у коробкового рішення «ЕВФРАТ-Документообіг» від Cognitive Technologies ( www.evfrat.ru ), Хоча в проектних рішеннях система може бути реалізована на MS SQL і на Oracle.

24 травня російська компанія ABBYY в 11-й раз провела конференцію-виставку DOCFLOW, присвячену електронного документообігу та автоматизації управління. Цей захід проводиться з 1995 року і стало вже традиційним. З кожним роком зростає кількість учасників і відвідувачів DOCFLOW і число обговорюваних тем, а також змінюється формат заходу.

Цього року конференція зібрала 2500 відвідувачів: брали участь 63 компанії (47 стендів з новітніми рішеннями в області електронного документообігу та автоматизації управління); представлено 76 аналітичних і новинних доповідей. Половина відвідувачів DOCFLOW - керівники компаній і департаментів, 64% - представники великих компаній, які мають ста і більше комп'ютерами. Понад половину відвідувачів прийшли в цьому році на DOCFLOW вперше, а 20% відвідували конференцію вже більше трьох разів. П'ята частина відвідувачів конференції-виставки приїхала з регіонів Росії і з країн СНД і навіть з Південно-Сахалінська.

Графік заходи в цьому році став більш інтенсивним: один день DOCFLOW вмістив в себе 76 доповідей в 7 тематичних секціях конференції, роботу 47 стендів компаній-учасниць та 5 прес-конференцій. Вперше введено поділ доповідей за тематичними секціями: «Комплексні платформи», «Потоковий ввод документів», «Системи електронного документообігу (СЕД)», «Засоби управління бізнес-процесами (BPM)», «Електронні сховища даних», «Новини». Розклад конференції було складено таким чином, щоб кожен бажаючий міг вибирати потрібні і цікаві для нього секції та доповіді.

Окремою подією стала робота аналітичної секції «Документообіг від А до Я». Доповіді містили інформацію про основні етапи впровадження системи електронного документообігу - від прийняття рішення про необхідність переходу на електронний документообіг і вибору СЕД до впровадження та оцінки ефективності. В рамках цієї секції експерти ринку розповіли про ключові питання: про проблеми, пов'язані з впровадженням систем електронного документообігу та про їх вирішенні; про те, з чого починати перехід від паперового до змішаного документообігу і чого при цьому побоюватися; про те, як досягти бажаного результату при впровадженні СЕД. Загальна аудиторія секції склала близько 800 чоловік.

DOCFLOW сьогодні стала не просто майданчиком, в рамках якої виробники систем документообігу могли представити свої рішення в цій галузі, конференція-виставка взяла на себе функцію навчання, допомагаючи формувати цивілізований ринок електронного документообігу.

Щорічну травневу DOCFLOW можна вважати кульмінацією активності на ринку електронного документообігу. Однак це не єдина ініціатива компанії ABBYY в даній галузі. У вересні цього року на виставці SofTool 2005 (як і в минулому році) пройде конференція «DOCFLOW Day» і буде працювати об'єднаний стенд DOCFLOW. А інформаційний портал www.DOCFLOW.ru, створений ABBYY кілька років тому, безперервно надає своїм читачам найповнішу, структуровану і корисну інформацію про ринок, технологіях, рішеннях і розробників систем російського електронного документообігу.

Залежно від ступеня настройки САДД умовно поділяють на коробкові і замовні. Коробкове рішення являє собою типовий варіант, який підходить для більшості організацій і який в певних рамках можна налаштувати під вимоги замовника. Замовне рішення складається з різних модулів і в набагато більшому ступені налаштовується під потреби організації, що дозволяє краще врахувати специфічні вимоги замовника.

При уявній перевагу замовного рішення варто відзначити кілька важливих його особливостей. Установка і настройка такої системи досить складна і майже завжди вимагає залучення фахівців компанії-розробника, причому в деяких випадках навіть партнери компанії-розробника не в силах здійснити її установку. До того ж впровадження такої системи коштує значно більше. Якщо документообіг організації відрізняється цілим рядом особливостей, які не в змозі врахувати жодне коробкове рішення, то їй не обійтися без проектного рішення. Однак зазначимо, що в разі занадто незвичайних форм документообігу висока ймовірність того, що він в принципі неефективний, тоді як впровадження типової системи здатне впорядкувати роботу організації. Компаніям з традиційним діловодством і документообігом більше підійде коробкове рішення, бо такий продукт випробуваний багатьма замовниками, враховує побажання і зауваження клієнтів; тут завжди є докладна документація і список типових помилок - коротше кажучи, всі плюси типового рішення, в тому числі і менша ціна. З коробкових рішень можна назвати такі, як «Гран-Док», «ДЕЛО», «ЕВФРАТ-Документообіг», з проектних - майже всі західні розробки, а також Landocs, «Бос-референт», «Попелюшка».

Очевидно, що універсальних рішень, що враховують всю повноту специфічних потреб різних організацій, взагалі не буває. Щоб з'ясувати заточенность системи під певного замовника, найкраще звернутися до списку клієнтів компанії-розробника - він найбільш точно характеризує спеціалізацію системи. Якщо компанія, аналогічна вашої, в списку клієнтів є, то цілком можливо, що система підійде і вам. Для отримання більш повної інформації можна звернутися до постійних клієнтів і поцікавитися їхньою думкою про систему, а також дізнатися про виниклі при впровадженні складнощі.

А тепер більш докладно зупинимося на найпоширеніших вітчизняних продуктах.

Кодекс: Документообіг

Виробник: ДП «Центр комп'ютерних розробок» ( http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html )

Корпоративна система «Кодекс: Документообіг» - це комплекс взаємопов'язаних систем діловодства, банків документів і корпоративних сервісів, що забезпечують автоматизоване рішення задач діловодства та документообігу в органах державної влади та інших організаціях.

Основні характеристики системи:

• готові рішення для типових задач (функцій) діловодства - кожна з систем, що входять до складу корпоративної системи, спеціалізована для реалізації типових завдань обробки документів: реєстрації і контролю руху службової кореспонденції, реєстрації і контролю розгляду звернень громадян, централізованого контролю розпорядчих документів, доручень і ін .;
• підтримка і обслуговування паперового документообігу, поступовий перехід від паперового до електронного документообігу;
• модульність в поєднанні з єдиної інформаційної логікою - обмін документами між підсистемами, централізоване ведення глобальних довідників, реалізація повсюдного доступу до баз даних за технологією Інтернет / інтранет, розсилка повідомлень, зведень, попереджень електронною поштою;
• економічність системи визначається використанням власних продуктів і технологій, орієнтиром на найбільш масові програмно-технічні платформи, перш за все Microsoft, невисокими витратами на впровадження.

Функціональні підсистеми, що входять до складу «Кодекс: Документообіг»:

• «Кодекс: Службова кореспонденція» - реєстрація вхідних і вихідних документів організації (підрозділу); формування відповідного справи на основі номенклатури справ цього підрозділу, організація руху документів по виконавцям і контроль їх виконання; постановка документів на централізований контроль з передачею даних в підсистему «Кодекс: Контроль виконання документів»;
• «Кодекс: Контроль виконання документів» - реєстрація контрольних документів, завдань, виконавців, розсилка контрольних карт по виконавцям; реєстрація переносів термінів завдань; автоматичне і ручне зняття з контролю повністю відпрацьованих контрольних документів; формування відповідного справи на основі номенклатури справ цього підрозділу; автоматична перереєстрація документів при передачі контрольних документів в підвідомчі підрозділи, що працюють з аналогічною підсистемою;
• «Кодекс: Листи і звернення громадян» - введення даних про заявників; реєстрація звернень та запитань, поставлених в них; контроль розгляду звернень та доручень керівника, даних у зв'язку з їх розглядом;
• «Кодекс: Система підготовки документів» - створення електронного повнотекстового архіву документів;
• «Кодекс: Система реєстрації нормативних і розпорядчих документів» - реєстрація документів організації, розсилка текстів документів в електронному вигляді для їх виконання, а також створення електронного сховища повнотекстових документів організації;
• «Кодекс: Довідкова система документообігу» - забезпечення доступу до баз документів за технологією Інтернет / інтранет і оперативне отримання інформації про документообіг з будь-якого віддаленого комп'ютера.
• «Кодекс: Обмін документами» - обмін документами між підсистемами як у рамках локальної комп'ютерної мережі, так і між територіально віддаленими підсистемами.

Системи реалізовані в двох варіантах - файл-серверному і клієнт-серверному.

DocsVision 2.0 «Архів-Діловодство»

Виробник: DocsVision ( http: // www. docsvision.com )

Система DocsVision є закінченим додаток, призначене для створення архівів документів для автоматизації основних діловодних процедур і бізнес-процесів обробки документів в організації.

Функції системи:

• ведення картотеки документів;
• создания електронного архіву документів компании;
• ведення довідніків контрагентів и співробітніків организации;
• організацію ціклів розробки Узгодження документів;
• організацію контролю Виконання документів и завдання;
• маршрутізація документів в организации и поза нею;
• автоматизація різноманітніх процесів ОБРОБКИ документів;
• організація процедур періодичної обробки документів і широкомовної розсилки документів.

Дана система може бути використана як закінчене рішення для впровадження в компаніях або служити в якості прототипу при розробці програми на замовлення. Структура системи може бути налаштована відповідно до потреб конкретної організації.

CompanyMedia-Діловодство

Виробник: InterTrust ( http: // www. intertrust.ru/site3/products.nsf/d/ )

Дана система призначена для автоматизації документообігу c відстеженням руху документів в реальному масштабі часу.

Функції системи:

• прийом, обробка і розподіл надходить (що входить) кореспонденції;
• підготовка, підписання, реєстрація і розсилка вихідної кореспонденції;
• підготовка, підписання, реєстрація і відправка внутрішніх і організаційно-розпорядчих документів, а також контроль їх виконання;
• організація листування між організаціями та окремими підрозділами;
• підтримка багаторічного режиму роботи.

Основні характеристики системи:

• необмежену кількість робочих місць і необмежену кількість організацій;
• наскрізне діловодство;
• 100% гарантія доставки інформації;
• механізм заміщення, тобто можливість надання постійного або тимчасового доступу до документів, що належать до певних співробітникам, для інших співробітників організації ( «заміщають»).

OfficeMedia - Діловодство

Виробник: InterTrust ( http: // www. intertrust.ru/site3/products.nsf/d/ )

Система призначена для автоматизації роботи секретарів або відділу діловодства і надає керівникам всіх рівнів можливість давати доручення за отриманими документами і контролювати їх виконання.

Комплект «OfficeMedia - Діловодство» складається з наступних баз даних:

• «Реєстрація документів» - для організації систематичного обліку документів, контролю виконавської дисципліни співробітників, підготовки звітів і т.п.
• «Бібліотека робочих документів» - для підготовки документів, їх класифікації, зберігання, контекстного пошуку інформації та друку документів;
• «Узгодження» - для автоматизації розсилки документів на узгодження і контролю над процесом;
• «Ознайомлення» - для автоматизації розсилки документів на ознайомлення.
• «Звернення громадян» - для ведення діловодства на підставі звернень фізичних осіб;
• «Організаційно-розпорядчі документи» - для формування проектів наказів, розпоряджень, службових записок, їх узгодження, підписи і контролю виконання.

DOCS Open

Виробник: «Лоція Софт» ( http://www.lotsia.com/techno-ds.html )

Комплекс з управління технічною документацією на основі DOCS Open є інтеграційне рішення, яке засноване на передових технологіях зарубіжних і вітчизняних компаній, які є лідерами в областях створення електронних архівів, технічного документообігу, управління складом вироби та проектними даними, а також введення інформації з паперових носіїв. Рішення побудоване по архітектурі «клієнт-сервер».

Функції системи:

• перетворення в електронну форму документів з паперових носіїв з подальшою обробкою (розпізнавання текстів і т.п.);
• робота з текстовими і графічними форматами документів, а також використання спеціалізованих додатків для роботи з іншими форматами;
• пошук документів по необмеженому числу критеріїв; контекстний пошук російською мовою; нечіткий пошук;
• наявність засобів вільної і визначеною маршрутизації з підтримкою контролю виконання; ведення моніторингу робіт (повна історія роботи з документами і історія виконання завдань і робіт), отримання повної інформації про статус документа, про стан роботи та задіяних виконавців;
• надійний контроль за доступом до документів і захист від несанкціонованого доступу.

Для установки і візуалізації логічних зв'язків між документами служить додатковий модуль «Доглядач», який надає можливість відображення логічної структури архіву за допомогою механізму уявлень.

Серверна частина комплексу може працювати як на платформі PC, так і на робочих станціях під керуванням різних версій ОС UNIX (HP, Sun і ін.). Як клієнт використовуються різні версії Windows. Підтримується робота через Інтернет. В якості СУБД може використовуватися один з найбільш популярних індустріальних серверів баз даних (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практично будь-який програмно-апаратній платформі.

«ГРАН-ДОК» для Windows

Виробник: «Граніт-Центр» ( http: // www. granit.ru/products_info.asp?id=10 )

«Гран-Док» - спеціалізована система для автоматизації діловодства та документообігу в державних і муніципальних структурах управління. Цю САДД можна віднести до спеціалізованих систем автоматизації діловодства та документообігу.

Функції системи:

• облік всіх ділових документів, зберігання і робота з текстами документів;
• контроль кожного етапу розгляду та шляхи проходження документа від надходження до списання в справу;
• отримання довідкової інформації про документи;
• аналіз документообігу.

«Гран-Док - Lite» - розрахована на одного користувача версія для муніципальних структур управління, які мають невеликий обсяг документообігу. Призначена для обліку та роботи з документами на одному робочому місці. Платформа - Microsoft SQL.

«Гран-Док - мережева версія» - адресована державним і муніципальним структурам управління з обсягом документообігу від 5 до 30 тис. Документів на рік і з кількістю користувачів від 20 до 150.

«Гран-Док - корпоративна версія» (на основі «Єдиної системи електронного документообігу та діловодства муніципальних структур управління адміністративного округу») - призначена відповідно для ведення електронного документообігу та діловодства адміністративного округу.

СПРАВА

Виробник: «Електронні Офісні Системи» ( http://www.eos.ru )

«ДЕЛО» - це комплексне промислове рішення, що дозволяє автоматизувати діловодство і впровадити електронний документообіг як в окремо взятих організаціях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах. Використання системи «ДІЛО» дозволяє автоматизувати адміністративні регламенти та організувати ефективний контроль за рухом і виконанням як паперових, так і електронних документів організації.

Функції системи:

• реєстрація і введення документів;
• робота над проектами документів;
• виконання документів;
• контроль виконання;
• пошук документів;
• опис справ і архівне зберігання.

Додаткові компоненти системи - «Архівна справа», «ДЕЛО-web», «ЕЦП і шифрування», «Майстер паролів» і «Потокове сканування».

1С-Архів

Виробник: 1С ( http://www.1c.ru/arcdoc/whatisarcdoc.html )

«1С: Архів» є системою управління документами масштабу підприємства і служить для підвищення ефективності колективної роботи з архівами електронних документів і контролю виконавської дисципліни.

Функції системи:

• організація централізованого сховища всіх документів організації, структурування їх по папках-рубрикаторам і забезпечення колективного доступу співробітників як по локальній мережі, так і по Інтернету;
• видача доручень; вибір виконавців або групи виконавців; установка контрольних термінів і автоматична розсилка повідомлень співробітникам про надходження нових доручень;
• зберігання всіх версій документів з можливістю повернутися в будь-який момент часу до потрібної версії або порівняти будь-які дві версії документів;
• пошук як за реквізитами обліково-реєстраційної картки, так і за змістом (повнотекстовий пошук) з урахуванням морфології російської мови;
• управління правами користувачів і встановлення різних прав доступу до папка-рубрикаторам і містяться в них документам для різних користувачів.

Технологія WebPortal призначена для динамічної публікації архівів документів в мережі Інтернет та забезпечення доступу до документів за допомогою звичайних web-браузерів для клієнтів, віддалених офісів або співробітників, що працюють по модему.

ефект Офіс

Виробник: ВКК «Гарант Інтернешнл» (http://www.garant.spb.ru/products/eof_eto.shtm)

• «Ефект Офіс» - це серія програмних продуктів для систематизації, безпечного зберігання та ефективного пошуку документів;
• «Ефект Офіс - система управління документами» - призначена для створення електронного архіву документації та організації комп'ютерного документообігу підприємства. Реалізовано локальний і клієнт-серверний варіанти;
• «Ефект Офіс - персональний архів» - спеціальна версія системи для одного користувача;
• «Ефект Графіка», «Ефект Графіка Плюс» - для роботи з графічними зображеннями;
• «Ефект Секретар» - робоче місце секретаря;
• «Ефект Пошта» - система централізованого приймання, відправлення і реєстрації електронної пошти.

LanDocs

Виробник: «Ланіт» ( http://www.landocs.ru/ )

Система LanDocs призначена для комплексної автоматизації процесів діловодства та ведення архіву електронних документів. У систему входять:

• LanDocs: ДІЛОВОДСТВО - базова система автоматизації процесів діловодства та ведення архіву електронних документів;
• LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТІВ - серверне програмне забезпечення для централізованого управління зберіганням документів (файлів документів) в електронному архіві; взаємодіє з системою LanDocs: ДІЛОВОДСТВО;
• LanImage: СКАНУВАННЯ І ВІЗУАЛІЗАЦІЯ ЗОБРАЖЕНЬ - система сканування паперових документів і візуалізації їх електронних образів;
• LanDocs: ІНТЕРНЕТ-ДОСТУП. Спеціалізований web-сервер;
• LanDocs: ПОШТОВА СЕРВЕР і LanDocs: ПОШТОВА КЛІЄНТ;
• LanDocs: Підсистема БЕЗПЕКИ - захист інформації за допомогою електронного цифрового підпису та шифрування;
• LanDocs: маршрутизація - моделювання процесів руху документа за допомогою побудови графічних карт; доповнює LanDocs: ДІЛОВОДСТВО.

OPTiMA-WorkFlow

Виробник: OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/rus/)

Дана система, призначена для управління процесами створення, обробки, тиражування і зберігання документів, а також для автоматизації основних процедур сучасного діловодства та організації документообігу, включає:

• графічний редактор для опису сценаріїв руху документів і технологічних операцій на етапах роботи з ними;
• можливості контролю дотримання вимог технології роботи з документами і контролю виконання доручень;
• механізм контролю версій;
• засоби для створення звітів;
• можливість роботи в розподілених корпоративних мережах;
• можливість індивідуальної настройки інтерфейсу робочого місця користувача.

DIS: системи

Виробник: НТЦ «ІРМ» ( http: // www. mdi.ru/dis/new/ )

Документоорієнтовані корпоративні інформаційні системи (DIS: системи) забезпечують підвищення ефективності управлінської діяльності за рахунок автоматизації документаційного забезпечення управління. Цей продукт орієнтований на організацію діловодства в органах державної влади.

Системи гнучко налаштовуються, реалізовані на різних платформах і мають зручну модульну структуру:

• «DIS: class - Електронна канцелярія" Попелюшка "» - являє собою технологію класичного діловодства з наскрізним контролем виконання документів і дозволяє автоматизувати основні функції канцелярії, загального або організаційного відділу (реєстрацію, обробку та контроль виконання документів);
• «DIS: library - Бібліотека» - автоматизована система ведення бібліотек і архівів електронних документів. Дозволяє організувати бібліотеки документів за функціональним напрямку діяльності, бібліотеки інформаційних матеріалів, бланків і типових форм. Працює з текстовими, графічними, аудіо- і відеоматеріалами;
• «DIS: reception - Ділова пошта» - автоматизована система обробки електронної переписки організації;
• «DIS: manager - Доручення» - автоматизована система документування та контролю виконання доручень;
• «DIS: contact - Досьє» - автоматизована система накопичення інформації про контакти і події, організаціях, проектах і під час їх виконання;
• «DIS: writer - Підготовка документів» - автоматизована система для підготовки і узгодження документів;
• модулі «DIS: users - Користувачі», «DIS: structure - Структура» і «DIS: assistant - Робоче місце» - призначені для вирішення питань адміністрування.

Бос-референт

Виробник: «Айті» ( http://www.it.ru/boss/referent.html )

«Бос-референт» - програмний комплекс, розроблений на платформі Lotus Notes / Domino і дозволяє побудувати повноцінну систему для управління бізнес-процесами обробки документів і для контролю за їх виконанням, є кроком на шляху побудови системи управління знаннями організації або підприємства. Система використовує різні бази даних по документам, подій, звітів тощо.

Компоненти системи:

• корпоративна система електронного документообігу;
• вбудована електронна пошта;
• засоби виходу на зовнішні системи електронної пошти, на глобальні комп'ютерні мережі.

Функції системи:

• підготовка, поширення та зберігання внутрішньої нормативно-розпорядчої інформації;
• створення і контроль доручень;
• планування та оптимізація роботи щодо контактів із зовнішніми організаціями;
• контроль договорів;
• робота з корпоративними, економічними і політичними новинами.
• спільне обговорення різних питань в робочій групі, для чого використовується режим конференції.

ЕВФРАТ- Документообіг

Виробник: Cognitive Technologies ( http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm , http://www.evfrat.ru )

«ЕВФРАТ-Документообіг» дозволяє організувати управління інформаційними потоками і документами організації і містить весь необхідний інструментарій для успішної автоматизації документообігу будь-якої компанії, незалежно від чисельності та форми власності. Система розрахована на роботу як в рамках невеликого відділу, так і в рамках всієї організації зі складною схемою інформаційних потоків. «ЕВФРАТ-Документообіг» відрізняється гнучкістю і простотою настройки. У стандартний комплект поставки входить весь необхідний інструментарій (дизайнер форм, дизайнер маршрутів, менеджер журналів і звітів), який дозволяє замовнику своїми силами і в найкоротші терміни адаптувати систему до особливостей своєї компанії. Головною перевагою системи є те, що при високій функціональності вона є по-справжньому коробочним рішенням і має низьку загальну вартість володіння.

Функції системи:

• реєстрація, зберігання і пошук документів;
• створення і зміна реєстраційних карток без залучення розробника за допомогою дизайнера форм;
• робота з документами у паперовій та електронній формі;
• контроль виконання доручень;
• створення типових маршрутів документів за допомогою дизайнера маршрутів;
• створення різних журналів і звітів по виконавській дисципліні, документам, співробітникам і т.д .;
• надійний облік і зберігання документації;
• розмежування прав і захист від несанкціонованого доступу;
• списання документів в архів;
• можливість віддаленої роботи з системою на звичайному робочому місці користувача або через тонкий клієнт (MS Internet Explorer);
• віддалене адміністрування системи;
• безпеку роботи через Інтернет за допомогою спеціального модуля для ідентифікації користувача.

КомпьютерПресс 7'2005