Методика вибору оптимальної СЕД

  1. Методика вибору оптимальної СЕД - наш досвід

У цьому розділі ми публікуємо статті, роздуми членів Співтовариства, наших колег-експертів з будь-яких питань, пов'язаних з використанням ІТ.

Надсилайте Ваше мнение на e-mail: [email protected] c темою "Думка CIO до обговорення" і ми обов'язково запропонуємо його до обговорення на сторінках нашого сайту.

ua c темою Думка CIO до обговорення і ми обов'язково запропонуємо його до обговорення на сторінках нашого сайту

Методика вибору оптимальної СЕД - наш досвід

Віктор Свистунов, Начальник відділу системної підтримки, ЗАТ «Компанія РАЙЗ»



Криза вже потроху відступає, по крайней мере, все до нього вже якось звикли і ця тема вже просто набридла. Все одно треба жити далі, працювати, підвищувати ефективність праці, в чому, на мою думку, і полягає основне завдання ІТ.

Тому, шановні колеги, в даній статті хочу поділитися своїм досвідом в такій справі як вибір системи електронного документообігу (далі, СЕД). Ця інформація може бути корисною як тим, хто вже почав доглядати для своєї організації відповідну СЕД, так і тим, хто ще зовсім не знайомий з цим питанням.

Коли ми говоримо про вибір (і подальшому впровадженні) будь-якого ІТ-рішення, нам, безсумнівно, слід враховувати особливості організації, в якій воно буде використовуватися. Такими особливостями можуть бути розмір організації, перспективи її зростання, наявність територіально віддалених офісів, зрілість ІТ-інфраструктури і мислення співробітників і, в першу чергу, керівництва, підтримка цього самого керівництва, наявність інших інформаційних систем, об'єм інформації і швидкість її поповнення, тривалість і надійність зберігання інформації, доступність фінансових ресурсів, особисті цілі учасників проекту впровадження і таке інше. Все це добре б якось врахувати в процесі вибору системи.

Коротко опишу нашу ситуацію, щоб ви, шановні читачі, уявляли собі контекст, в якому відбувалася ця робота, могли відразу робити для себе поправки, з огляду на специфіку вашої організації.

Компанія Райз працює в аграрному секторі. Має широку філіальну мережу. Загальна кількість співробітників - більше 5 тис. Кількість комп'ютеризованих робочих місць - понад 1 тис. Очікуваний обсяг приріст електронної документації - 0,7 1 Тбайт на рік.

Перш, ніж перейти до суті питання, дозвольте, так би мовити, визначитися з термінами. Під СЕД досить часто уявляють собі різні поняття. Автор під категорію СЕД підводить відразу чотири типи систем, які, потрібно відзначити, можуть мирно уживатися в рамках однієї конкретної системи, розширюючи її можливості. Отже, до СЕД відносяться:

  1. системи діловодства
  2. електронні архіви
  3. Workflow-системи
  4. ECM-системи

«Ідеальна» СЕД в тій чи іншій мірі повинна поєднувати в собі можливості всіх цих чотирьох типів, забезпечуючи реалізацію повного життєвого циклу електронних документів. Див. Діаграму.

Під електронним документом розуміють будь-який об'єкт (або група об'єктів), який може бути збережений в електронному вигляді
Під електронним документом розуміють будь-який об'єкт (або група об'єктів), який може бути збережений в електронному вигляді.
Керівництво поставило перед майбутньою СЕД наступні завдання:

  1. Формалізація і забезпечення відповідного інструментарію для подальшої оптимізація бізнес-процесів організації.
  2. Забезпечення ефективного управління та прозорості діяльності організації на всіх рівнях.
  3. Накопичення інформації, управління даними і регламентування доступу.
  4. Формалізація діяльності кожного співробітника.
  5. Скорочення обороту паперових документів. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на управління паперовими потоками в організації.
  6. Зниження вартості зберігання паперових документів, полегшення їх пошуку
  7. Підтримка системи контролю якості.

Наше прагнення полягає в мінімізації «шовних з'єднань» - місць інтеграції різних систем. Чим їх менше, ніж краще ми змогли для себе підібрати систему, тим краще - тим легше її надалі буде підтримувати. Тому в багатьох випадках, на мою думку, тут виправдана покупка системи з деяким запасом функціоналу, «на виріст» так сказати. Саме так і ми роздумували.

Справедливості заради, варто додати, що особливої ​​ясності як саме слід вибирати СЕД в Компанії РАЙЗ на момент початку цієї роботи не було ні у кого. Певну ясність внесла виставка DocFlow'2008. Окреме спасибі її організаторам і учасникам! Результатом її відвідування стала чималенька пачка матеріалів про більш ніж 20 представлених на ній СЕД і розуміння того, що на цьому вся справа не закінчиться. Тому, відразу ж після завершення цієї виставки ми приступили до аналізу ринку рішень СЕД. Виявилося ще близько 20 СЕД, доступних на ринку СНД. Отже, ми стояли перед фактом, що вибирати є з чого!

Почерпнути багато корисної інформації про різні СЕД Ви також зможете з наступних джерел:
Почерпнути багато корисної інформації про різні СЕД Ви також зможете з наступних джерел:

  • Аналітичний огляд ринку систем електронного документообігу за підсумками 2007 року, DCC Consulting, 2008р. (437 стор.)
  • Журнал «IT-Спец» (додаток журналу «Хакер») №12, 2008р. (32 стор.)
  • Журнал «Корпоративні системи» №5, 2008р. (8 стор.)
  • www.DOCFLOW.ru
  • www.doc-online.ru
  • www.iteam / publications / it / section_64 /
  • www.gdm.ru

Прийшов саме час визначитися а що ж очікує від нас бізнес-напрямок нашої компанії (далі Бізнес).

Паралельно з проведенням перших презентацій СЕД у нас формувалися критерії первинного відбору. Таких зустрічей у нас було 16, тобто протягом 3 тижнів щодня ми зустрічалися з представниками компаній-внедренцев тій чи іншій СЕД. З нашого боку, крім ІТ-шників, в цих зустрічах взяли участь директор департаменту управління персонал, начальник канцелярії, директор департаменту планування і аналізу, директор департаменту торгових операцій. Це дуже допомогло максимально залучити до процесу авторитетних людей, до думки яких прислухається вище керівництво. ... Важка папка матеріалів стала ще важкий рази в три. :-) Прийшов час систематизувати наші первинні вимоги і результати первинного аналізу. Так народилися список первинних критеріїв, пізніше були визначені вагові коефіцієнти критичності для кожного з них. Результати оцінки були зведені в первинна зведена таблиця для зручності порівняння.

Наші первинні критерії можна представити таким чином:
Наші Бізнес-критерії оцінки СЕД:

  1. Ергономічні характеристики. інтерфейс користувача
    • Інтерфейс повинен бути зручним, «гумовим», кастомізіруемим, розроблений з урахуванням вимог Бізнесу.
    • Український інтерфейс.
    • Наявність вбудованих механізмів перевірки рус. і укр. орфографії.
  2. Інтеграція з офісним ПО
    • СЕД повинна інтегруватися з популярними офісними додатками: MS Office, Open Office.
  3. Масштабованість (функціонал і контент)
    • В рамках СЕД повинна бути можливість реалізації будь-якого функціоналу, в тому числі з управління паперовими документами.
    • Відсутність обмежень на зберігання інформації - документів
  4. Відповідність вимогам
    • Можливість опису бізнес-процесів за допомогою популярних нотацій (IDEF3, ARIS, UML діаграма активностей, інтеграція цього модуля з документообігом.
    • СЕД повинна забезпечити можливість реалізації всіх наших побажань, сформульованих начальником Канцелярії.
    • Контроль виконання доручень.
    • Використання системи нагадувань по E-mail і SMS.
    • Гнучка система пошуку по документам.
    • Підтримка версійності документів, багатопунктовий документів.
    • Механізми контролю повторних введень документів.
    • Штрих-кодування друкованих документів.
    • Наявність графічних засобів для оформлення аналітики.
    • Є можливість формування бази знань на основі введених документів.
  5. Вартість необхідного ПО і його впровадження (1 тис.пользователей)
    • Вигідна цінова пропозиція, гнучка цінова політика на ліцензії і на вартість впровадження.
    • Конкурентний тип користувальницьких ліцензій.

Наші технологічні критерії оцінки СЕД:

  1. платформа
    • СЕД повинна працювати на промислових серверах і БД (MS SQL).
    • Зберігання документів поза БД - на файл-сервері, в БД зберігаються тільки посилання на документи.
    • Можливість роботи з СЕД через Інтернет, а також в термінальному режимі (через Citrix).
  2. Архітектура, масштабованість
    • Архітектура СЕД повинна забезпечувати необхідний рівень швидкодії.
    • Продуктивність СЕД повинна обмежуватися тільки апаратними можливостями.
  3. Підтримка основних ІС
    • СЕД повинна підтримувати основні ІС, поштові сервера, сервера додатків інших систем (1С, SAP і т.д.).
  4. інтеграційні можливості
    • СЕД повинна мати документований API, для подальшої інтеграції з іншими ІС, до яких у неї немає інтеграційного модуля.
  5. можливість доопрацювання
    • Розробка в СЕД повинна вестися із застосуванням промислових мов програмування.
  6. Безпека, відмовостійкість
    • Наявність механізмів аутентифікації, інтеграція з Active Directory, а також власні механізми аутентифікації (для користувачів НЕ членів Active Directory).
    • Підтримка ЕЦП.
    • СЕД повинна підтримувати системи бекапірованія, а також можливість роботи в кластері, в тому числі і розподіленому.
    • Повинен забезпечуватися аудит всіх дій користувачів в СЕД.
  7. Підтримка, вимоги до компанії-внедренцем
    • Якісна робота компанії-впроваджувача на етапі підготовки технічного завдання, хороша репутація і впевненість в тому, що і «завтра він буде працювати».
    • Досвід успішних впроваджень в крупних (представницьких) організаціях, в т.ч. в державних.
    • Офіс компанії-впроваджувача знаходиться в м.Київ.
    • Свій власний продукт.
    • Наявність інструментів для дистанційного навчання користувачів.
    • Наявність додаткових переваг.

Для того, щоб забезпечити доброї справи успішне завершення, потрібно якомога раніше визначити чинники, що підвищують ймовірність успіху, і мінімізувати можливі ризики. У нашому випадку це:

  1. Чітко позначена мета проекту, проектний підхід
  2. Реальна потреба організації в СЕД
  3. Усвідомлення цієї потреби Керівництвом, підтримка проекту
  4. Довірчі відносини ІТ з Керівництвом (шикуються раніше)
  5. Готовність ІТ-інфраструктури (2-ий рівень зрілості і вище)
  6. Залучення до процесу вибору СЕД команди однодумців з НЕ-ІТ-шників, їх мотивація. Вони допомагають встановити правильні стосунки з іншими користувачами, несуть позитивну інформацію керівництву.
  7. Правильний вибір СЕД:
    • Сама платформа СЕД ( «на виріст», інтеграційні можливості)
    • команда внедренцев
    • Методологія впровадження
  8. Команда впровадження з боку замовника (ми)
  9. Реальний план впровадження (тактика швидких перемог)

На другому етапі (у фіналі) ми мали справу вже тільки з 5 СЕД. Але ми розуміли, що кількість і якість наявних критеріїв явно недостатні. Тому виникла необхідність їх уточнення. Так народилася розширена анкета з 514 питань, зміст якої узгоджувалося з фіналістами нашого конкурсу. Наприклад, якщо на першому етапі нас цікавило чи забезпечує СЕД гнучкий пошук документів в БД, то розширена анкета містила вже 22 критерію, що визначають очікувану гнучкість пошуку. Питання об'єднані в 13 груп, групи відповідають відомим ризиків впровадження СЕД. Крім розширеної анкети фіналісти отримали детально прописаний 1 бізнес-процес (Проходження наказів) для визначення вартості робіт по впровадженню цього блоку робіт. Всі відповіді фіналістів потрапили до фінальної зведену таблицю. Її укрупнений варіант надаю Вашій увазі. На прохання компаній-внедренцев, тут я не вказую розмір запропонованих нам знижок. Хоча їх розмір (можливо завдяки кризі) вельми вражаючий.


Крім цього слід взяти до уваги додаткові можливості, які забезпечує СЕД, які розглядалися нами як якийсь бонус.

Таким чином вищому керівництву була представлена ​​п'ятірка фіналістів (в порядку зменшення привабливості) з аналітичними матеріалами, на підставі яких проводилася оцінка.

  1. Platina ECM (Швеція), SIGMA в Україні, www.team.eclipse-sp.ua
  2. Directum (Росія), LAN Service, www.directum.com.ua
  3. Платформа Terrasoft (Україна), Terrasoft, www.terrasoft.ua
  4. Documentum (США), EMC, www.documentum.ru
  5. IBM FileNet (США), IBM, www-01.ibm.com/software/data/content-management/

І, наостанок, дозвольте звернути Вашу увагу на ті моменти, які можуть Вам перешкодити успішно завершити проект впровадження СЕД:

  1. Відсутність підтримки керівництва.
  2. Неякісний проектний менеджмент.
  3. Поспіх.
  4. Неправильна оцінка реальних потреб організації.
  5. Підпільне впровадження.
  6. «Конкурс відкатів».
  7. Перехід до Якісному етапу при незавершеному кількісного етапі.
  8. Кількість варіантів рішень більше 5 на якісному етапі.
  9. Брак фінансових ресурсів.

висновок
Як зауважив уважний читач, ми постійно навчалися в процесі цієї роботи. Зі стану практично нульового рівня знань в області СЕД ми поступово доросли до рівня чіткого усвідомлення того, що саме нам потрібно. Вам же не обов'язково йти цим довгим шляхом, досить взяти на озброєння наш досвід і внести необхідні корективи відповідно до специфіки Вашої організації.
Якщо Вам потрібна додаткова інформація, буду радий відповісти на Ваші питання.



Кількість показів: 11856
rating: 3.1

Повернення до списку

ІТ-директор: ПОДІЇ

ІТ-директор: ПОДІЇ

CIO-Jazz Ефективне управління підприємством CIO-Jazz "Ефективне управління підприємством"

25 - 27 липень 2019, м.Запоріжжя, Семінар-практикум, присвячений питанням ефективного управління підприємством. Захід буде корисним: CEO (але вони, на жаль, не їздять на такі заходи :)), CIO, ІТ-керівникам, директорам з розвитку, виробництва, продажу, аналітикам, планувальникам, всім, хто на підприємстві займається проектом впровадження (розвитку) ERP .
Подія унікальна - аналогів в Україні НЕМАЄ.

ІТ-директор: НОВИНИ