зберігання файлів
Головна 1С: Документообіг 8 У програмі автоматизована робота зі звичайними файлами, які виникають в робочому порядку в процесі щоденної діяльності організації, наприклад, проектні матеріали, чернетки, результати обговорень і інші. Крім офіційних документів, програма "1С: Документообіг 8" дозволяє працювати з файлами будь-яких типів:
- офісні документи
- зображення
- тексти
- аудіо- та відеофайли
- архіви
- файли систем проектування та інші
Для роботи з файлами різних типів використовуються додатки, встановлені на комп'ютері користувача і асоційовані з відповідним типом файлів.
Всі файли зберігаються в інформаційній базі або томах на диску і копіюються на локальний комп'ютер для перегляду або редагування на вимогу користувача.
В інформаційній базі для зберігання файлів передбачена структура папок. Файли розподіляються по папках. Доступ співробітника до папки може бути обмежений заданими правами доступу.
Можуть використовуватися різні підходи до побудови структури папок:
- відповідно до організаційної структури підприємства (наприклад, Адміністрація, Бухгалтерія, Сервісна служба);
- за тематикою файлів (наприклад, Плани, Калькуляції, Дослідження, Рекламні матеріали, Проектні документи і т. д.);
- за рівнем доступу (наприклад, Загальні, Конфіденційні).
Завантажити файли в інформаційну базу можна декількома способами:
- перенести файли і каталоги мишкою (Drag & Drop)
- імпортувати каталоги
- імпортувати файли
- створити новий файл на підставі іншого файлу, вже розміщеного в інформаційну базу
- створити новий файл шляхом сканування паперового документа
"1С: Документообіг 8" дозволяє створювати нові файли за допомогою заздалегідь підготовлених шаблонів. Папки та файли, створені поза програмою, можуть бути цілком перенесені в інформаційну базу "1С: Документообігу 8".
З файлами, що зберігаються в інформаційній базі, можливі наступні операції:
- переглянути
- редагувати
- Закінчити редагування із збереженням зміненого файлу в інформаційній базі і зняттям позначки зайнятості
- Зайняти з відкриттям файлу або без нього
- Відкрити каталог файлу - відкриття каталогу на локальному комп'ютері зі збереженням в ньому файлу ІБ, відкритого для перегляду або редагування
- Скасувати редагування - зняття з файлу позначки зайнятості без збереження змін
- Зберегти зміни - збереження змін без зняття з файлу позначки зайнятості
- Зберегти як - збереження файлу в зазначеному каталозі на локальному комп'ютері або переносному пристрої
- Оновити з файлу на диску - оновлення файлу ІБ з файлу на на локальному комп'ютері або переносному пристрої
На кожен файл в програмі автоматично заводиться обліково-реєстраційна картка, яка забезпечує його швидкий пошук. Крім того, в програмі передбачений повнотекстовий пошук не тільки по всім полям обліково-реєстраційної картки, а й у вмісті файлів популярних форматів.
Повнотекстовий пошук проводиться за всіма даними (документи, файли, завдання, бізнес-процеси, щотижневі звіти і т. Д.) З урахуванням російської, англійської та української морфології. Підтримується пошук схожих слів.