Ідеальний план управління проектами від п'яти експертів

1. Головні складові плану управління проектом
2. Почніть з ТЗ
3. встановіть таймер
4. Не захоплюйтеся плануванням
5. Чи не ускладнюйте
6. Кращі методики планування управління проектами

Невдале планування проекту може привести до провалу ще до початку роботи над ним. Але ви зможете уникнути безконтрольного розширення його обсягів і роздування бюджету і досягнете поставленої мети. Однак сісти і розпланувати весь проект не так просто, як здається. Як передбачити, скільки часу займе виконання завдань? Як перетворити очікування зацікавлених сторін в конкретні результати роботи? А раптом що-небудь піде не так? Як скласти ідеальний план управління проектами?

Ми зібрали поради від п'яти досвідчених фахівців, які точно знають, що потрібно для створення успішного плану проекту.

Головні складові плану управління проектом

Що потрібно включити в план управління проектом? На думку Елізабет Харрін, відомого блогера, пише про управління проектами, ретельно пророблений план проекту включає наступні елементи :

• Концепція: відповіді на всі «що?» І «чому?», Коротка інформація про задум, мету і кінцевих результатах проекту.

• Стратегія реалізації: відповіді на всі «як?», Що стосуються проекту. Яку методику ви будете використовувати? Результат буде виданий за один раз або в кілька етапів?

• Обсяг робіт: що входить (і не входить) в ваш проект? Опишіть тут ієрархічну структуру робіт і основні результати.

• Графік: в залежності від того, наскільки чітко описаний ваш проект, це може бути або загальний план виконання окремих завдань, або детальна діаграма Ганта із зазначенням віх і термінів їх завершення.

• Організаційна структура: огляд ієрархії команди проекту, ролей і зон відповідальності. Якщо в роботі над проектом беруть участь кілька команд або підрозділів, потрібно вказати, як ці команди будуть працювати один з одним, кого вважати зацікавленими особами і хто відповідає за досягнення кожного окремого результату.

• Схема розподілу відповідальності: ця схема допоможе вам визначити, хто що робить в рамках проекту. Це таблиця з перерахуванням всіх робіт за проектом і розподілом ролей, в тому числі із зазначенням відповідальних виконавців (призначених для виконання роботи), підзвітних (з правом голосу і правом накласти вето), консультантів (які беруть участь в узгодженні або обговоренні робіт) і співробітників, які ставляться до відома (повинні знати про виконане дії або прийняте рішення). На кожному перетині дії і ролі повинен знаходитися відповідний співробітник.

Джерело зображення: racichart.org

• План управління ризиками і журнал ризиків: навіть якщо ви врахуєте в бюджеті кожну копійку і докладно опишете весь хід роботи, жоден проект, навіть самий скромний, не позбавлений від ризиків. Потрібно з самого початку створити план по визначенню і зменшення ризиків.

• Елементи бюджету: додайте сюди гадані годинник переробок, тренінги, витрати на консультації, обладнання та матеріали, придбання ПЗ, витрати на відрядження і т. Д. Частина цих цифр важко визначити заздалегідь, але постарайтеся бути якомога більш точним і нагадайте всім, що бюджет - це лише приблизна цифра.

• План взаємодії і графік надання звітності: вкажіть, з ким ви будете взаємодіяти, яку інформацію станете повідомляти, як часто і в якій формі.

• План закупівель: якщо вам потрібно придбати що-небудь для проекту (ПО, матеріали і т. П.), Вкажіть в цій частині плану, як ви припускаєте вибирати постачальника і укладати з ним договір.

• План управління інформацією: опишіть, як ви будете зберігати і поширювати інформацію по проекту, контролювати документацію і забезпечувати захист даних.

• План управління якістю: вкажіть, як ви будете керувати якістю роботи по проекту, які ваші стандарти якості і як ви плануєте їх підтримувати. Наведіть передбачуване розклад перевірок якості або підведення проміжних підсумків.

Може здатися, що це величезний обсяг інформації, але пам'ятайте, що це тільки зразок плану управління проектом. Хороший план не обов'язково буде включати всі ці елементи.

Як зазначає Харрін, «Надто детальний план не зробить вас розумнішим або організованим. Чим він довший, тим більше шансів, що ніхто, крім вас, не зможе дочитати його до кінця ». Простий план проекту, якому зручно слідувати, - це найкращий варіант.

Почніть з ТЗ

Як говорить Бред Ігленд, досвідчений керівник ІТ-проектів, автор і консультант, основа успішного плану проекту - це технічне завдання (ТЗ) . Чому? Тому що воно допомагає дійти згоди на початку роботи. Пізніше, коли виникнуть нові вимоги і обсяги проекту почнуть розширюватися, можна буде повернутися до ТЗ і перевірити, для чого спочатку замислювався цей проект.

ТЗ повинно включати в себе опис цілей і завдань проекту, його проміжних результатів, визначення етапів, попередній обсяг робіт, розрахунок часу та витрат, а також загальний опис ролей і зон відповідальності в команді.

встановіть таймер

Макс Уайдмен, відомий керівник проектів і співавтор першого PMBoK ( «Зводу знань з управління проектами»), вважає за краще спрощену схему складання плану проекту. Його підхід, названий SCOPE-PAK , Допоможе вам скласти план проекту за годину або навіть менше (можете завести таймер, як радить Уайдмен). Зберіть зацікавлених осіб і членів команди і визначте, чого ви хочете досягти і як збираєтеся це зробити.

• Етап 1: Зацікавлені особи. Запишіть, до кого слід звертатися за допомогою, інформацією або схваленням, і визначте спонсора проекту. Якщо список вийшов занадто довгим, розбийте його на головних і другорядних учасників.

• Етап 2: Компоненти. Це ваша ієрархічна структура робіт. Перерахуйте всі істотні одиниці роботи і пропозиції (оцінювати їх ви будете потім, а поки просто запишіть). Обмежте список 30 пунктами, а якщо члени команди намагаються додати що-небудь ще, закруглений і переходите до наступного етапу.

• Етап 3: цілі та результати. Запишіть мета проекту, потім визначте, якими повинні бути його результати. Перевірте, чи все правильно, поставивши запитання: «Якщо ми виконаємо все, що зазначено на етапі 2, чи досягнемо ми наших цілей?»

• Етап 4: можливі альтернативи. Які є альтернативні шляхи, які приведуть вас до тих самих результатів? Чи є більш ефективний спосіб досягти своїх цілей?

• Етап 5: економіка і перешкоди. Яка стратегія фінансування проекту? Наскільки він важливий в порівнянні з іншими проектами? Які ресурси вам будуть потрібні? З якими перешкодами ви зіткнетеся?

• Етап 6: план наступу. Вивчіть список одиниць роботи і визначте, що слід зробити спочатку. Поставте у цього пункту букву A. Таким же чином розставте Б, В і т. Д. Потім з'ясуйте, що можна зробити одночасно з пунктами A, Б і т. Д. Так ви складете графік робіт за проектом.

• Етап 7: допущення і ризики. Які труднощі можуть зустрітися при виконанні кожного завдання? Як можна скоротити ризики або знайти обхідні шляхи?

• Етап 8: основні показники успіху. Визначте 3-4 найголовніших зацікавлених учасника і запитайте: «Який результат швидше за все їх задовольнить?» Це і будуть показники успішності проекту. Вирішіть, як виміряти кожен з них по завершенні проекту.

Ви можете (і повинні) опрацювати проект далі, щоб уточнити план роботи, але всього за годину ви зможете скласти цілком пристойний план наступу: виявити зацікавлених осіб, прояснити цілі і визначити результати проекту.

Не захоплюйтеся плануванням

Для Рікардо Варгаса, всесвітньо відомого фахівця з управління проектами, головною складовою успішного проекту є оперативність дій. Керівники проектів повинні вміти швидко реагувати на вимоги клієнтів і зацікавлених осіб, а це означає, що потрібно відразу починати діяти, а не сидіти за столом і обговорювати графіки і бюджети.

На папері ваш проект не варто нічого, так що процес планування потрібно максимально скоротити. Включайте в план проекту тільки найнеобхідніше і відразу ж приступайте до роботи!

Варгас використовує узагальнену версію керівництва з планування з PMBoK . Дізнатися більше про кожному аспекті його процесу планування ви можете в його блозі .

Чи не ускладнюйте

Плани проектів можуть дуже швидко стати громіздкими, особливо коли справа доходить до думок зацікавлених осіб та спонсорів. Щоб не дуже ускладнювати справу, автор блогу про управління проектами Кайрон Бондейл пропонує почати з п'яти питань, які створять основу і додадуть глибину деталей плану.

• Навіщо? Які основні переваги реалізації цього проекту для бізнесу?

• Що? Що входить в обсяг робіт по проекту?

• Хто? Які основні ролі, що вимагаються для виконання процедури «Що»?

• Коли? Коли необхідно виконати пункт «Що», щоб отримати «Навіщо»?

• Де? Де найкраще виконувати роботу? Де «Що» може бути використано клієнтами і кінцевими користувачами?

Тільки після того, як ви закінчите відповідати на ці питання, можна переходити до відповідей на питання «Як?».

Кращі методики планування управління проектами

Як бачите, навіть у фахівців з управління проектами є різні підходи до створення плану проекту. Правильного шляху не існує, але є один прийом, з яким згодні всі досвідчені керівники: перш ніж братися за роботу, уточніть з зацікавленими особами основні цілі проекту.

Ще одна порада: перед початком роботи проведіть організаційну нараду. Скористайтеся можливістю пояснити команді цілі проекту, ролі і зони відповідальності, встановити стандарти успішної роботи і вибрати методику й інструменти управління проектом.

І останнє: фіксуйте все. Записи про хід проекту допоможуть вам проаналізувати свою роботу і приймати більш зважені рішення.

Wrike - система планування управління проектами, якою користуються 14000 компаній у всьому світі. Спробуйте, щоб поліпшити планування !