Підготовка квартальної бухгалтерської звітності в "1С: Бухгалтерія 7.7"

1. Нормативна база та обсяг представленої звітності
2. Складові автоматизованої підготовки звітності
3. Підключення та використання регламентованих звітів
4. Розшифровка алгоритму заповнення
5. Технологічний аналіз бухгалтерського обліку

Складання проміжної (квартальної) бухгалтерської звітності є невід'ємною частиною роботи бухгалтерської служби організації по завершенні кожного звітного періоду. Сучасні інформаційні технології дозволяють істотно спростити підготовку звітності. У цій статті С.А. Харитонов, д.е.н., професор Фінансової академії при Уряді РФ, розповість про автоматизованому складанні бухгалтерської звітності в програмі "1С: Бухгалтерія 7.7".

зміст

Нормативна база та обсяг представленої звітності

У 2002 році при складанні проміжної звітності організаціям слід керуватися наступною нормативною базою:

1. Федеральний закон від 21.11.1996 № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік".
2. Становище ведення бухгалтерського обліку та звітності в Російській Федерації, утв. наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 № 34н.
3. План рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій та інструкція по його застосуванню, затверджений наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 № 94н.
4. Цивільний кодекс Російської Федерації. Частини перша, друга і третя.
5. Наказ Мінфіну Росії від 13.01.2000 № 4н "Про форми бухгалтерської звітності організацій".
6. Методичні вказівки про порядок формування показників бухгалтерської звітності організацій, затв. наказом Мінфіну Росії від 28.06.2000 № 60н.
7. Положення з бухгалтерського обліку "Облікова політика організації" ПБУ 1/98, утв. наказом Мінфіну Росії від 09.12.1998 № 60н.
8. Положення з бухгалтерського обліку "Облік договорів (контрактів) на капітальне будівництво" ПБУ 2/94, утв. наказом Мінфіну Росії від 20.12.1994 № 167.
9. Положення з бухгалтерського обліку "Облік майна і зобов'язань організації, вартість яких виражена в іноземній валюті" ПБУ 3/2000, затв. наказом Мінфіну Росії від 10.01.2000 № 2н.
10. Положення з бухгалтерського обліку "Бухгалтерська звітність організацій" ПБУ 4/99, утв. наказом Мінфіну Росії від 06.07.1999 № 43н.
11. Положення з бухгалтерського обліку "Облік матеріально-виробничих запасів" ПБУ 5/01, утв. наказом Мінфіну Росії від 09.06.2001 № 44н.
12. Методичні вказівки з бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів, затв. наказом Мінфіну Росії від 28.12.2001 № 119н.
13. Положення з бухгалтерського обліку "Облік основних засобів" ПБУ 6/01 ", затв. Наказом Мінфіну Росії від 30.03.2001 № 26н.
14. Методичні вказівки з бухгалтерського обліку основних засобів, затв. наказом Мінфіну Росії від 20.07.1998 № 33н.
15. Положення з бухгалтерського обліку "Доходи організації" ПБУ 9/99, утв. наказом Мінфіну Росії від 06.05.1999 № 32н.
16. Положення з бухгалтерського обліку "Витрати організації" ПБУ 10/99, утв. наказом Мінфіну Росії від 06.05.1999 № 33н.
17. Положення з бухгалтерського обліку "Облік державної допомоги" ПБУ 13/2000, затв. наказом Мінфіну Росії від 16.10.2000 № 92н.
18. Положення з бухгалтерського обліку "Облік нематеріальних активів" ПБУ 14/2000, затв. наказом Мінфіну Росії від 16.10.2000 № 91н.
19. Положення з бухгалтерського обліку "Облік позик і кредитів і витрат з їх обслуговування" ПБУ 15/01, утв. наказом Мінфіну Росії від 02.08.2001 № 60н.

Складання проміжної бухгалтерської звітності може спиратися і на інші нормативні акти, що уточнюють особливості бухгалтерського обліку окремого майна, зобов'язань і операцій.

Відповідно до п. 2 вказівок про обсяг форм бухгалтерської звітності, затв. наказом Мінфіну Росії від 13.01.2000 № 4н, проміжна бухгалтерська звітність включає:

• бухгалтерський баланс (форма № 1);
• звіт про прибутки і збитки (форма № 2).

Разом з тим, в проміжну бухгалтерську звітність організації можуть включати додатково і ті форми, які представляються в складі річної бухгалтерської звітності:

• звіт про зміни капіталу (форма № 3);
• звіт про рух грошових коштів (форма № 4);
• додаток до бухгалтерського балансу (форма № 5);
• звіт про цільове використання отриманих коштів (форма № 6).

Складові автоматизованої підготовки звітності

Сучасні інформаційні технології, використовувані в програмі "1С: Бухгалтерія 7.7", дозволяють істотно спростити заповнення типових форм. В основі автоматизованої підготовки бухгалтерської звітності в "1С: Бухгалтерія 7.7" лежить використання так званих регламентованих звітів, які поряд з власне зразками форм містять алгоритми їх заповнення на основі облікової інформації, зареєстрованої в інформаційній базі.

Коректне заповнення зразків форм базується на дотриманні угод по структурі метаданих конфігурації і ведення обліку. В першу чергу це відноситься до робочого плану рахунків і констант.

Господарські операції, що здійснюються в організації, відображаються в бухгалтерському обліку методом подвійного запису: по дебету одного рахунку і кредиту іншого. Рахунок бухгалтерського обліку призначений для узагальнення інформації про наявність та рух майна, зобов'язань, витрат і т.д. Набір рахунків, використовуваних організацією, утворює робочий план рахунків. В "1С: Бухгалтерія 7.7" робочий план рахунків побудований на основі Плану рахунків бухгалтерського обліку, затв. наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 № 94н. У ньому збережені номери рахунків першого рівня Плану рахунків. Разом з тим, субрахунка другого рівня, а також аналітичний облік організовані таким чином, щоб з одного боку не порушувати положень інструкції про застосування Плану рахунків, а з іншого - забезпечити максимальну ступінь автоматизації облікової роботи і складання звітності.

У різних формах звітності вказується одна і та ж інформація, наприклад найменування та адреса організації, відомості про керівника та головного бухгалтера, галузь (вид діяльності), коди ОКПО, ЗКГНГ, ОКОПФ, ОКФС, ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) і т.д. Такого роду постійна та умовно-постійна інформація в "1С: Бухгалтерія 7.7" зберігається в константах, заповнення яких проводиться за допомогою обробки "Відомості про організацію", спричиненої з меню "Сервіс". Константи із загальною інформацією про організацію заповнюються на закладках "Організація" і "Коди" даної обробки. Для вибору відповідної закладки досить клацнути кнопкою мишки на її найменуванні.

На закладці "Організація" (рис. 1) зазначаються: дата державної реєстрації, короткий і повне найменування організації, юридичну та поштову адресу, телефони організації, а на закладці "Коди" (рис. 2) - ідентифікаційний номер платника податків, коди і найменування основного виду діяльності, організаційно-правової форми та форми власності, коди ОКПО і ОКДП.

Мал. 1. Закладка "Організація" обробки "Відомості про організацію"

Мал. 2. Закладка "Коди" обробки "Відомості про організацію"

Підключення та використання регламентованих звітів

Для складання бухгалтерської звітності в "1С: Бухгалтерія 7.7" призначені наступні регламентовані звіти:

Форма № 1 "Бухгалтерський баланс"

frm1.ert

Форма № 2 "Звіт про прибутки і збитки"

frm2.ert

Форма № 3 "Звіт про рух капіталу"

frm3.ert

Форма № 4 "Звіт про рух грошових коштів"

frm4.ert

Форма № 5 "Додаток до бухгалтерського балансу"

frm5.ert

Форма № 6 "Звіт про цільове використання отриманих коштів"

frm6.ert

Підготовка бухгалтерської звітності в "1С: Бухгалтерія 7.7" проводиться в режимі "Регламентовані звіти" меню "Звіти". При цьому на екран виводиться вікно зі списком регламентованих звітів (рис. 3).

Мал. 3. Вікно вибору регламентованого звіту

У верхній частині вікна розташовується поле для вибору групи звітів. Справа в тому, що звіти за кожний звітний період утворюють окрему групу, наприклад "Звітність за 2 квартал 2002 року", "Звітність за 3 квартал 2002 року" і т. Д. Для кожного звітного кварталу комплект регламентованих звітів включає набір зовнішніх файлів, що мають розширення ERT. Ці файли поміщають в папку ExtForms, в якій, в свою чергу, створюють папки для зберігання комплекту регламентованих звітів за конкретний квартал.

Назва папки відповідає звітному періоду. Наприклад, папка з назвою Rp02q2.grp об'єднує файли для формування звітності за 2 квартал 2002 року, з назвою Rp02q3.grp - для складання звітності за 3 квартал 2002 року.

В одній папці є текстовий файл RpList.txt, що містить перелік звітів, включених в комплект, і імена файлів, в яких вони зберігаються.

Комплект регламентованих звітів готується фірмою "1С" у вигляді самораскривающіеся файлу-архіву з розширенням EXE. Наприклад, файл Rp02q2.exe містить регламентовані звіти для складання звітності за 2 квартал 2002 року, файл Rp02q3.exe - для складання звітності за 3 квартал 2002 року і т.д.

Підключення регламентованих звітів за черговий звітний квартал проводиться за допомогою кнопки "Завантажити". Відкривається вікно, в якому стандартними засобами Windows вказується шлях до файлу-архіву і проводиться його відкриття (кнопка "Open"). При цьому виконується завантаження нових регламентованих звітів з файлу-архіву в каталог ExtForms, підлеглий каталогу, в якому розміщена поточна інформаційна база.

Якщо звіти за цей квартал вже завантажувалися, то програма пропонує помістити їх в уже наявну групу (з оновленням існуючих файлів) або створити нову.

Користувачі, які отримують за передплатою диск "Інформаційно-технологічного супроводу", мають можливість копіювати форми звітності безпосередньо з диска ІТС. Для цього досить увійти в розділ "1С: Форми звітності, релізи програм і конфігурацій", вибрати відповідний комплект форм звітності, в списку інформаційних баз прапорцем відзначити ті, в які його необхідно встановити, і натиснути на кнопку "Копіювати в інформаційну базу" (рис .4).

Мал. 4. Вибір інформаційних баз для копіювання форм звітності

Під назвою обраної групи (рис.3) розташовується список включених в неї звітів.

Для звернення до конкретного звіту слід курсором виділити в списку потрібний звіт і натиснути кнопку "Відкрити" або двічі клацнути лівою кнопкою мишки.

Регламентовані звіти налаштовані на спільне використання в одному екранному вікні двох частин форми: екранного діалогу і таблиці (рис. 5).

Мал. 5. Фрагмент екранної форми регламентованого звіту

У екранний діалог включені кнопки "Закрити", "Зберегти", "Відновити", "Очистити", "Заповнити", "Текст" і "Друк", а також реквізити для настройки окремих параметрів формування звіту. Наприклад, для бухгалтерського балансу вказується звітний період, одиниця виміру і точність представлення даних, дата здачі балансу, варіант обробки даних про кредиторську та дебіторську заборгованість за термінами погашення.

Таблиця є комп'ютерним аналогом типової форми, вона складається з осередків з фіксованою і результатной інформацією.

Осередки першого виду містять текстову інформацію, введену в форму на етапі її проектування, наприклад найменування звіту, показників і т.д. Ця інформація є спільною для всіх організацій, вона не доступна для редагування при роботі з програмою в режимі запуску "1С: Підприємство". Різновидом є осередки з інформацією, що конкретизує звітний період, дату складання звіту, одиницю виміру і значення деяких інших показників. Ці осередки заповнюються автоматично за значеннями реквізитів в екранному діалозі форми звіту і констант, але при цьому також недоступні для зміни безпосередньо в таблиці.

Всі елементи таблиці, в яких передбачено виведення результатної інформації, виділені жовтим або зеленим кольором. Жовтий колір означає, що значення комірки можна редагувати. Зелений колір означає, що значення розраховується автоматично за деякою формулою. Наприклад, у звіті "Бухгалтерський баланс (форма № 1) осередки в графах 3 і 4 рядків 211-217 виділені жовтим кольором, а в цих же графах рядка 210 - зеленим кольором, оскільки вони заповнюються за формулою: сума рядків 211-217 (рис .6).

Мал. 6. Фрагмент екранної форми звіту "Бухгалтерський баланс (форма № 1)"

При першому відкритті форми звіту результатная інформація в таблиці відсутня. Для її отримання натискають на кнопку "Заповнити". Якщо розраховані показники виводяться в осередках, виділених жовтим кольором, то вони доступні для редагування. При їх зміні значення інших показників, пов'язаних формулою з коректованим показником, перераховується автоматично.

Висновок заповненої типової форми на паперовий носій виробляється за допомогою кнопки "Друк" в режимі "Друкувати відразу" або "Показати бланк". У першому випадку таблиця з результатной інформацією відразу виводиться на друк; у другому - підготовлений для друку звіт виводиться на екран для попереднього перегляду та внесення змін. Другий режим дозволяє побачити на екрані електронний образ типової форми, змінити параметри сторінки (положення аркуша паперу, поля, масштаб і т.д.).

Розшифровка алгоритму заповнення

Алгоритм автоматичного заповнення звітної форми представляють собою формалізоване на вбудованій мові програми знання нормативних і інструктивних документів по інтерпретації аналітичних і синтетичних даних первинного обліку і правил формування показників звітності. Для пояснення роботи алгоритму на мові рахівництва в регламентованих звітах передбачений режим розшифровки порядку формування показників. Його викликають за допомогою кнопки "Розкрити" після заповнення форми в автоматизованому режимі.

На рис. 7 наведено фрагмент розшифровки алгоритму заповнення бухгалтерського балансу.

Мал. 7. Таблиця-розшифровка алгоритму заповнення бухгалтерського балансу

Для окремих показників, наведених у таблиці-розшифровці, можна отримати більш детальну інформацію. На таких показниках курсор набуває форму "лупи" , А деталізація викликається подвійним клацанням лівої кнопки миші. Якщо показник характеризує обороти між рахунками, формується реєстр "Журнал проводок". Якщо показник характеризує обороти за рахунком, формується стандартний звіт за вибором.

На рис. 8 представлений звіт "Оборотно-сальдова відомість по рахунку", деталізує показник "Сальдо на кінець періоду за дебетом рахунка 04".

Мал. 8. Деталізація показника таблиці-розшифровки

Технологічний аналіз бухгалтерського обліку

Коректність інтерпретації даних бухгалтерського обліку при автоматичному формуванні показників типових форм залежить від дотримання угод по комп'ютерної технології ведення обліку.

Першу групу утворюють угоди, які випливають з нормативно-правової бази, що регулює бухгалтерський облік активів і зобов'язань. Так, майно організації (основні засоби, нематеріальні активи, матеріали і т.д.) відображається в активі балансу. Його враховують на активних рахунках, залишок на яких може бути тільки дебетовим.

Зобов'язання організації (перед персоналом по оплаті праці, банками за отримані кредити і т.д.) відображаються в пасиві балансу. Тому їх враховують на рахунках, залишок на яких може бути тільки кредитовим.

Порушення встановленого порядку відображення майна і зобов'язань організації призводить до того, що заповнена в автоматичному режимі форма бухгалтерського балансу буде не збалансована (не рівні показники рядків 300 і 700).

Друга частина угод випливає з необхідності отримання детальної інформації аналітичного характеру для автоматичного формування окремих показників форм звітності. Наприклад, у звіті про прибутки і збитки (форма № 2) необхідно навести інформацію про склад позареалізаційних доходів і витрат.

Для отримання цієї інформації аналітичний облік на рахунку 91 "Інші доходи і витрати" побудований таким чином, щоб автоматично аналізувати обороти за відповідними статтями прибутків і збитків. Відхилення від такої моделі обліку доходів і витрат за іншими операціями призводить до спотворення складових фінансового результату.

Для перевірки коректності вихідних даних перед складанням звітності здійснюють технологічний аналіз стану бухгалтерського обліку. Для його проведення в комплект регламентованих звітів включено звіт "Аналіз стану бухгалтерського обліку" (рис.9).

Мал. 9. Екранна форма звіту "Аналіз стану бухгалтерського обліку"

Технологічний аналіз бухгалтерського обліку проводиться за наступними напрямками:

1) аналіз робочого плану рахунків;
2) аналіз балансу рахунків;
3) аналіз бухгалтерських підсумків;
4) аналіз бухгалтерських проводок.

У розділі "Аналіз робочого плану рахунків" здійснюється перевірка на відповідність рекомендаціям фірми "1С" настройки плану рахунків "Основний". При некоректному описі властивостей рахунки по відношенню до сторони бухгалтерського балансу видається повідомлення про помилку.

Якщо в екранному діалозі звіту встановлено прапорець "Структура аналітичного обліку", то перевіряється коректність ведення аналітичного обліку на рахунках, які використовуються в алгоритмах заповнення типових форм. Виявлені розбіжності розкриваються в звіті.

У розділі "Аналіз балансу рахунків" аналізуються бухгалтерські підсумки на кінець звітного періоду. Відповідно до встановленого порядку окремі бухгалтерські рахунки в кінці кожного звітного місяця підлягають "закриття". Залишки з цих рахунків списують на інші бухгалтерські рахунки, тому в балансі вони не наводяться. Перевірка сальдо проводиться щодо таких рахунків:

• 25 "Загальновиробничі витрати";
• 26 "Загальногосподарські витрати";
• 40 "Випуск продукції (робіт, послуг)";
• 90 "Продажі";
• 91 "Інші доходи і витрати";
• 99 "Прибутки і збитки" (за станом на 1 січня звітного року).

Для автоматичного "закриття" рахунків призначений регламентний документ "Закриття місяця". Перелік оброблюваних ( "закриваються") рахунків вказується в екранному діалозі форми документа.

Якщо рахунки, що підлягають закриттю на кінець звітного періоду, мають залишки, видається інформація про таких рахунках.

У розділі "Аналіз бухгалтерських підсумків" перевіряється:

• відповідність залишків на бухгалтерських рахунках опису їх властивостей по відношенню до балансу;
• наявність помилок на рахунках з ознакою ведення кількісного обліку;
• виявлення рахунків з ознакою ведення валютного обліку, по яких не перераховані залишки на кінець періоду за курсом Центрального банку Російської Федерації.

Для кожного рахунку (субрахунку) в графі "Акт." форми списку плану рахунків "Основний" встановлено його ознака по відношенню до балансу.

Активні рахунки мають ознаку "А", пасивні - "П", активно-пасивні - "АП".

У розділі перевіряються залишки на початок і кінець звітного періоду на синтетичних і аналітичних рахунках, і видається повідомлення, якщо активний рахунок має кредитове сальдо, а пасивний - дебетове.

Перевіряються залишки на рахунках (субрахунках), у яких в графі "Кол." форми списку плану рахунків "Основний" встановлена ​​ознака ведення кількісного обліку - знак "+". Така ознака встановлений на рахунках 10 "Матеріали", 41 "Товари" і ін.

В результаті некоректної реєстрації операцій з об'єктами аналітичного обліку на цих рахунках можливі наступні практичні ситуації:

Ситуація 1. По об'єкту є залишок в грошовому вираженні, але відсутній залишок в натуральному вираженні.

Ситуація 2. По об'єкту є залишок в натуральному вираженні, але відсутній залишок в грошовому вираженні.

Ситуація 3. Залишки в грошовому і натуральному вираженні розташовуються на рахунку симетрично: в натуральному вираженні - за дебетом, в грошовому - по кредиту, і навпаки.

Незалежно від причин, в результаті яких на практиці мало місце виникнення описаних ситуацій, цей "шлюб" в обліковій роботі, не завжди приводить до спотворення показників бухгалтерського балансу, необхідно виправити.

Перед складанням бухгалтерської звітності часто забувають про необхідність перерахунку активів і зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті. Ця вимога міститься в ПБО 3/2000. В результаті спотворюється структура балансу. Для рахунків (субрахунків), призначених для узагальнення інформації про активи та зобов'язання, вартість яких виражена в іноземній валюті, в графі "Вал." форми списку плану рахунків "Основний" встановлена ​​ознака ведення валютного обліку - знак "+". Перерахунок здійснюється за курсом ЦБ РФ на останню дату звітного періоду. Курси валют зберігаються в довіднику "Валюти". Якщо рублевий еквівалент валютної суми, перерахованої за курсом ЦБ РФ на останню дату, не збігається з рублевих залишком по аналізованого об'єкта обліку, розраховується курсова різниця. Вона відноситься на рахунок 91 "Інші доходи і витрати", об'єкт аналітичного обліку із значенням реквізиту "Вид інших доходів і витрат" - "Курсові різниці".

Автоматичний перерахунок активів і зобов'язань, врахованих на рахунках з ознакою ведення валютного обліку, на останню дату звітного місяця виробляють за допомогою регламентного документа "Переоцінка валюти".

У розділі "Аналіз бухгалтерських проводок" перевіряється наявність некоректних проводок, здатних спричинити перекручення оподатковуваної бази і суми податку, що підлягає сплаті до бюджету, з податку на додану вартість та податку з продажів.