Аутсорсинг бухобліку - вигода чи загроза для підприємства?

1. Які переваги від взаємодії з компанією, що надає бухгалтерські послуги?
2. Основні страхи, що заважають переходу на аутсорсинг:
3. З якими проблемами може зіткнутися компанія бажає перейти на аутсорсинг?

Поняття аутсорсинг бухобліку досить ново для нашої країни. У зв'язку з цим викликає масу побоювань у керівників підприємств та підприємців. Що найчастіше утримує директора від звернення в компанію, яка надає послуги аутсорсингу? Наскільки такі побоювання обгрунтовані?

Аутсорсинг бухгалтерії - це коли функції, які пов'язані з організацією і веденням бухгалтерського обліку на підприємстві, підготовка та здача звітності до відповідних органів покладено на сторонню організацію. На відміну від звичайного приходить бухгалтера компанія, що надає послуги бухгалтерського аутсорсингу, включається в бізнес-процеси замовника, залишаючись при цьому повністю незалежним підприємством.

Які переваги від взаємодії з компанією, що надає бухгалтерські послуги?

1. У керівника або власника підприємства немає необхідності утримувати відділ бухгалтерії або просто одного бухгалтера. Крім економії на зарплаті і податках, підприємство позбавлено від необхідності надання та обладнання робочих місць, забезпечення канцелярськими товарами, відповідними бухгалтерськими програмами і підписками.

2. Підприємство отримує цілорічне бухгалтерське обслуговування висококваліфікованими фахівцями. Керівнику не потрібно вникати в графік відпусток і переживати через хворобу бухгалтера - компанія-виконавець виконує функції бухгалтерії без прив'язки до «людського чинника». Досить великий штат і взаємозамінність співробітників - гарантія безперервної роботи «віддаленої бухгалтерії».

3. Досвід співробітників і спрямованість на результат дозволяють глибоко вникнути в бізнес- процеси підприємства, що в свою чергу дає можливість привести бухоблік в ідеальний стан, оптимізувавши при цьому документообіг та оподаткування.

4. Кваліфікація фахівців і внутрішні напрацювання компанії дозволяють вирішувати навіть найскладніші завдання, з якими впорається далеко не кожен бухгалтер.

5. Вся навантаження від проходження податкової перевірки повністю лягає на компанію-виконавця. У разі якщо, виявиться який-небудь недолік в документації, компанія в повному обсязі відшкодує суму штрафних санкцій. Це далеко не повний перелік переваг, які отримує підприємство, доручаючи ведення своєї бухгалтерії аутсорсингової компанії.

Так чому ж багато підприємців і керівники віддають перевагу приходить бухгалтеру або готові утримувати великий штат бухгалтерії?

Основні страхи, що заважають переходу на аутсорсинг:

■ Одна з головних причин, по якій багато підприємств не бажають віддавати свою бухгалтерію на аутсорсинг - це боязнь порушення конфіденційності.
З огляду на те, що послуги з ведення бухгалтерії надаються на підставі договору, в якому чітко зазначено умови конфіденційності, замовнику не варто хвилюватися з цього приводу. Компанія, що надає послуги, зацікавлена ​​в дотриманні всіх тонкощів договору, щоб не підривати свою репутацію в даному сегменті ринку послуг.

■ Далі за важливістю побоювань можна назвати вартість послуги, що надається. На перший погляд керівнику підприємства може здатися, що заробітна плата бухгалтера все ж менше, ніж ціна послуг супроводжує компанії. Але це всього лише поверхневе висновок.
Якщо порахувати витрати на утримання бухгалтерського робочого місця, прикладних програм, оновлень, щорічної підписки і курсів підвищення кваліфікації, додати сюди нараховану заробітну плату з усіма податками, то вийдуть зовсім інші цифри.

Виходячи з наших підрахунків, бухгалтерський аутсорсинг допоможе заощадити від 80 000 грн в рік.

Також не потрібно забувати, що головний бухгалтер може в самий невідповідний момент захворіти або бути у відпустці, коли в його присутності виникла гостра необхідність.

■ Також кожен керівник боїться «відірваності» від своєї бухгалтерії. Багато хто вважає, що передавши ведення бухгалтерії сторонньої організації, вони не зможуть контролювати процес документообігу та руху грошових коштів.
Побоювання абсолютно не обгрунтовані. Практично всі програми, якими користуються бухгалтера, можуть працювати у віддаленому режимі, також для перерахування грошових коштів використовується система Клієнт-Банк. Керівник підключається, і за допомогою своєї електронного підпису відправляє раніше узгоджені і підготовлені платежі. Також договором про співпрацю передбачається оперативна звітність про роботу «віддаленої» бухгалтерії, що дозволяє «бути в курсі» того, що відбувається і, в той же час, не витрачати зайвий час на рішення бухгалтерських питань.

■ Занепокоєння, що бухгалтерія буде вестися не на належному рівні і це призведе до помилок у звітності.
Кваліфікація персоналу, який пройшов ретельний відбір, дозволяє гарантувати високий рівень обслуговування. Постійне професійне зростання, відвідування тренінгів і семінарів дозволяють працівникам компанії швидко реагувати на будь-які зміни в законодавстві, позбавляючи керівника підприємства-замовника від необхідності стежити за нюансами ведення бухгалтерії, оформлення звітності та заповнення документів. У разі виникнення недоліків з вини компанії-виконавця повна фінансова відповідальність гарантована.

■ Сумніви щодо законності такого ведення бухгалтерського обліку.
Згідно з пунктом 4 статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність», господар або керівник має право сам вирішувати яким чином буде вестися бухгалтерський облік на підприємстві. Чи потрібно для цих цілей вводити в штат посаду бухгалтера (відділ бухгалтерії) або просто укласти договір з компанією що надає бухгалтерські послуги.

З якими проблемами може зіткнутися компанія бажає перейти на аутсорсинг?

1. Перше, що необхідно розуміти кожному керівнику - це те, що перехід від діючої бухгалтерії до обслуговуючої організації не може відбутися одномоментно. Для цього знадобиться деякий час. Якщо ви тільки почали свою діяльність, то замовлення послуг аутсорсингу бухгалтерії на початковому етапі дозволить відразу відчути всі переваги від такого співробітництва.

2. Багато в чому успіх аутсорсингу залежить від втягнення в процес і зацікавленості співробітників з боку замовника, які мають до нього безпосереднє відношення. Непорозуміння, спотворення інформації, в деяких випадках, опір можуть стати причиною уповільнення процесу переходу або взагалі поставити під загрозу досягнення мети в принципі. Необхідне розуміння, що перехід до аутсорсингу - це мета стратегічна, яка сприятиме майбутньому розвитку і процвітанню підприємства.

3. На момент укладення договору не можливо чітко визначити обсяги робіт, які будуть виконуватися сторонньою організацією. Не кожен керівник може чітко визначити показники діяльності підприємства під час укладання договору. Також складно вгадати розвиток бізнесу і майбутні обсяги навантаження на компанію виконавця. Крім цього, затримка в передачі документації може спричинити за собою додаткові витрати часу на коригування та внесення змін. Такого роду нюанси виявляються вже в процесі роботи. Тому доцільно передбачити шляхи вирішення даних проблем в договорі на обслуговування.

Незважаючи на деякі труднощі, що можуть виникнути при переході від класичної системи ведення бухгалтерського обліку на аутсорсинг, підприємство, що зважилося на такий крок, залишиться у виграші. Бухгалтерія для керівника з нагальної проблеми перейде в розряд буденних речей.

Крім ведення бухгалтерського обліку компанія-виконавець кваліфіковано проконсультує в питаннях податкового законодавства, надасть юридичну підтримку в спірних моментах, при необхідності внесе коригування в попередні періоди для здачі звітності. Роками напрацьований досвід буде спрямований на оптимізацію діяльності Вашої компанії.