IT Manager: Електронні архіви підприємства = нові перспективи розвитку бізнесу?
IT Manager ІТ в бізнесі інфраструктура
| 09.07.2018
Архів технічної документації на базі платформи Docsvision
В останні роки на ринку СЕД / ECM, що перебуває, здавалося, в стані застою, з'явилося швидко зростаючий напрям корпоративних електронних архівів. Цей напрямок можна вже вважати сформованим ринком, далеким від традиційного документообігу за своїми завданнями, покупцям і, що важливо, за вимогами до платформи рішення.
Рішення «Технічний архів» *, розроблене компанією «Діджитал Дизайн» на базі російської платформи Docsvision, наочно демонструє її можливості в контексті створення великих розподілених і структурованих електронних архівів. Практика впровадження рішення на енергетичних, оборонних підприємствах і в конструкторських бюро підтверджує його ефективність. Мільйони технічних документів, які накопичуються в будівельних, енергетичних і інжинірингових компаніях, переводяться в електронний вигляд, архів в результаті використовується не просто як сховище, а як робоча частина управління підприємством.
Які властивості платформи забезпечують ефективність рішення?
Висока гнучкість Low-code-платформи дозволяє налаштовувати і структурувати архів за різними параметрами і категоріям на основі оргструктури компанії або згідно ієрархічній структурі обладнання, будівель і споруд, за образом і функціональними напрямками документації, з інвестпроектів, по пов'язаним даними (ГІС, ТОіР), по ГОСТам. Доступ до архіву здійснюється в залежності від ролі і прав співробітника, є механізми ведення версій документів, формування звітності, інструменти пошуку - все, що потрібно для зручної роботи і підтримки документів в актуальному стані.
Головну цінність компанії отримують в результаті включення бізнес-процесів, пов'язаних з діяльністю інженерних служб, в роботу з архівом - технічно це забезпечується вбудованою в платформу технологією workflow. Так, інженерним службам рішення «Технічний архів» допомагає у виконанні планових ремонтів і комплектуванні ремонтної документації. Автоматизований процес контролю термінів актуальності проектної документації та її актуалізації. В одному з конструкторських бюро автоматизований складний процес, який стосується кілька відділів підприємства, - розробка з нуля конструкторської документації. Необхідна в ремонтних роботах технічна документація доставляється прямо на планшет фахівця, немає необхідності отримувати її в архіві і здавати потім назад.
Оскільки техархів - величезний обсяг даних, для оперативної роботи передбачені спеціальні механізми: наприклад, превью креслень, кешування частих запитів, витіснення файлів з СУБД, кластеризація, що дає можливість розподілити навантаження.
Платформа дозволяє процесно інтегрувати електронний архів з іншими ІТ-системами підприємства: поштою, СЕД, порталом, ГІС-системами, системами техобслуговування і ремонту - так архів вписується в загальну структуру процесів підприємства.
Новим етапом у розвитку рішень електронних архівів на платформі Docsvision стане запланований протягом 2018 року випуск нової версії Docsvision ECM, що забезпечує масштабованість на сотні тисяч користувачів і терабайти баз даних.
___________________________________________________
* На сайті компанії «Діджитал Дизайн» на сторінці рішення «Технічний архів» ви знайдете його докладний опис і відеоматеріали: www.digdes.ru
Ключові слова: електронний документооберт
Журнал IT-Manager № 06/2018 [ PDF ] [ Підписка на журнал ]
компанія: Digital Design , DocsVision | ДоксВіжн
Які властивості платформи забезпечують ефективність рішення?