Внутрішній опис документів особової справи: зразок складання і бланк документа

Процес діловодства на будь-якому підприємстві є цілий комплекс заходів по складанню, формуванню, застосування, актуалізації та зберігання (архівування) великої кількості документів. Для створення правильного систематизованого обліку і швидкого пошуку застосовується внутрішній опис документів справи. Особливе значення присутній в кожній теці перелік має для цінних паперів, а також документів, що входять в категорію особливих або секретних.

Складання внутрішнього опису проводиться із застосуванням досить строгих правил і вимог. У переліку вкладених в справу паперів необхідно відображення всіх реквізитів кожного документа: дати, номера реєстрації, коду або індексу, номерів аркушів, повної назви, короткого змісту та інших приміток. В описі необхідно вказувати загальне число листів всіх документів справи. Підписи на внутрішньому переліку ставить особа, відповідальна за складання документа.

У разі втрати, втрати або пошкодження документів наявність внутрішнього опису не створить особливих проблем при відновленні. Всі відображені в переліку реквізити і докладний опис кожного документа надає можливість створити точне уявлення про структуру та інформаційному змісті кожного паперу.

Це є дуже цінним матеріалом при відновленні історично важливих документів, робота з якими ведеться протягом декількох років. Для роботи підприємства цінність внутрішнього опису складається в тому, що її наявність дозволяє швидко і оперативно оптимізувати документальний облік, а також спростити процедуру архівування документів.

Зразок і бланк внутрішнього опису документів особової справи завантажити (Розмір: 60,5 KiB | Завантажень 4 065)