Excel для бухгалтера - покрокове керівництво для роботи, приклади

1. Бухгалтерія в Excel - 5 корисних прийомів
2. Фундаментальний інструмент Excel
3. Підрахунок календарних днів
4. Сортування даних
5. Робота з довгими таблицями
6. Набір гарячих клавіш Excel, без яких вам не обійтися
7. Microsoft Excel в професії бухгалтер
8. Що мається на увазі?
9. 3 головні функції Excel для фінансистів і бухгалтерів
10. 1. Функція СУММ
11. 2. Функція ЯКЩО
12. 3. Функція СУММЕСЛИ

Вчора, коли я вивчала програми для бухгалтерів, я згадала про Excel, на перший погляд здається, що бухгалтера повністю перейшли на 1 С Бухгалтерія, але немає. Excel залишається незамінним помічником для роботи, саме в Excel вивантажуються таблиці з 1 С, в цій програмі дуже зручно робити зведені відомості, і працювати в них там же, роблячи наприклад вибірку для директора. Сьогодні я знайшла дуже гарну статтю і парочку цікавих відео, про них піде мова нижче. Задавайте ваші питання, постараюся на них відповісти або знайти рішення у знайомих бухгалтерів. Спасибі за те, що читаєте мій блог.

Бухгалтерія в Excel - 5 корисних прийомів

В даний час кількість різних звітів, які готуються усіма підрозділами організацій, неухильно зростає. Дуже часто на підприємствах здійснюється автоматизація звітності на базі різних програмних продуктів (SAP, 1С, ІНТАЛЄВ та інше).

Але навіть в тих організаціях, де система «автоматизована», не обходяться без використання Excel. Оскільки в програмних продуктах, які використовуються для автоматизації, закладені загальні принципи побудови звітів, а кожне підприємство - унікальне, чи складно уніфікувати всю звітність в спеціалізованих програмних продуктах, а іноді - і неможливо це зробити.

Вони дозволяють допрацьовувати звіти, подавати інформацію, отриману під час вивантаження з тієї ж 1С, в необхідному виді, а іноді і взагалі є основною програмою ведення управлінської та іншої звітності.

Програма Excel є однією з найбільш затребуваних серед базового пакета Microsoft Office.

Менеджер з продажу, використовуючи таблиці, системно працює з клієнтами. Секретар веде облік усіх локальних нормативних актів, кореспонденції або готує діаграми на виробничу нараду. Економіст обробляє первинну інформацію і обчислює показники роботи компанії. Електронні таблиці - це найпопулярніша програма, яка використовується співробітниками різних служб і різних напрямків діяльності.

Особливо корисною програма виявляється для працівників фінансово-економічних відділів і бухгалтерії, якщо на неї покладено функції планування і ведення управлінського обліку.

Програма Excel для бухгалтера надає можливість консолідації даних, дозволяючи зводити інформацію з декількох файлів в один. Дозволяє вибрати необхідну інформацію, створюючи окремі таблиці, або приховуючи дані у вихідній таблиці. Дозволяє систематизувати наявну інформацію за необхідними ознаками і підбивати підсумки.

Так чи інакше бухгалтерія в Excel стане набагато легше, якщо освоїти кілька корисних прийомів, які зможуть прискорити роботу з даними. Дізнайтеся, чим може бути корисний excel для бухгалтера в прикладах, які ми підготували. Наступні вправи в Ексель для роботи бухгалтерів виявляться не просто корисними, а просто необхідними.

Фундаментальний інструмент Excel

Крім безпосередніх обов'язків бухгалтеру можуть додати функції з підготовки комерційних пропозицій, розрахунку договірних цін та інше. Для виконання розрахунків необхідно застосовувати різні коефіцієнти і поправки, а також конвертувати ціни. І головне, виконувати всі дії швидко і без шкоди основних обов'язків.

Ексель для бухгалтера допоможе в підготовці основного документу, який можна виконувати на основному аркуші, а додаткові розрахунки на окремих.

Так, перераховуючи курс, в одній комірці можна вказати ціну, у другій курс валюти, а в третій задати формулу перерахунку (= перша осередок * друга група), далі натиснути Enter і отримати ціну в рублях. У першому аркуші в потрібному осередку можна поставити "=", перейти на другий лист і вказати третій осередок з підсумком. Знову натиснути Enter і отримати результат.

Якщо необхідно провести такі розрахунки по великій кількості пунктів, де змінюється тільки ціна, то можна скористатися фундаментальним прийомом Excel - автозаповнення формул, або протягування.

Можливість протягувати формули - одне з базових функцій програми. Вона автоматизує процес підрахунку даних в таблиці, без багаторазового прописування однієї і тієї ж формули. Виконувати протягування формул можна в такий спосіб.

У рядку формул ставимо одно і посилання на осередок з таблиці з вихідними даними (= А3). Після цього отримаємо просто дублювання значення з таблиці. При протягуванні цього осередку вийде копія таблиці з даними, які будуть змінюватися відповідно зі зміною інформації в початковій таблиці. Це приклад протягування осередків без фіксування діапазонів.

Можна закріпити посилання, щоб залишити її незмінною при протягуванні повністю, по рядку або по стовпцю. Фіксування виконується в рядку формул за допомогою знака $. Цей знак ставлять перед тією частиною координат на засланні, яку необхідно зафіксувати:
$ Перед літерою - фіксування по стовпцю - $ С1
$ Перед цифрою - фіксування по рядку - С $ 1
$ Перед літерою і цифрою - повне фіксування осередки - $ З $ 1.

Підрахунок календарних днів

Excel може стати незамінним помічником навіть в таких простих діях, як підрахунок календарних днів. Бухгалтеру необхідно точно хтозна скільки днів було в тому чи іншому періоді, щоб розрахувати відсотки, розмір пені, неустойки, кредиту тощо.

Якщо це невеликий відрізок часу, то його просто підрахувати, скориставшись календарем, але для виконання постійних розрахунків такої формат досить незручний. У таких ситуаціях приходить Excel в допомогу бухгалтеру.

Щоб виконати розрахунки, необхідно виділити три вільних осередки в таблиці. В одну потрібно записати початкову дату, в другу кінцеву, а третю залишити порожній для отримання результатів.

Рекомендація: набирайте дату на цифровий частині клавіатури так: 12/10/2016. Програма сама перетворить введені дані в формат дати і вийде 12.10.2016.

Далі вибираємо третій осередок і тиснемо "Вставити функцію", ви можете знайти її по значку ¶x. Після натискання спливе вікно "Майстер функцій". Зі списку "Категорія" вибираємо "Дата і час", а зі списку "Функція" - "ДНЕЙ360" і натискаємо кнопку Ок. У вікні потрібно вставити значення початкової і кінцевої дати. Для цього потрібно просто натиснути по осередках таблиці з цими датами, а в рядку "Метод" поставити одиницю і натиснути Ок. Якщо підсумкове значення відображено не в числовому форматі, потрібно перевірити формат осередки: натиснути правою кнопкою миші і вибрати з меню "Формат осередку", встановити "Числовий формат" і натиснути Ок.

Ще можна виконати підрахунок днів таким способом: у третій клітинці набрати = ДНІВ 360 (В1, В2; 1). У дужках необхідно вказати координати двох перших осередків з датами, а для методу поставити значення одиниці. При розрахунку відсотків за тижні можна отримане кількість днів розділити на 7.

Також до дати можна додавати і віднімати будь-яку кількість днів. Щоб це виконати, потрібно в одному осередку написати дату, в другій розмістити знак рівності, потім клацнути по комірці з датою і набрати "+" або "-" і необхідну кількість днів.

Сортування даних

Дуже зручна функція, яка дозволяє розмістити дані за зростанням / спаданням. Також сортувати дані можна і для упорядкування записів за датою.

Для виконання цієї дії необхідно вибрати область, яка вимагає сортування. Потім можна натиснути кнопку "Сортування по зростанню" в верхньому ряду меню "Дані", її ви знайдете за знаком "АЯ". Ваші дані розмістяться від меншого до більшого по першому виділеному стовпці.

Таблиці Ексель для бухгалтера дозволяють сортувати дані, починаючи з першого виділеного стовпця. Якщо ви виокремили осередку зліва направо, то послідовність буде виконана в крайньому лівому стовпчику. Якщо справа наліво, то в правому.

Якщо дані потрібно сортувати за середнім колонки, то можна використовувати меню "Дані" - пункт "Сортування" - "Сортування діапазону". У розділі "Сортувати по" необхідно вибрати стовпець і тип сортування.

Робота з довгими таблицями

Таблиці Excel для бухгалтера - багатофункціональний робочий інструмент, який містить безліч інформації для ведення звітності та виконання поточних розрахунків.

При друку таблиці, яка не вміщується на одному аркуші, можна розмістити її "шапку" на кожній окремій сторінці, що полегшить пошук необхідних даних. Для цього потрібно вибрати в меню "Файл" - "Параметри сторінки" і закладку "Лист". Розміщуємо курсор на "Наскрізні рядки" або "Наскрізні стовпці" і в таблиці натискаємо на рядки, які потрібно розмістити на кожному листку.

Також для роботи з такими документами можна використовувати колонтитули. У них зазначають необхідні дані, такі як дата, номери аркушів, ім'я укладача та інше. Налаштування колонтитулів доступна в "Параметрах сторінки" - "Колонтитули". Там доступні готові варіанти розмітки або можливість додавання власного.

Крім корисних прийомів по роботі в Ексель, бухгалтеру необхідно освоїти його гарячі клавіші.

Набір гарячих клавіш Excel, без яких вам не обійтися

Застосування цих поєднань клавіш в Excel прискорить роботу і допоможе у виконанні аналізу даних, побудові графіків і форматуванні таблиць.

• F4 - під час введення формули, регулює тип посилань (відносні, фіксовані). Можна використовувати для повтору останньої дії.
• Shift + F2 - редагування приміток
• Ctrl +; - введення поточної дати (для деяких комп'ютерів Ctrl + Shift + 4)
• Ctrl + '- копіювання значень комірки, що знаходиться над поточної (для деяких комп'ютерів працює комбінація Ctrl + Shift + 2)
• Alt + F8 - відкриття редактора макросів
• Alt + = - підсумовування діапазону комірок, що знаходяться зверху чи зліва від поточної комірки
• Ctrl + Shift + 4 - визначає грошовий формат комірки
• Ctrl + Shift + 7 - установка зовнішнього кордону виділеного діапазону комірок
• Ctrl + Shift + 0 - визначення загального формату комірки
• Ctrl + Shift + F - комбінація відкриває діалогове вікно форматування осередків
• Ctrl + Shift + L - включення / відключення фільтра
• Ctrl + S - збереження файлу (зберігайтеся якомога частіше, щоб не втратити цінні дані).

Використання гарячих клавіш і корисних прийомів в Excel спростять і прискорять вашу роботу тільки за умови того, що ви вже на достатньому рівні володієте цією програмою.

Цифрові технології не стоять на місці і розробники програмного забезпечення йдуть в ногу з часом і створюють нові версії програми Excel. У зв'язку з цим дані книги можуть бути морально застарілими і не будуть розкривати весь набір функцій і інструментів, якими володіє програма.
Джерело: http://finacademy.net/materials/article/5-poleznykh-priemov-excel

Microsoft Excel в професії бухгалтер

Для одних бухгалтерія - робота, для інших - темний ліс і три індіанця. Як не бухгалтеру розібратися в бухгалтерському обліку?

Багато підприємців - власники і керівники бізнесу не розуміють:

• чим займається їх бухгалтер,
• за що вони платять бухгалтерам заробітну плату,
• як перевірити роботу бухгалтера,
• і тому не люблять бухгалтерів і мріють коли-небудь позбутися від штатного бухгалтера.

В один прекрасний день такі підприємці приймають рішення організувати самостійне ведення бухгалтерії в Ексель (Microsoft Excel).

Взагалі, Microsoft Excel - відмінна програма, дуже корисна, багато бухгалтерів ведуть в ній допоміжні розрахунки і таблиці, за допомогою яких самі себе перевіряють. Але ось наскільки можна організувати ведення бухгалтерського обліку в Microsoft Excel?

Тільки найпримітивніший, тобто дуже простий, зовсім нескладний бухгалтерський облік можна організувати в Microsoft Excel так, як це вимагає російське законодавство.

Вірніше, не вимагає. Тому, що такий спосіб ведення бухгалтерського обліку годиться тільки для тих, кому за законодавством дозволено не вести бухгалтерський облік. А це - самозайнята населення, Індивідуальні Підприємці, приватні нотаріуси та авдокат.

У чому сенс бухгалтерського обліку? У відображенні фактів господарського життя в хронологічній послідовності.

Як ведеться бухгалтерський облік, який прийом використовується для ведення бухгалтерського обліку? Бухгалтерський облік ведеться за допомогою подвійного запису на рахунку. Діє залізне правило, знайоме всім: якщо в одному місці убуде, то в другому - прибуде.

Що мається на увазі?

Оплатили рахунок постачальника і отримали товар, грошей стало менше, а товарів більше. Продали товар покупцеві і отримали гроші, товару стало менше, а грошей більше. І так далі. Які вимоги російського законодавства в частині ведення бухгалтерського обліку? наявність належним чином оформлених первинних облікових документів, наявність бухгалтерських регістрів.

В даному випадку бухгалтерські регістри не береться до уваги. Оскільки від ведення бухгалтерського обліку ІП звільнені, значить і регістри вести не потрібно. Первинні документи все одно доведеться складати, оскільки другій стороні угоди вони будуть потрібні. Можна складати первинні документи по будь-якій формі, важливо тільки, щоб документ містив всі обов'язкові реквізити і був прийнятий і підписаний другою стороною угоди.

Можна скористатися друкарським бланком уніфікованої форми. Купили бланки і заповнюємо вручну. Або знайшли потрібний бланк з мережі інтернет, завантажили і заповнили. Часу буде потрібно більше, ніж заповнити аналогічний електронний документ.

Чи є якісь моменти, які необхідно враховувати навіть якщо немає обов'язку вести бухгалтерський облік (як в нашому випадку, у ІП)?
Навіть якщо ІП працює самостійно, без найманих працівників, є моменти, які необхідно враховувати:

• облік котра надходить виручки,
• облік номенклатури (матеріалів, товарів, послуг),
• облік розрахунків з постачальниками,
• облік розрахунків з покупцями,
• визначення суми податку, який необхідно буде оплатити в бюджет
• облік розрахунків з бюджетом по податках.

Тепер спробуємо описати словами, які повинні бути листи в Microsoft Excel.

• Надходження по банку в розрізі покупців.
• Надходження по касі в розрізі покупців.
• Розрахунок з покупцями в розрізі надходження грошей / відвантаження товару.
• Розрахунок з постачальниками в розрізі поставка / оплата поставки.
• Облік номенклатурних позицій (прихід і витрата по кожній позиції окремо), на кожну номенклатурну позицію - свій окремий лист.
• Розрахунок суми податку за ССО.

Організувати ведення бухгалтерії в Microsoft Excel можна. Найголовніше, не заплутатися. Як контролювати? А раптом Ви відволіклися, і не записали якусь позицію в таблиці Microsoft Excel, що з чим Ви будете звіряти?

Ще не забуваємо, якщо ІП застосовує Спрощену Систему Оподаткування необхідно вести Книгу доходів і витрат. Припустимо, книгу теж заповнимо в Microsoft Excel.

Декларацію за ССО потрібно подавати один раз на рік, купимо бланк або знайдемо в інтернеті, заповнимо і подамо до податкової інспекції. Тут проблем немає.

А ось що ви будете робити, якщо постачальник або покупець попросить у Вас Акт звірки розрахунків? Попросіть у нього зробити самостійно Акт і передати Вам? А якщо у нього немає можливості скласти такий документ (полетіла електронна база, наприклад), що тоді?

Шановні підприємці. Якщо ви все-таки зважитеся на ведення облікової документації у Microsoft Excel, пам'ятайте, що при такому способі ведення обліку:

• Вам будуть потрібні додатково бланки книги доходів і витрат, бланки форм первинного житла, бланки звітності.
• Вам буде потрібно забезпечувати дотримання принципу подвійного запису на рахунках (в Ваших таблицях, в одному місці - отримали, в іншому - віддали).

В іншому випадку, помилок і штрафних санкцій не уникнути. Звідси висновок - безпечне для бізнесу ведення бухгалтерського обліку в Microsoft Excel можливий, якщо господарських операцій буде не більше 10-15 в місяць і номенклатура товарних позицій буде невеликою.

У всіх інших випадках рекомендуємо придбати найпростішу і недорогу програму. Тоді програма буде забезпечувати для Вас дотримання принципу подвійного запису на рахунках, а також забезпечить Вас необхідними бланками і формами, актами звірок та іншими документами.

Джерело: http://saldoconsult.ru/stati/vedenie-buxgalterskogo-ucheta-v-excel/

3 головні функції Excel для фінансистів і бухгалтерів

Для фінансистів і бухгалтерів такими універсальними і корисними є функції:

• функція СУММ
• функція ЯКЩО
• функція СУММЕСЛИ

Дані функції MS Excel для економістів і бухгалтерів використовуються практично в більшості обчислювальних операціях Excel і дозволяють значно спростити будь-які обчислення і провести аналіз даних, математичні розрахунки або отримання статистичної інформації.

Важко переоцінити можливості цих функцій в роботі і якщо ви ще їх не знаєте і не використовуєте в роботі, я б настійно рекомендував би вам виправити цю прогалину у своїх знаннях. А також розшіріл їх використовуючи всі знання з мого «Довідника функцій».

Давайте, поговоримо більш детально чому ж так корисні ці функції для економических спеціальностей:

1. Функція СУММ

Без цієї функції взагалі не можна уявити будь-які математичні обчислення з підсумовування значень. Це наріжна функція самої суті фінансових професій, вона дозволяє підсумувати не тільки діапазони значень, а й окремі аргументи і все це в одній формулі.

2. Функція ЯКЩО

Це найпоширеніша логічна функція програми MS Excel, вона дозволяє оперувати багатьма значеннями, порівнюючи їх і видаючи правильний результат відповідно до вказаних умов.

Підтримує безліч внутрішніх вкладень і дуже схожа на «матрьошку», що все одно не зменшує її корисність і універсальність.

3. Функція СУММЕСЛИ

А ось ця функція в певному сенсі з'єднує дві попередні функції, але якщо перша тільки підсумувала, а друга працювала з критеріями і умовами, то ця функція підсумовує значення за заданим критерієм в будь-якому наданому діапазоні значень.

Джерело: http://topexcel.ru/3-glavnye-funkcii-excel-dlya-ekonomistov-i-buxgalterov/