Питання і відповіді з веб-конференції "Ідеальний архів бухгалтерських документів". Synerdocs

20 жовтня на форумі Клерк.Ру пройшла інтернет-конференція «Як створити ідеальний архів бухгалтерських документів» . Ми отримали безліч живих питань, які неодмінно будуть цікаві і читачам сайту Synerdocs. Тому вже традиційно публікуємо самі питання і відповіді наших експертів.

Олексій Кольман,
керівник проектів DIRECTUM

Карина Кассис,
аналітик Synerdocs

Скажіть ось, у мене архів в один шафа вміщується. Чи потрібен мені електронний архів взагалі?

Олексій Кольман: Хороше запитання. Знайти документ в одній шафі не проблема, але навіть цю роботу можна спростити і прискорити. Тут треба дивитися, скільки у вас при цьому контрагентів і чи важко буде залучити їх до обміну. Якщо при такій кількості документів у вас до 5 контрагентів, то з ними не складно обговорити перехід на електронний обмін і, якщо вони не проти, то і перевести документи в електронний вигляд. Якщо ж контрагентів у вас, наприклад, 100, і вони все ще працюють з папером, тоді трудовитрати на спілкування з ними можуть значно переважити ваші поточні витрати на роботу з архівом.

Що робити, якщо рахунок-фактура був помилково зареєстрований в книзі покупок? Як мені відобразити помилку або треба анулювати його? Якщо анулювати, то як? Книга покупок повинна бути в електронному вигляді?

Карина Кассис: Відповідь на це питання міститься в Листі ФНС Росії від 05.11.2014 N ГД-4-3 / 22685 @. У ньому податківці виклали порядок дій покупця у випадках помилкової реєстрації рахунку-фактури в книзі покупок.

Дії покупця будуть наступними.

Потрібно провести виправлення в книзі покупок. Вони здійснюються шляхом внесення анулює записи в додатковий лист книги покупок за податковий період, в якому був помилково зареєстрований рахунок-фактура, в порядку, передбаченому п.п. 2 і 6 Правил заповнення додаткового листа книги покупок. Це випливає з п. 9 Правил ведення книги покупок.

Після внесення виправлень покупець повинен подати до податкового органу уточнену декларацію з ПДВ за податковий період, в якому були внесені відповідні зміни в книгу покупок. Адже анулювання запису в книзі покупок після закінчення податкового періоду призведе до того, що підсумкова сума ПДВ до відрахування, зазначена в книзі покупок за цей податковий період, стане менше заявленої до відрахування в податковій декларації. А при виявленні в зданої податкової декларації факту невідображення або неповноти відображення відомостей, а також помилок, що призводять до заниження суми податку, що підлягає сплаті до бюджету, платник податків зобов'язаний надати уточнену декларацію (п. 1 ст. 81 НК РФ).

Роз'ясніть по 1 137 Постанови треба зшивати журнал обліку з-ф, пронумеровувати і опечатувати, а рахунки-фактури зберігати окремо, наприклад, в двох папках "Вхідні з-ф" і "Вихідні з-ф" без прошивки і нумерації з опечатуванням. Якщо я буду переходити на електронні документи, то як це буде?

Карина Кассис: Всі використовувані в електронний документообіг рахунків-фактур документи (рахунки-фактури (в тому числі коректувальні), підтвердження, повідомлення та сповіщення), підписані кваліфікованої електронним підписом, зберігаються в учасників електронного документообігу разом з кваліфікованим сертифікатом ключа підпису, що застосовувався для її формування, протягом чотирьох років (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, ч. 3 ст. 19 Федерального закону від 06.04.2011 N 63-ФЗ, п. 2 Наказу Мінфіну Росії від 25.04.2011 N 50н, п . 1.13 Порядку, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 25.04.2011 N 50н).

Зберігаються електронні рахунки-фактури в електронному вигляді. Роздруковувати їх на паперовому носії не потрібно. Це можна знайти в п. 1.13 Порядку і п. 14 Правил ведення журналу отриманих і виставлених рахунків-фактур (Лист ФНС Росії від 06.02.2014 N ГД-4-3 / 1984 @ (п. 2).

Ми буквально недавно перевели всю первинку в УПД на папері. Зараз вирішили робити електронний архів, але в законодавстві про УПД в електронному вигляді немає нічого. Що робити - чекати чи щось зараз робити? А що можна зробити?

Карина Кассис: Все залежить від того, що ви маєте на увазі під "електронним архівом". Якщо мова йде про скан-образах паперових оригіналів УПД, то все в порядку. Такий електронний архів дозволить оптимізувати документообіг, прискорить процеси пошуку та підготовки документів до перевірок.

Якщо мова йде про електронні оригіналах УПД, то з цим варто почекати. Формати для УПД до сих пір не затверджені, що не дозволяє використовувати оригінал УПД в електронному вигляді. Слідкуйте за новинами.

Олексій Кольман: Доповню Карину з точки зору автоматизації роботи з документами всередині компанії.

У вас є два варіанти дії:

• можна перевести облікову систему назад на стандартне уявлення документів і пересилати їх в електронному вигляді, УПД розроблений для економії паперу, а папери у вас більше не буде;
• або, як уже сказала Карина, - чекати змін в законодавстві, тобто, коли будуть представлені вимоги до форматів УПД. Розмова про те, що такі формати будуть, почався ще в першому кварталі 2015 року, але термінів ніхто не називав і, коли такі формати з'являться, теж питання відкрите.

Якщо ми втратимо накладну, яку ми зробили і підписали на папері, то чи можна її заново роздрукувати з 1С?

Карина Кассис: Якщо документ є в 1С, то роздрукувати його ще раз, звичайно, можна. Питання в іншому - де взяти підпис контрагента? Якщо ваш контрагент згоден просто так підписати ще один документ, з урахуванням того, що поставки не було, то варіант можливий. В іншому випадку - ні.

Що насправді змінилося з електронними рахунками-фактурами навесні? Нам оператори відправляли кілька листів. Чи будуть у нас проблеми, якщо ми електронні рахунки-фактури розпечатували і зберігали як зазвичай?

Карина Кассис: Навесні 2015 року було оновлено формати електронних рахунків-фактур. Ми писали про це у себе на сайті : «3 квітня поточного року на офіційному інтернет-порталі правової інформації був опублікований Наказ ФНС РФ N ММВ-7-6 / 93 @, який стверджує нові формати електронних рахунків-фактур, а також оновлені формати коригуючих рахунків-фактур».

У разі, якщо ви працюєте в веб-клієнті або інтеграційному вирішенні, підтримкою якого повністю займається оператор, то поновлення повинні були відбутися автоматично. Якщо ви працюєте в інтеграційному вирішенні з сервісом обміну оператора, розробкою і підтримкою якого займається ваша компанія самостійно, то роботи по оновленню форматів фахівці вашої компанії повинні були зробити самі.

Роздруковувати електронні рахунки-фактури з метою зберігання немає необхідності. Зберігати слід оригінали - файли документів і підписів, а вони електронні.

Я ж не можу просто так взяти документи з SAP і відправити їх через ЕДО? Або можу? Що мені заважає?

Олексій Кольман: Так, для деяких замовників буває складно вносити зміни в свою облікову систему, будь це SAP або будь-яка інша, з різних причин. А для того, щоб перейти на електронний обмін з контрагентами, потрібно готувати файли в форматах ФНС. Для цього у системи DIRECTUM в бізнес-рішення «МФУД» представлена ​​інтеграція з довільної обліковою системою, яка реалізована через обмін файлами. Тобто УС вивантажує рахунки-фактури і накладні в тому вигляді, як уміє, а DIRECTUM в свою чергу забирає ці файли, перевіряє на наявність всієї інформації - якщо її не вистачає (що буває вкрай рідко), то проводиться пошук організації по ІПН в сервісі Synerdocs, звідти береться відсутня інформація, нею доповнюється файл з УС і потім конвертується в формати ФНС. Після цього даний файл в системі DIRECTUM підписує електронним підписом співробітник з відповідними повноваженнями, і далі файл відправляється контрагенту.

Карина Кассис: розширити відповідь Алексея.На насправді це типово для багатьох облікових систем - працювати в своєму форматі документів. Це означає, що прямо взяти рахунок-фактуру з системи і як є відправити через оператора у вас не вийде. Треба приводити формати у відповідність до вимог ФНС. Вам треба буде або розробляти свою інтеграцію, або просити оператора розробити, або скористатися спеціальним рішенням, про яке говорить Олексій.

А що стосується Synerdocs, то відправляти електронні документи з SAP можна. Інтеграційні рішення сервісів обміну з SAP дозволяють це робити. Завдяки інтеграції в інтерфейсі SAP можна не тільки відправляти, а й отримувати документи від контрагентів, використовувати електронний підпис, організувати зберігання та ін. Детальніше про інтеграційний вирішенні SAP і Synerdocs читайте в розділі Інтеграція Synerdocs і SAP . Наявність інтеграції з SAP уточнюйте у свого оператора ЕДО СФ.

Як мені повідомити в ФНС, що роздрукований акт зберігається в електронному архіві, він підписаний усіма електронними підписами? Ось нам прийшло витребування в паперовому вигляді, нам доведеться роздрукувати частина документів, так?

Карина Кассис: Треба уточнити, що означає «роздрукований акт зберігається в електронному архіві, він підписаний усіма електронними підписами». Якщо оригінал акта паперовий, то при отриманні паперового вимоги від ИФНС досить створити паперову копію з відміткою «копія вірна». Якщо оригінал акта - електронний документ, то при отриманні паперового вимоги уявити истребуемая документ необхідно на папері.

Для цього слід роздрукувати документ, тобто зробити його паперову копію, завірити печаткою організації та підписом керівника або уповноваженої на те особи. Надрукованої копії повинна стояти відмітка про те, що документ був підписаний електронним підписом. Така відмітка проставляється автоматично, якщо ви друкуєте з сервісу обміну.

Як це зробити на стороні електронного архіву - Олексій доповнить.

Олексій Кольман: Думаю, що мова йде про документи, електронні оригінали яких зберігаються в електронному архіві.

Вам прийшло витребування в паперовому вигляді. Як правило, на такі витребування відправляють паперові копії електронних документів. Для того щоб отримати копії електронних оригіналів в системі DIRECTUM, є готові вивантаження. При роздруківці документів на них проставляється штамп, в якому міститься інформація про те, що оригінали документів відправлялися в електронному вигляді через сервіс Synerdocs і містять ЕП. Згодом представники ФНС можуть запросити оригінали деяких копій документів, в такому випадку ви відправите електронні оригінали, - для цього в DIRECTUM так само є готові інструменти.

В даний час ми зберігаємо окремо накладні та рахунки-фактури і ведемо їх облік в журналі. Але з 01.01.2015 р обов'язок по веденню журналу обліку скасована. Як тепер правильно зберігати їх?

Карина Кассис: На жаль, ми не можемо знайти відповідь на це питання в законодавстві.

Відомо, що з 1 січня 2015 року платники ПДВ (крім посередників і забудовників) звільняються від ведення журналу обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур. За загальним правилом первинні бухгалтерські документи організація повинна підшити в хронологічному порядку і зберігати в спеціальних приміщеннях, сейфах або шафах (п. 6.2 Положення, затвердженого листом Мінфіну СРСР від 29 липня 1983 р № 105). Таким чином, ви маєте право зберігати рахунки-фактури разом з накладними, якщо так зручно.

Якраз це питання повністю знімається в електронному архіві, в якому нічого не треба підшивати, складати разом і т.п. Оскільки всі документи зберігаються в базі даних, - ви їх можете спокійно шукати за реквізитами, періоду, назвою і в будь-якому іншому зручному розрізі. Також документи можна «пов'язувати» при зберіганні, що ще більше полегшує пошук.

Нас кличуть обмінюватися електронними документами через оператора ЕДО. Ми погодилися і зараз у нас є і такі і паперові документи. Як тепер це все грамотно зберігати? Або ті електронні краще роздрукувати і тримати з усіма в шафі?

Карина Кассис: Взагалі організувати зберігання паперових та електронних оригіналів можна за допомогою ECM-системи, наприклад, DIRECTUM, про яку краще розповість Олексій. Система дозволяє управляти скан-образами паперових оригіналів, а також працювати з електронними документами.

Друкувати ж електронні документи для цілей зберігання немає необхідності і не має ніякого сенсу, оскільки при друку ви отримаєте просто паперові копії.

Олексій Кольман: Все вірно. Якийсь час вам доведеться працювати з двома потоками документів - паперовим і електронним. Це нормально, особливо в період переходу на ЕДО. Розробники сервісів обміну і електронних архівів це враховують, створюють інструменти для управління двома потоками.

По-перше, варто розуміти, що частина документів у вас вже в електронному вигляді, і робота з цією частиною вже стане простіше, швидше і дешевше. Якщо ви почнете друкувати документи, то все піде нанівець - процеси стануть ще дорожче.

По-друге, в системі DIREСTUM є варіант автоматизації і паперового потоку, для цього необхідно організувати сканування вхідних документів, а вихідні документи можуть формуватися в форматах PDF автоматично. Папір стане ходити тільки за межами вашої компанії, а всередині буде все в електронному вигляді.

Словом, правильніше заносити в електронний вигляд те, що на папері, ніж роздруковувати.

Хочемо переводити в електронну систему роботу з первинним. Поки не знаємо, з чого почати і ніяких труднощів чекати. Порадьте, будь ласка, до чого готуватися.

Олексій Кольман: Не буду описувати процес переходу цілком, про це ви можете почитати на наших сайтах - synerdocs.ru і directum.ru . Давайте припустимо, що ви вже вибрали собі оператора обміну (наприклад, Synerdocs) і вирішили створювати внутрішній архів на базі своєї системи документообігу.

Деякі труднощі будуть на етапі старту роботи в електронному вигляді:

• Щоб автоматизація була повною і корисною, варто інтегрувати Облікову систему і СЕД, а це додаткове навантаження на ІТ-службу Замовника, а також додаткові витрати на інтеграцію. Це буде необхідно, якщо у вас вже йде якась внутрішня робота з електронними документами. Тут найкраще скористатися готовим рішенням, ніж навантажувати своїх ІТ-шників.
• Всім особам компанії, які мають право підпису і беруть участь в даному процесі, необхідно буде отримати ЕП, а саме купити її, і робити це щорічно. Це мінімум 1500 рублів в рік на людину.
• Можуть бути «маленькі» або незговірливі контрагенти, з якими буде складно домовитися про автоматизацію. Для цього ми пропонуємо автоматизувати і електронні оригінали документів, і паперові оригінали. Про подвійний потік документів я докладно розповідав в попередньому питанні.

В цілому, технічних і організаційних труднощів досить мало, і всі їхні так чи інакше ми вміємо вирішувати. А ось питання з контрагентами куди складніше.

Карина Кассис: Олексій вже описав все з точки зору внутрішньої роботи.

І дійсно, найнеприємніша труднощі в переході на електронну первинку лежить в області спілкування з контрагентами. Не всі поділяють ваші прагнення скоріше відмовитися від паперу. Треба буде когось вмовляти, кому-то пропонувати знижки та хороші умови, кого-то доведеться просто змусити (якщо є вплив). Саме через контрагентів процес переходу на електронну первинку може затягнутися.

Ми, в Synerdocs, активно допомагаємо підключати контрагентів, але навіть з нашою допомогою це не завжди відбувається швидко. Так що можна порадити краще працювати з вашими партнерами, зміцнювати дружбу, тісніше спілкуватися, щоб вони розуміли і активно брали участь у вашому проекті переходу на електронні документи.

Вхідні документи (акти, накладні) по 60 рах. зшиваються разом. Реалізація, виконання робіт, послуг (62 рах) - в іншій папці. Порадьте, як краще всього складати їх, щоб зручніше було шукати? В електронному архіві як це буде?

Олексій Кольман: Відповім за електронний архів. Оскільки все зберігається в базі даних, весь пошук документів відбувається або логічно (ви бачите на екрані структуру папок), або за реквізитами. Шукати дуже просто: можна по періоду, по контрагенту, за договором і т.п., при цьому зберігаються зв'язку документів - можна завжди по первинці підняти договір і навпаки. Словом, не має значення, як і де ви «складіть» входять документи: система сама все визначить, вам залишиться тільки працювати з документом.

Чи може фірма зберігати товарні накладні тільки в електронному вигляді, і не зберігати друковані екземпляри?

Карина Кассис: Так, це можливо, якщо мова йде про електронні оригіналах. Товарні накладні, спочатку створені в електронному вигляді і підписані електронними підписами, можна і навіть потрібно зберігати в електронному вигляді.

Якщо оригінали накладних створюються на папері, то навіть при створенні скан-образів, зберігати папір все одно доведеться. Оскільки скан-образ це всього лише копія паперового документа, а зберігати необхідно саме оригінали.

Олексій Кольман: Карина вже дала повну відповідь.

Взагалі одна з основних причин переходу на електронний обмін - це повна відмова від паперу. Законодавство дозволяє зберігати документи тільки в електронному вигляді, для цього є і вимоги до формату, і відповідно реалізована ЕП. Користуйтеся цією можливістю!

У нас за кілька років вся первинка вміщується на три полки. Зараз йде впровадження СЕД, чи треба всі ці документи нам зараз туди заносити? Як потім діставати? Їх все треба підписувати ЕП?

Олексій Кольман: При такій невеликій кількості документів я б рекомендував залишити їх на полиці, а в СЕД заносити тільки нові. При необхідності роботи зі старими документами зверніться до полиць, а після закінчення часу діючі документи залишаться тільки в СЕД.

При цьому важливо розуміти, що накопичені раніше документи залишаться оригіналами на папері, і в СЕД ви можете занести тільки копії, тому що підписані документи з обох сторін тільки на папері.

Карина Кассис: Є ще варіант - перенести скан-образи цих документів в систему електронного документообігу. Щоб перенести документи в СЕД (DIRECTUM, наприклад), їх слід відсканувати, а на оригінали нанести штрих-коди для зв'язку паперу зі скані та швидкого пошуку в подальшому. Перенесення скан-образів в СЕД оптимізує роботу з документами, прискорить процеси пошуку та підготовки документів до перевірок. У вашому випадку через маленького обсягу документів поліпшення можуть здатися несуттєвими, тому переносити первинку в систему чи ні вирішувати тільки вам.

Зберігати паперові оригінали необхідно до закінчення їх терміну зберігання. Не думаю, що три полки документів створять вам багато проблем.

Ми вже півроку користуємося електронними з-ф. Поки все ок, але не знаємо, що робити з тими документами, які ми отримали раніше. Їх треба оцифрувати на сканері або нехай так і зберігаються, поки термін зберігання не вийде?

Карина Кассис: Якихось строгих правил на цей рахунок немає. Можна залишити все, як є, до закінчення терміну зберігання. Якщо ви впроваджуєте або вже працюєте в якій-небудь інформаційної системи, наприклад, такий, як ECM-система DIRECTUM, то для більш зручної роботи з документами рекомендуємо оцифрувати паперові рахунки-фактури. Це дозволить прискорити пошук і підготовку документів до перевірок.

А можна просто робити електронні копії документів і складати їх в папці на комп'ютери? Або обов'язково купувати і заносити їх в якусь систему?

Олексій Кольман: Можна, але таку автоматизацію при великій кількості документів буде складно назвати корисною, тому що при підготовці до податкової, вам так само потрібно буде шукати всі документи поштучно. Коли ви використовуєте СЕД, у вас з'являються додаткові інструменти, і пошук документів здійснюються миттєво, а підготовка до перевірок здійснюється за хвилини незалежно від кількості документів.

Ми просимо наших партнерів відправляти нам скани актів по емейлу. Вони приходять раніше, ми їх зберігаємо окремо. Можна зробити так, щоб відразу скани заносилися в нашу систему?

Олексій Кольман: Така можливість є і реалізувати її можна по-різному, в залежності від вашої інформаційної системи.

Можна заносити в систему скани, які відправляють партнери, або скани, які ви робите самі.

Як це зроблено у нас: коли приходить скан документа, наш фахівець заводить на нього картку документа в DIRECTUM і прив'язує до неї надійшов скан. Коли ж приходить оригінал, його можна знову відсканувати і прив'язати як нову версію, якщо необхідно. Крім цього, існує можливість штрихкодирования документів, яка згодом дозволить швидко шукати документ по штрих-коду.

Карина Кассис: Доповню Олексія. Зробити це можна за допомогою інтеграції сервісу обміну оператора ЕДО СФ з вашої внутрішньої системою. При цьому сервіс обміну дозволить обмінюватися не тільки сканами, але і юридично значущими оригіналами актів з використанням електронного підпису. Завдяки цьому вже не доведеться зберігати і паперові, і електронні документи. При отриманні електронного оригіналу вам не доведеться чекати документа на папері. При цьому обмін електронними документами відбувається за хвилини.

Я працюю в виробництві. У наших облікових вимогах сказано про паперових формах документів: завжди друкувати вимога-накладні та накладні МХ-18 (звіт виробництва за зміну). Завжди так і надходили. А чи можна ці документи зберігати в електронній формі?

Карина Кассис: Питання до ваших «обліковим вимогам» - це загальна нормативку або внутрішні вимоги компанії? Потрібні уточнення: чи є галузеві вимоги, в якому вигляді у вас автоматизовано виробництво і т.п.

Якщо я правильно розумію, то МХ-18 це переміщення матеріалів, що давно і дуже зручно можна фіксувати в електронному вигляді взагалі без паперу. Цей процес у багатьох облікових системах автоматизований.

Тобто вам достатньо змінити облікові вимоги, прописавши порядок використання даних документів в електронному вигляді. І питання буде вирішене.

Колеги, ми на ЕДО ще не перейшли, але збираємося. Чи є можливість автоматичного архівування потрібних документів? Щоб не окремо я архів робила, а він сам збирався в фоновому режимі, або я наївна і техніка до такого ще не дійшла?

Олексій Кольман: Документи в електронному вигляді вже є архів, який можна сортувати за різними ознаками (номер, дата, статус документа і т.п.). Крім цього, в системі DIRECTUM є переднастроєні пошуки, щоб ви не відкривали вікно з усіма первинними документами, яких може бути дуже багато. Ви запускаєте пошук, наприклад, потрібні накладні по конкретному контрагенту, і пошук покаже документи, які відповідають запиту.

Додатково до цього є «папки пошуку», в яких можна задати певні реквізити, наприклад, створити папку "вхідні рахунки-фактури за друге півріччя-2015». Зміст такої папки буде формуватися автоматично - як тільки прийде вхідний рахунок-фактура за вказаний період, він автоматично буде відображатися в цій папці.

Чи є терміни зберігання електронних документів? Я так розумію, що досвіду зберігання документів в електронному вигляді по 20, наприклад, років ще немає, і ніхто не знає, що з документами буде через такий термін?

Карина Кассис: У російському законодавстві немає якихось особливих вимог щодо термінів зберігання електронних документів. Норми загальні що для паперових, що для електронних. Єдиний нюанс: разом з самими електронними документами вам треба буде підтримувати в актуальному стані засоби їх відтворення - це обладнання і ПЗ. Якщо ви зберігаєте документ з тривалим терміном, то навіть через 20 років ви повинні мати можливість його відкрити, прочитати і упевнитися в його легітимності.

До речі, що стосується документів з тривалим терміном зберігання, то тут прийнято виділяти ряд вузьких питань: як забезпечувати юридичну силу, коли термін дії сертифіката ЕП закінчився, як забезпечувати відтворюваність і надійність зберігання і т.п. Як відзначають багато, в цьому питанні поки занадто багато теорії. На практиці в Росії ще нікому не доводилося зберігати електронні документи 20 років і більше, оскільки сама історія електронних документів в нашій країні ще не обчислюється такими цифрами. Тут ви маєте рацію.

Але в операторів ЕДО і розробників електронних архівів є рішення, які, згідно з сьогоднішнім законодавством, ці питання вирішують. Наприклад, ми в Synerdocs підсилюємо електронний підпис спеціальним штампом, який дозволяє визначити юридичну силу документа навіть через довгий час після підписання.

Яка нормативна база електронного зберігання документів існує? Ось на підставі яких документів ми створюємо свій архів? Я, як бухгалтер, не можу не запитати про це.

Карина Кассис: Я вже в попередній відповіді писала, що якогось спеціального законодавства по електронних архівів немає. Терміни зберігання, вимоги до організації, оформлення та інше - загальні для паперових і електронних документів.

Проте, вам буде корисно стежити за тим, що відбувається в області регулювання форматів, порядків передачі та подання ЕД. Найкраще робіть це за допомогою свого оператора. На сайті Synerdocs ми регулярно публікуємо новини законодавства і випускаємо дайджести для тих, хто хоче бути в курсі всього, що наші законодавці вимагають від учасників обміну електронними документами.

Якщо у вас немає можливості стежити за новинами, але ви серйозно ставитеся до роботи з електронними документами і хочете вивчити юридичні основи ЕДО, то наступний перелік нормативних актів вам буде корисно тримати під рукою:

• Наказ Мінфіну РФ від 25.04.2011 № 50н «Про затвердження Порядку виставлення та отримання рахунків-фактур в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку із застосуванням електронного цифрового підпису».
• Постанова Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137 «Про форми і правилах заповнення (ведення) документів, що застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість».
• Наказ ФНС РФ від 04.03.2015 № ММВ-7-6 / 93 @ «Про затвердження форматів рахунки-фактури, журналу обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, книги покупок і книги продажів, додаткових аркушів книги покупок і книги продажів в електронній формі» .
• Наказ ФНС РФ від 21.03.2012 № ММВ-7-6 / 172 @ «Про затвердження форматів первинних облікових документів».
• Федеральний закон від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис» (стаття 6).
• Податковий кодекс РФ частина перша від 31.07.1998 № 146-ФЗ (пункт 2 статті 93) і частина друга від 05.08.200 № 117-ФЗ (стаття 169).
• Наказ ФНС РФ від 17.02.2011 N ММВ-7-2 / 168 @ «Про затвердження Порядку направлення вимоги про подання документів (інформації) та порядку подання документів (інформації) на вимогу податкового органу в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку».
• Наказ ФНС РФ від 26.06.2012 N ММВ-7-6 / 465 @ «Про затвердження формату опису документів, які направляються до податкового органу в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку».
• Арбітражний процесуальний кодекс РФ від 24.07.2002 № 95-ФЗ (пункт 3 статті 75).
• Федеральний конституційний закон від 08.06.2015 № 5-ФКЗ «Про внесення змін до федерального конституційного закону« Про Конституційний суд РФ ».
• Федеральний закон від 08.03.2015 № 41-ФЗ «Про внесення змін до окремих законодавчих актів РФ».
• Постанова Пленуму ВАС РФ від 25.12.2013 № 100 «Про затвердження Інструкції з діловодства в арбітражних судах РФ (першої, апеляційної та касаційної інстанції)».
• Цивільний кодекс РФ частина друга від 26.01.1996 № 14-ФЗ (пункт 2 статті 434).
• Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (пункт 5 статті 9).

Їх багато, але тут міститься вичерпна інформація за юридичною силою електронного підпису, про порядок надання документів в суди і контролюючі органи, про форми і форматах документів, про їх правовий статус.

Які є проблеми із забезпеченням збереження електронних документів та як їх вирішують оператори ЕДО?

Карина Кассис: Принципових технічних або організаційних проблем в забезпеченні збереження немає. Всі оператори забезпечують багаторівневу безпеку - на рівні сервісу, на рівні ЦОД, на рівні самого користувача. Забезпечується безперебійна робота сервісу, дублювання бази даних і т.п. - якщо один сервер вийде з ладу, його тут же замінить інший. Плюс є широкий спектр заходів забезпечення конфіденційності: при бажанні можна зробити додаткове шифрування або особливий захищений канал.

Поки є тільки один незрозумілий момент - документи тривалого терміну зберігання (більше 10 років). Ця тема до сих пір погано відображена в законодавстві і практиці.

Ще один нюанс, який слід мати на увазі: нам поки не відомо про спроби зламати або проникнути в сервіси обміну ЕДО, поки тема ще дуже молода, багато зловмисників просто не цікавляться цим видом бізнесу. Тому ми не можемо передбачити, чи будуть з'являтися якісь нові суттєві загрози збереження електронних документів, і як оператори будуть з ними боротися. Але ми готові швидко реагувати!

Я продав компанію, новий власник не забрав первинні банківські документи і розмовляти зі мною не хоче. Що мені тепер робити з цією купою документів?

Карина Кассис: Передати необхідно - це закон.

У 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 сказано, що при зміні керівника організації повинна забезпечуватися передача документів бухгалтерського обліку організації (стаття 29, п 4). Порядок передачі документів бухгалтерського обліку вам слід визначити з новим власником самостійно.

Можливо, ви зможете передати не власнику безпосередньо, а бухгалтеру або кому-то ще?

А як вирішується питання з тим, що термін дії електронного підпису невеликий, а документи зазвичай зберігаються (ну або повинні, до принаймні!) Багато років. Ось потрібен нам документ через 5 років, наприклад. Виходить, що він підписаний вже недійсною електронним підписом. Як бути в такій ситуації? А якщо потрібен документ для суду? Для податкової?

Карина Кассис: Ви маєте рацію, сертифікат ЕП діє всього рік, а більшість бухгалтерських документів зберігаються 4-5 років. Через пару років перевірка електронного підпису «в лоб» покаже, що вона невалидность, отже, легітимність документа виявляється під питанням. У закон № 63-ФЗ «Про електронний підпис» сказано, що під час перевірки підпису сертифікат ЕП повинен бути або чинним, або повинні бути докази, що він був таким на момент підписання. Ось ці докази і забезпечуються оператором ЕДО або електронним архівом.

Це можуть бути штампи часу і інформація про дійсність ЕП (OCSP-відповіді або списки відгуків сертифікатів - CRL-списки). У сервісі Synerdocs при підписанні та передачі електронного документа підпис якраз доповнюється даними доказами. Фактично ми робимо з кваліфікованої ЕП вдосконалену підпис (розширений формат ЕП), яка допоможе зняти всі існуючі на сьогоднішній день побоювання про забезпечення легітимності ЕД.

До речі, хочу додати, що сьогодні ми рекомендуємо документи з терміном зберігання понад 10 років все-таки тримати в папері. По крайней мере, до тих пір, поки в законодавстві не проясниться порядок зберігання. Плюс складно прогнозувати розвиток технологій. Думаю, це тимчасовий захід, скоро у всіх буде розуміння, що робити.

У нашій компанії цілком пристойний і, дивлячись на назву цієї конференції, я б сказала, що ІДЕАЛЬНИЙ архів. Паперовий, природно. Чи потрібно нам тепер, коли ми перейшли на ЕДО, переводити старий паперовий архів за всі роки в електронний формат? Я просто не можу уявити, скільки це роботи, і хто її буде робити ...

Олексій Кольман: Подібні питання вже задавали на цій конференції, подивіться попередні відповіді. Тому я відповім тільки загальними словами.

Все залежить від ваших потреб: сьогодні ми можемо зробити так, щоб цілком мирно співіснували два архіву - паперовий і електронний. Тим більше що старі документи все одно треба зберігати на папері, адже це оригінали, мають юридичну силу. Якщо ви не працюєте з паперовим архівом оперативно, то можете залишити все, як є. Нехай цей архів доживає свій термін зберігання спокійно, а вся поточна робота буде вже організована з електронними документами.

Але якщо вам потрібно постійно звертатися до паперових документів, то все-таки знадобиться робити їх електронні копії для оперативної роботи. Просто робляться скани, заносяться з усіма реквізитами в DIRECTUM, там зберігаються в оперативному доступі, а на паперові оригінали клеяться штрих-коди, за якими потім можна швидко знайти необхідний документ на полиці.

З приводу трудомісткості - так, якщо архів налічує тисячі і десятки тисяч документів, його оцифровка є нетривіальним завданням. Але якщо мова йде про архів невеликої або середньої організації, то тут існує безліч рішень по потоковому скануванню і т.п. Так що, все можна зробити якісно і швидко.

Які вимоги повинна пред'являти велика організація до електронного архіву? У нас велика кількість ОРД, документації, яка стосується безпосередньо управління, бухгалтерської та технологічної.

Олексій Кольман: Незалежно від категорії організації електронного архіву повинен відповідати основним вимогам:

• грамотна організація і структурування інформації для зручного управління сховищем;
• швидкий пошук документів, в тому числі по заданих реквізитами і по вмісту файлів з урахуванням мовних словоформ;
• можливість використання будь-яких програм для створення і редагування електронних документів (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio і ін.);
• забезпечення захисту інформації за рахунок розмежування прав доступу до документів, шифрування і протоколювання дій користувачів.

Для великих організацій з великими обсягами паперових документів важливо закрити питання потокового введення і розпізнавання. Ця можливість надається постачальниками спеціалізованих рішень.

Окремі, специфічні види документації можуть зажадати додаткових можливостей від системи електронного документообігу. Наприклад, при роботі з організаційно-розпорядчими документами буде корисний зручний механізм узгодження документів, для бухгалтерських документів важлива інтеграція з обліковими системами.