Електронний архів і управління документами

Облік і контроль архівних документів в системі 1C: PDM

Завантаження плеєра

Для використання 1С: PDM службою технічного архіву підприємства в системі передбачено робоче місце працівника архіву. Система дозволяє вести облік і контроль архівних документів по ГОСТ 2.501-2013 "Правила обліку та зберігання". Система зберігає картотеку паперового документа для швидкого пошуку і управління.

Для автоматизації паперового архіву 1С: PDM дозволяє використовувати штрихкодування. При цьому забезпечується:

автоматичне формування штрихкодів при створенні документації;
друк штрихкодів для існуючої документації;
пошук документа в системі по штрихкоду;
формування списку видачі і повернення документації з допомогою сканера.

В основі управління паперовим архівом лежить поняття інвентарної книги, в якій знаходяться картки обліку документів, що підлягають тиражуванню, обліку змін і т.д. Інвентарні книги являє собою ієрархічний довідник, в якому зберігаються картки обліку документів. За допомогою папок всередині цього довідника є можливість віднести певні картки обліку до різних інвентарних книгах.

Використання 1С: PDM службою архіву забезпечує:

автоматичне заповнення картки обліку даними з 1С: PDM;
зберігання файлів паперового оригіналу;
облік змін і видач документації абонентам;
складання заявок на тиражування документів;
отримання звіту "Видані копії";
автоматичне формування заявки на тиражування документів за зареєстрованим повідомленню про зміни;
відстеження стану документа: архів, анульований, замінений.

Кожна картка обліку містить список документів і їх ревізій, що підлягають обліку. Однією картці може відповідати один документ і кілька його ревізій, представлених в списку документів. Документ і його ревізії можуть бути надруковані на різних твердих копіях, і тому для правильного обліку інвентарних номерів в цьому випадку використовується поле, яке надає унікальність ревізії в рамках загального інвентарного номера.

З створеної картки обліку можливий перегляд списку проведених електронних документів повідомлень про зміну, які зачіпали даний документ. При відкритті повідомлення про зміну є можливість переглянути зміст зміни і дії.

Для поточної роботи підрозділу, видало оригінали документів або ведучому спостереження за виготовленням вироби у виробництві, виділяють екземпляр копій відповідних документів. Тиражування документів в системі PDM починається зі створення спеціалізованого документа - заявки на тиражування. Заявка на тиражування повинна бути створена при необхідності обліку виданих копій і є підставою для оформлення видачі. Без оформлення заявки на тиражування не може бути оформлена видача.

Заявка на тиражування являє собою електронний документ, в якому необхідно вказати підлягають тиражуванню документи. У списку документів, в заявці на тиражування, необхідно вказати абонентів і кількість необхідних копій.

Видача копій оформляється електронним документом видачі копій. Цей документ оформляється на підставі заявки на тиражування і завжди містить різницю між документами, зазначеними в заявці на тиражування, і документами, зазначеними у видачі.

Таким чином, на основі однієї заявки на тиражування може бути оформлено кілька документів видачі до тих пір, поки кількість виданих не дорівнюватиме кількості запитаних по заявці на тиражування. У заявці на тиражування присутній спеціалізований звіт, який дозволяє побачити, скільки копій документів видано, а скільки ще залишилося видати.