адреси компанії

Завдання оптимізувати роботу з документами рано чи пізно постає перед будь-якою організацією. Шукати платіжне доручення, акт або інший документ, щоб упевнитися в оплаті товару або послуги, працювати при виконанні проекту з кресленнями і кошторисами, користуватися договорами та іншої юридичної документації - ці та багато інших операцій доводиться робити якщо не щодня, то досить часто.Нізкая швидкість пошуку і отримання паперових документів, висока вартість оренди приміщень, географічна розподіленість філій організацій все частіше створюють необхідність в оптимізації роботи з документами, будь то текстові докум енти, мультимедіа або графіка (підписані контракти, первинна фінансова, а також технічна та проектна документація). Рішенням може стати впровадження інформаційної системи, де документи зберігалися б у електронному вигляді з можливістю доступу для співробітників або цілих отделов.Такой системою є електронний архів - система структурованого зберігання електронних документів, що забезпечує надійність зберігання, конфіденційність і розмежування прав доступу, відстеження історії використання документа, швидкий і зручний пошук. Системи електронних архівів відносяться до класу систем управління електронними записами (ERMS).

Види електронних архівів

Користувачами електронного архіву можуть стати співробітники будь-якого відділу організації, де йде активне створення і зберігання документів.

- Електронний архів фінансової (платіжної) документації , Користувачами якого є співробітники фінансових відділів, забезпечує централізований облік і зберігання електронних образів первинних фінансово-економічних документів, договорів та інших документів, що мають відношення до фінансово-економічної діяльності підприємства.

- Електронний архів проектної документації , Часто створюється дозволяє проектним організаціям зберігати весь спектр документів, як то: креслення, кошториси, пояснювальні записки та багато іншого.

- Електронний архів нормативних документів являє собою організований каталог всіх стандартів підприємства, закуплених або розроблених ним. Зазвичай використовується у відділах управління якістю, стандартизації та метрології. Створення такого архіву тісно пов'язане з проблемою авторського права компаній-розробників стандартів і часто буває однією з умов проходження сертифікації.

- Електронний архів технічної документації призначений для виробничих підприємств і забезпечує зберігання супутньої технічної документації (керівництва користувача, технічні характеристики і ін).

- Електронний архів юридичної документації, що містить договори і супутню документацію;

- Електронний архів кадрової документації , Який використовується для зберігання особистих справ, трудових договорів, наказів і розпоряджень, інструкцій і регламентів всередині компанії;

- Електронний архів конструкторської документації дозволяє організувати доступ до копій креслень, незалежно від їх давності.

Ринок систем електронних архівів

Компанії, присутні на ринку електронних архівів, а також їх програмні продукти, можна умовно розділити на дві категорії:

- Універсальні електронні архіви (легко можуть бути бути використані для будь-якого типу документації);

- Систем автоматизації архівного діловодства;

- Електронних архівів вузької спеціалізації (призначені для зберігання тільки одного виду документів);

• Компанії, які розробляють або впроваджують ПО іншого класу, однак позиціонують його або його модулі в якості електронного архіву:

- BI-платформи (програмні платформи, що надають функції інтеграції, засоби надання та аналізу інформації);

- CAD / CAM

- Довідково-правові системи.

- Системи електронного документообігу (найчастіше мають модуль Електронний архів / Управління записами).

Не дивно, що така велика кількість програмних продуктів на ринку народжує плутанину - що є електронний архів і чим він відрізняється від інших інформаційних систем? Найчастіше електронний архів плутають з саме з системою електронного документообігу (СЕД). Хоча всі ці системи в чомусь близькі, але вирішують різні завдання, і, відповідно акценти в функціональної і технологічної частинах систем різні. Обидві системи працюють з електронними документами, але перший тип відповідає за структуризацію і зберігання значущих для бізнесу документів, які не можуть бути змінені, другий - за оперативну роботу з ними - від створення і узгодження до видалення.

Для того, щоб дозволити плутанину, був розроблений стандарт MoReq - Типові вимоги до управління електронними записами (Model Requirements for the Management of Electronic Records. Відмінні риси систем електронного архіву, відповідно до нього, виражаються в наступному:

- запобігання змінам документа;

- строгі правила зберігання;

- зберігання тільки фінальної версії документа;

- заборонено видалення документів, крім строго контрольованих ситуацій;

- строго впорядкована структура документів (класифікаційне схема);

- можна працювати щодня, але в першу чергу призначена для забезпечення захищеного зберігання бізнес значущих документів.

Однак створення електронного архіву документів підприємства може стати першим кроком до впровадження СЕД. Передумовами успіху в освоєнні більш складних інформаційних систем будуть підготовлені співробітники, випробувані технології, налагоджені зв'язки і масив документів в електронному вигляді.

Електронний архів STOR-M

Одним з рішень, відповідних суворим правилам зберігання електронних документів, є електронний архів STOR-M 3, розроблений компанією «Алеї Софтвер» як Алеї Архів у 2001 році. Основні відмінності системи від аналогічних рішень - можливість роботи з великими навантаженнями, критична для великих компаній з великою кількістю співробітників-користувачів (за результатами навантажувального тестування з 11 млн. Документів і 5000 користувачів, за швидкістю отримання перших результатів пошуку - не більше 3 сек, при відкритті даних - не більше 5 сек.), кроссплатформенность (працює з будь-якими операційними системами - сімейство Windows, Unix-платформи і MAC) і робота з різними базами даних (працює з широким спектром БД - MySQL, MSSQL, Oracle і PostgreSQL) .

STOR-M 3 відноситься до типу універсальних електронних архівів, які, без додаткового програмування, можуть бути бути використані для будь-якого типу документації. Універсальність системи забезпечена її модульність, що дозволяє легко розширювати функціональність продукту. Крім основних модулів, що відповідають за створення електронного контенту та управління ним, існують і додаткові. Вони, в залежності від різновиду системи архіву та її призначення, забезпечують специфічні функції, наприклад, для архівів фінансової (платіжної) документації - функцію вибірки, що дозволяє в найкоротші терміни вивести весь необхідний перелік документів, що вимагається, наприклад, для податкових перевірок.

модулі системи

Система має 2 клієнтських інтерфейсу: повний клієнт (надається редакторам системи для зміни даних) і web-інтерфейс, який організовує доступ до системи через локальну мережу або Інтернет на перегляд, організацію пошуку і скачування документів через браузер.

Основні модулі

Архів - базовий модуль, що відповідає за формування масиву документів, їх класифікацію за допомогою атрибутів і довідників, подгрузку документів в систему і здійснення контекстного і повнотекстовий пошук.

Система безпеки відповідає за реєстрацію користувачів, формування політик доступу і розподіл рівнів доступу від каталогів до окремо взятих документів і атрибутів по ним. Системою ведеться повний аудит по навігації користувачів по структурі архіву, перегляду і модифікації об'єктів. Можлива робота з зовнішнім LDAP і режимом SSO. (Див. Ілюстрацію)

Поточний введення документів - інструмент, що дозволяє заводити в систему і індексувати великі обсяги документів. При використанні цього інструменту введення і індексація документа в систему в цілому становить близько 30-40 секунд на 1 документ.

Система обміну повідомленнями (AMS) служить для обміну повідомленнями, призначення завдань і відстеження статусу їх виконання. Інформація про завдання циркулює у внутрішньому форматі системи; копія завдання може бути також відправлена ​​на e-mail користувача. (Див. Ілюстрацію)

Модуль підписки і розсилання повідомлень відповідає за підписку користувачів або груп користувачів на повідомлення про різні події системи (поява нових документів, зміна і додавання атрибутів, зміна їх значення і інші).

Модуль експорту даних забезпечує вивантаження даних, повну або часткову (за різними критеріями), з системи в різних форматах.

додаткові модулі

Модуль вибірки (перевірки) організовує вибірки даних за певними критеріями, роботу з вибірками і наскрізну друк. Даний модуль призначений в основному для архівів фінансової (передача в контролюючі та податкові органи) і проектної документації (передача клієнтам, підрядникам або партнерам). (Див. Ілюстрацію)

Друк облікованих копій дозволяє відстежувати кількість вироблених копій документів, розташованих в системі, автора копії, формуючи при цьому записи на самому документі у вигляді водяних знаків.

Особисті папки є додаткові функцію до базового модулю і веб-клієнта, що дозволяє користувачам системи створювати всередині особисті простору у вигляді персональних папок з даними із системи.

Image Server відповідає за формування образів вихідного документа в форматі PDF, відображуваного в інтерфейсах системи замість основного документа. Таким чином організовується захист файлів у вихідному форматі, за рахунок посторінкового відображення зменшується навантаження на мережу, при цьому файл може бути закритий на друк, редагування і скачування.

Модуль актуалізації організовує процес підтримки документів системи в актуальному стані (специфічний модуль, в основному призначений для архівів нормативно-технічної документації). (Див. Ілюстрацію)

OCR - модуль, додатково підключається до базового, що дозволяє в фоновому режимі розпізнавати документи і індексувати отримані дані для організації повнотекстового пошуку серед графічних документів.

Модуль криптування дозволяє організувати додатковий захист шляхом криптування даних, розташованих на сервері або підвантажуваних з повного клієнта.

Впровадження системи

- Установка і настройка системи легко здійснюється силами як замовника, так і виконавця (другий варіант дозволяє лише прискорити цей процес і виконати проект за 1-2 дня). Оскільки STOR-M є готовим рішенням, а не платформу, встановлення та налаштування досить прості, добре задокументовані і налагоджені. До послуг компанії, яка впроваджує STOR-M - комплект доументаціі, що додається до будь-якої конфігурації системи, а також внутрішній портал для клієнтів, що містить багато корисної інформації по встановленню та налагодженню STOR-M 3, найпоширеніші помилки, можливі складнощі і так далі. Крім того, маючи 6-місячну безкоштовну технічну підтримку, що надається разом з придбанням ліцензії, замовник в процесі установки системи може проводити консультації з технічними фахівцями компанії-розробника.

- Впровадження, крім установки і настройки, включає формування структури даних, полів описів, довідників, визначення схем роботи і їх налагодження, оптимізацію даних, наповнення системи і багато іншого. Оскільки STOR-M 3 - готовий продукт і для проведення таких робіт не потрібне додаткове програмування або робота з СУБД, впровадження можна вважати посильної роботою для фахівця в напрямку, для якого створюється електронний архів. Питання впровадження в цьому випадку - питання досвіду проведення та організації подібних робіт і в кінцевому підсумку якості результату. Якщо фахівці компанії мають у своєму розпорядженні досвідом побудови таких систем, часом, возможностяім і повноваженнями, необхідності вдаватися до послуг розробника немає. Однак якщо досвіду немає або є бажання прискорити цей процес, то в цьому випадку краще звернутися до фахівців компанії-розробника.