Особові справи співробітників
особисті справи
Законодавство передбачає обов'язкове ведення особових справ тільки на державних цивільних службовців. Для інших працівників обов'язковість ведення особових справ визначається локальними нормативними актами організації, базується на традиціях ведення особових справ, вироблених тривалою практикою.
Разом з тим, часто роботодавці розуміють під особистою справою особисту картку працівника, а також сукупність документів, що пред'являються при укладенні трудового договору (стаття 65 ТК РФ):
копію паспорта або іншого документа, що посвідчує особу;
трудову книжку, за винятком випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва;
страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
копії документів військового обліку - для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу;
документи про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки.
Складові частини особової справи
Особиста картка не є складовою частиною особової справи, а являє собою самостійний зведений обліковий документ, який використовується кадровою службою для аналізу складу і обліку працівників. Діюча на сьогоднішній день форма особової картки N Т-2 затверджена Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1. Особисті картки заповнюються на всіх працівників - постійних і тимчасових, сумісників і працюючих за основним місцем роботи. Заповнюється особова картка працівником кадрової служби. Самостійне заповнення працівником своєї особистої картки забороняється.
При її заповненні необхідно використовувати Постанова Держкомстату Росії № 1, а також загальноукраїнські класифікатори:
- Класифікація інформації про населення ОК 018-95 (ОКИН), затверджений наказом Держстандарту України від 31.07.95 N 412;
- Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою ОК 009-2003 (оксо), затверджений наказом Держстандарту України від 30.09.2003 N 276-ст;
- Класифікація об'єктів адміністративно-територіального поділу ОК 019-95 (Окатий), затверджений наказом Держстандарту України від 31.07.95 N 413;
- Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів ОК 016-94 (ОКПДТР), затверджений наказом Держстандарту України від 26.12.94 N 367.
Законодавством визначено порядок включення до складу особової справи документів виключно для державних службовців, але дані документи можуть бути застосовані використовуючи аналогію права до всіх співробітників організації.
Так, відповідно до Указу Президента Російської Федерації «Про затвердження Положення про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та веденні його особистої справи» від 30 травня 2005 року N 609 (далі - Указ) встановлено, що до особової справи громадянського службовця долучаються:
а) письмову заяву з проханням про надходження на цивільну службу та заміщення посади державної цивільної служби Російської Федерації (далі - посаду цивільної служби);
б) власноруч заповнена і підписана громадянином Російської Федерації анкета встановленої форми з додатком фотографії;
в) документи про проходження конкурсу на заміщення вакантної посади цивільної служби (якщо громадянин призначений на посаду за результатами конкурсу);
г) копія паспорта та копії свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану;
д) копія трудової книжки або документа, що підтверджує проходження військової чи іншої служби;
е) копії документів про професійну освіту, професійну перепідготовку, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння наукового ступеня, вченого звання (якщо такі є);
ж) копії рішень про відзначення державними нагородами Російської Федерації, Почесною грамотою Президента Російської Федерації, про оголошення подяки Президента Російської Федерації, присвоєння почесних, військових та спеціальних звань, присудження державних премій (якщо такі є);
з) копія акта державного органу про призначення на посаду цивільної служби;
і) примірник службового контракту, а також екземпляри письмових додаткових угод, якими оформляються зміни і доповнення, внесені в службовий контракт;
к) копії актів державного органу про переведення цивільного службовця на іншу посаду цивільної служби, про тимчасове заміщення їм іншій посаді цивільної служби;
л) копії документів військового обліку (для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу);
м) копія акта державного органу про звільнення цивільного службовця від замещаемой посади цивільної служби, про припинення службового контракту або його призупинення;
н) атестаційний лист цивільного службовця, який пройшов атестацію, і відгук про виконання ним посадових обов'язків за атестаційний період;
о) екзаменаційний лист цивільного службовця і відгук про рівень його знань, навичок і умінь (професійному рівні) і про можливість присвоєння йому класного чину державної цивільної служби Російської Федерації;
п) копії документів про присвоєння цивільному службовцю класного чину державної цивільної служби Російської Федерації (іншого класного чину, кваліфікаційного розряду, дипломатичного рангу);
р) копії документів про включення цивільного службовця до кадрового резерву, а також про виключення його з кадрового резерву;
з) копії рішень про заохочення цивільного службовця, а також про накладення на нього дисциплінарного стягнення до його зняття або скасування;
т) копії документів про початок службової перевірки, її результати, про відсторонення цивільного службовця від замещаемой посади цивільної служби;
у) документи, пов'язані з оформленням допуску до відомостей, що становлять державну або іншу охоронювану законом таємницю, якщо виконання обов'язків по замещаемой посади цивільної служби пов'язане з використанням таких відомостей;
ф) відомості про доходи, майно і зобов'язання майнового характеру цивільного службовця;
х) копія страхового свідоцтва обов'язкового пенсійного страхування;
ц) копія свідоцтва про постановку на облік в податковому органі фізичної особи за місцем проживання на території Російської Федерації;
ч) копія страхового медичного полісу обов'язкового медичного страхування громадян;
ш) медичний висновок встановленої форми про відсутність у громадянина захворювання, що перешкоджає надходженню на цивільну службу або її проходженню;
щ) довідка про результати перевірки достовірності і повноти представлених цивільним службовцям відомостей про доходи, майно і зобов'язання майнового характеру, а також відомостей про дотримання цивільним службовцям обмежень, встановлених федеральними законами.
Як правило, до особової справи міститься фотографічна картка працівника встановленого в організації формату (зазвичай 4 x 6 см). Рекомендується оновлювати фотографії працівників не рідше ніж раз на 5 років або ж після досягнення працівниками віку 20 і 45 років.
Копії документів (виписки) перед приміщенням до особової справи повинні завірятися працівниками кадрової служби.
Відповідно до Указу забороняється отримувати, обробляти і долучати до особової справи громадянського службовця встановлені федеральними законами персональні дані про його політичних, релігійних та інших переконань, приватного життя, членство в громадських об'єднаннях, в тому числі в професійні спілки.
Дані положення підкріплюються і Федеральними законами. Так стаття 24 ФЗ «Про службу в митних органах Російської Федерації» від 21 липня 1997 № 114-ФЗ встановлює, що «проходження служби в митних органах відбивається в особовій справі працівника митного органу. Особиста справа співробітника митного органу ведеться кадровою службою митного органу та під час перекладу зазначеного співробітника направляється за новим місцем служби. Збір та внесення до особової справи співробітника митного органу відомостей про його політичної та релігійної приналежності, про приватне життя забороняються », а Федеральний закон« Про прокуратуру Російської Федерації »від 17 січня 1992 року № 2202-1 закріплює в статті 41.2., Що« приватне справа прокурорського працівника містить відомості про зазначений працівника, про проходженні їм служби в органах і установах прокуратури, підвищенні кваліфікації. Забороняються збір та внесення до особової справи відомостей про політичну і релігійну приналежність прокурорського працівника. Прокурорський працівник має право на ознайомлення з усіма матеріалами, що знаходяться в його особовій справі, долучення до особової справи своїх пояснень в письмовій формі ».
У міністерствах і відомствах Російської Федерації також може встановлюватися власний порядок ведення особових справ працівників не суперечить законодавству Російської Федерації, які регулюються, зокрема наступними документами:
- Наказ Мінтрансу Росії від 17.02.2009 N 27 «Про затвердження Положення про організацію роботи з персональними даними державного цивільного службовця Міністерства транспорту Російської Федерації та веденні його особистої справи»;
- Наказ ФСТ Росії від 07.11.2008 N 441-к «Про затвердження Положення про роботу з персональними даними державного цивільного службовця ФСТ Росії і веденні його особистої справи»;
- Наказ Міненерго Росії від 11.11.2008 N 166 «Про затвердження Положення про роботу з обробки персональних даних в Міністерстві енергетики Російської Федерації».
Особові справи муніципальних службовців ведуться в порядку, встановленому для ведення особистого справи державного службовця (ч. 4 ст. 30 Закону N 25-ФЗ).
Зберігання та облік особистих справ співробітників
Зберігання та облік особистих справ організовуються з метою швидкого та безпомилкового пошуку особистих справ, забезпечення їх охорони, а також забезпечення конфіденційності відомостей, що містяться в документах особистих справ, від несанкціонованого доступу.
Вилучення документів з особової справи допускається тільки з дозволу керівника кадрової служби.
Особиста справа ведеться на всьому протязі трудової діяльності працівника в організації. Кадрова служба зберігає особисті справи тільки на працюючих. Після звільнення працівника його особиста справа вилучають із папки і оформляється для передачі на зберігання в архів.
Відповідно до Переліку типових управлінських документів, затвердженим Росархивом 6 жовтня 2000 р термін зберігання особистих справ становить 75 років з року звільнення працівника
Умови зберігання повинні забезпечувати надійне зберігання особистих справ і поміщених в них документів (відомостей) від розкрадання (розголошення). Доступ до особових справ повинні мати тільки уповноважені посадові особи та їхні безпосередні керівники. При значній кількості особистих справ вони враховуються в спеціальному журналі або реєстрі, а їх систематизація здійснюється по порядку номерів або в алфавітному порядку.
Ознайомлення працівника під розписку з особистою справою, як правило, проводиться в присутності уповноваженої посадової особи (особи, відповідальної за звернення з особистими справами), що забезпечує неможливість вилучення документів з особової справи.
Конфіденційний характер інформації, що зберігається в особовій справі
Персональні дані, внесені до особової справи працівника, інші відомості, що містяться в особовій справі працівника, відносяться до відомостей конфіденційного характеру (за винятком відомостей, які у встановлених федеральними законами випадках можуть бути опубліковані в засобах масової інформації), а у випадках, встановлених федеральними законами та іншими нормативно-правовими актами Російської Федерації, - до відомостей, що становлять державну таємницю.
Відповідно до частини 5 статті 20 Федерального закону «Про державну цивільну службу Російської Федерації» від 27 липня 2004 року № 79-ФЗ відомості про доходи, майно і зобов'язання майнового характеру федеральних цивільних службовців, призначення на посаду та звільнення з посади яких здійснюється Президентом Російської Федерації або Урядом Російської Федерації, надаються для опублікування загальноросійським засобам масової інформації за їх зверненнями з одночасним інформуванням про це вка занних цивільних службовців, а відомості про доходи, майно і зобов'язання майнового характеру відповідних цивільних службовців суб'єкта Російської Федерації надаються для опублікування загальноросійським і регіональним засобам масової інформації за їх зверненнями з одночасним інформуванням про це зазначених цивільних службовців.
Засобам масової інформації за їх зверненнями надаються такі відомості про доходи, майно і зобов'язання майнового характеру цивільних службовців:
а) декларований річний дохід;
б) перелік об'єктів нерухомості, що належать цивільному службовцю на праві власності або знаходяться в його користуванні, із зазначенням виду, площі та країни розташування кожного з них;
в) перелік транспортних засобів і сумарна декларована вартість цінних паперів, що належать цивільному службовцю на праві власності.
Персональні дані також охороняються і іншими нормативними актами, які встановлюють особливий порядок захисту даних, зокрема, захист персональних даних суддів регулюється відповідно до Наказу Судового департаменту при верховному суді Російської Федерації від 20 квітня 2007 р № 52 «Про затвердження інструкції про порядок захисту персональних даних, що містяться в особових справах голів, заступників голови і суддів районних судів »
Судова практика щодо ведення особових справ
Слід зазначити, що судова практика щодо ведення особових справ працівників не сформована, це є два пояснення, по-перше, законодавство регулює питання ведення особових справ тільки для державних службовців, по-друге, сформувалася практика по ряду інших категорій справ, пов'язаних з трудовими відносинами і зачіпають побічно порядок ведення особових справ.
Зокрема, в Установі «Трудового Арбітражного суду для вирішення колективних трудових спорів», лист від 11 квітня 2005 р N 52-ТАС зазначено, що «в статті 65 Трудового кодексу РФ встановлено перелік документів, що пред'являються при вступі на роботу, забороняється вимога інших документів крім встановлених Трудовим кодексом РФ ».
Сформувалася також практика з питання конфіденційності інформації, що міститься в особовій справі, заснована на положеннях статті 88 Трудового кодексу РФ, відповідно до якої при передачі персональних даних працівника роботодавець повинен дотримуватися таких вимог:
- не повідомляти персональні дані працівника третій стороні без письмової згоди працівника, за винятком випадків, коли це необхідно з метою попередження загрози життю і здоров'ю працівника, а також у випадках, передбачених ТК РФ або іншими федеральними законами;
- не повідомляти персональні дані працівника в комерційних цілях без його письмової згоди;
- попередити осіб, які отримують персональні дані працівника, про те, що ці дані можуть бути використані лише в цілях, для яких вони повідомлені, і вимагати від цих осіб підтвердження того, що це правило дотримане. Особи, які отримують персональні дані працівника, зобов'язані дотримуватися режиму секретності (конфіденційності). Це положення не поширюється на обмін персональними даними працівників у порядку, встановленому ТК РФ і іншими федеральними законами;
- здійснювати передачу персональних даних працівника в межах однієї організації, у індивідуального підприємця відповідно до локальним нормативним актом, з яким працівник повинен бути ознайомлений під розпис;
- дозволяти доступ до персональних даних працівників тільки спеціально уповноваженим особам, при цьому зазначені особи повинні мати право отримувати тільки ті персональні дані працівника, які необхідні для виконання конкретних функцій;
- не запитує інформацію про стан здоров'я працівника, за винятком тих відомостей, які відносяться до питання про можливість виконання працівником трудової функції;
- передавати персональні дані працівника представникам працівників у порядку, встановленому Кодексом та іншими федеральними законами, і обмежувати цю інформацію тільки тими персональними даними працівника, які необхідні для виконання зазначеними представниками їх функцій.
Разом з тим, суди НЕ всегда стояти на боці осіб, Які заявляють про правопорушення, пов'язаних Із персональними данімі ПРАЦІВНИКІВ, про что свідчіть Постанова ФАС Московского округу від 13.09.2006 N КА-А40 / 8445-06 делу N А40-8448 / 06- 119-84, в якому «суд апеляційної інстанції правомірно задовольнив заяву про визнання недійсним ненормативного акта державного органу про притягнення до адміністративної відповідальності за порушення порядку зберігання і використання персональних даних працівників організації, тому що державним органом не представлено доказів вчинення заявником даного правопорушення ».
Оскільки інших правових актів, що регламентують питання ведення особових справ, не прийнято, рекомендуємо при веденні особистих справ працівників організацій не встановлено, доцільно передбачити в локальних нормативних актах організації порядок ведення особової справи.