Ділове листування, бланк листа - правила написання ділових листів
У розділі зі зразками листів ви зможете побачити різні приклади ділового листа , Яке також називають службовим. У цій же статті ми поговоримо про основні правила ділового листування. Якщо ви освоїте їх, то зможете істотно снізть тимчасові витрати на ведення діловодства.
бланк листа
Важливо пам'ятати, що при написанні ділового листа завжди необхідно брати фірмові бланки організації. Це допоможе підкреслити солідність вашого підприємства, адже в світі бізнесу так само, як і всюди, зустрічають по одягу. Інструкції з діловодства, або спеціальний наказ організації повинні закріплювати в собі такі параметри як вид використовуваних бланків, а також склад елементів оформлення (реквізитів) ділового листа.
Під час написання даної статті були враховані рекомендації ГОСТ Р 6.30-2003 «Вимоги до оформлення документів». Відповідно до згаданого стандартом можна застосовувати в роботі бланк листа з кутовим розташуванням реквізитів, а також бланк листа з поздовжнім розташуванням.
У бланку листа повинні бути дані про підприємство, завдяки яким його легко можна ідентифікувати. Наприклад, бланк повинен містити найменування та логотип фірми, її скорочене найменування, якщо воно вказане в установчих документах, а також поштова адреса, адреса офіційного веб-сайту та електронна пошта, а також контактні телефони та інші реквізити. Деякі з перерахованих вище даних можна і не включати в бланк, адже ніякі нормативи це не регламентують.
У кожного аркуша ділового листа повинні бути поля шириною від 20 мм зліва, від 10 мм справа, і від 20 мм знизу і зверху. Якщо службовий лист містить більше одного аркуша, то з другого листа необхідно нумерувати їх зверху і посередині. При наявності додатків, кожне з них необхідно нумерувати окремо.
Правила ділового листування
Ділове листування ведеться з використанням традиційного офіційно-ділового стилю, який характеризується лаконічністю і ясністю викладу самої суті питання, а також відповідністю загальноприйнятим нормам етикету та використанням стандартизованих фраз.
Туристичний ваучер може бути складено як з одного питання, так і за кількома відразу, але в даному випадку вони повинні бути взаємопов'язані. Навіть якщо ви звертаєтеся в одну організацію, але з кількох питань, то слід написати в одну адресу одразу кілька листів.
Правила ведення ділової переписки припускають, що на всі листи повинен бути дана відповідь, за винятком тих, які надсилають лише для відомості. На всі поставлені в діловому листі питання слід відповідати оперативно і чітко. Якщо ви затримаєтеся з відповіддю, це буде розцінюватися вашими контрагентами як відмова співпрацювати.
Текст службового листа складається з допомогою простих фраз, слід уникати хитромудрих оборотів мови. Лист має бути витримано в нейтральному тоні, слід уникати прояву будь-яких емоцій: як грубості, так і надмірної люб'язності. Візовий збір також не повинно містити зайвих подробиць, які не мають відношення до теми листа і даного питання. Зрозуміло, лист повинен бути складений грамотно, без орфографічних або пунктуаційних помилок.
При написанні ділового листа необхідно ясно бачити перед собою його мета, будь це зав'язування нових ділових зв'язків, збільшення обсягу продажів, виклад претензій, висловлення співчуття, запрошення на ті чи інші заходи, привітання або висловлення співчуття, спроба прискорити оплату товарів або послуг і т. п.
Правила етикету при веденні ділової переписки допускають такі форми звертання:
- «Шановна пані Кравцова!» - таке звернення носить найбільш офіційний характер і передбачає наявність певної дистанції.
- «Шановний Сергію Валерійовичу!» - таке звернення свідчить про налагоджених ділових відносинах і демонструє зменшену дистанцію.
- «Шановні панове!» - таке формулювання використовується для колективного звернення.
Текст ділового листа зазвичай має певну структуру, яка включає кілька частин:
- спочатку розповідається про причини або підстави для написання листа;
- далі повинні бути запропоновані висновки, рішення, прохання чи рекомендації, які ви можете запропонувати;
- лист повинен завершуватися невеликим резюме, де підводяться підсумки (тут можна використовувати такі звороти як «сподіваємося ...», «впевнені ...»).
У тексті листа зазвичай використовуються наступні обороти. «Просимо надати дані про ...», «направляємо на розгляд проект договору ...», «Підтверджуємо отримання ...», «ТОВ« Тюльпан »гарантує оплату ...», «ЗАТ« Електроприлад »повідомляє про отримання ...» і т.д.
Фрази етикетної можуть використовувати в заключній частині ділового листа, в тому числі над підписом, такі як «Щиро Ваш», «З повагою». Крім того, можуть використовуватися і фрази з більш позитивним настроєм, наприклад: «З найкращими побажаннями», «З інтересом чекаємо від Вас нових пропозицій», «З надією на продовження співпраці» і т.д.
Отже, ми розглянули мінімум необхідної інформації, яка знадобиться вам при веденні ділової переписки. Щоб продовжити вивчення правил ділового листування, вам повинно бути цікаво прочитати публікацію про оформленні ділового листа , Де також є інформація про вимоги до реквізитів службових листів. У даній статті ми поговоримо про те, як коректно вказувати адресата, як правильно поставити підпис, а також і про інші важливі реквізити. Ми сподіваємося, що даний матеріал буде вам корисний.