Як правильно протоколювати наради

1. 1. Що таке ідеальне протоколювання? У цій статті ми продовжимо популярну тему результативного проведення...
2. 2.1. Відстежуйте час початку і закінчення наради Багато наради починаються і закінчуються невчасно....
3. 2.2. Вкажіть і розподіліть ролі учасників нараді
4. 2.3. Вкажіть цілі, сформуйте порядку наради
5. 2.4. зафіксуйте рішення
6. 2.5. Призначте завдання Як говорив ще мудрий Бісмарк, коли Ви хочете, щоб завдання було зроблено,...
7. 2.6. Зафіксуйте питання для обговорення пізніше
8. 2.7. Узгодьте рішення наради, роздрукуйте і підпишіть протокол! Призначте завдання в системі контролю...
9. 3. Ви можете проводити ідеальні наради самі за допомогою нашого шаблону для MindJet Mind Manager!
10. Відгуки:

1. Що таке ідеальне протоколювання?

У цій статті ми продовжимо популярну тему результативного проведення нарад, описану в попередній статті .

Розберемо докладно, що таке протокол наради, навіщо він потрібен і як уникнути бюрократії до енергійного отримання результату.

звичайне протоколювання

ідеальне протоколювання

Все енергійно пишуть різні замітки в своїх щоденниках під час наради

Все сфокусовані на екрані або дошці, на якій ведеться онлайн-протоколювання

Все по-різному розуміють підсумки зустрічі

Всі однаково розуміють підсумки зустрічі, хто і що повинен зробити для досягнення потрібного результату

Учасники йдуть менш енергійні, ніж прийшли на нараду

Учасники йдуть з наради більш енергійні, сфокусовані на конкретних завданнях

Необов'язковість виконання прийнятих на нараді рішень

Обов'язковість виконання прийнятих до виконання завдань - адже все бачили і чули, що ти обіцяв зробити завдання в строк

Недотримання або відсутність повістки наради

Дотримання візуальної порядку наради

Погоджений і підписаний протокол наради з'являється в кращому випадку на наступний день, а частіше - ще пізніше

Протокол узгоджується, роздруковується і підписується відразу в кінці наради!

На контроль прийнятих рішень йде багато часу

На контроль прийнятих рішень йде мінімум часу, адже вони відслідковуються в корпоративній системі контролю завдань

Ідеальне протоколювання можна організувати за допомогою звичайних листів фліпчарта і маркерів, а можна за допомогою більш складних і сучасних інструментів. Головне - дотримуватися правильної методології та дотримуватися правил гри.

В цією статтею ми з Вами розберемо сім складових ідеального протоколювання наради за допомогою нашого спеціального, розробленого за підсумками понад сто реалізованих проектів шаблону протоколювання нарад за допомогою MindJet Mind Manager.

2. Сім складових ідеального протоколу наради

Ідеальне протоколювання наради виглядає так: протокол наради узгоджується, роздруковується і підписується відразу ж на самій нараді. Поки учасники йдуть з переговорної кімнати на свої робочі місця, їм призначаються завдання, і, прийшовши на робоче місце, вони повинні отримати на електронну пошту фінальну версію протоколу, а так само призначені ним до виконання завдання в корпоративній системі управління завданнями. І це можливо! Давайте дізнаємося, як.

Для того, щоб отримати узгоджений протокол і призначені рішення, ми будемо використовувати спеціальний шаблон MindJet Mind Manager. Ось так він виглядає цілком.

Рис.1. Загальний вигляд шаблону MindJet для здійснення онлайн-протоколювання

Ми рекомендуємо його заповнювати поступово в ході наради. Цей шаблон ми створювали багато років за підсумками наших проектів впровадження сильної культури проведення нарад в самих різних компаніях. Познайомимо Вас з цим шаблоном докладніше.

2.1. Відстежуйте час початку і закінчення наради Багато наради починаються і закінчуються невчасно. Одним із способів боротьби з цим є відстеження і фіксування часу початку і закінчення наради. Дотримання простим принципом «Якщо вимірюєш - значить керуєш»:

Рис.2. Внесіть організаційні деталі

Так само ми рекомендуємо в окремій гілці обов'язково фіксувати тих, хто запізнився на нараду, щоб все це бачили. Ефект виробляє просто чарівний: ніхто не хоче, щоб його вказали як запізнився. А ще можна потім підвести статистику і вивести рейтинг найбільш часто запізнюються.

2.2. Вкажіть і розподіліть ролі учасників нараді

Самі працюючі і ефективні інструменти часто є і найпростішими. Дивно, але факт: учасники більшості нарад не до кінця розуміють ролі учасників, хто і що з них повинен робити для ефективного проведення наради і досягнення результату.

Рис.3. Розподіліть ролі учасників

Ми рекомендуємо обов'язково вказати відповідальних за виконання наступних ролей:

• Голова наради - відповідає за виконання встановлених правил підготовки і проведення нарад. Саме від нього залежить, чи буде нарада ефективним і енергійним
• Доповідач наради - відповідає за якісну і завчасну підготовку і донесення інформації, актуальної для учасників наради.
• Учасник наради - відповідає за самостійну підготовку і активну участь в нараді
• Секретар наради - відповідальний за забезпечення нараду.
• Хранитель енергії - відповідає за енергію наради. Якщо в кабінеті душно, давно не було перерви, загальна динаміка низька, то хранитель енергії повинен зупинити нараду і провести підвищує енергію захід.
• Хранитель знань - відповідає за фіксування інформації, щоб не було втрачено жодної цінної думки. Як правило, саме ця людина вказує секретарю, що ту чи іншу думку треба зафіксувати
• Хранитель контексту - відповідає за дотримання порядку наради. Сигналить всім в разі порушення порядку наради.
• Хранитель часу - відповідає за дотримання часових меж наради. За 2 хвилини до закінчення обговорення питання сигналить про те, що пора приймати рішення і фіксувати підсумок.

2.3. Вкажіть цілі, сформуйте порядку наради

У більшості нарад зазвичай немає письмовій порядку. Це означає, що більшість учасників не дуже точно розуміють, а навіщо взагалі вони прийшли на нараду. Це призводить до великих втрат часу на початку наради, на включення всіх учасників

Рис.4. Навіщо ми збираємося?

Тому вкажіть порядок, заповнивши спеціально підготовлене для цього поле протоколу MindJet Mind Manager. Так само ми рекомендуємо відповідно до принципу, зазначеним в п.2.1., Вести хронометраж часу, скільки часу планувалося на питання порядку і скільки часу реально на це витратилася. Ось побачите, що вже через 3-4 тижні цілеспрямованого вимірювання відсоток закінчених вчасно нарад істотно покращиться.

2.4. зафіксуйте рішення

Наступні три пункти тісно пов'язані один з одним. Йдеться про результат наради. Взагалі, навіщо люди збираються разом? Для того, щоб домовитися про те, що робити далі. Ці домовленості можуть бути трьох видів:

• Рішення, які стосуються всіх
• Завдання, які призначені конкретним виконавцям
• Питання, які піднялися на нараді, за якими не вдалося на нараді прийти до точного рішення або конкретного завдання. Зазвичай це трапляється, коли піднімається питання поза повісті наради, або коли питання недостатньо підготовлений, що б по ньому можна було приймати рішення.

Отже, рішення.

Рис.5. Введіть текст рішень.

Нові регламенти, бізнес-процеси, заохочення, покарання, інформація та багато іншого обговорюється на нараді і має бути зафіксовано у вигляді рішення, які відносяться до всіх присутніх на нараді. Все це ми рекомендуємо записувати в блок «Прийняті рішення».

2.5. Призначте завдання Як говорив ще мудрий Бісмарк, коли Ви хочете, щоб завдання було зроблено, за її виконання повинен відповідати один і лише один чоловік.

Для цього використовуйте розділ для фіксування завдань, а так само ятати Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введіть завдання.

Важливо, щоб у завдання обов'язково був текст, термін і відповідальний виконавець. Під час заповнення цих полів дані відображаються на екрані, і всі учасники наради бачать, хто, за що і яку відповідальності на себе бере.

2.6. Зафіксуйте питання для обговорення пізніше

Так як ми асоціативно мислимо, то на будь-якому нараді обов'язково виникнуть питання, які були не заплановані в порядку наради. Якщо ці питання не вдається швидко вирішити (наприклад, за допомогою правила «трьох реплік»), то ми рекомендуємо їх обов'язково зафіксувати в розділ «Питання для обговорення пізніше».

Рис.7. Запишіть питання для обговорення пізніше.

Дуже важливо ці питання зафіксувати. По-перше, учасники побачать, що питання не втрачений і він обов'язково буде піднято пізніше. По-друге, це дозволить перейти на питання з порядку денного. По-третє, сам ритуал фіксування питання дає змогу переключитися з обговорюваної теми на другую. Якщо не фіксувати, то все будуть подумки обмірковувати невирішене питання.

2.7. Узгодьте рішення наради, роздрукуйте і підпишіть протокол! Призначте завдання в системі контролю завдань (Microsoft Outlook)

І найголовніше. В кінці наради, коли повістка обговорена, рішення прийняті, завдання призначені, а питання для обговорення пізніше зафіксовані, потрібно обов'язково підвести підсумки. Тобто ще раз проговорити прийняті рішення з протоколу. Після цього за допомогою нашої спеціальної надбудови Rules play для програми MindJet Mind Manager натисніть на кнопку «Сформувати протокол»

Мал. 8. Експортуйте рішення в протокол MicrosoftWord і призначайте завдання в MicrosoftOutlook

І Ви отримаєте протокол наради, який можна відразу ж на нараді відправити на друк і підписати у учасників!

Мал. 9. Приклад протоколу MicrosoftWord, отриманого автоматично.

А після того, як протокол підписаний, нараду завершено і всі учасники попрямували на свої робочі місця, скористайтеся ще однією можливістю нашої програми - за 5 секунд призначте всі завдання за допомогою корпоративної системи контролю завдань Outlook! Для цього натисніть на кнопку нашої програми «Призначити доручення».

Рис.10. Завдання Outlook, автоматично отримані з програми онлайн-протоколювання.

Все, що Вам потрібно - це вкотре перевірити правильність формулювань і натиснути на кнопку «Відправити» в кожній із завдань! І тепер кожен учасник наради, прийшовши на сові робоче місце, отримає в Microsoft Outlook узгоджений протокол і призначені завдання!

3. Ви можете проводити ідеальні наради самі за допомогою нашого шаблону для MindJet Mind Manager!

Ми пропонуємо Вам завантажити абсолютно безкоштовно описаний вище шаблон, а так само методику його налаштування і використання! Для цього просто заповніть форму нижче, і ми все надішлемо Вам!

Цей шаблон налаштований таким чином, що Ви можете прибирати з нього непотрібні блоки (наприклад, якщо в нараді не було питань з категорії «Питання для обговорення пізніше») - все що Вам потрібно, просто видалити цей блок, і у фінальній версії протоколу цього блоку просто не буде.

Відгуки:

За допомогою Mind Manager наші засідання стали ефективніше в якісних параметрах і в затратах часу на проведення. Чітка структура, забезпечена правилами Стандарту і технічна реалізація у вигляді шаблону Mind Manager перевели наші засідання на інший рівень. Погоджений протокол тепер з'являється відразу ж в завершенні наради. За нашою оцінкою, на момент закінчення проекту виграш у часі за рахунок впровадження майнд-менеджменту в проведенні засідань колегіальних органів склав близько 2 годин на тиждень.

Максим Володимирович Бароменскій, Заступник голови правління,

Московський Банк Ощадбанку Росії

Тепер на нарадах приймаються конкретні рішення з вимірюваних результатом і терміном виконання, а завдання призначаються виконавцям в Outlook відразу по завершенні наради. Протоколи нарад автоматично узгоджуються в кінці зборів. Оглядова карта обговорюваних питань в Mind Manаger дозволяє не відхилятися від порядку і рухатися до прийняття конкретного рішення з того чи іншого питання. Завдяки правилам завчасного планування в Календарі та підготовки ми починаємо наради завжди точно вчасно, а закінчуємо навіть раніше наміченого часу!

В.В.САЛМІН

ГОЛОВА Байкальська БАНКУ

Також звертаємо Вашу увагу на те, що поки дана надбудова діє для версії MindJet MindManager 14.1. Для більш пізніх версій ця надбудова поки не діє, але ми можемо її адаптувати під Вашу Компанію, якщо Ви надішлете нам запит за допомогою форми нижче!

Протоколюється свої наради результативно!

-------------------------------------------------- --------------------
Якщо ви хочете дізнатися, як готувати, проводити і доводити до результату сесії, наради і не тільки, приєднуйтесь з 3 жовтня до онлайн-курсу Вікторії Бехетеревой "Фасилітація для лідера"

А у вересні пройдуть ще два заняття спецкурсів з фасилітації, всього занять було 9, залиште заявку на придбання записів на bekhtereva.ru