Документообіг на "Іжорських заводах"
№16 (33), 2001. 11.09.2001
Автор: Дмитро Пензин
Ймовірно, першим документом одного з найстаріших російських підприємств слід вважати Указ Петра I від 22 травня 1719 р .: "Ижорскую млин в два або три роки перенести на нове місце нижче, а саме тут же, де нині лежить вапно і комору, щоб з Неви зручніше ліс мочно для пілованія зводити для того, що ліс уже на Ижоре переводітца ... ". На сьогоднішній день "Ижорские заводи" - багатопрофільне підприємство, що має виробничими, технологічними та кадровими можливостями для серійного виробництва металургійної та машинобудівної продукції. Як і на будь-якому великому підприємстві, повсякденна робота породжує величезну кількість внутрішніх і зовнішніх документів, що вимагають щоденного узгодження і контролю виконання.
профіль клієнта
компанія:ВАТ "Ижорские заводи"
місцезнаходження:
Санкт-Петербург, п. Колпіно
керівник:
Євген Сергєєв, генеральний директор
проблема:
Необхідність скорочення термінів узгодження проектів договорів на поставку продукції та супутньої документації (додаткові угоди, протоколи розбіжностей, договірні листи)
профіль партнера
компанія:ЛАНИТ
місцезнаходження:
Москва
керівник:
Валерій Карабут, заст. генерального директора, директор департаменту тиражованих програмних рішень
Рішення:
Впровадження системи автоматизації діловодства і ведення архіву електронних документів LanDocs з використанням платформи СУБД Microsoft SQL Server
За словами начальника відділу системної інтеграції заводу Андрія Бутиліна, ще рік тому документообіг підприємства здійснювався традиційним російським способом. Тобто всі документи, в тому числі проекти договорів та інша договірна листування, узгоджувалися через внутрішню кур'єрську поштову службу. У разі дефіциту часу документи переносилися безпосередньо виконавцем з кабінету в кабінет. Контроль "доступу" і "авторизацію" забезпечували секретарки або, в екстрених випадках, виконавці домагалися особистого прийому у відповідних керівників. Величезний потік документів і велике число візують підрозділів утруднювали процедуру укладення договорів, виникали складності з оперативним контролем виконавської дисципліни.
Уважно вивчивши можливості рішень автоматизації документообігу на базі Lotus Notes, в тому числі систем "БОС" від компанії "АйТі" ( http://www.it.ru ) І "Ескада" від "Інтерпроком ЛАН" ( http://www.interprocom.ru ), В травні 2000 року на заводі зробили вибір на користь системи LanDocs від компанії ЛАНІТ.
ЛАНИТhttp://www.lanit.ru Холдинг ЛАНИТ (Лабораторія Нових Інформаційних Технологій) дванадцять років працює на російському ринку інформаційних технологій. Основний напрямок діяльності компанії - розробка, впровадження, супровід і розвиток корпоративних інформаційних систем. Діяльність ЛАНИТ охоплює також всі напрямки інформаційно-технологічних послуг - від консалтингу та реінжинірингу бізнес-процесів організації-замовника до поставки програмно-апаратних засобів та навчання фахівців. Компанія має партнерські відносини з більш ніж сорока провідними світовими фірмами. Дилерська мережа ЛАНИТ налічує близько 400 фірм в регіонах Росії і країнах СНД. За останні роки компанія виконала ряд великих проектів по автоматизації господарської діяльності підприємств і впровадження систем документообігу, в тому числі на таких підприємствах, як Дімітровоградскій автоагрегатний завод, Національний банк Республіки Казахстан, Банк Москви, КазТрансОйл, Металургійна інвестиційна компанія (МИКОМ), ТуранАлем Банк ( Республіка Казахстан), Народний ощадний банк Казахстану, ВАТ "Сиданко".
Робочі місця встановлювалися безпосередньо у керівників служб, що беруть участь в узгодженні договорів (служба маркетингу, начальники виробництв, планово-бюджетне управління, фінансове управління, юридична служба, служба постачання), а також готувалися технічні місця введення вихідної інформації в службах маркетингу та канцелярії заводу. Така "жорстка" методика впровадження була визначена безпосередньо генеральним директором ВАТ "Ижорские заводи". В результаті до жовтня 2000 року більше двох десятків керівників верхньої ланки підприємства вже працювали в умовах безпаперової технології та фактично не мали можливості "спустити" договір на укладення через власні секретарські служби. При цьому переважна більшість топ-менеджерів не мали серйозного комп'ютерного освіти, а деяким довелося освоювати "високі технології" з нуля. Як і на інших великих російських підприємствах, на "Іжорських заводах" більшість керівників встигли подолати вік Христа, проте впровадження LanDocs пройшло успішно. Установка системи електронного документообігу ініціювала інтерес у керівників до електронної пошти, багато менеджерів стали активно використовувати не тільки внутрішню, але і зовнішню листування.
До моменту початку впровадження електронної системи документообігу завод вже у своєму розпорядженні розвиту комп'ютерної та телекомунікаційної інфраструктурою, але автоматизація документообігу зажадала розширення корпоративної мережі. В даний час до системи документообігу підключено 76 робочих місць, в основному на базі персональних комп'ютерів виробництва Compaq. Всі комп'ютери об'єднані в корпоративну обчислювальну мережу, що охоплює основні адміністративні корпуси, а численні віддалені користувачі на території заводу підключені через DSL-модеми і внутрішню телефонну мережу підприємства. Як сервер задіяний "посилений" персональний комп'ютер, поставлений пітерської компанією "РАМЕК". Протягом півроку експлуатації передбачалося визначитися з навантаженням і при необхідності купити сервер відповідної продуктивності. Однак результати випробувань показали достатню продуктивність системи. 1 серпня 2000 року почалася дослідна експлуатація системи LanDocs, що допускала дублювання електронної версії документів твердої копією. З жовтня же процедура узгодження договірної документації стала проводитися тільки через систему електронного документообігу. Слід підкреслити, що на підприємстві автоматизовано саме узгодження договорів на поставку продукції (особливо відповідальна частина документообігу, яка визначає життєдіяльність підприємства), а не просто службове листування.
Заступник генерального директора, директор департаменту тиражованих програмних рішень компанії ЛАНІТ Валерій Карабут згадує: "В першу чергу фахівці нашої компанії провели настройку системи LanDocs і її адаптацію до специфіки діловодних процесів" Іжорських заводів ". В тому числі був відпрацьований регламент роботи з централізованим архівом електронних документів підприємства. Велика відповідальність, покладена на систему документообігу, зажадала дуже жорсткого тестування на коректність регламентації ін ав доступу і повноважень. Попутно вирішувалися завдання внесення в архів всіх наказів генерального директора і функції контролю їх виконання. Всього на першому етапі впровадження було встановлено 47 робочих місць. У процес роботи з системою було залучено більшість керівників підрозділів, що дозволило спростити і прискорити процедури роботи з різними видами документів ".
Впровадження LanDocs дозволило зробити прозорим процес узгодження документів для контролюючих організацій, виключити можливість втрати документів, надало оперативний доступ до архівної базі договорів керівникам "Іжорських заводів". Частково вдалося перейти на безпаперові технології на деяких ділянках діловодства, що значно скоротило час на підготовку документів, а застосування електронного цифрового підпису виключило неавторизовані зміни документів. Крім того, система відстежує процес узгодження документів, т. Е. Зберігає всі їхні версії з прив'язкою електронних підписів до кожної версії. В результаті керівник може з упевненістю визначити, хто саме склав той чи інший електронний документ.
Використання нової технології регламентується інструкцією по роботі з системою та наказом на впровадження. Окремим пунктом в наказі прописано використання електронного цифрового підпису, що надає юридичну значимість електронних документів в рамках підприємства. У найближчих планах заводу розширення масштабів впровадження LanDocs, а також переклад на нову технологію всього внутрішнього документообігу підприємства. Передбачається, що до кінця поточного року в системі буде більше 100 робочих місць. У перспективі планується підключити до системи всіх співробітників, що працюють з документами (2000-3000 робочих місць), що дозволить створити єдине середовище автоматизованого документообігу.
ВАТ "Ижорские заводи"Датою заснування підприємства вважається літо 1722 року, коли стара Ижорская млин була перенесена на місце сучасних Іжорських заводів. "Ижорские заводи" були засновані як підприємство, що виробляло різноманітну продукцію для потреб зароджується російського флоту: пильний ліс, якоря, мідні листи для обшивки кораблів. У XIX ст. Адміралтейські Ижорские заводи, постійно модернізуючись і розширюючись, виробляли широку номенклатуру продукції - невеликі судна з повним оснащенням, морські та навігаційні інструменти, гармати і знаряддя. На початку двадцятого століття Ижорские заводи були російським монополістом з виробництва корабельної броні. Підприємство броньовані кораблі і автомобілі, виробляло різноманітні суднові механізми, гільзи для снарядів, дирижаблі, двигуни внутрішнього згоряння, вогнемети, бомбомети, перші в світі мінні тральщики. У роки Великої Вітчизняної війни і блокади Ленінграда лінія оборони проходила в трьох-чотирьох кілометрах від заводської прохідної. Але підприємство працювало: був освоєний випуск реактивних снарядів для мінометів "Катюша", проводився ремонт танків та іншої бойової техніки.
У 1957 році на Іжорський завод постановою уряду була покладена функція головного підприємства з розробки та виготовлення обладнання атомних енергетичних установок для електростанцій, суден і кораблів Військово-Морського Флоту. Протягом останніх 40 років "Ижорские заводи" - провідне підприємство РФ, яке спеціалізується на виготовленні основного обладнання водо-водяних реакторних установок. Сьогодні ВАТ "Ижорские заводи" - багатопрофільне підприємство, що має виробничими, технологічними та кадровими можливостями для серійного виробництва металургійної та машинобудівної продукції. "Ижорские заводи" входять в найбільшу російську корпорацію важкого машинобудування "Об'єднані машинобудівні заводи" (група "Уралмаш-Іжора"). На даний момент в ОМЗ також входять "Уральський завод важкого машинобудування" (Єкатеринбург), завод "Червоне Сормово" (Нижній Новгород) і ряд інших підприємств. Група ОМЗ виробляє близько 70% бурового обладнання в Росії, 60% спеціальних сталей, понад 90% гірничодобувного обладнання, 80% металургійного устаткування і близько 50% обладнання для атомних станцій. Гарантований портфель замовлень групи на 2001 рік перевищує 500 млн. Дол.
Документообіг на основі LanDocs
LanDocs - розроблена фахівцями ЛАНІТ лінія масштабованих продуктів для комплексної автоматизації діловодства, створення / підтримки корпоративних архівів електронних документів і управління діловими процесами. Система LanDocs дозволяє уніфікувати процедури документування і роботи з документами, створити корпоративний архів електронних документів. LanDocs реалізує облік різних типів документів, їх розсилку виконавцям, контроль руху і виконання документів, управління зберіганням електронних документів, інтеграцію з офісними додатками (наприклад, Microsoft Project), розмежування доступу користувачів до документної інформації. Система може будуватися в будь-який з трьох архітектур: в двухзвенной архітектурі клієнт-сервер на базі основних промислових СУБД; в триланкової архітектурі зі спеціалізованим Web-сервером додатків, що забезпечує можливість віддаленого доступу до даних системи через Інтернет; на базі стандартного клієнта електронної пошти (Microsoft Exchange або Lotus Notes).Версія для друку
Лідери читацького рейтингу
Обговорення на форумі
Kelfruits KelfruitsBI, 13.05.2019 5:05:07
Alsy Matveeva, 22.01.2019 13:07:08
Uborka-dom, 11.01.2019 20:08:41
Кузьма Трушіцин, 09.12.2018 15:54:18
melanie cole, 09.12.2018 12:30:24