Передача фінансово-господарських функцій бюджетних установ на аутсорсинг

1. Валентин Островський, керівник проектів відділу маркетингу Intercomp
2. Залучення зовнішніх бухгалтерських організацій
3. Критерії вибору аутсорсинг-провайдера

Джерело: «Нормативні документи освітньої установи»

Залучення професійних комерційних організацій для реалізації частини процесів в бюджетній сфері останнім часом активно обговорюється на всіх рівнях державного управління. Термін «аутсорсинг» вже знайомий багатьом керівникам, а практика передачі непрофільних функцій зовнішнім підрядникам поширюється наростаючими темпами серед державних установ. І якщо раніше мова найчастіше йшла про технічне обслуговування, надання техніки, охорони і прибирання, то тепер в центрі уваги забезпечення фінансово-господарської діяльності бюджетних організацій.

Валентин Островський, керівник проектів відділу маркетингу Intercomp

Аутсорсинг фінансово-господарської діяльності бюджетної установ - передача обліково-фінансових процесів бюджетної установи, до яких відносяться бухгалтерський і податковий облік, а також виконання вимог бюджетного обліку, на забезпечення професійної бухгалтерської компанією.

Аутсорсинг - модель управління, позначена новим терміном, але існувала і раніше під визначенням «залучення підрядної організації». Якщо звернутися до історії радянського минулого, то ми виявимо, що ще в 70-х роках ХХ століття були спеціалізовані обчислювальні центри, які забезпечували бухгалтерські процеси, такі як розрахунок заробітних плат співробітників, процеси закупівель матеріалів і реалізації товарів для державних підприємств і установ. Сьогодні, на прикладі бюджетних установ освітньої сфери, ми спостерігаємо використання державою моделі аутсорсингу обліково-фінансових процесів бюджетних установ в дії - це реформування фінансових відділів в установах і перенесення обліково-фінансових процесів в окремі централізовані бухгалтерії. В якості альтернативи централізованою бухгалтерією активно виступають і комерційні професійні організації.

Залучення зовнішніх бухгалтерських організацій

Аутсорсинг-провайдер обліково-фінансових процесів - професійна бухгалтерська організація, що забезпечує бухгалтерський супровід установи-замовника.

Спроби залучити учасників комерційного сектора бухгалтерських послуг на допомогу державним структурам в частині реалізації облікових функцій робилися і раніше, але були ускладнені рядом факторів. Серед них: специфіка бюджетного обліку, з точки зору правил ведення облікових процесів і мала кількість компаній, що володіють необхідним штатом фахівців; особливий порядок залучення підрядних організацій до обслуговування державних установ та фінансування послуг сторонніх компаній; відсутність розуміння і довіри у керівників бюджетних організацій до комерційних компаній. В даний час ситуація починає змінюватися, і все більше число бюджетних установ передають обліково-фінансові процеси аутсорсинг-провайдерам.

Правові засади залучення зовнішньої бухгалтерської компанії встановлені п. 3 ст. 7 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», який дозволяє керівнику організації укласти договір про надання послуг з ведення бухгалтерського обліку. Слід зазначити, що укладення договору про бухгалтерський обслуговуванні має на увазі передачу аутсорсинг провайдеру функції відображення фінансових операцій установи в бухгалтерському та податковому обліку, оформленні документації та складання звітності. Установа ж при цьому залишається одержувачем і розпорядником бюджетних коштів, так що побоювання багатьох керівників про те, що передача облікових процесів зовнішнім бухгалтерським компаніям обмежує свободу розпорядження власними засобами, не мають підстав.

Минулий 2012 рік було відзначений декількома знаковими пілотними проектами в сфері залучення професійних комерційних компаній для обслуговування бюджетних організацій, в т. Ч. І щодо забезпечення фінансово-господарської діяльності бюджетних установ. Одним з таких проектів став пілотний проект Департаменту освіти міста Москви, в рамках якого ряд установ освітньої сфери східного адміністративного округу столиці перейшли на обслуговування професійної бухгалтерської компанією.

Запрошення аутсорсинг-провайдера для обслуговування бюджетних установ не було випадковим. Низька якість звітних даних і несвоєчасність подання звітності в бюджетній сфері досягло рівнів, при яких ефективне управління підвідомчими установами стало скрутним.

В рамках пілотного проекту на аутсорсинг були переведені 20 московських шкіл. така модель бухгалтерського обслуговування передбачає 2 стандартних послідовних етапи: попереднього впровадження (т. е. підключення до послуг аутсорсинг провайдера) і регулярного обслуговування.

На етапі попереднього впровадження фахівці бухгалтерської компанії, перш за все, провели ревізію поточного стану бухгалтерського обліку та зданої звітності, перевірили наявність внутрішньої нормативної документації. У ряді випадків виявилися різні порушення і відсутність необхідної, як бухгалтерської, так і нормативної документації. Для усунення виявлених порушень були проведені заходи по відновленню обліку та складання коректує звітності, що дозволило отримати вихідні облікові дані необхідні для подальшої якісної роботи, як бухгалтерів провайдера, так і співробітників шкіл.

Наступним етапом було перенесення облікових процесів на автоматизовану облікову систему провайдера - програмну платформу 1С. Програмісти провели настройку баз даних, внесли вихідні облікові дані і налагодили механізм формування і здачі звітності електронними каналами зв'язку.

Для забезпечення процесів обробки первинної бухгалтерської документації та передачі вихідних облікових даних в школах були обладнані спеціальні автоматизовані робочі місця - програмно-апаратні комплекси, до складу яких увійшли персональні комп'ютери з необхідним програмним забезпеченням, засоби сканування, копіювання і друку, а також обладнання щодо забезпечення захисту електронного каналу зв'язку для обміну інформацією.

По закінченню даних попередніх робіт школи переходили на регулярне обслуговування і протягом всього року фахівці провайдера забезпечували бухгалтерський і податковий облік, а також контролювали дотримання вимог бюджетного обліку.

Процес регулярного обслуговування здійснювався з використанням найбільш поширеною - дистанційної моделі виконання операцій фахівцями провайдера, які перебували не на території, що обслуговується школи, а в операційному центрі провайдера.

Участь співробітників обслуговуваних установ в процесі бухгалтерського і податкового обліку обмежувалося передачею одержуваних установою входять первинних бухгалтерських документів в операційний центр провайдера, роздруківкою і підписанням підготовлених бухгалтерами провайдера готових форм вихідних документів.

Для відповіді на питання, що виникають в процесі обслуговування у співробітників шкіл, працював спеціалізований телефонний контактний центр, фахівці якого в режимі реального часу давали консультацію по широкому спектру питань, а також реєстрували заявки співробітників на виконання операцій.

Хід пілотного проекту ретельно контролювався. Протягом року в школах проходили як планові, так і позапланові перевірки Департаменту освіти міста Москви та ревізії різних контролюючих органів.

Пілотний проект був визнаний успішним, як директорами шкіл, так і Департаментом освіти міста Москви, що дозволило істотно розширити список установ переходять на аутсорсинг обліково-фінансових процесів.

Успіх пілотного проекту, а також численні приклади обслуговування не тільки освітніх установ, а й інших організацій бюджетного сектора підтверджують ефективність даної моделі забезпечення фінансово-господарської діяльності.

Використання аутсорсингу обліково-фінансових процесів дозволяє бюджетним організаціям скористатися рядом переваг. Перш за все, це підвищення якості облікових процесів. Професійний провайдер містить великий штат бухгалтерів, які мають необхідну кваліфікацію, що дозволяє якісно здійснювати процес бухгалтерського обслуговування і вирішує питання заміщення бухгалтера на час відсутності або хвороби.

Подання про дешевизну внутрішнього бухгалтера в установі складається з неправильної оцінки витрат на його утримання або так званої «собівартості облікових процесів». Собівартість облікових процесів (крім заробітної плати) складається з витрат на організацію автоматизованого робочого місця, меблі, підтримку і оновлення інформаційних систем, закупівлю канцелярського приладдя і різних витратних матеріалів, підтримання кваліфікації співробітника і додаткову освіту, доплати працівникам, що заміщає бухгалтера в періоди його відсутності і ін.

Важливим фактором у формуванні собівартості облікових процесів є вартість часу керівника, який витрачається на контроль роботи внутрішніх бухгалтерів, а також часу інших співробітників, які на різних стадіях залучені в обліково-фінансові процеси або виконують ряд непрофільних для себе операцій, наприклад, таких як оформлення або передача документації.

Усувається необхідність технічного забезпечення облікових процесів самим установою, т. К. Всі операції виконуються на технологічній базі провайдера, і він же забезпечує технічне обслуговування серверного, мережевого та іншого обладнання, проводить його модернізацію, виконує оновлення програмних продуктів, а також налаштування у випадках будь яких змін.

Істотно знижуються адміністративні та фінансові ризики. Передаючи провайдеру процес бухгалтерського та податкового обліку, установа покладає на нього відповідальність за якість обслуговування, що закріплюється умовами договору. У разі ризику винесення штрафних санкцій провайдер буде відстоювати інтереси установи, а в разі винесення таких санкцій - виплатить компенсацію.

Ще одна важлива перевага - скорочення витрат на забезпечення обліку. Практика показує, що при залученні професійного зовнішнього підрядника можна досягти скорочення витрат на 20%. Це пов'язано з ефективним використанням співробітників, які одночасно обслуговують кілька організацій, а також наявністю у провайдера сучасних технологічних рішень, що дозволяють підвищити продуктивність праці власних фахівців.

Критерії вибору аутсорсинг-провайдера

Говорячи про переваги аутсорсингу необхідно відзначити, що його ефективність залежить від правильного вибору провайдера.

Основні критерії оцінки аутсорсинг провайдера - ресурсна база і адміністративно-репутаційні характеристики.

Ресурсна база. Якісне обслуговування провайдером неможливо без наявності у нього достатньої кількості співробітників певної кваліфікації і технічних ресурсів для підтримки процесів установи. Щоб зрозуміти, чи достатньо у передбачуваного провайдера ресурсів, необхідно провести оцінку, яка дасть відповіді на наступні питання:

1. Чи володіє провайдер необхідною кількістю співробітників для реалізації обліково-фінансових процесів установи?
   Як правило, для реалізації великомасштабних проектів навіть найбільш великим провайдерам доводиться розширювати свій штат, але основний склад операційної команди для обслуговування у провайдера вже повинен бути. В іншому випадку, високий ризик невиконання своїх зобов'язань по якісному обслуговуванню установи і постійного зриву термінів виконання окремих операцій.
2. Чи володіють співробітники провайдера необхідною кваліфікацією для виконання робіт?
   Кваліфікація персоналу провайдера є одним з ключових критеріїв оцінки. У зв'язку з цим доцільно дізнатися у провайдера про стаж і досвід роботи співробітників, наявності документів, що підтверджують їх кваліфікацію (наприклад, сертифікатів професійних бухгалтерів), існування в компанії системи навчання та підвищення кваліфікації персоналу, а також частоту проведення таких заходів. Хорошим показником є ​​факт наявності в штаті «вузьких» спеціалістів - співробітників з великим досвідом роботи і спеціалізацією в певних областях обліку.
3. Чи володіє провайдер за необхідне методологічним досвідом?
   Успішне впровадження аутсорсинг рішення багато в чому залежить від компетенції провайдера, його методологічного досвіду. Імовірність того, що перехід пройде безболісно і принесе очікувані результати, істотно вище, якщо провайдер успішно реалізовував проекти з установами одного профілю і масштабу з замовником, а значить, вже володіє апробованої методологією і досвідом управління подібними проектами.
4. Чи володіє провайдер системою контролю і управління якістю послуг, що надаються?
   Наявність у провайдера системи контролю якості послуг, що надаються підвищує ймовірність успішної реалізації аутсорсинг проекту, т. К. Її наявність дозволяє скоротити ризики невиконання провайдером своїх зобов'язань. Організація ефективної системи контролю якості послуг, що надаються неможлива без ретельного документування всіх операцій. Тому при виборі аутсорсинг-провайдера доцільно віддавати перевагу тим компаніям, чия діяльність строго регламентується внутрішніми документами і контролюється системою управління якістю послуг, що надаються.
5. Чи володіє провайдер достатніми технічними засобами?
   Наявність у провайдера власної розвиненою ІТ-інфраструктури та спеціалізованих програмних рішень може говорити про достатній рівень професіоналізму провайдера. Слід враховувати не тільки поточний стан ІТ-інфраструктури, а й оцінювати потенційні можливості швидкого розширення технічних засобів провайдера, т. К. Це може бути необхідно при збільшенні обсягу операцій.
6. Яку програмну платформу буде використовувати провайдер для обслуговування установи?
   Різні провайдери можуть використовувати різні програмні засоби. Практика показує, що найбільш доцільно залучати провайдерів, які використовують для обслуговування єдину з профільним міністерством або відомством програмну платформу. Це дозволяє використовувати вже існуюче програмне рішення, розроблене з урахуванням специфіки облікових процесів установи, що знижує ризик помилок при обміні даними з контролюючими органами, що виникають при передачі даних з різних систем.
7. Чи володіє провайдер достатньою кількістю фахівців технічної підтримки?
   Так як процес обслуговування передбачає автоматизацію облікових процесів на базі провайдера і використання співробітниками обслуговується установи різних програмно-апаратних комплексів провайдера, необхідно упевнитися, що у нього існує підрозділ технічної підтримки, яка допоможе співробітникам установи при виникненні технічних питань.
8. Як провайдер планує забезпечувати обмін даними між власними фахівцями та обслуговуються установою?
   Організація процесу обміну даними є важливою ланкою в моделі обслуговування провайдера і суттєво впливає на ефективність аутсорсинг-рішення. Існує два способи обміну даними: фізична передача документів і електронний обмін даними.

У разі фізичного обміну документацією, найбільш практичним є організація доставки силами кур'єрської служби самого провайдера, т. К. Виділення установою окремого співробітника для доставки документації буде недоцільним через високу вартість такого процесу.

Більш технологічним і ефективним є організація електронного обміну даними, при якому оригінали бухгалтерської документації залишаються на зберіганні в установі, а фахівцям провайдера відправляються відскановані зображення документів через систему безпечного обміну і зберігання даних. Необхідно пам'ятати, що діючі норми російського законодавства вимагають використання сертифікованих комплексів забезпечення безпеки електронного обміну з використанням шифрування даних. Тому при виборі провайдера доцільно уточнити, чи є в розпорядженні провайдера такі комплекси.

До адміністративно-репутаційних критеріям оцінки потенційних провайдерів відносяться: термін роботи компанії на ринку, профільність бізнесу з надання послуг аутсорсингу, чіткість договірних відносин, наявність страхування професійної відповідальності та обсяг збитків, покриває страхова компанія, рекомендації існуючих клієнтів.

Окремо варто відзначити такий фактор, як чіткість договірних відносин між замовником і аутсорсинг провайдером. Формалізація всіх вимог установи-замовника, поділ обов'язків і визначення відповідальності замовника і провайдера, закріплені на рівні договору, дозволяють виключити будь-які розбіжності.

Договір з провайдером повинен містити повний перелік робіт, виконуваних провайдером з пооперационной деталізацією, опис процесу надання послуги та визначення вихідних даних і результатів надання послуги, а також закріплювати відповідальних осіб як з боку установи, так і з боку провайдера.

Існує практика укладення окремих договорів на надання послуг з підключення до послуг провайдера (впровадженню) і регулярному обслуговуванню. Також можуть полягати спеціальні додатки до договору про рівень обслуговування, в якому закріплюються обов'язкові нормативи по термінах виконання всіх операцій, формату даних, що передаються, діючі процедури та інші аспекти надання бухгалтерських послуг.

Наявність страховки професійної відповідальності на сьогоднішній день вже стало чинним стандартом для професійних аутсорсинг-провайдерів. Тому при оцінці потенційного партнера варто взяти до уваги, з якою страховою компанією працює провайдер і який обсяг відшкодування в разі виникнення страхового випадку. Це важливо, т. К. В ряді випадків отримання страхового відшкодування може бути пов'язане з необхідністю надання великої кількості документів або складністю процедури його отримання.

Безумовно, вибір провайдера повинен проходити з урахуванням вартості послуг, яка залежить від складу і порядку надання послуг. Для такого процесу як бухгалтерський облік характерний принцип розрахунку вартості послуги на основі погодинних ставок фахівців провайдера. Варто звернути увагу на діючі у провайдера терміни виконання операцій, т. К. Процеси установи-замовника тісно взаємопов'язані з результатами операцій, виконаних провайдером. Саме тому терміни виконання робіт можуть зробити істотний вплив на економічну ефективність проекту в цілому. При плануванні використання аутсорсинг моделі керівнику установи необхідно визначити необхідні терміни надання результатів надання послуг і порівняти зі стандартними термінами, пропонованими провайдером. Необхідно враховувати, що при виконанні операцій в стислі терміни ризик виникнення збоїв і помилок може збільшуватися, т. К. Виростає навантаження на фахівців. Іншим наслідком стислих термінів виконання робіт може стати збільшення вартості послуг, т. К. Для виключення можливих помилок провайдер буде задіяти додаткові ресурси для «страховки». З огляду на вищесказане, бажано, щоб стандартні терміни виконання робіт провайдером не перевищували терміни, необхідні установі. Аналіз розміру погодинних ставок і тимчасових нормативів допоможе зрозуміти адекватність запропонованої вартості послуг.

Правильний вибір аутсорсинг-провайдера має ключове значення для успіху реалізації аутсорсинг проекту і отримання установою-замовником максимальної вигоди. Саме тому керівнику установи необхідно вкрай відповідально підходити до процесу вибору потенційних партнерів.