Що важливо знати про електронний документообіг: правові нюанси, і які «папірці» залишаться

1. Про правову сторону ЕДО
2. Проблеми в стандартизації ЕДО на даний момент
3. Блокчейн і ЕДО
4. Юридично значимий ЕД, і що можна перевести в електронний вигляд вже зараз
5. Недалеке майбутнє паперових документів - які з них стануть електронними?
6. Як побудувати документообіг компанії з віддаленими співробітниками
7. Скільки треба зберігати
8. Уцілілі «папірці»
9. Що залишиться на папері
10. Ще не вигадали спосіб, як перейти на повністю «безпаперову» роботу, ми можемо розраховувати лише на...

Про електронний документообіг, цифровий підпис і діджіталізацію бізнес-процесів взагалі говорять досить давно. Компанії продовжують переходити на роботу з ЕДО (електронним документообігом). Але незважаючи на це мало хто дійсно знає і розуміє всі тонкощі електронного документообігу, причому ні з технічної сторони, а з правової.

У цій статті ми розповімо про правову сторону ЕДО і про те, які паперові документи все-таки повинні зберегтися в діловодстві незалежно від Діджитал-процесів.

Про правову сторону ЕДО

Для початку поговоримо про правові нюанси, які можуть вас очікувати при роботі з електронним документообігом.

У ГОСТ Р 6.30-2003 прописані рекомендації з оформлення документів, складу реквізитів, розташуванню підписи, і до решти. Хоча за законом ГОСТ не обов'язковий, а використовується більше як зразок, все-таки на нього варто орієнтуватися. Особливо тим компаніям, які працюють з держструктурами, беруть участь у держзакупівлях і тендерах. Решта організації мають право встановлювати свої локальні регламенти.

Розроблений в 2003 році ГОСТ явно не справлявся з мінливими технологіями і зажадав переробки. В результаті з'явився новий ГОСТ 7.0.97-2016 , Який вступить чинності 1 липня 2018 року. Спочатку планували ввести його ще влітку 2017, але відклали процедуру на рік.

У новому ГОСТі вдосконалені правила оформлення документів не тільки на паперових, а й на електронних носіях.

І все б добре, але стандартизація справа така - завжди знайдуться недоліки. На практиці стає очевидно, що правова база ЕДО опрацьована недостатньо глибоко.

Проблеми в стандартизації ЕДО на даний момент

Проблеми виникають тоді, коли законами не регламентований обмін електронними документами між юридичними особами та / або держорганами.

Зараз в діючих Федеральних законах про інформацію і її захисту, про електронний підпис - недостатньо ясно прописано, що ж робити з електронними документами (ЕД) і чи можна їх використовувати в суді.

Деякі положення в новому ГОСТі викликають ряд питань, як і в принципі вся правова база документообігу. Ось лише кілька спірних положень:

• в п. 5.23 йдеться про необхідність проставляти позначку про електронний підпис на паперовому аналогу ЕД. При цьому правовий статус документів з відміткою поки що не склався в Росії;
• не вказано, чи повинна бути електронно-цифровий підпис (ЕЦП) кваліфікованої;
• не прописано, чи потрібно вказувати обмеження на використання сертифіката (якщо вони є);
• немає нічого про дату і час створення підпису. Так виходить, що відмітка про ЕЦП стає більше, ніж просто штампом;
• обійшли стороною питання реєстрації вхідних ЕД, хоча така пропозиція вносилася на розгляд;
• неясно з електронним бухгалтерським обліком. Закони не уточнюють, який вид ЕЦП слід застосовувати;
• немає єдиного федерального регулювання по системам ЕДО. Це призводить до того, що системи електронного документообігу часто несумісні між собою. Це ускладнює процес ведення ЕДО.

За фактом нові стандарти і закони все так же застосовні більше до паперових документів, ніж до електронних. Питання стандартизації ЕД як і раніше відкритий.

Зараз в Росії існує досить велика прогалина в законодавчій базі ЕДО. Головна проблема в тому, що уповноважені структури не поспішають робити відмінності між паперовим і електронним діловодством, хоча і розуміють необхідність введення стандартів для електронного документообігу.

Електронний документ розглядається більше як дублікат паперового аналога. Це призводить до того, що не всі документи можна перевести в електронний вигляд, не втративши їх юридичної значимості.

Блокчейн і ЕДО

З появою технології блокчейна деякі експерти в області ЕДО заговорили про можливе його використання. Суть блокчейна полягає в прозорості і безпеки будь-яких транзакцій. Теоретично це може бути застосовано і до документообігу. Але поки що це тільки міркування і не більше. Який блокчейн, якщо навіть «класичний» електронний документообіг не має під собою продуманої правової бази?

Юридично значимий ЕД, і що можна перевести в електронний вигляд вже зараз

Будь-який документ, який бере участь в процесі зовнішнього діловодства, повинен бути юридично значимим, тобто підтверджувати факт проведення ділової діяльності. Юридично значимі електронні документи містять ЕЦП - кваліфіковану, посилену або просту, але з додатковою угодою до основного документа.

Наведемо список ЕД, які приймаються ФСП і є юридично значущими.

Діловодство Вид документа

Кадровий облік

• Журнали реєстрацій трудових договорів та обліку наказів про прийом на роботу.
• Записки-розрахунки за формою Т-60 і Т-61.
• Табелі обліку робочого часу.
• Накази різного роду, службові записки, вихідні листи (тільки при наявності ЕЦП у осіб, що беруть участь в процесі).

Первинні облікові документи

• Рахунки-фактури.
• Журнал реєстрації рахунків-фактур.
• Книги покупок.
• Книги продажів.
• Акти прийому / здачі.
• Товарні накладні.
• Рахунки-фактури про відвантаження товарів.
• Вантажні митні, транзитні декларації.
• Договори, угоди, доповнення до договору / угоди.

Що стосується судових інстанцій, то зараз арбітражні і суди загальної юрисдикції приймають до уваги електронні документи, але тільки ті, які офіційно закріплені в кодексах РФ і заповнені за формою, розміщеною на офіційному сайті суду. Це робить використання електронних документів і перехід на ЕДО ще більш заплутаним.

Недалеке майбутнє паперових документів - які з них стануть електронними?

Імовірність того, що деякі папери кадрового обліку в найближчі роки перейдуть на електронний вигляд, дуже велика.

Ще в квітні 2017 року уряд висловлювалося про можливість переведення паперових трудових книжок в електронний вигляд. Це логічно, враховуючи ст. 312.2 ТК РФ, де говориться про дистанційну работе.Такой поворот справи представляється найбільш закономірним в правовому полі розвитку ЕДО. Поки що планується переклад паперових трудових книжок на цифрові носії в 2020 році.

Що стосується трудових договорів, які вже можуть бути електронними, то в недалекому майбутньому варто очікувати повної відмови від паперових копій. Зараз трудовий договір ще існує в двох варіантах - паперовому та електронному (як дублікат паперової версії).

Майбутній переклад паперових документів стосується в основному кадрового діловодства. Але тут теж є свої складності - кожен співробітник повинен володіти електронним підписом. Але поки що у більшості людей її немає, і це затягує процес переходу.

Як побудувати документообіг компанії з віддаленими співробітниками

Кадровий документообіг і його цифровизация в першу чергу стосується компаній з віддаленими співробітниками.

Що потрібно знати, щоб грамотно закріпити трудові відносини в таких випадках:

• ст. 312.2 ТК РФ дає цілком конкретні вказівки, як і за яким принципом будується дистанційна робота. Обов'язково до прочитання всім, хто працює з віддаленими співробітниками;
• працювати можна за електронною договором, але паперова копія з печатками і підписами теж потрібна. І повинна бути відправлена ​​поштою на першу вимогу з боку замовника або виконавця;
• заяви про прийом / звільнення також можуть бути в електронному вигляді, але з паперовими аналогами, завіреними підписами і печатками;
• трудова книжка може перебувати на руках у віддаленого співробітника.

Загалом, для дистанційної роботи зберігаються, по суті, ті ж правила, що і для традиційної офісної роботи. Паперові версії договорів повинні все так само зберігатися у відділі кадрів компанії.

Скільки треба зберігати

Паперові варіанти документів, в залежності від їх важливості, можуть зберігатися до 10 років, понад 10 і безстроково.

Терміни для зберігання кадрових документів прописані в Законі від 22.10.2004 № 125-ФЗ в 1 частини ст. 17. Деякі можуть зберігатися безстроково, якщо мають історичну цінність.

Для ЕД терміни зберігання встановлені такі ж, як і для їх паперових аналогів. Плюс важливо зберегти не тільки самі документи, а й технічні засоби (програми, комп'ютери, жорсткий диск та інше), на яких вони відтворюються.

Паперові документи і їх електронні аналоги мають однакові терміни зберігання.

Труднощі для компаній з ЕДО виникають тоді, коли документи повинні зберігатися досить довго або зовсім без терміну. Згодом технічні засоби застарівають, їх замінюють новими. Старі файли перестають відображатися на нових пристроях. Це призводить до проблеми адекватного відтворення ЕД через кілька десятків років, яка поки не отримала практичного вирішення. Будуються лише теорії.

Що стосується зберігання паперових варіантів - це століттями перевірений спосіб. При певній температурі і особливих умовах папір може зберігатися практично вічно. Тому важливі документи набагато виграшніше виглядають на папері, ніж на електронних носіях. Паперові документи не залежать від технічного забезпечення і точно можуть бути відтворені через десятки років.

Уцілілі «папірці»

Важко уявити, що навіть в далекому майбутньому важливі для ділової та державної діяльності документи будуть існувати виключно в електронному вигляді. Тут постає питання про безпеку і збереження даних. Хоча технології захисту інформації постійно вдосконалюються, на них з часом завжди знаходиться протидія. До того ж недовіру багатьох людей до зберігання інформації виключно на електронних носіях до сих пір процвітає в суспільстві.

Напрошується очевидний висновок - частина документів залишиться на папері, частина все-таки переведуть в електронний формат, про що ми говорили вище. Так які документи повинні бути представлені виключно на папері?

Що залишиться на папері

Мова йде в першу чергу про документах, які становлять державну та історичну важливість:

• перекладної і простий вексель. Це єдиний документ, який вказаний в законі, як юридично значущий лише на папері (ст. 4 Федерального закону від 11.03.1997 № 48-ФЗ);
• нормативні акти на спеціальних паперових бланках. Бланки оснащені державним гербом або емблемою, тому мають вагу лише в паперовому варіанті. Ці бланки використовуються в основному органами виконавчої влади.

Існування таких документів пов'язано з безпекою і неможливістю на даний момент гарантувати повну незалежність від будь-яких зовнішніх факторів.

Ще не вигадали спосіб, як перейти на повністю «безпаперову» роботу, ми можемо розраховувати лише на змішаний документообіг

ЕДО в Росії тільки починає свій шлях, і буде потрібно немало часу, щоб прийти до правового регулювання електронного документообігу. До того ж, важливі документи все одно будуть значущими лише на папері. І поки не вигадали спосіб, як перейти на повністю «безпаперову» роботу, ми можемо розраховувати лише на змішаний документообіг.

Думка редакції може не збігатися з думкою автора. Ваші статті надсилайте нам на [email protected] . А наші вимоги до них - ось тут .