Планування грошових потоків

1. Вступ
2. Установка і запуск
3. загальні зауваження
4. зміст
5. параметри
6. Довідники
7. інвестори
8. Крос-курси валют
9. прямі витрати
10. постійні витрати
11. Точки обліку грошових коштів
12. постачальники
13. клієнти
14. журнали операцій
15. замовлення
16. Інші платежі
17. інвестиції
18. звіт БДДС
19. Висновок
20. Дивись такоже
21. »Баланси контрагентів
22. »Надбудова" Фінанси в Excel "
23. »Облік грошових потоків
24. " Складський облік

Подробиці Створено 16 Грудень 2013

завантаження FAQ

Програма призначена для оперативного фінансового планування в організаціях малого бізнесу, що спеціалізуються на торгово-закупівельних операціях, в тому числі, на імпортних поставках. Облік операцій може вестися в трьох валютах (рублі, євро, долари США), одна з яких вибирається за базову. За замовчуванням встановлений тижневий інтервал планування.

Вступ

Програма може бути використана для планування грошових потоків невеликих торгових підприємств, що використовують позамовний або проектний метод обліку операцій. Результатами роботи програми є автоматично розраховані суми грошових надходжень і платежів в кожному періоді, а також планові сумарні залишки коштів.

Вихідними даними для формування звітів є три типи таблиць:

• параметри
• Довідники
• журнали

Для підтримки змінного принципу планування потрібно щотижня (інтервал за замовчуванням) оновлювати дані про фактичні залишки грошових коштів по точках обліку. Крім того, для обеспечени більшої точності планування потрібно відзначати фактично виконані платежі і надходження.

Вся інформація про планові замовлення повинна заповнюватися і уточнюватися в міру надходження нових або змінених даних.

Результати відображається у вигляді Звіту "Бюджет руху грошових коштів" і Діаграм.

Відкритість інтерфейсу дозволяє налаштувати і / або відформатувати існуючі або нові звітні форми і діаграми. Користувачеві доступні всі функції потужного обчислювального апарату і інтерфейсу Excel. Особливості реалізації програми припускають самостійне налаштування журналів і звітів під конкретні завдання користувача.

Установка і запуск

В розділі завантаження доступний для скачування і установки файл демонстраційній версії:

При запуску програми установки всі програми Excel повинні бути закриті.

Програма установки автоматично підключає надбудову до версії Excel за замовчуванням. Якщо на комп'ютері встановлено кілька версій Excel, то для інших може знадобитися активізувати надбудову стандартними засобами інтерфейсу.

Якщо на комп'ютері установелени програми Фінанси в Excel більш ранніх версій, то бажано їх деінсталювати стандартними засобами Windows, або просто відключити надбудову ExcelFin.AddIn версій 1.55 і нижче.

За замовчуванням демонстраційний файл встановлюється в папку в каталог документів поточного користувача Windows User \ Мої документи \ ExcelFin (User - ім'я користувача). Робочі файли можуть розташовуватися на будь-яких дискових ресурсах.

Запуск програму здійснюється через відкриття демонстраційного (або іншого робочого) файлу в середовищі Excel. Для спрощення виклику демонстраційного файлу його ярлик збережений в меню Windows \ Все програми \ Фінансовий облік в Excel \ Домашні фінанси.

Після успішного запуску програми відкриється Excel-файл програми і активізується сторінка змісту. Якщо надбудова ExcelFin.AddIn2.xla з яких-небудь причин не була встановлена коректно, то при першому запуску програма відкриє сторінку помилки.

загальні зауваження

Колірна палітра, яка використовується для забарвлення таблиць довідників і журналів, визначає призначення полів і осередків.

• Білий фон - осередок, доступна для змін
• Темно-сірий фон - службова осередок з розрахунками
• Сірий фон - осередок непризначених для змін
• Жовтий, рожевий колір - розрахункова осередок c важливими даними

Рекомендується не порушувати колірну палітру при додаванні власних таблиць в програму.

Потенційно помилкові, що не знайдені в довідниках елементи журналів, виділяються червоним кольором фону (реалізовано через умовне форматування Excel).

В одному з заголовків таблиць може використовуватися шрифт з підкресленням. Це означає ключове поле таблиці, тобто введення нового запису треба здійснювати з введення значення в це поле.

Для більшості елементів журналів з посиланнями на довідники вибір реалізований двома інтерфейсними засобами:

• Стандратний випадає через частиною інтерфейсу засіб "Перевірка даних" - доступний при переході на осередок
• Додатковий елемент управління "Список, що випадає" з можливістю пошуку за першими літерами слова - активізується при подвійному натисканні на осередку

Для нормальної роботи програми повинні бути підключена спеціальна надбудова "Фінанси в Excel" (Активізується автоматично програмою установки). Основна інформація про таблиці та алгоритмах програми зберігається на прихованому аркуші Preset. Крім цього листа, файл містить ще кілька прихованих робочих листів, які використовуються при формуванні звітів.

Залежно від продуктивності комп'ютера програма може викликати уповільнення при введенні операцій, якщо включений режим автоматичного розрахунку осередків. При необхідності можна переключитися на ручний режим розрахунків в стандартних параметрах Excel.

Користувач може вільно працювати з інтерфейсом Excel, виробляти додаткові обчислення, вводити інформацію за допомогою формул, використовувати автофильтр, сортування, пошук і заміну даних. При цьому не порушаться ніякі програмні механізми. Детальніше про допуски і обмеження див. Опис надбудови Фінанси в Excel .

зміст

Склад файлу описаний на початковій сторінці програми - «Головна».

Як уже зазначалося, програма складається з таблиць параметрів, довідників, журналів і звітів. Перехід до цих об'єктів можна здійснювати через гіперпосилання на сторінці «Головна». Також можна скористатися стандартними способами навігації по листам і осередкам Excel.

Повернення на сторінку з вмістом найпростіше здійснюється після натискання спеціальної кнопки в заголовку будь-якого робочого аркуша програми .

Можливості переходу по сторінках описані на службовому листі Preset і в прихованому третьому стовпці аркуша «Головна».

параметри

Програма містить кілька загальних параметрів, які керують характеристиками роботи:

Поля таблиці:

Назва компанії для відображення в звітних формах Сьогодні поточна дата для програми. За замовчуванням зберігає формулу = TODAY (). Можна виправити на ручний переклад дати. початок планування
Дата початку фінансового планування. Визначається автоматично на основі заповнених даних про початкові залишки на аркуші БДДС. Тільки для читання. Інтервал планування Програма налаштована на тижневий інтервал фінансового плану. При зміні потрібно виправити формули на аркуші БДДС. Базова валюта Валюта, яка використовується у звітах. Доступно одне з трьох значень: руб, eur, usd. Базова одиниця виміру Використовується єдина базова одиниця виміру для цін і розрахунку прибутковості. Ставки ПДВ, мита, банківських витрат
Величину суми мита можна змінювати для кожного замовлення. транспортна партія
Стандартна транспортна партія для розрахунку витрат на перевезення. Можна не використовувати.

Список валют виправляти не можна, так як для коректної роботи програми в цьому випадку буде потрібно вносити дуже багато виправлень в формули робочих листів і умовного форматування.

За замовчуванням програма налаштована на річний горизонт планування з інтервалом в один тиждень. Дата початку операцій корректруется безпосередньо на аркуші БДДС. Там же обчислюється дата початку планування - вона змінюється автоматично при заповненні осередків з початковими залишками по точках обліку.

Довідники

Довідники використовуються для розрахунків і полегшують введення даних в журнали (через вибір зі списків). Введення даних в довідники здійснюється в міру надходження інформації. Зміна існуючого назви в довіднику може привести до некоректних розрахунків, якщо значення вже використано в журналі. Для коректного зміни назв використовуйте стандартну операцію заміни значення цілком для всіх листів програми.

інвестори

Список акціонерів або інших інвесторів, провідних фінансову діяльність організації.

Крос-курси валют

У фінансовому плані використовуються постійні курси валют. Необхідно налаштовувати тільки 2 основних співвідношення: рублі до євро і рублі до долара США. Решта-крос курси розраховуються автоматично.

прямі витрати

Вказуються стандартні відстрочки і суми за встановленими заздалегідь видів прямих витрат. При зміні даного списку потрібно налаштовувати формули на аркуші БДДС.

постійні витрати

Список статей постійних витрат.

Поля таблиці:

необов'язковий код статті. Може бути використаний для зв'язку з іншими обліковими системами. Найменування унікальну назву статті витрат.
Обов'язково починайте введення нових даних з цього поля. день місяця
День місяця для витрат з вказаною сумою щомісячного платежу. Щомісячна ставка, руб Сума стандартного щомісячного платежу за статтею. Потрапляє в БРГК з урахуванням Дня місяця.
Тільки в рублях. Щотижнева ставка, руб Сума стандартного щотижневого платежу за статтею.
Тільки в рублях.

Останню в списку статтю "Податки, пост.часть" видаляти не можна. Можна виправити дату і суму середніх платежів податків, що не залежать від замовлень, в місяць.

Точки обліку грошових коштів

Список клієнтів організації по основній діяльності. Вказується валюта розрахунків і умови оплати.

Поля таблиці:

необов'язковий код точки обліку. Може бути використаний для зв'язку з іншими обліковими системами. Найменування унікальну назву точки обліку.
Обов'язково починайте введення нових даних з цього поля. Валюта ознака валюти зберігання грошових коштів

постачальники

Список постачальників товарів, призначених для перепродажу. Постачальників послуг супутніх витрат вказувати не треба. Вказується валюта розрахунків і умови оплати.

Поля таблиці, доступні для зміни:

необов'язковий код точки обліку. Може бути використаний для зв'язку з іншими обліковими системами. Найменування унікальну назву контрагента.
Обов'язково починайте введення нових даних з цього поля. Відстрочка платежу в днях Доступно 2 умови для кожного постачальника. Наприклад, 50% з відстрочення, 50% по передоплаті. Валюта ознака валюти зберігання грошових коштів Термін від готовності до реалізації, дн Можна вказати час на доставку товару від дати готовності у постачальника до дати реалізації клієнтам. Інші збори, руб / трансп.парт. Норматив витрат на транспортну партію. Використовується при умовах поставки, коли включення витрати на транспорт від постачальника до кордону не включені в ціну закупівлі.
У рублях на одиницю транспортної партії Доп.затрати закупівлі, євро / од.вим. Норматив інші витрати, що виникають при постачанні.
У валюті постачальника на базову одиницю виміру

Решта поля таблиці розраховуються за формулами і не призначені для редагування.

клієнти

Аналогічний за структурою список постачальників. Таблиця має ті ж поля для введення і перегляду.

Поля таблиці, доступні для зміни:

необов'язковий код точки обліку. Може бути використаний для зв'язку з іншими обліковими системами. Найменування унікальну назву контрагента.
Обов'язково починайте введення нових даних з цього поля. Відстрочка платежу в днях Доступно 2 умови для кожного постачальника. Наприклад, 50% з відстрочення, 50% по передоплаті. Валюта ознака валюти зберігання грошових коштів

журнали операцій

Основним журналом, що вимагає максимальної акуратності й уваги при заповненні, є таблиця Замовлень. Крім неї, додатково може вводитися інформація про нестандартні Платежі за постійні витрати і інвестиції в бізнес з боку власників.

замовлення

Основний журнал ведення операцій із закупівлі та продажу товарів. Сюди вводиться вся інформація про замовлення: дати, терміни, покупець, постачальник, ціни, витрати. Розраховуються дані про планову маржинальної прибутковості кожного замовлення. Тут же показуються планові терміни платежів та надходжень, а також відзначаються події фактичних оплат.

Звертаємо увагу, що програма призначена для фінансового планування, а не фактичного обліку замовлень, доходів і витрат по ним. Процес планування зазвичай не вимагає максимально точного введення реальних даних про ціни, дати та суми витрат. У загальному випадку, можна сказати, що точність повинна бути достатньою для прийняття грамотних управлінських рішень.

Поля таблиці:

#

Код замовлення.
Обов'язково починайте введення нових даних з цього поля. Так Так (початок введення) Клієнт Найменування клієнта з однойменного довідника Так, вибір зі списку Так Напрямок Значення для автоматичного розрахунку транспортних витрат Так, вибір зі списку Немає Товар необов'язкове найменування товару Так Ні Примітка Будь-який коментар Так Ні Кількість Обсяг в базових одиницях виміру Так Ні транспорт, шт Кількість одиниць транспорту для розрахунку відповідних витрат Так, поверх формули Немає Постачальник Найменування постачальника з однойменного довідника Так, вибір зі списку Так Номер замовлення постав ика Довідкова інформація про підтвердження замовлення постачальником. Чи не впливає на розрахунки Так Ні Дата підтвердження замовлення Довідкова інформація про підтвердження замовлення постачальником. Чи не впливає на розрахунки Так Ні Дата готовності Так Ні Дата реалізації Дата продажу або переходу права власності. З цієї дати нараховується виручка і відраховується відстрочка платежу (див. Також Дата рахунку клієнта) Так, поверх формули Ніколи Середня ціна закупівлі Ціна для розрахунку собівартості закупівлі. Можна не вводити, якщо вводиться повна сума закупівлі замовлення. Так Ні, якщо вводиться сума закупівлі Сума закупівлі За замовчуванням розрахункове значення від ціни і кількості товару, що купується. Можна вводити суму поверх формули. Так, поверх формули Обчислюване Валюта закупівлі За замовчуванням береться з довідника по постачальнику, але можна змінювати. Так, поверх формули За замовчуванням обчислюється Сума інвойсу в базовій валюті Розрахункове значення закупівлі в базовій валюті. Немає Обчислюване Сума закупівлі в рублях Розрахункове значення закупівлі в базовій рублях. Немає Обчислюване Ознака Імпорту Прапорець для активізації розрахунку витрат, що виникають при імпорті: мито, ПДВ, збір, оформлення Так, через подвійний клік Так Мито,% Ставка мита. За умолчнанію береться з параметрів програми. Так, поверх формули За замовчуванням обчислюється Мито + ПДВ + Збір Сума витрат, що виникають при імпорті. Розраховується автоматично. Немає Обчислюване Митне оформлення Розрахункове значення на основі загальних параметрів програми. Можна змінювати для кожного замовлення. Так, поверх формули Обчислюване Витрати закупівлі Інші витрати, що виникають в процесі закупівлі, що залежать від Постачальника Немає Обчислюване Витрати на транспорт Розраховується в залежності від Напрями та Ставок на транспорт.
Немає Обчислюване Інші збори Інші витрати, що виникають в процесі закупівлі, що залежать від Постачальника та Транспортної партії
Немає Обчислюване доп.расходов, руб Вільне поле для введення довільних сум виникають витрат. У рублях. Так Ні Податки, руб Податки вважаються дуже грубо, але зазвичай досить для цілей фінансового планування Немає Обчислюване Разом витрати, баз.валюта Розрахункове значення Ітов витрат на замовлення. Немає Обчислюване Ціна продажу, валюта клієнта Ціна для розрахунку виручки від продажу. Можна не вводити, якщо вводиться повна сума виручки. Так Ні, якщо вводиться сума виручки Виручка, валюта клієнта За замовчуванням розрахункове значення від ціни продажу і кількості товару. Можна вводити суму поверх формули. Так, поверх формули Обчислюване Валюта виручки За замовчуванням береться з довідника по клієнту, але можна змінювати. Так, поверх формули Так Виручка, баз.валюта Величина виручки, перерахована в базову валюту Немає Обчислюване Марж.прібиль, всього Плановий показник прибутковості замовлення Немає Обчислюване Марж.прібиль, на одиницю товару Прибутковість на одиницю товару Немає Обчислюване Дата оплати фабрики (1 і 2 ) Розрахункові дати оплати, є 2 блоки даних. Можна змінювати, якщо конкретні умови замовлення не відповідають загальним умовам роботи з постачальником. Так, поверх формули Так Факт оплати фабрики (1 і 2) * Прапорці для позначки факту оплати (см.прімечаніе) Так, через подвійний клік Так Сума оплати фабрики (1 і 2) Розрахункові суми оплати, є 2 блоки даних. Можна змінювати, якщо конкретні умови замовлення не відповідають загальним умовам роботи з постачальником. Так, поверх формули Так Дата рахунку клієнта Можна вказати додаткову дату рахунку клієнта, від якої буде відраховуватися відстрочка платежу. Якщо не заповнено, то буде відраховуватися від Дати реалізації замовлення. Так Ні Дата оплати клієнта (1 і 2) Розрахункові дати оплати, є 2 блоки даних. Можна змінювати, якщо конкретні умови замовлення не відповідають загальним умовам роботи з клієнтом. Так, поверх формули Так Факт оплати клієнта (1 і 2) * Прапорці для позначки факту оплати (см.прімечаніе) Так, через подвійний клік Так Сума оплати клієнта (1 і 2) Розрахункові суми оплати, є 2 блоки даних. Можна змінювати, якщо конкретні умови замовлення не відповідають загальним умовам роботи з клієнтом. Так, поверх формули Так Дата податків Ні Так

Крім описаних полів, таблиця містить кілька спеціальних службових стовпців.

Для видалення запису досить очистити поле коду замовлення (#) стандартними засобами Excel. Припустимо також видалення рядків цілком.

Теоретично можна віправляті всі формули полів з Розрахунковим витратами. Але рекомендується все-таки налаштувати нормативи, це суттєво полегшить процес планування.

Використовуйте функції автофильтра для вибірки і аналізу даних за певними критеріями: постачальник, клієнт, товар, ціна і т.п. При цьому в нижній частині таблиці будуть виводитися підсумки за обраними даними.

* При роботі з замовленнями треба обов'язково відзначати факт оплати постачальнику і надходжень від клієнтів через зміну відповідних прапорців. Найпростіше це робити через подвійно клік на осередку, можна також вводити значення "1" - встановлений, "0" - знятий. В іншому випадку, програма буде вважати, що замовлення не сплачено, навіть якщо дата оплати виявилася в минулому періоді. Така функціональність на практиці виявляється зручніше, ніж перенесення дат неоплачених замовлень на наступні періоди.

Інші платежі

Програма вміє планувати стандартні платежі за постійні витрати через настройки відповідних довідників. Якщо цього недостатньо, то можна додати план довільних платежів через журнал Інші платежі.

Поля таблиці:

Планова дата платежу.
Обов'язково починайте введення нових даних з цього поля. Так Так (початок введення) Стаття Найменування статті постійних витрат з однойменного довідника Так, вибір зі списку Так Примітка Довільний коментар до платежу Так Ні Сума Сума платежу Так Так Валюта Валюта платежу Так, вибір зі списку Так Сума, баз.вал. Перерахована сума в базовій валюті Немає Обчислюване

Для видалення запису досить очистити поле Дата стандартними засобами Excel. Припустимо також видалення рядків цілком.

інвестиції

Для введення планових інвестицій акціонерів, а також виплати дивідендів використовується журнал Інвестиції.

Поля таблиці:

Планова дата платежу.
Обов'язково починайте введення нових даних з цього поля. Так Так (початок введення) Стаття Значення довідника Інвестори Так, вибір зі списку Так Примітка Довільний коментар до платежу Так Ні Сума Сума платежу або виплати дивідендів. Дивіденди вводяться негативними числами. Так Так Валюта Валюта платежу Так, вибір зі списку Так Сума, баз.вал. Перерахована сума в базовій валюті Немає Обчислюване

звіт БДДС

Звіт "Бюджет руху грошових коштів" є основним інструментом для короткострокового планування грошових потоків організації.

У таблиці доступна для зміни Дата початку даних (осередок G6).

Крім того, непосредствено в звіт БДДС вводяться фактичні залишки по точках обліку (см.діапазон G9: I14). Це дозволяє більш точно розраховувати фінансовий план, відштовхуючись від реальних фактичних даних. За введення цих даних програма визначає Дату початку планування.

Стовпці, які стосуються факту не є важливими для програми, тому фарбуються в сірий колір.

Висновок

Програма заснована на реально-діючої фінансової моделі організації. Закладена функціональність охоплює досить вузьке напрямок бізнесу. Є обмеження кількості довідкової інформації і обсягом даних в журналах. Для обліку специфіки конкретного підприємства можливо знадобляться невеликі зміни і доповнення. Відкрита архітектура електронних таблиць дозволяє зробити необхідні доопрацювання досить швидко і просто.

завантаження FAQ

Дивись такоже

" УПРАВЛІНСЬКИЙ облік

Програма призначена для ведення повного фінансового обліку в організаціях малого і середнього бізнесу. Доступні два варіанти ...

»Баланси контрагентів

Програма Баланси контагентов (balances.xls) являє собою робочу книгу Excel (формат 97-2003), що містить готовий приклад (шаблон) для ...

»Надбудова" Фінанси в Excel "

Програмні продукти сімейства Фінанси в Excel версії 2.0 є файли робочої книги Excel, що функціонують спільно зі ...

»Облік грошових потоків

Програма призначена для ведення управлінського финасового обліку на малому і середньому підприємстві. Є звітні форми для ...

" Складський облік

Програма призначена для матеріального обліку ресурсів різного типу. Можлива реалізація обліку в вартісному ...