Аудит робочого часу. Метод моментних спостережень. частина I
Сьогодні кожна розсудлива керівник бажає знати: наскільки ефективно підлеглі йому співробітники використовують свій робочий час. І в цьому є свій резон, адже «час - гроші» як зауважив ще Бенджамен Франклін.
Однак на практиці будь-аудит робочого часу неминуче пов'язаний з витратами нервів, того ж часу і відповідно коштів. Виникає питання: що робити, щоб мінімізувати їх? Рекомендуємо застосовувати метод моментних спостережень.
Метод моментних спостережень (ммн) - це спосіб, що дозволяє вивчати витрати робочого часу, а також визначати фактичну завантаження працівників і ступінь використання обладнання на підприємстві.
Суть методу полягає в проведенні в випадково вибрані моменти часу нетривалих і нерегулярних спостережень і встановленні на підставі отриманої інформації питомої ваги і абсолютних значень витрат і втрат робочого часу. Базується цей метод на законі великих чисел, згідно з яким середні результати при великій кількості незалежних спостережень відносно стійкі і мало залежать від результатів окремих спостережень.
Як і будь-який інший метод ммн має свої переваги і свої недоліки. Для найбільшої наочності вони представлені у вигляді схеми, що складається з двох самостійних блоків (рис. 1):
Переваги ммн:
- Охоплення одним спостерігачем практично необмеженого числа об'єктів.
- Низька трудомісткість проведення спостережень.
- Можливість здійснювати спостереження з перервами різними за своєю тривалістю (на наступний день, після закінчення одного або декількох днів і т.д.) без шкоди якості дослідження.
- Допустимість неінформування працівників про проведення дослідження (проведення прихованих спостережень).
- Відсутність психологічного пресингу на працівників з боку спостерігачів.
- Виробництво спостережень особами, які не мають спеціальної підготовки, в тому числі самими керівниками.
- Низька трудомісткість обробки матеріалів спостережень.
- Отримання за підсумками спостережень виключно усереднених результатів.
- Імовірність неповного відображення структури витрат робочого часу.
- Отримання лише часткової інформації про причини простоїв і втрат робочого часу.
Працівник має право на повну інформацію про умови та охорону праці на робочому місці.
Ч. 1 ст. 23 Конституції РФ:
Кожен має право на недоторканність приватного життя, особисту і сімейну таємницю, захист своєї честі і доброго імені.
Ч. 1 ст. 24 Конституції РФ:
Збір, зберігання, використання та поширення інформації про приватне життя особи без її згоди не допускаються.
Навіть побіжний погляд на цю схему дозволяє легко переконатися в тому, що гідності розглянутого методу явно превалюють над його недоліками. Більш того на поточний момент ммн - це єдиний метод за допомогою якого можна здійснювати приховані спостереження за діяльністю співробітників, не застосовуючи спеціальних технічних засобів (відеокамер, спеціалізованих комп'ютерних програм тощо.), Що безумовно полегшує долю роботодавця. Адже в подібному випадку він звільняється від необхідності дотримання ряду обов'язкових з точки зору чинного законодавства (ст. 21 ТК РФ, ч. 1. ст. 23, ч. 1 ст. 24 Конституції РФ та ін.) Умов. Наприклад, таких як доповнення документів, що регламентують трудову діяльність в організації (Трудовий договір, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Колективний договір), відповідною інформацією про наявність систем стеження з обґрунтуванням виробничої необхідності їх установки; розміщення в приміщеннях з встановленим відеоустаткуванням спеціальних сповіщають табличок і т.п.
Можливості методу:
Метод найбільш ефективний при вирішенні наступних завдань:
- визначення та оптимізація завантаження виконавців робіт / обладнання;
- виявлення і ліквідація простоїв виконавців робіт / обладнання;
- розробка заходів щодо вдосконалення організації праці;
- отримання вихідних даних для розрахунку нормативів підготовчо-заключного часу, часу обслуговування робочого місця і норм обслуговування.
Вирішальне значення при проведенні моментних спостережень має обсяг вироблених спостережень. Він повинен бути достатнім, щоб забезпечити достовірність і репрезентативність отриманих результатів. Встановлюється цей обсяг з урахуванням правил статистики за такою формулою:
де
M - необхідний обсяг спостережень;
K - орієнтовний коефіцієнт корисного використання робочого часу;
(1-K) - питома вага перерв / простоїв;
p - допустима величина помилки результатів спостереження,%;
t - коефіцієнт довірчої ймовірності (коефіцієнт довіри).
Величина коефіцієнта K визначається на підставі раніше проведених досліджень. Якщо дослідження не проводилися і відповідно достовірних даних про величину цього коефіцієнта немає, то він береться орієнтовно або приймається рівним 0,5, оскільки саме цієї величини відповідає максимум дисперсії частки, від якої залежить похибка вибірки:
Величина p зазвичай знаходиться в межах від 3 до 10%. Коефіцієнт довірчої ймовірності t для стабільного виробничого процесу (при частій повторюваності елементів витрат робочого часу) приймається рівним 1,4 (відповідна йому довірча ймовірність - 0,84). Для нестабільного виробничого процесу (одиничне і дрібносерійне виробництво) t = 1,7 (відповідна йому довірча ймовірність - 0,92). Взагалі в практиці досліджень робочого часу ймовірність виникнення тієї чи іншої події прийнято обмежувати в межах від 0,84 до 0,95. Це означає, що в 84-95 випадках з 100 помилка не вийде за межі допустимої.
Реалізація методу:
На практиці метод здійснюється в 4 етапи:
- Підготовка до спостережень.
- Проведення спостережень.
- Обробка та аналіз результатів.
- Розробка заходів і рекомендацій.
формулюється мета і здійснюється вибір об'єктів спостереження; визначаються необхідний обсяг спостережень (1), кількість обходів (2), тривалість одного обходу (3); розробляються маршрут спостереження, графік обходів і лист спостережень (Рис. 3).
При цьому розрахунок кількості обходів проводиться за такою формулою:
де
M - необхідний обсяг спостережень;
N - число виконавців робіт / одиниць обладнання, яке планується обстежити.
Тривалість одного обходу може визначатися шляхом безпосередніх вимірів чи розраховуватися за формулою:
де
Lобх. - довжина маршруту обходу робочих місць, м;
0,6 - середня довжина одного кроку, м;
0,015 - норматив часу на 1 м, хв.
Маршрут спостереження встановлюється таким чином, щоб було можливо поперемінно бачити всіх виконавців робіт / все одиниці обладнання. Оптимально, якщо він буде коротким і не містить неодружених переходів.
Що стосується графіка обходів робочих місць, то складати його не обов'язково. Головне - забезпечити спостереженнями випадковий і однаково можливий характер. Адже моментное спостереження, по суті, вибіркове обстеження, аналогічне випадковою вибіркою.
Тобто спостереження можна здійснювати лише тоді, коли для цього є можливість і час.
В рамках другого етапу спостерігач послідовно (тобто відповідно до встановленого маршруту) здійснює обхід відповідної виробничої / офісної території. Порівнявшись з тим чи іншим об'єктом спостереження, він подумки відзначає, що відбувається на об'єкті в момент його відвідин (який вид діяльності). При цьому письмово зафіксувати «побачене» (умовним шифром в спеціальному бланку) він може, як безпосередньо перебуваючи поруч з об'єктом, так і пізніше, покинувши поле зору працівників, тим самим забезпечивши прихований характер дослідження. Спостереження проводяться до тих пір, поки не досягнуть встановленого обсягу (M).
Важливе зауваження: в практиці моментоспостережень досить поширеною є наступна ситуація: спостерігач, підходячи до об'єкта, зауважує, що у нього / на ньому закінчився один і почався інший вид діяльності. В цьому випадку в листі спостережень фіксують перший вид діяльності.
В рамках третього етапу по кожному спостережуваному виду діяльності підраховується кількість зафіксованих моментів. Далі визначаються загальна сума моментів спостережень за всіма видами діяльності і питома вага (відсоток їх) кожного виду діяльності. На підставі даних про питому вагу і загальному часу проведення спостережень проводиться розрахунок абсолютних величин витрат і втрат робочого часу (в хв.). Здійснюється аналіз отриманих результатів.
В рамках четвертого етапу за підсумками проведеного аналізу проводиться розробка відповідних організаційно-технічних заходів / рекомендацій.
джерело: http://www.hr-journal.ru/articles/hrs/hrs_948.html
Виникає питання: що робити, щоб мінімізувати їх?