Продукція фірми

  1. зберігання документів
  2. створення документів
  3. облік документів
  4. взаємодія користувачів
  5. Робота з документами
  6. Реєстрація кореспонденції
  7. колективний доступ
  8. Версіонування
  9. Доступ через Web
  10. Пошук
  11. Права доступу
  12. Основні відмінності 1С: Архіву від файл-сервера:
  13. Головне вікно клієнтської частини
  14. Діалог властивостей документа
  15. Діалог властивостей папки
  16. Створення нового документа. Реєстрація вхідних і вихідних
  17. Створення нового документа. внутрішній документ
  18. діалог доручення
  19. списки доручень
  20. Сканування і розпізнавання
  21. Пошук документів
  22. Пошук папок
  23. Права доступу
  24. Управління версіями документів
  25. Обмін повідомленнями
  26. Перегляд протоколів роботи
  27. налаштування програми
  28. налаштування сервера

1С: Архів - універсальна система управління документами, основним призначенням якої є централізоване зберігання документів і їх версій, забезпечення доступу співробітників до документів для перегляду або редагування, і швидкий пошук інформації.

Використання 1С: Архіву дозволяє упорядкувати зберігання документів і організувати роботу з ними, скоротивши при цьому накладні витрати, пов'язані з доступом до документів.

1С: Архів може зберігати документи будь-яких типів - офісні документи, тексти, зображення, аудіо та відео файли, документи систем проектування, архіви, додатки і т.д. Як показує досвід, 1С: Архів найчастіше використовують для управління внутрішньої, організаційно-розпорядчою документацією та договорами.

В системі 1С: Архів документи зберігаються в папках-рубрикатор, структуру яких можна організувати, наприклад, відповідно до ієрархією відділів підприємства, призначаючи кожному розділу відповідального адміністратора. Основною перевагою 1С: Архіву є наявність достатніх можливостей при доступній ціні. У поєднанні з широкими можливостями масштабування це дозволяє ефективно використовувати 1С: Архів як на малих, так і на великих підприємствах.

зберігання документів

За допомогою 1С: Архіву можна сформувати централізоване сховище документів і забезпечити керований доступ співробітників до документів як по локальній мережі, так і через Інтернет. Документи зберігаються в гнучко настроюється структурі папок-рубрикаторів.

створення документів

Документи в 1С: Архіві можна створювати на основі заздалегідь сформованих шаблонів, або шляхом перенесення каталогів і файлів з локального або мережевого диска в потрібні папки 1С: Архіву. Підтримується введення документів зі сканера, в тому числі і потоковий, з можливістю автоматичного розпізнавання (OCR версія). Служба розпізнавання працює на сервері 1С: Архіву у фоновому режимі і реалізована на основі Abbyy FineReader Engine.

облік документів

На кожен документ в 1С: Архіві ведеться обліково-реєстраційна картка, набір реквізитів якої відповідає ГОСТ Р 6.30-2003 і вимогам ГСДОУ. Склад і розташування реквізитів картки є жорстко налаштованими і не можуть бути змінені.

взаємодія користувачів

В 1С: Архіві користувачі можуть обмінюватися повідомленнями, приєднуючи до них посилання на документи системи. Передбачена відправка документів по електронній пошті. З метою упорядкування робіт з документами передбачена можливість видачі доручень і контролю їх виконання.

Робота з документами

Для перегляду і редагування документів 1С: Архів використовує відповідні додатки. Ряд поширених форматів документів, наприклад, тексти, зображення, RTF-документи, HTML-документи і документи Microsoft Office, можна переглядати безпосередньо в 1С: Архіві, не перемикаючись в інший додаток.

Реєстрація кореспонденції

В системі 1С: Архів можна вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів.

колективний доступ

1С: Архів забезпечує колективний доступ співробітників до документів як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування документів.

Версіонування

При редагуванні документів їх попередні версії автоматично зберігаються в 1С: Архіві. До будь-якої версії можна повернутися, щоб дізнатися хто був її автором або подивитися внесені зміни. Кількість збережених версій документів не обмежена.

Доступ через Web

Вхідні в комплект поставки компоненти дозволяють організувати доступ до документів за допомогою звичайних веб браузерів. Це дозволяє, наприклад, підключити до системи клієнтів або співробітників, що працюють поза офісом.

Пошук

1С: Архів дозволяє шукати документи не тільки за реквізитами облікової картки, але і по тексту, з урахуванням морфології російської мови, тобто знаходити будь-які форми слів, зазначених в пошуковому виразі. Для морфологічного аналізу використовується "Морфологічний модуль і словник ОРФО, Copyright © 2000 Информатик". Повнотекстове індексування виконується сервером 1С: Архіву у фоновому режимі і підтримується для документів Microsoft Office, текстових документів різних типів і символів та розпізнаних зображень. Додатковою можливістю системи пошуку є формування добірок інформації на задану тему (дайджест).

Права доступу

Кожному об'єкту 1С: Архіву (документу або папці) можна призначити набір прав доступу. Підтримуються групи користувачів і успадкування прав, так, наприклад, документи успадковують права батьківської папки. Права ранжуються за дев'ятьма критеріями - перегляд, відкриття, редагування, управління версіями, переміщення, право підпису, право зміни прав, створення і видалення. Всі дії користувачів, пов'язані зі змінами об'єктів 1С: Архіву або доступом до них, протоколюються і можуть переглядатися адміністратором системи.

Основні відмінності 1С: Архіву від файл-сервера:

  • однозначне рішення конфліктних ситуацій при колективному редагуванні будь-яких документів;
  • автоматичне збереження всіх версій документів з можливістю порівняння і повернення до будь-якої з них;
  • пошук документів: як повнотекстовий, так і по полях обліково-реєстраційної картки;
  • ефективне зберігання великої кількості документів і версій, формування розподілених багатотомних сховищ документів;
  • надійне зберігання документів за рахунок виключення прямого доступу користувачів до них.
  • ефективне управління правами доступу і аудит всіх дій користувачів;

Інтеграція із зовнішніми програмами.

До складу 1С: Архіву входять механізми інтеграції системи з зовнішніми додатками, що дозволяють, наприклад:

  • додати до вже існуючих систем функціональність 1С: Архіву;
  • розробляти автоматизовані системи пакетної обробки документів в тому числі і потокової обробки;
  • створювати вузькоспеціалізовані програми для роботи з документами в 1С: Архіві;
  • розробляти інтернет рішення для доступу до документальних баз даних.

Виклик функцій 1С: Архіву можна здійснювати з 1С: Підприємства версій 7.7 і 8.0 (за допомогою відповідний компоненти), з програм написаних на C ++, Visual Basic або Delphi, а також з будь-яких інших програм за допомогою командного рядка.

Головне вікно клієнтської частини

1С: Архів - універсальна система управління документами, основним призначенням якої є централізоване зберігання документів і їх версій, забезпечення доступу співробітників до документів для перегляду або редагування, і швидкий пошук інформації
переглянути повністю (~ 520 КБ) ...

Область дерева папок в ієрархічному вигляді відображає структуру сховища документів, область таблиці документів відображає в табличному вигляді список документів, які містяться у вибраній папці.

Склад дерева папок і списку документів відображається з урахуванням прав доступу для конкретного користувача.
Вікно перегляду дозволяє переглядати і редагувати документи популярних форматів ..

Діалог властивостей документа


переглянути повністю (~ 31 КБ) ...

Відображає основні властивості документа, такі як назва, коментарі до документу, автора і дату створення, інформацію про версії, ключових словах і інші.

Діалог властивостей папки


переглянути повністю (~ 20 КБ) ...

Відображає властивості папки, такі як назва, коментарі, дату створення та ім'я користувача, який створив папку, робочий каталог, коротку інформацію про вміст.

Створення нового документа. Реєстрація вхідних і вихідних


переглянути повністю (~ 15 КБ) ...


переглянути повністю (~ 14 КБ) ...

При реєстрації вхідної / вихідної кореспонденції можна вказати, що служить основою для нового документа: файл на жорсткому / мережевому диску, готовий шаблон (файл будь-якого типу) або опис місця зберігання паперової копії документа.

Так само можна вказати вміст ряду полів, необхідних в подальшому для роботи з документом, таких як: вид документа (факс, лист), вихідний номер, дата реєстрації, заголовок, коментар і інших, відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 і вимогами ГСДОУ .

Створення нового документа. внутрішній документ

Реєстрація звичайного документа, не пов'язаного з обліком і реєстрацією кореспонденції. Як правило це звичайні файли, складові внутрішній документообіг організації.

діалог доручення


переглянути повністю (~ 23 КБ) ...

1С: Архів дозволяє здійснювати видачу і виконання доручень і вести контроль виконавської дисципліни. Доручення можуть носити загальний характер (наприклад, Надати щоквартальний звіт) або бути пов'язаними з будь-якими документами 1С: Архіву. Життєвий цикл кожного доручення в 1С: Архіві складається з трьох стадій: видача, виконання, контроль (якщо вказано контролер).

списки доручень


переглянути повністю (~ 59 КБ) ...


переглянути повністю (~ 77 КБ) ...

Всі видані доручення автоматично надходять на виконання до відповідних співробітників і відображаються у вигляді упорядкованого списку "На сьогодні".

Після того, як виконавець позначає доручення як виконане і складає звіт про виконану роботу, воно надходить до контролера в список "На контролі". Автором і контролером доручення можуть бути різні співробітники.

Сканування і розпізнавання


переглянути повністю (~ 14 КБ) ...

1С: Архів підтримує як введення одиночних документів зі сканера, так і потокове сканування. Після завершення всі отримані зображення будуть додані на сервер.

Якщо під час налаштування сканування була обрана одна з стратегій розпізнавання, то відскановані документи будуть поставлені в чергу і розпізнавання відбудеться на сервері автоматично.

Пошук документів


переглянути повністю (~ 98 КБ) ...

Спрощений пошук в 1С: Архіві дозволяє знаходити документи за назвою і коментарю, а також посодержімому (повнотекстовий пошук з урахуванням морфології російської мови).

У рядку пошуку можна вказати назву документа повністю або його частину. Наприклад, для пошуку всіх документів в назві або коментарю до яких зустрічаються слова, потрібно вказати рядок для пошуку. Якщо встановлений прапорець пошуку по вмісту, то будуть знайдені також документи, в тексті яких зустрілася будь-яка форма слова.

Результат пошуку виводиться у вигляді списку знайдених документів з короткою текстовою витримкою.

переглянути повністю (~ 69 КБ)
переглянути повністю (~ 69 КБ) ...

Розширений пошук дозволяє знайти документи за реквізитами (наприклад, за назвою, автору, дат створення) або по вмісту (повнотекстовий пошук). У розширеному пошуку ці два види пошуку є взаємовиключними, тобто пошук ведеться або за реквізитами, або по тексту документів.

Пошук папок


переглянути повністю (~ 63 КБ) ...

Як і простий пошук документів, пошук папок дозволяє шукати папки, вказавши частину від назви або рядки коментаря.

Права доступу


переглянути повністю (~ 66 КБ) ...

Обмеження доступу в 1С: Архіві побудовано на принципі перевірки прав суб'єктів (користувачів) на доступ до об'єктів (документів або папок). Для ідентифікації користувача використовується його реєстраційне ім'я (вказується адміністратором 1С: Архіву при реєстрації нового користувача), що підтверджується паролем.

Кожен об'єкт системи 1С: Архів (документ або папка) успадковує права вищестоящої по ієрархії папки або має свій власний індивідуальний набір прав доступу до нього.

Права доступу описують дозволені набори дій з даним об'єктом для користувачів або груп. У цьому діалозі відображається список користувачів або груп користувачів (відрізняються піктограмами) і відповідні їм набори прав. Дозволені операції відзначені галочками зеленого кольору, заборонені - галочками червоного кольору. Відсутність будь-якої галочки вказує системі безпеки, що дане право успадковується з прав інших груп в цьому класі безпеки.

Управління версіями документів


переглянути повністю (~ 83.7 КБ) ...

Система 1С: Архів автоматично зберігає всі версії документа і дає можливість переглядати версії, порівнювати і повертатися до будь-якої з версій документа в разі необхідності. Версії зберігаються не тільки лінійно, тобто у вигляді списку, але і ієрархічно, у вигляді дерева подверсий, яке утворюється в разі повернення до будь-якої версії і породження від неї нової.

Обмін повідомленнями

1С: Архів дозволяє користувачам системи обмінюватися текстовими повідомленнями, приєднуючи кнім посилання на документи системи 1С: Архів.Прі відправці повідомлення групі користувачів воно буде доставлено кожному члену обраної групи.

Перегляд протоколів роботи


переглянути повністю (~ 92 КБ) ...

В 1С: Архіві всі важливі дії користувачів, пов'язані зі зміною інформації або отриманням доступу до неї, протоколюються і можуть бути переглянуті адміністратором системи.

Звичайні користувачі можуть переглядати лише свої власні протоколи. Це може бути корисно для відновлення послідовності дій або для аналізу виконаних робіт.

налаштування програми


переглянути повністю (~ 31 КБ) ...


переглянути повністю (~ 30.7 КБ) ...

налаштування сервера


переглянути повністю (~ 30 КБ) ...