Параднева К.А., Назарова О.Б. Обгрунтування актуальності впровадження електронного архіву на підприємство

Параднева Карина Александровна1, Назарова Ольга Борісовна1
1Магнітогорскій Державний Університет

Paradneva Karina Aleksandrovna1, Nazarova Olga Borisovna1
1Magnitogorsk State University

Бібліографічна посилання на цю статтю:
Параднева К.А., Назарова О.Б. Обгрунтування актуальності впровадження електронного архіву на підприємство // Економіка і менеджмент інноваційних технологій. 2014. № 1 [Електронний ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/01/3493 (дата звернення: 07.02.2019).

Життєвий цикл всіх представляють значення документів фірми, особливо середньої або великої не закінчується етапом, коли всі роботи по документу вже виконані, а керівництво отримало звіт про виконану роботу. Багато з цих документів представляють величезне значення як для самої компанії, так і для її співробітників і суспільства в цілому. Власне тому, в подальшому знаходження документів в поточному діловодстві завершується, вони повинні бути передані до відомчого архіву організації, де і повинні будуть знаходитися до закінчення терміну зберігання або втрати цінності.

Зберігання паперових документів в місці, з відкритим доступом для всіх співробітників, не дозволяє створити умови для довготривалого зберігання. За часту більшість документів знаходяться в зношеному, важко читається стані, і ситуація з кожним роком погіршується. Рішенням цих та інших супутніх проблем стало впровадження поліетиленових пакетів (ЕА).

Електронний архів документів вирішує проблеми пошуку, класифікації, аналізу інформації, структуризації, приведення до єдиного формату різних типів документів, усунення надмірності інформації і т.п. І в результаті це дозволяє економити величезні кошти за рахунок оптимальної організації ІТ-інфраструктури компанії, а також за рахунок вибору грамотної стратегії розвитку компанії на базі аналізу електронного архіву документів.

Необхідність в автоматизації відомчих архівів стала особливо загострена з появою систем електронного документообігу.

В даний час день на ринку є величезна кількість різноманітних електронних архівів на найпотужніших платформах.

Електронний архів дозволить автоматизувати процес формування і зберігання документів, що підвищить оперативність роботи співробітників підприємства, збільшить швидкість пошуку інформації, сприятиме підвищенню рівня задоволеності клієнтів.

Електронний архів документів - це система зберігання електронних документів, що забезпечує надійність зберігання, конфіденційність і розмежування доступу, відстеження історії змін, зручність і швидкість пошуку.

Впровадження системи електронного архіву документів - це складний процес, що вимагає серйозного ставлення і упорядкованого управління. Метою такого процесу є не просто економія часу і паперу, а зміна підходу роботи з документами всіх співробітників організації.

Поява платформ для створення електронних архівів з паралельним доступом до даних - це питання найближчого майбутнього. В іншому випадку людство загрузне в масі неструктурованою інформації. Повернутися назад до паперових носіїв на сьогоднішній день вже неможливо.

Переваги електронної архівації

Електронна архівація документів має ряд переваг:

  • можливість знизити часові та фінансові витрати на введення нового співробітника в курс справи. Для цього необхідно буде відкрити доступ цього співробітника до тих документом, які мають відношення до його роботи. Це дозволить йому швидше зорієнтуватися.
  • електронний архів документів дає можливість уникнути незворотної втрати інформації, тому що інформація, яка зберігається в паперовому вигляді, часто приходить в непридатність.
  • документи з електронного архіву документів не можуть бути загублені, їх не може взяти додому хтось із співробітників, а потім звільнитися.
  • використання системи електронного архіву веде до зменшення накладних витрат, витрат на папір і фарбу, плетіння й т.д.

Також електронний архів документів можна використовувати для зберігання таких документів, як звукові файли, відео файли, фотографії та інші зображення.

Розглянемо контекстну діаграму потоків даних (DFD), побудовану на основі аналізу діяльності підприємства см. Малюнок 1.

Малюнок 1

Малюнок 1 - Контекстна діаграма потоків даних

Декомпозіруем контекстну діаграму потоків даних (Малюнок 2).

Малюнок 2 - Декомпозиція контекстної діаграми потоків даних

Малюнок 3 - модель TO-BE

Таблиця 1.- Процеси

процес

опис

Формування архіву експертних висновків та звітів про оцінку Складання архіву експертних висновків та звітів про оцінку на підприємстві. Обробка заяви клієнта Розгляд заяви, поданої клієнтом, на надання послуг. Визначення виду необхідної послуги Вибір необхідної послуги зі сховища Послуг. Укладення договору Висновок офіційного документа на надання необхідної послуги між замовником і підприємством. Надання послуг з формування експертних висновків та звітів про оцінку Виконання необхідних послуг, відповідно до договору. Реєстрація в архіві експертних висновків та звітів про оцінку Занесення в архів експертних висновків та звітів про оцінку. Формування звітності Складання внутрішніх звітів підприємства.

Таблиця 2.- Потоки даних

потоки

опис

Експертний висновок (1 екземпляр, 2 екземпляр) Письмове повідомлення про хід і результати проведеного дослідження, і про висновки експерта по поставленим перед ним питань. Перший примірник залишається на підприємстві. Другий примірник передається клієнту. Звіт (1 екземпляр, 2 екземпляр) Акт, складений відповідно до законодавства РФ, що включає в себе обгрунтоване професійне судження оцінювача щодо вартості об'єкта оцінки. Призначений для замовника оцінки і користувачів звіту про оцінку. Перший примірник залишається на підприємстві. Другий примірник передається клієнту. Заява Письмове звернення, подане клієнтом, на надання необхідних послуг. Оброблене заяву оброблене письмову заяву, подану клієнтом, на надання необхідних послуг. Інформація про необхідної послуги Інформація зі сховища Послуг про необхідної послуги. Інформація для договору Необхідна інформація для укладення договору. Інформація про клієнта Необхідна інформація про клієнта для укладання договору. Договір Офіційний документ на надання необхідної послуги між замовником і підприємством. Інформація з договору про послугу Необхідна інформація про необхідної послуги з договору. Інформація для річного звіту Необхідна інформація для складання річного звіту ні підприємстві. Річний звіт Внутрішній документ, в якому висвітлено діяльність підприємства за рік.

На підставі аналізу розробленої моделі потоків даних (as-is) були виявлені вузькі місця:

  • Великий обсяг паперового архіву;
  • Проблема оперативного отримання необхідної інформації з / о запитуваній документі.

У зв'язку з цим було прийнято управлінське рішення - про розробку технічного завдання на впровадження електронного архіву на підприємство.


бібліографічний список

  1. ГОСТ21.1003-2009. Облік і зберігання проектної документації.
  2. ГОСТ 34.201-89 Інформаційна технологія. Комплекс стандартів на автоматизовані системи. Види, комплектність і позначення документів при створенні автоматизованих систем.
  3. Електронні архіви: автоматизація та процеси [Електронний ресурс]. - 2011. - Режим доступу: http://www.doc-online.ru/a_id/315/

Кількість переглядів публікації: Please wait

Всі статті автора «Paradneva14»