Облік документів в архіві організації

У даній статті я розповім вам про мінімально необхідному наборі облікових документів у відомчому архіві організації. Наводжу всі дані з обліку документів в архіві У даній статті я розповім вам про мінімально необхідному наборі облікових документів у відомчому архіві організації на прикладі своєї організації, що є джерелом комплектування державного архіву по повній формі прийому, а значить, до якої висуваються високі вимоги.

Облік документів в архіві організації ведеться для фіксації кількості і складу, а також надходження або вибуття документів архіву. І його проводять для забезпечення схоронності і швидкого пошуку документів. В основному враховують так звану одиницю зберігання - документ або їх сукупність, поміщені в відокремлену обкладинку.

З практичної точки зору для обліку документів в архіві досить мати:

  • опис справ постійного зберігання - потрібна для сумарного і поедінічно обліку справ, складаються зазвичай тільки для організацій, які є джерелом комплектування державного або муніципального архівів, тобто хто передає свої документи на державне зберігання, у інших організацій може бути відсутнім (мають право замінювати термін за типовим переліком документів «постійно» на «10 років» або на більш тривалий, часто «до ліквідації організації»),
  • опис справ з особового складу,
  • опис справ тимчасового зберігання (> 10 років) - якщо є в організації,
  • опис справ тимчасового зберігання (<10 років) можна не складати, тоді облік ведеться за номенклатурами справ за різні роки, часто справи даної категорії в архів організації взагалі не передаються (залишаються в структурних підрозділах до закінчення строків зберігання),
  • описи справ структурних підрозділів - це здавальні опису, за якими справи передаються в архів організації, вони є обліковими документами до складання річного розділу відповідної зведеного опису справ,
  • справа фонду - сукупність документів з історії організації та її фонду ( акти про виділення до знищення справ , Акти про проведення перевірок наявності та стану справ, акти передачі справ на державне зберігання, історична довідка та ін.), Документи в справі розташовуються в міру надходження в хронологічному порядку, потрібно вести внутрішній опис , Листи в справі нумерувати,
  • паспорт архіву організації - тільки для тих, хто є джерелом комплектування державного або муніципального архівів.

Лист-засвідчувач справи служить для кількісного обліку аркушів у справах постійного, тимчасового (> 10 років) зберігання, з особового складу та зазвичай складається під час науково-технічної обробки документів (підшивки в тверду обкладинку).

Ви також повинні знати, що відповідно до вимог «Основних правил роботи архівів організацій», схвалених рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002, ведення основних облікових форм обов'язково для кожного архіву організації. Цей нормативний документ крім уже перерахованого в статті зобов'язує вести ще кілька.

Книга обліку надходження та вибуття документів - дає уявлення скільки документів надходить або вибуває за якийсь проміжок часу, зазвичай за рік. Я вважаю, що з практичної точки зору даний документ не цікавий в архіві організації: не так важливо скільки надходить, головне треба знати скільки числиться за описами справ.

Як заповнювати форму не зрозуміло, чіткої інструкції щодо заповнення не існує, наш куратор з архівної установи толком нічого пояснити не може. Морок повний. Коли дивишся на форму цієї книги обліку начебто все зрозуміло, як починаєш заповнювати, то виходить повна нісенітниця в цифрах через переформування справ в процесі обробки документів. У всякому разі, цифри носять досить приблизний характер, і втрачається сенс цього обліку. До того ж на ведення цієї книги часу йде досить багато.

Але якщо треба, то подивіться тут зразок книги обліку надходження і вибуття документів з прикладом заповнення.

Список фондів ведеться, якщо тільки організація зберігає документи двох і більше фондів. Для переважної більшості архівів думаю, що це не актуально.

лист фонду служить для фіксації змін у назві організації, обліку і нумерації наявних в архіві описів справ, а також обліку надходження або вибуття архівних документів.

Реєстр описів заповнюють для обліку кількості та видів архівних описів справ.

За свою діяльність я ще не зустрічала в відомчих архівах організацій документів страхового фонду і наявності особливо цінних справ (в звичайних організаціях зустрічаються вкрай рідко), тому тут і не згадую про їх обліку.

Отже, головним завданням з обліку документів в архіві організації є правильне складання архівних описів справ і формування справи фонду, вчасно представляти (якщо документи передаються на державне зберігання) за станом на 1 грудня паспорт архіву організації в відповідну архівну установу. Рештою обліковими документами нашої організації навіть куратор з державного архіву мало цікавиться.

Євгенія Смуга

*** Якщо ви звикли робити покупки в Інтернеті (купуєте одяг, телефони, послуги, бронюєте готелі і ін.), То ви можете повернути частину своїх грошей, наприклад, за допомогою даного СЕРВІСУ . У мене це працює.

Дякую Вам за додавання цієї статті в:

Ще цікаве по темі:


До запису 162 коментаря


Залишити коментар