У мене проблеми ... Мені допоможе автоматизація

1. Про що важливо подбати, взявшись за автоматизацію бізнес-процесів? Сергій Мироненко пропонує алгоритм...
2. Крок 2. Оцініть можливості
3. Крок 3. Складіть план
4. Крок 4. Контролюйте самі
5. Крок 5. Не здавайтеся

Про що важливо подбати, взявшись за автоматизацію бізнес-процесів? Сергій Мироненко пропонує алгоритм з п'яти кроків.

Сергій Мироненко, генеральний директор компанії «Авіант»

Спокуса вибрати найпростіший варіант вирішення проблем завжди дуже великий. Зазвичай нам хочеться піти по шляху найменшого опору. Здається, що так ми досягнемо мети швидше. Отримаємо бажаний результат, не докладаючи особливих зусиль. А найголовніше - не змінюючи самих себе, своїх установок і уявлень про те, що - правильно, а що - ні.

Однак, по-моєму, мав рацію Блез Паскаль - французький вчений, мислитель і письменник, - коли сказав: «Спертися можна тільки на те, що чинить опір». Як вам ця думка? Мені особисто вона часто допомагає в житті. Утримує від безглуздих танців навколо порожнього місця, дозволяє заощадити масу часу.

Коли в моїх справах скупчуються проблеми, для початку я намагаюся їх систематизувати. Визначаю, з якими можу впоратися або поодинці, або вдавшись до чиєї-небудь допомоги, щоб скоротити час виконання поставлених завдань. Точно так же виділяю проблеми, для розуміння і усвідомлення масштабу яких, не кажучи вже про їх вирішенні, мені недостатньо моїх знань, навичок і досвіду. На боротьбу з такими проблемами я покличу кваліфікованих профі.

Пошук професіонала в тій чи іншій сфері, здатного вирішити проблеми ефективно, - завжди завдання з розряду тих, що чинять опір на підступах до вирішення складних проблем. Але саме пошук професіонала дає бажаний результат. Професіонал стає тим, на кого ми можемо спертися.

Отже, виокремивши проблеми, з якими не впоратися самому, я приступаю до пошуку фахівців. Але все ж обов'язково визначаю свій власний рівень розуміння кожної проблеми, описую її на папері. Чому на папері? Тому що, виклавши думки письмово, зазвичай помічаю, що думав про одне, а написав зовсім інше. Потім переглядаю пропозиції послуг в цікавій для мене області. При цьому намагаюся підібрати якомога більше вузьких фахівців, чий профіль - рішення конкретних проблем мого підприємства. Нарешті - живе спілкування. Ніякі презентації, довідки, звіти, відгуки та інше не здатні вселити більшу впевненість, ніж живе спілкування з людиною, яка займеться моїми проблемами. Тільки після особистої розмови приймається остаточне рішення - скористаюся я його послугами.

Якщо для вирішення актуальних бізнес-задач вам належить вибрати постачальника IT-послуг, який проведе аудит підприємства, проконсультує, запровадить і налаштує певні програмні продукти, забезпечить автоматизацію процесів, - рекомендую свій власний, перевірений практикою, алгоритм пошуку постачальника.

Про що важливо подбати? Ось 5 простих кроків.

Крок 1. Опишіть проблему

Що ж все-таки хвилює вас в ситуації, що склалася? Що хвилює насправді, яка проблема? Не потрібно описувати можливі шляхи або способи вирішення цієї проблеми. Важливо її сформулювати. Як тільки проблема сформульована, стає зрозуміла мета - чого ми будемо домагатися, вирішуючи її. Не вдалося визначити ефективне планування, склад завалений готовою продукцією, а термінові замовлення все одно «крутяться» на виробництві? Не вміємо планувати на кожну зміну окремо? Не виходить вписати індивідуальні замовлення в техпроцес, прорахувати їх собівартість, врахувати конкретні специфікації? Неможливо управляти підприємством, на якому впроваджено двадцять програмних продуктів, користуватися якими ніхто не вміє? Кульгає сервіс, багато рекламацій, клієнти залишають негативні відгуки? П'ятеро людей в бухгалтерії зайняті тільки тим, що розраховують зарплати збирачам?

Якщо не вдається описати проблему на словах, не соромтеся скористатися послугами консультантів. Їх завдання - допомогти вам утримати перед собою мету, до якої ви будете прагнути. А якщо мета не ясна - усвідомити її, розігнавши туман.

Крок 2. Оцініть можливості

В якому стані знаходиться бізнес на поточний момент? Постачальник будь-яких продуктів і послуг, залучений ззовні, - це додаткове фінансове навантаження на підприємство. Чи є необхідні ресурси, для того щоб оплачувати ці послуги і трудовитрати?

Найпоширеніший випадок, коли автоматизація бізнесу не вдається, - недофінансування проекту. Можна, звичайно, і сім шапок з аршини вовни пошити, але на яку голову ви їх надягнете?

І найважливіший момент. Витрати на автоматизацію резоннее сприймати не як витрати, а як інвестиції. Тільки в цьому випадку наші очікування приймають правильний напрямок і ми розраховуємо на окупність вкладень.

Крок 3. Складіть план

Ринок інформаційних технологій мінливий, технології швидко розвиваються. Однак це не означає, що відносно IT-модернізації не потрібно нічого планувати. Обов'язково повинен з'явитися графік робіт і керівник проекту, який контролює його реалізацію. Він повинен орієнтуватися в плані, як риба в воді.

Простудіюйте план разом з постачальником IT-послуг, задайте йому всі хвилюючі вас питання. Якщо щось бентежить, якщо постачальник не може дати пояснення, сміливо міняйте його. Краще почати пізніше і довести справу до кінця, ніж почати рано і не завершити розпочате.

Крок 4. Контролюйте самі

Коли ви запускаєте процес автоматизації на своєму підприємстві, цілком резонно очікуєте, що це принесе вам гроші. А хіба можна залишити без контролю процес, який повинен приносити гроші? Якщо хтось чинить так зі своїм бізнесом, найімовірніше, він цей бізнес просто упускає.

Контролюйте і будьте в курсі всього, що відбувається навколо, що реалізовується. Якщо не вистачає часу і компетенцій для всебічного управління, найміть куратора проекту з сторонньої компанії, але самі завжди залишайтеся поруч. Процес автоматизації - не такий вже й складний; важливо знайти постачальника, здатного говорити з вами на одній мові, а не змушує спілкуватися на його «китайському». Жодна деталь не повинна пройти повз вас. В іншому випадку, цілком можливо, ви навіть не помітите, як вами почне управляти ваш IT-департамент.

Крок 5. Не здавайтеся

Автоматизація бізнесу цікава і складна тим, що процес впровадження програмних продуктів охоплює не тільки речі, пов'язані безпосередньо з IT (комп'ютери, мережі, Інтернет і т. Д.). Він також зачіпає людські, соціальні, культурні аспекти в роботі з персоналом. І на ділі це - найважче, що чекає будь-якого керівника, який вирішив автоматизувати бізнес.

Коли ви підібрали надійного постачальника, здатного довести проект до кінця, вам доведеться підтримувати започатковані зміни. Пам'ятайте про те, що ви реалізуєте завдання верхнього рівня, а людям «знизу» не так просто взяти і перебудувати роботу на новий лад. Поважайте своїх підлеглих, але і не будьте занадто м'яким. Готуйтеся приймати непопулярні рішення.

Всі ми розуміємо: коли мова йде про наш бізнес, тільки нам вирішувати - чи буде він зручним в управлінні, чи буде управління приносити радість або, навпаки, лише тяготи, головний біль і неврози. Автоматизація бізнесу - всього лише інструмент. Постачанням і налагодженням інструменту повинні займатися професіонали. І чим серйозніше їх компетенції, чим вище рівень фахівців, яких ви запросили для вирішення своїх проблем, тим складніше і цікавіше стають вимоги до реалізованим завданням, а бізнес - в кінці-то кінців - прибутковіше.

Практикум з філософії

Як японці навчають наші виробничі компанії філософії «кайдзен».

справи сімейні

Представники двох поколінь клану Egger розповідають, як зберегти бізнес для родини і сім'ю для бізнесу.

Занурення зі змістом

Бізнес-школа «Доброград» провела перший освітній бізнес-дайвінг з основ стратегічного управління підприємством.

Всі кліки пораховані

«Яндекс» підрахував, яку меблі і які бренди споживачі найчастіше шукають в Інтернеті.

Show must go on!

Про те, як Koelnmesse створює і просуває свої меблеві проекти, розповідає віце-президент виставкової компанії Маттіас Польманн.