Кадри і зарплата в 1С: Комплексна автоматизація

1. Штатний розклад
2. Кадровий облік
3. Плановий фонд оплати співробітників
4. Зміни умов праці
5. звільнення
6. військовий облік
7. Облік робочого часу
8. нарахування
9. Міжрозрахунковий нарахування і виплати
10. утримання
11. розрахунок зарплати
12. Виплата заробітної плати
13. Взаєморозрахунки з співробітниками
14. Розрахунок податків і внесків

Головна опис Моніторинг і аналіз бюджетування казначейство Управління відносинами з клієнтами (CRM) продажі виробництво склад запаси закупівлі Витрати і собівартість Персонал і розрахунок заробітної плати Бухгалтерський і податковий облік Інтеграція з 1С: Документообіг

В рамках управління персоналом і зарплатою можна:

• вести штатний розклад,
• вести графіки роботи і відпусток,
• враховувати робочий час працівників,
• формувати фонд оплати праці,
• оформляти прийоми, переклади, звільнення працівників,
• відображати зміни умов праці,
• вести військовий облік,
• розраховувати зарплату,
• проводити взаєморозрахунки з працівниками,
• формувати регламентовану кадрову звітність.

Штатний розклад

Щоб сформувати штатний склад і загальну чисельність організації, ведеться штатний розпис. Його використання відображає:

• формування уніфікованої форми Т-З;
• прийом і переведення працівників;
• автоматичне формування при прийомі і переведення працівників списку нарахувань і їх розмір;
• контроль за оформленням кадрових наказів і їх відповідності зі штатним розкладом, за розміром окладів і добавок у вигляді діапазону значень (мінімум і максимум);
• аналіз відповідності фактичної штатної розстановки зі штатним розкладом (плану);
• опис місця роботи, крім посади розрядом (категорією) цієї посади;
• визначення для підрозділу сформовано воно або вже розформовано, для посади - чи включена вона до штатного розпису або вже виключена.

Штатний розклад створюється автоматично згідно наявній розстановці працівників.

Коли в підрозділі передбачені дві і більше однакові посади і умови праці не відрізняються, то їх описують однією позицією, вказавши при цьому кількість штатних одиниць.

Можна вказати нецілим (дробове) кількість штатних одиниць.

Можна вести штатний розклад, як зі збереженням історій змін, так і без збереження. Якщо історія змін зберігається, то визначення того, чи сформовані підрозділи і включені посади до штатного розпису, здійснюється автоматично відповідно до затвердженого штатного розпису. Ці відомості відображаються у відповідних картках, але для безпосереднього редагування недоступні.

Завдяки спеціальним документам описуються нові позиції штатного розкладу, зміни умов і закриття існуючих.

Кадровий облік

У прикладному рішенні передбачена можливість ведення обліку працівників підприємства. Співробітниками є фізособи, з якими укладено трудовий договір відповідно до ТК РФ.

Щоб вести облік співробітників, передбачені наступні можливості:

• розміщення даних нового співробітника в інформаційну базу;
• складання картки співробітника із зазначенням його ПІБ, дати народження, статі, ІПН, СНІСЛ;
• заповнення додаткової інформації про співробітника в рамках його особової картки (сім'я, освіта, кваліфікація, трудовий стаж, податок на доходи тощо); додаткові відомості заповнюються через перехід за гіперпосиланнями.

Особиста картка співробітника підприємства забезпечує доступ до всіх його даними (кадрова документація, трудова діяльність, нарахування, утримання, особисті дані та ін.).

По кожному співробітнику, що вноситься в інформаційну базу, можна відображати такі операції:

• Прийом на роботу - фіксується момент укладення трудового договору з працівником, це потрібно для оформлення відповідного наказу про прийом людини на роботу в уніфікованій формі Т 1.
• Кадровий переклад - дозволяє реєструвати зміни умов праці (переклад на іншу посаду, в інший підрозділ, зміна графіка роботи, умов оплати праці, методи розрахунку або суми авансу).
• Дані на початок експлуатації - дозволяють реєструвати планові нарахування. Вони автоматично застосовуються співробітнику підприємства щомісяця або з іншою періодичністю при повному розрахунку зарплати.
• Зміна оплати праці - відображаються всі зміни за діючими плановим нарахуванням співробітника, а також іншим умовам оплати праці, способу розрахунку авансу. Використання нарахувань дозволяє вести облік робочого часу співробітника.

Є можливість фіксувати різні види нарахувань. Так, для обліку робочого часу співробітника можуть бути відображені такі види нарахувань:

• оплата за окладом - фіксується розмір місячного окладу за повністю відпрацьований місяць;
• оплата за окладом по годинах - при розрахунку суми окладу враховується час в годинах;
• оплата за часовим тарифом - відбивається розмір годинної тарифної ставки;
• оплата за денним тарифом - вказується денна тарифна ставка;
• відрядний заробіток - відбивається розмір годинної тарифної ставки.

Крім того програма дозволяє відображати інші нарахування: надбавку за шкідливі умови праці, за вислугу років, щомісячні премії та ін.

Плановий фонд оплати співробітників

Існує можливість планування ФОП співробітника з урахуванням його планових нарахувань. Це необхідно для подальшого аналізу фонду оплати праці співробітника по всьому підприємству або відокремленому підрозділу.

Прикладне рішення надає ряд можливостей для оптимізації роботи з планування фонду оплати праці співробітника:

• можливість проведення різних аналізів за допомогою аналітичних звітів;
• виплата авансу в процентах від тарифу;
• використання для визначення призначається працівникові суми доплати за суміщення посад;
• використання при розрахунку тарифної ставки працівника сукупної тарифної ставки, в яку входять процентні та інші показники.

Розрахунок розміру фонду оплати праці співробітника відбувається автоматичний на підставі відомих нарахувань і може редагуватися вручну.

Зміни умов праці

У прикладному рішенні існує можливість відображати зміни умови оплати праці відразу декільком співробітникам:

• суміщення посад - нарахування доплати за суміщення співробітником декількох посад, розширення зон обслуговування, збільшення кількості роботи, виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника паралельно зі своїми основними обов'язками;

• доплата до середнього заробітку - призначення співробітникові доплати в разі тимчасового переведення на менш оплачувану посаду, передбаченого законодавством або колективним договором;
• індексація заробітку - відображення підвищення зарплати співробітників підприємства або його підрозділу після індексації їх тарифних окладів з початку місяця;
• зміна планових нарахувань - відображення змін в умовах оплати праці кількох підлеглих;
• зміна авансу - відображення зміни розміру авансу всім співробітникам підприємства, підрозділу або окремим співробітникам;
• переміщення в інший підрозділ - служить для відображення факту масового переміщення співробітників між підрозділами організації; накази формуються за уніфікованою формою Т 5, для кожного співробітника формується окремий наказ.

звільнення

При розірванні трудового договору з співробітників оформляється відповідний наказ за уніфікованою формою Т 8.

Зароблена плата припиняє нараховуватися з дати, наступні за датою розірвання трудового договору.

Звільнений співробітник перестане враховуватися при формуванні звітності за періоди, наступні після дати звільнення.

При розірванні трудового договору з працівником відбувається остаточний розрахунок і формується на його підставі записка - розрахунок за уніфікованою формою Т 6:

• нарахування належної заробітної плати за відпрацьований до дня звільнення період місяця;
• компенсація невикористаних днів основної відпустки, а також додаткових відпусток;
• нарахування вихідної допомоги у встановлених законодавством випадках;
• формування відомості на виплату нарахованих сум в міжрозрахунковий період.

Після звільнення співробітника може бути нарахований заробіток на період працевлаштування. Для обліку факту виплат колишнім співробітникам використовуються дані по звільненню.

Для аналізу і оптимізації кадрового обліку та планового фонду праці передбачені аналітичні звіти:

• особові картки Т-2;
• особисті дані співробітників;
• штатні співробітники;
• звільнений персонал та ін.

військовий облік

В організації автоматизовано ведення військового обліку співробітників. Ведуться записи і зберігаються відомості про військовий облік.

На їх підставі також автоматично заповнюються відомості до відповідного розділу особової картки співробітника.

Також ведеться облік осіб, що стоять на військовому обліку, заброньованих за підприємством на період мобілізації і воєнний час.

Прикладне рішення передбачає ряд можливостей для ведення військового обліку, що відповідають вимогам методичних рекомендацій Генштабу ВС РФ:

• наказ про організацію військового обліку громадян, в тому числі резервування осіб, які перебувають у запасі;
• план робіт по здійсненню військового обліку і бронювання громадян, які перебувають в запасі;
• розписка співробітника про прийом документа військового обліку;
• відомості про громадянина, який підлягає військового обліку;
• відомості про зміну сімейного стану, освіти, місця роботи, посади, місця проживання;
• перелік осіб, які перебувають в запасі, для можливості звірки облікових відомостей про військовий облік, що містяться в особових картках співробітників;
• список осіб чоловічої статі 15- і 16- річного віку;
• відомості про громадян, який перебувають на військовому обліку, також про осіб, зобов'язаних перебувати на військовому обліку, але не перебувають у ньому.

Для ведення військового обліку заброньованих громадян передбачаються спеціальні звітні форми, які регламентовані нормативними актами. Наприклад, звіт про чисельність заброньованих і дійових осіб.

З метою оптимізації ведення військового обліку та складання регламентованих форм передбачені аналітичні звіти:

• аналіз карток військового обліку;
• зміни особистих даних співробітників;
• прийняті і звільнені військовозобов'язані співробітники та ін.

За допомогою цих звітів можна підтримувати актуальні дані про військовозобов'язаних осіб і співробітників призовного віку.

Контроль за прийнятими і звільненими співробітниками, підлягають призову, ведеться за допомогою звіту «Призовник».

В організації може бути організований спеціальний військовий облік заброньованих осіб. Наприклад, на підприємстві є посади льотно-підйомного складу, плавскладу і ін.

Дані фахівці можуть бути відображені в звітності з бронювання. Ці звіти формуються з урахуванням даних, що знаходяться в особистих картках співробітників.

Дані про чисельність співробітників, а також заброньованих громадян відображаються в звіті «Чисельність працюючих і заброньованих громадян».

Дані про загальну чисельність співробітників, кількість, відсоток заброньованих і приписаних до військ відображаються в звіті «Донесення про кількість громадян в запасі».

Інформація про забезпеченість організації трудовими кадрами на період мобілізації та на воєнний час відбивається в звіті «Аналіз забезпеченості трудовими ресурсами».

Облік робочого часу

Ведення обліку робочого часу співробітників підприємства дає можливість оформити табель за уніфікованою формою Т 13 і автоматично розрахувати погодинну оплату праці.

Для кожного співробітника при прийомі на роботу або кадрові перестановки може бути призначений графік роботи. Його можна замінити індивідуальним графіком на певний місяць.

Відхилення фактичного часу від планового фіксуються у відповідному інструменті - табелі обліку робочого часу. Зафіксовані відхилення можуть використовуватися з метою розрахунку нарахувань за періоди відхилень.

Облік робочого часу штатних співробітників ведеться в графіках роботи, які можуть бути як загальними, так і індивідуальними. При прийомі людини на роботу або при кадрових перестановках вказується загальний графік.

Індивідуальний графік призначається персонально.

Графіки роботи заповнюються з урахуванням регламентованого федерального або регіонального виробничого календаря.

За допомогою графіків роботи можна вести облік вечірніх і нічних годин роботи.

Існує можливість заповнювати графіки з неповним робочим часом або з підсумованим обліком часу.

Дані з обліку робочого часу відображаються в звіті «Табель обліку робочого часу» за уніфікованою формою Т 13.

нарахування

У прикладному рішенні можна реєструвати суми по різним видам нарахувань.

Серед типових нарахувань:

• відрядна і погодинна оплата праці;
• винагороди та премії;
• компенсації, стимулюючі виплати, різного роду надбавки;
• лікарняні;
• оплата відпускних тощо.

Список нарахувань можна розширити за потреби.

Всі призначення для нарахувань використовуються в спеціальній документації для відображення різного роду операцій:

• оплата лікарняних;
• лікарняні без оплати;
• відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами;
• відплата відпускних;
• компенсація відпустки;
• прогул;
• оплата відрядження;
• доплата на суміщення посад;
• неявка з невстановлених причин;
• договірна оплата праці;
• премії;
• надбавки і погодинна оплата праці.

Нарахування здійснюються відповідно до формули розрахунку:

• по місячної, денної або годинної тарифної ставки;
• фіксованою сумою;
• в якості допомоги по догляду за дітьми до 1,5 років;
• відрядно за фактичний період дії нарахувань;
• за середньою заробленої плати для відпустки за календарними днями;
• доплата до розміру середнього заробітку тощо.

Міжрозрахунковий нарахування і виплати

Можна вести роботи з нарахуваннями, нарахованими не по кадрових документів, а по спеціалізованим.

Співробітникам може нараховуватися як щорічна, так і разова премія.

Також співробітникам може бути нарахована матеріальна допомога, наприклад, у зв'язку з народженням дитини.

Надано можливість фіксувати отримання співробітником одиничних доходів від роботодавця, які не є оплатою праці. Це може бути компенсація за використання особистого автомобіля в робочих цілях.

утримання

У прикладному рішенні можна відображати операції за стягненнями різного виду:

• страхові внески до державного і недержавного ПФ;
• профспілкові внески;
• утримання за виконавчим судового документу або за угодою про сплату аліментів.

Розрахунок утримань відбувається різними способами:

• фіксована сума;
• відсоток від зарплати, прожиткового мінімуму;
• частка від зарплати, прожиткового мінімуму.

За відсутнім на робочому місці співробітникам можна вести окремий облік.

Факти відсутності співробітників на роботі можуть відображатися за допомогою різних операцій:

• відпустку;
• лікарняний лист;
• відрядження;
• відпустка по догляду за дитиною;
• відпустку без збереження заробленої плати;
• відпустку за середнім заробітком;
• прогул.

Відсутність співробітників на робочому місці реєструється в спеціальних документах прикладного рішення.

розрахунок зарплати

У прикладному рішенні міститься універсальний інструмент для розрахунку заробітної плати відповідно до облікової політики підприємства та специфікою його роботи.

Розрахунок оплати праці співробітників пов'язаний з іншими розрахунками:

• оплата за договорами цивільно-правового характеру;
• утримання за виконавчими листами та по добровільним страхових внесках;
• утримання в рахунок погашення позик;
• утримання податку ПДФО;
• нарахування страхових внесків.

Одночасно з заробітною платою може призначатися щомісячна або квартальна премії.

Суми зарплати і страхових внесків, нараховані співробітнику, можна віднести на різні витрати. Всі способи відображення мають свою статтю витрат і аналітику. Витрати розподіляються за правилами, які встановлені для статті витрат.

Зароблена плата для обліку в складі витрат може бути віднесена в оперативний облік за допомогою інструменту «Відображення заробленої плати у фінансовому обліку». Документ дозволяє відобразити операції нарахування, утримання, ПДФО, внески.

Виплата заробітної плати

З урахуванням різних нарахувань і утримань формується належить до виплати сума. У прикладному рішенні можна приготувати зарплатні відомості для виплати цих грошей. Для цього автоматично заповнюються списки співробітників підприємства і формуються відповідні друковані документи.

Відомості можна формувати і без попередніх розрахунків сум і їх нарахування, наприклад, для виплати авансу.

Суми, що належать для виплати співробітникам, можуть виплачуватися готівкою чи безготівковим розрахунком.

Виплата заробленої плати може здійснюватися декількома способами в залежності від місця виплати:

• зарахування на зарплатну картку;
• перерахування на банківський рахунок;
• оплата через касу;
• оплата через роздавальника, в ролі якого можуть бути керівники підрозділів.

Оформлення виплат співробітникам підприємства супроводжується формуванням друкованих або електронних форм документів.

Оформлення виплати заробленої плати може супроводжуватися різними операціями:

• виплата авансу;
• виплата в міжрозрахунковий період;
• виплата заробленої плати за місяць.

Облік депонентів ведеться за допомогою відповідних інструментів: депонування заробленої плати, виплата депонованої заробленої плати, списання депонованої заробленої плати.

Інформація з обліку депонентів використовується для формування звіту «Книга обліку депонентів».

Взаєморозрахунки з співробітниками

Надається можливість вести облік виданих співробітникам позик. Позики можуть видаватися відразу цілком або частинами - траншами. Погашатися позики можуть по частинах або цілком через утримання сум із зарплати. Співробітникам надається можливість погашення позики в довільний момент часу.

Ведення обліку по виданих співробітникам позиками на увазі:

• реєстрацію умов надання позики організацією;

• фіксування факту одноразової видачі позики;
• фіксування факту видачі позики окремими траншами;
• відображення змін в умовах договору;
• фіксування факту повернення позики співробітником.

Сума нарахованих платежів за користування найманими засобами, а також суми в рахунок погашення відсотків і основного боргу, матеріальна вигода і відповідний їй ПДФО розраховуються в автоматичному режимі.

При розрахунку відсотків за користування позиковими засобами враховується фактичний щоденний залишок непогашеного боргу з урахуванням повернених сум.

Розрахунок податків і внесків

Можна вести облік доходів і нарахувань обов'язкових страхових внесків, а також готувати відповідні звітності.

Для звітності щодо страхових внесків необхідно реєструвати відрахування внесків до позабюджетних фондів окремо за типами платежів.

Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) розраховується за допомогою різних інструментів.

Для розрахунку ПДФО і формування податкової звітності застосовується класифікатор видів доходів (ПДФО). Забезпечується можливість враховувати соціальні відрахування, крім майнових і стандартних вирахувань з ПДФО. Відрахування соціальні реєструються автоматично в сумах виконаних утримань страхових внесків до державного або недержавного пенсійного фонду.

Також може бути проведено перерахунок ПДФО, який утримувався з співробітника в попередніх періодах, та зайво утриманий ПДФО може бути повернутий на підставі заяви від співробітника.

Для обчислення ПДФО облік доходів може бути відкоректований. Можна відображати отримання доходів, не пов'язаних з заробітною платою.

Прикладне рішення надає можливість формувати звітності з ПДФО, в тому числі для пред'явлення до податкової інспекції.

Існує можливість формування відомостей персоніфікованого обліку Пенсійного фонду:

• анкетні дані співробітника;
• інформація про стаж, в т.ч особливі види стажу, які дають право на дострокове нарахування пенсії;
• інформація про страхові внески, в т.ч. добровільні страхові внески.

Дані можуть бути сформовані в друкованій або електронній формі.

Для надання звітності до територіального органу Пенсійного фонду РФ можна використовувати сервіс «1С-Звітність» .

Звітні документи формуються на робочому місці «Квартальна звітність в ПФР». Інструмент дозволяє відобразити всю послідовність дій, пов'язаних з відправленням звітності, починаючи з автоматичного формування документації і закінчуючи перевіркою даних і відправкою в територіальний орган ПФР із застосуванням «1С-Звітність» .

Попередній далі