Історія і ефективність управління проектами

Важливість проектного управління в сучасному світі важко переоцінити, адже будь-яка організація, навіть сама невелика, реалізує нові починання, в більшості своїй представляють собою ні що інше, як проекти. Ці починання можуть бути абсолютно різними по суті, від розробки програмного забезпечення до відправлення людини на Марс. Але всі вони є проектами.

І якщо 1980-і основний фокус в компаніях робився на якість, в 1990-і - на глобалізацію, то в 2000-і на перший план вийшла швидкість реалізації ініціатив. Щоб випередити конкурентів, організації постійно стикаються з необхідністю розробки комплексних продуктів в дуже стислі терміни. Для вирішення цього завдання поки не було придумано нічого ефективнішого проектного управління, яке стає дедалі популярнішим з кожним днем.

Послідовна розробка і впровадження систем проектного управління в організаціях, включаючи інформаційні системи, дозволяють різним командам і структурам організації спільно працювати над визначенням планів і реалізацією проектів з виведення продуктів на ринок, синхронізуючи їх розкладу, координуючи ресурси і зусилля по реалізації стратегії організації. Корпоративна система управління проектами (КСУП) дозволяє проектним командам створювати і обмінюватися інформацією щодо проектів в реальному часі, повністю реалізуючи потенціал організації. За допомогою таких систем можливо забезпечити доступ до інформації про проект в практично будь-якій точці світу для проектних команд, співробітників підтримують підрозділів, партнерів і клієнтів. І все заради забезпечення швидкої і ефективної реалізації проектів.

На макрорівні організації мотивувати у впровадженні інструментів проектного управління для ефективної реалізації своїх ініціатив будь-якого масштабу. На мікрорівні, корпоративна система проектного управління, крім іншого, вирішує наступні завдання:

• Зниження витрат реалізації ініціатив
• Створення умов в організації для роботи проектної команди
• Інформування топ-менеджменту про статус стратегічно важливих проектів організації
• Забезпечення достатнього й ефективного проектного документообігу
• Дотримання термінів реалізації проектів

Незважаючи на те, що переваги проектного управління очевидні, впровадження проектного управління не гарантує успіху.

Коротким історія управління проектами

Людство застосовувало проектне управління ще за часів будівництва єгипетських пірамід - одного з найвидатніших пам'яток архітектури. На жаль, ніяких документів або згадок про те, як працювали системи проектного правління того часу до нас не дійшли. А тому історію управління проектами прийнято вести з 50-х років минулого століття. Сучасне проектне управління зародилося при вирішенні двох паралельних проблем з планування і контролю проектів в Сполучених Штатах Америки.

Перший випадок відноситься до військово-промислового комплексу, а саме до проекту Polaris Missile Project. В рамках даного проекту розроблялися двоступеневі балістичні ракети UGM-27 «Поларіс» (UGM-27 «Polaris»), призначені для атомних підводних човнів. Для успішної реалізації проекту було необхідно провести наукові дослідження, прикладні розробки та налагодити виробництво унікальних запчастин. Даний проект характеризує високий ступінь невизначеності, внаслідок чого класичні інструменти оцінки не давали прийнятної точності прогнозу. І тоді розробники проекту застосували наступний підхід. Вони підготували 3 можливих сценарії розвитку подій (оптимістичний, найбільш імовірний і песимістичний), і оцінку тривалості проекту для кожного з них. Потім за допомогою математичних обчислень отримали оцінку тривалості проекту. Цей метод отримав назву Program (Project) Evaluation and Review Technique (PERT). Спочатку цей метод використовували виключно для оцінки тривалості, але надалі він показав себе і в оцінці витрат на проект. На сьогоднішній день PERT вважається найкращим способом оцінки проектів з високим ступенем невизначеності.

Другий кейс пов'язаний з приватною корпорацією DuPont, що займається розробкою високотехнологічних матеріалів. Для будівництва своїх заводів DuPont були потрібні чіткі і точні оцінки термінів і вартості будівельних проектів. В ході вирішення даного завдання, фахівцями компанії був розроблений метод PPS (project planning and scheduling). Для нього були потрібні реалістичні оцінки вартості і тривалості окремих завдань з інжинірингу та зведення конструкцій. На щастя, будівельні проекти більш певні, ніж проекти з розробки високотехнологічних пристроїв, а тому DuPont мала таким оцінками зі своїх минулих проектів з будівництва фабрик, а також з галузевої статистики. Згодом PPS трансформувався в знаменитий і поширені в наші дні метод критичного шляху (critical path method, CPM). Особливо популярний цей метод в будівельному секторі, для вирішення завдань якого і був створений.

У 1960-і і 1970-і роки, і PERT і CPM завоювали особливу популярність як в приватному, так і в державному секторі зважаючи на зростання попиту на проектне управління. Міністерства оборони різних країн, NASA, великі будівельні та інжинірингові компанії стали впроваджувати інструменти проектного управління та календарно-мережного планування. З розвитком обчислювальної техніки і можливостей програмного забезпечення, популярність даних інструментів зросла ще сильніше. Однак на перших парах лише великі компанії могли дозволити собі дорогі і громіздкі мейнфрейми і програмне забезпечення. Автоматизація дозволила навіть невеликим компаніям застосовувати описані методи і інструменти. Справжній бум стався в 1980-і роки з початком ери персональних комп'ютерів і інтернету, і до 1990-м компанії в практично всіх галузях стали активно застосовувати інструменти проектного управління та календарно-мережного планування. На сьогоднішній день існує неймовірна кількість різного програмного забезпечення, що дозволяє автоматизувати проектну діяльність організації.

4 етапи розвитку сучасного проектного управління

До 1958 року: Поділ праці та календарне планування

У цей період підвищення ефективності і скорочення час проектів в першу чергу було обумовлено розвитком технологій. Наприклад, розвиток транспорту дозволило поліпшити розподіл ресурсів з точки зору логістики, а телекомунікації дозволили швидко передавати інформацію. Більш того, збільшувалися поділ праці дозволило скоротити час виконання конкретних завдань. Розбиття проектів на завдання привело до створення такого інструменту, як ієрархічна структура робіт (work breakdown structure, WBS). Проектами, структурованими таким чином набагато легше управляти. Найпоширеніший для цього інструмент планування і управління проектом - Діаграма Ганнта (Gantt Chart), створена інженером Генрі Л. Гантта (Genry L. Gantt). У цей період були реалізовані такі масштабні і важливі для історії проекти, як:

• Будівництво Тихоокеанської Залізниці в США (1850-ті);
• Дамба Гувера (1931-1936 рр.), В будівництві якої брали участь 5 200 працівників. До сих пір, це одна з найбільших дамб в США, що виробляє 4 млрд. КВтг на рік;
• Манхеттенський проект (1942-1945 рр.), В ході якого була створена перша в історії людства атомна бомба. У проекті було задіяно 125 000 чоловік, а витрати на нього досягали 2 мільярдів доларів.

1958-1979: Народження інструментів проектного управління

У зазначений період відбулося значне розвиток технологій, що вплинули на хід історії проектного управління. Наприклад, в 1959 році Xerox представили перший копіювальний апарат, що дозволило серйозно прискорити і спростити документообіг і просто обмін інформацією в організаціях. Велику роль зіграло розвиток обчислювальної техніки. З'явилися перші інструменти проектного управління: PERT і CPM. Комп'ютери стали з'являтися у всіх великих компаніях і організаціях. А до кінця 1970-х, початку 1980-х відбувся перехід до персональних комп'ютерів і навіть невеликі організації змогли скористатися інструментами проектного управління. У 1975 році Білл Гейтс (Bill Gates) і Пол Аллен (Paul Allen) заснували компанію Microsoft, яка практично відразу стала виводити на ринок рішення для автоматизації офісної і ділової діяльності. В цей же період стали з'являтися і спеціальні програми для управління проектами від софтверних компаній, таких як Artemis (1977), Scitor Corporation (1979) і звичайно ж Oracle (1977), який є зараз одним з лідерів на ринку софта для управління проектами зі своєю Primavera . Крім того, в даний період з'являються і інші системи, такі як Планування потреби в матеріалах (Material Requirements Planning, MRP).

Проекти, реалізовані на даному етапі зробили серйозний вплив на розвиток проектного управління. Серед них:

• Проект «Поларіс» (1958), вже згаданий на початку статті. Перший успішний запуск ракети відбувся в 1961 році. Саме для цього проекту була розроблена система PERT;
• Місячна місія «Аполлон» ( «Apollo», 1960), в результаті якої людина вперше ступила на Місяць. Уроки місячної місії були сформульовані в книзі «100 правил керівника проекту NASA» ;
• Проект з будівництва заводу DuPont (1958), для якого була розроблена система CPM.

1980 - 1994: Вихід в маси

Історія проектного управління в 1980-і і 1990-і багато в чому обумовлена ​​різким здешевленням персональних комп'ютерів і їх розповсюдженням. Тепер вони з'явилися не тільки в компаніях і установах, а увійшли в практично кожен будинок. Крім того, в цей період з'являється Інтернет. Саме в цей момент з'являється можливість швидко, дешево і ефективно планувати і контролювати навіть комплексні проекти. Програмне забезпечення теж різко подешевшало в цей період часу і стало більш масовим, що дозволило простіше впроваджувати його в компаніях і навчати співробітників. Раніше ж софт часто робився під конкретну компанію.

Проекти цього періоду, що вплинули на хід історії управління проектами:

• Тунель під Ла Маншем (1989 - 1991 рр.). Даний проект характеризувався неймовірно складними зв'язками і великою кількістю зацікавлених сторін. У нього було залучено 2 держави, кілька великих фінансових інститутів, інжинірингові та будівельні компанії і безліч інших організацій. Крім того, у двох залучених сторін сильно різнилися стандарти і навіть одиниці виміру, що сильно ускладнювало реалізацію проекту;
• Проект «Шаттл» (Space Shuttle Challenger project, 1983 - 1986). Трагедія, що сталася з шатлом Челленджер (Challenger) змусила NASA сконцентруватися на управлінні ризиками, груповий динаміці та управлінні якістю;
• Зимові Олімпійські в Калгарі (1988), в ході якої практики управління проектами були успішно застосовані при організації заходів. Цей проект показав, що евент-менеджмент є галуззю, суміжній з проектним управлінням.

З 1995 по наші дні: Створення нового середовища

Інтернет кардинально змінив бізнес, і, отже, проектне управління. Інтернет дозволив швидко, дешево і зручно просувати, продавати, купувати і відстежувати продукти на ринку. Результатом цього стало підвищення продуктивності і клієнтоорієнтованості компаній. Крім того, стала можливим створення повноцінних розподілених проектних команд, що дало компаніям додаткові можливості.

Одним з найцікавіших проектів став проект Рік 2000 (Year 2000, Y2K) пов'язаний з багом Міленіуму (Millennium bug), через за 1 січня двохтисячного року багато комп'ютерів могли почати працювати некоректно через нового стандарту дати. Цей був глобальний феномен, який міг порушити роботу організацій по всьому світу і створити ефект доміно в багатьох розподілених виробничих ланцюжках. Багато організацій створювали спеціальні підрозділи, у завдання яких входило нівелювання наслідків даного бага в роботі з усіма зацікавленими сторонами. Цілі даного віртуального проекту:

• Провести зміну століття без наслідків для роботи організацій
• Моніторинг успіхів інших організацій по боротьбі з даними феноменом
• Координація зусиль різних організацій
• Розробка плану управління ризиками, пов'язаними з даними феноменом
• Забезпечення комунікацій із зацікавленими сторонами

Даний віртуальний проект, реалізований одночасно безліччю компаній по всьому світу показав, наскільки пов'язані між собою організації та проектні команди по всьому світу, а також необхідність управління ризиками в області цифрових комунікацій.

Ефективність управління проектами

Без сумніву, сьогодні конкуренція між компаніями набагато жорсткіша, ніж коли-небудь, а невизначеність і турбулентність середовища надзвичайно високі. Це створює потребу в підвищенні стабільності та ефективності роботи організацій у всіх секторах економіки.

Цього можна досягти за допомогою впровадження кращих практик щодо оптимізації процесу управління і розподілу ресурсів. Однак було доведено, що операційне і проектне управління вимагають абсолютно різних підходів до управління, і при впровадженні практик необхідно чітко розуміти потреби організації. Проектне управління володіє двома ключовими перевагами. По-перше, проектне управління, на відміну від операційного, спрямоване на досягнення цілей, а не на забезпечення процесу. По-друге, проектне управління фокусується на комунікації та управлінні очікуваннями зацікавлених сторін, що дозволяє підвищити їх задоволеність.

Дослідження, проведене Робертсом і Фурлонгером (Roberts, Furlonger), показало, що застосування детальної і формалізованої методології управління проектами дозволяє підвищити ефективність реалізації проектів в середньому на 20-30%. Більш того, застосування формалізованої проектної структури дозволяє:

• Чіткіше визначити зміст проекту
• Визначити і погодити цілі і завдання проекту
• Полегшити ідентифікацію необхідних для успішного завершення проекту ресурсів
• Більш прозоро і чітко розподілити відповідальність між проектними ролями
• Сфокусувати зусилля команди на досягненні кінцевих вигод від проекту.

Крім того, згідно з цим дослідженням, 85-90% не вкладаються в терміни, бюджет або не можуть досягти необхідного змісту або рівня якості проекту. Основні причини цього:

• Неякісне обгрунтування (business case) проекту
• Цілі проекту не визначені або визначені не чітко
• Недолік комунікацій і управління зацікавленими сторонами
• Вигоди і результати проекту недостатньо визначені або незмірно
• Недостатній контроль якості
• Нереалістична оцінка вартості та тривалості проекту
• Ролі в проекті не визначено
• недолік керівництва
• Відсутність ресурсів та неналежні управління ними.

Застосування методології управління проектами, заснованих на кращих практиках, дозволяє підвищити ефективність управління проектами, уникнути більшості даних проблем, при правильному впровадженні та використанні, звичайно. Крім того, важливо розуміти, що проект з перевитратою коштів або недотриманням термінів не обов'язково є провальним. Питання «успішності» проекту вимагає окремого обговорення, тут же ми говоримо лише про ефективність управління проектом.

висновок

Історія управління проектами показує, що розвиток цієї сфери управління багато в чому було обумовлено розвитком технологій. Але ще з історії ми знаємо, що часто прості ідеї та інструменти, які не потребують позамежних технологій і витрат, можуть серйозно впливати на ефективність.

Проектне управління - інструмент, що дозволяє організації реалізовувати заплановані ініціативи максимально ефективно. Але використання проектного управління, наявність корпоративної системи управління проектами (КСУП) і застосування кращих практик не гарантує того, що всі проекти компанії будуть успішними. Однак правильно підібрана, складена під потреби організації, з урахуванням галузевих і регіональних особливостей, а також корпоративної культури організації, методологія управління проектами дозволяє уникнути безлічі помилок у ході реалізації проектів і істотно підвищити шанс їх успішної реалізації.

Дивіться також:

джерело: https://www.projectsmart.co.uk/evolution-of-project-management.php