З чого починається діловодство ...

Розглядаючи ті чи інші питання документообігу і діловодства, ми завжди звертаємося до будь-яких нормативно-правовим актам, деякі згадуючи побіжно, на деяких зупиняючись детально. З цієї публікації ми вирішили почати детальний і послідовний аналіз «нормативки», яку необхідно знати секретарям як свої п'ять пальців.

Інструкція - основа основ

Основним документом всіх секретарів і діловодів є, як відомо, Інструкція з діловодства в державних органах, інших організаціях, затверджена постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4 (далі - Інструкція). Як зазначено в п. 1 цього документа, заснований він на положеннях Закону Республіки Білорусь від 25.11.2011 № 323-З «Про архівну справу та діловодство у Республіці Білорусь» (далі - Закон). Звичайно, кидається в очі той факт, що Закон, на нормах якого заснована Інструкція, був прийнятий двома роками пізніше самої Інструкції, але це всього лише результат викладу даної норми Інструкції в новій редакції після прийняття Закону, і це звичайна справа в нормотворчій практиці. Інструкція прийнята з метою вдосконалення, підвищення ефективності та якості документаційного забезпечення управління шляхом уніфікації складу і форм управлінських документів, технологій роботи з ними.

Звичайно, закон має верховенство над постановами міністерств і ними затверджених інструкцій, мабуть, нікому не потрібно пояснювати, що і в нашій ситуації Закон в порівнянні з Інструкцією найголовніше, проте ми свідомо вирішили почати наш огляд саме з Інструкції як документа більш наближеного до практики, більш детально прописують різні норми і вимоги. Хоча в п. 2 цього документа говориться про те, що він встановлює загальні вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в державних органах, інших організаціях незалежно від форми власності та організаційно-правової форми. Ми б, однак, порадили нашої аудиторії загострити свою увагу на останніх словах цього положення:

Інструкція поширює сові дію на всі організації, незалежно від їх організаційно-правової форми (установи, УП, ТОВ, ТДВ та ін.) І форми власності (державна чи приватна).

У п. 3 Інструкції також говориться, що її положеніяраспространяются на організаційно-розпорядчу документацію незалежно від виду носія і встановлюють правила підготовки, оформлення, обліку, тиражування, контролю виконання, оперативного зберігання, використання та підготовки до передачі в архів, здійснювані за допомогою ручних, механізованих і автоматизованих (комп'ютерних) технологій. У той же час відзначається, що особливості оформлення, обробки та зберігання документів в електронному вигляді регулюються главою 18 Інструкції та іншими спеціальними актами законодавства Республіки Білорусь.

У свою чергу, також говориться, що особливості оформлення, обробки та зберігання організаційно-розпорядчих документів, що відносяться до нормативно-правовим актам Республіки Білорусь, що містять державні секрети та іншу охоронювану законодавством інформацію, звернень громадян, в тому числі індивідуальних підприємців, і юридичних осіб і документів , пов'язаних з їх розглядом, заяв зацікавлених осіб, що звертаються за здійсненням адміністративної процедури, і інших документів, пов'язаних із здійсненням пекло міністратівной процедур, регулюються актами законодавства Республіки Білорусь. В першу чергу, вважаємо, тут мається на увазі Закон Республіки Білорусь від 28.10.2008 № 433-З «Про основи адміністративних процедур» та Інструкцію про порядок ведення діловодства в адміністративних процедур в державних органах, інших організаціях, затверджена постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 07.05.2009 № 39. Однак адміністративні процедури - це окрема тема, яка потребує глибокого аналізу.

Слід також мати на увазі, що положення Інструкції поширюються на організацію роботи з документами, що не відносяться до системи організаційно-розпорядчої документації (планова, звітно-статистична, розрахунково-грошова та інші системи документації), незалежно від виду носія, включаючи їх реєстрацію, облік , контроль виконання, зберігання, в тому числі здійснювані за допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій.

Своє треба мати

У п. 4 аналізованого документа прописано, що організація і ведення діловодства в організаціях здійснюються на основі самостійно розроблюваних інструкцій по делопроізводствув відповідно до вимог Інструкції. Тобто в кожній організації повинна бути розроблена і затверджена своя Інструкція з діловодства.

Вищестоящими організаціями для однорідних за характером діяльності підпорядкованих організацій розробляються інструкції з діловодства, що встановлюють типовий або приблизний характер організації діловодства, використовувані при розробці інструкцій з діловодства цих організацій. Інструкція з діловодства, що має типовий характер, встановлює єдиний порядок організації діловодства в усіх однорідних організаціях. Інструкція з діловодства, що має приблизний характер, встановлює порядок організації діловодства в однорідних організаціях, що передбачає можливість його конкретизації в інструкціях з діловодства організацій в встановлених нею рамках. Інструкції з діловодства, що мають типовий або приблизний характер, є обов'язковими для застосування. Однак ці положення стосуються більшою мірою державних організацій, де є розгалужена структура, вищі і нижчі організації.

Що стосується різних ТОВ, ТДВ, УП приватної форми власності, то їм просто потрібно самим розробити свою власну інструкцію з діловодства, взявши за зразок затверджену Мін'юстом.

Інструкції з діловодства організацій, що є джерелами комплектування державних архівів, затверджуються їх керівниками після погодження з відповідним державним архівним установою або структурним підрозділом з архівів та діловодства головних управлінь юстиції обласних (Мінського міського) виконавчих комітетів. Інструкції з діловодства, що регулюють правила роботи з електронними документами і документами в електронному вигляді, затверджуються керівниками організацій після узгодження з відповідним державним архівним установою або структурним підрозділом з архівів та діловодства головних управлінь юстиції обласних (Мінського міського) виконавчих комітетів і державною установою «Білоруський науково дослідний центр електронної документації.

Інструкції з діловодства організацій, які не є джерелами комплектування державних архівів, затверджуються їх керівниками після погодження з вищестоящими організаціями (при їх наявності).

Інструкції з діловодства, що мають типовий або приблизний характер, що розробляються центральними органами державного управління, іншими державними організаціями, підпорядкованими Уряду Республіки Білорусь, затверджуються їх керівниками після погодження з Центральною експертною комісією (далі - ЦЕК) відповідного органу управління (організації) і республіканським органом державного управління у сфері архівної справи і діловодства.

Інструкції з діловодства, що мають типовий або приблизний характер, що розробляються організаціями, які є джерелами комплектування державних архівів, затверджуються їх керівниками після узгодження з ЦЕК цих організацій і відповідними державними архівами.

Інструкції з діловодства, що мають типовий або приблизний характер, що розробляються іншими організаціями, затверджуються їх керівниками після узгодження з ЦЕК цих організацій.

Хто за що у відповіді

Пунктом 6 Інструкції встановлено, що організація і вдосконалення системи документаційного забезпечення управління в організації, контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами, методичне керівництво роботою з документами і навчання працівників основам діловодства, впровадження та застосування сучасних інформаційних технологій в роботі з документами покладаються на службу документаційного забезпечення управління (служба ДОУ). Іменуватися служба ДОУ може як «управління справами», «секретаріат», «загальний відділ», «канцелярія» і т.п. Її найменування і структура, завдання, функції встановлюються відповідно до положення про неї в залежності від обсягу документообігу, виконуваних функцій, наявності засобів обчислювальної та організаційної техніки і інших нюансів.

Крім інструкції з діловодства в організації обов'язково повинен бути затверджений ще один документ - Положення про службу ДОП, і назватися він може в кожній організації по-своєму: Положення про управління справами, Положення про секретаріат, Положення про канцелярію і т.д.

Важливо при цьому, щоб в Положенні було зазначено, що, наприклад, управління справами або канцелярія є службою ДОУ організації.

При необхідності, однак, служба ДОУ може складатися з декількох підрозділів. В такому випадку завдання, функції, порядок роботи підрозділів служби ДОУ регламентуються положеннями про них.

А тепер увазі працівників невеликих організацій: Інструкцією встановлено, що при невеликому обсязі документообігу служба ДОУ може не створюватися, в цьому випадку виконання її функцій покладається на спеціально призначеного працівника або групу працівників. А права, обов'язки і відповідальність працівників, які беруть участь в діловодних обслуговуванні організації, визначаються їх посадовими інструкціями.

Проте, не дивлячись на наявність служби ДОУ або спеціально навчених і конкретно призначених людей, згідно п. 7 Інструкції відповідальність за організацію діловодства, дотримання встановлених правил і порядку роботи з документами, в тому числі документами в електронному вигляді, електронними документами, інформаційними ресурсами, в організації, їх збереження покладаються на керівника організації. При зміні керівника організації складається акт прийому-передачі документів і справ.

Відповідальність за організацію діловодства, дотримання встановлених правил і порядку роботи з документами в структурних підрозділах організації, їх збереження покладаються на керівників цих підрозділів. Наказом керівника організації призначається працівник, відповідальний за ведення діловодства, який здійснює в структурному підрозділі облік і контроль проходження документів у встановлені терміни, інформує керівника структурного підрозділу про стан їх виконання та ін.

Працівники організації повинні бути ознайомлені з встановленим порядком роботи з документами в організації.

Працівники організації несуть персональну відповідальність за виконання вимог інструкції з діловодства, збереження що знаходяться у них службових документів. Про втрату документів негайно повідомляється керівнику підрозділу і в службу ДОУ. При перекладі, переміщення або звільнення працівника наявні у нього документи та справи передаються за рішенням керівника організації або відповідного структурного підрозділу іншому працівникові за актом прийому-передачі документів і справ.

Пунктом 8 Інструкції встановлено, що контроль за станом діловодства в організаціях здійснюється органами архівної справи і діловодства, державними архівними установами та вищими організаціями.

Таким чином, сьогодні ми торкнулися лише основи основ діловодства, ті нормативні акти і ті їх положення, з яких повинно починатися діловодство в будь-якій організації. У наступних статтях ми продовжимо цю тему і розглянемо глибше питання порядку документообігу та оформлення документів.