Стаття. Порядок ведення касових операцій в фармацевтичних організаціях
"Московські аптеки", 2008, N 11
Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації регламентується Рішенням Ради директорів Центрального Банку Росії від 22.09.93 N 40. Даний нормативний документ включає три основних розділу по касових операціях:
- загальні положення;
- прийом, видача готівки та оформлення касових документів;
- ведення касової книги і зберігання грошей.
Касові операції оформляються типовими міжвідомчими формами первинної облікової документації, які затверджені Постановою Держкомстату Росії від 18.08.98 N 88.
Основними формами касової первинної облікової документації є:
- прибутковий касовий ордер (форма N КО-1) - прийом готівки в касу організації;
- видатковий касовий ордер (форма N КО-2) - видача готівки з каси;
- журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма N КО-3) - реєстрація прибуткових і видаткових касових ордерів або замінюють їх документів;
- касова книга (форма N КО-4) - облік надходжень і видачі готівки організації за прибутковими і видатковими касовими ордерами (або замінюють їх документами) в касі;
- книга обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів (форма N КО-5) - облік грошей, виданих касиром з каси організації іншим касирам або довіреній особі (роздавальнику), а також для обліку повернення готівки і касових документів по проведених операціях.
Схема прийому грошових коштів у касу організації складається з послідовних етапів, які відображені в табл. 1.
Таблиця 1
Надходження грошових коштів в касу
1. Заповнення прибуткового касового ордера Форма N КО-1
Форма N КО-1:
- застосовується для оформлення надходження грошей в касу при застосуванні
методів ручної обробки або при обробці інформації із застосуванням
засобів обчислювальної техніки;
- виписується в одному екземплярі працівником бухгалтерії;
- заповнюється на підставі первинного бухгалтерського документа
(Накладної, рахунку, наказу, договору, авансового звіту, ін.)
Деякі приклади господарських операцій (рядки "Підстава",
"Додаток"):
- отримання грошей з розрахункового рахунку для виплати заробітної плати
(Придбання матеріалів, оплати послуг сторонніх організацій і т.д.);
корінець чека N __ від ...__;
- оплата продукції (робіт, послуг) за накладною або за рахунком (надходження
коштів від покупців і замовників);
- повернення залишку невикористаного авансу від підзвітних осіб; авансовий
звіт N __ від __;
- компенсація нестач за результатами інвентаризації відповідно до
наказом;
- відшкодування заподіяної матеріальної шкоди; копія наказу
керівника або копія рішення суду;
- внесок засновника до статутного капіталу; копія рішення зборів
засновників;
- погашення боргу по позиках, виданих співробітникам організації
II. Реєстрація прибуткового касового ордера в журналі реєстрації
прибуткових і видаткових касових документів Форма N КО-3
Здійснюється бухгалтерією до передачі в касу
III. Підпис прибуткового касового ордера і квитанції до нього
Здійснюється головним бухгалтером або уповноваженою на це особою по
письмовим розпорядженням керівника організації
IV. Власне прийом грошових коштів в касу
дії касира
- зобов'язаний перевірити наявність і достовірність підпису головного бухгалтера або
уповноваженої особи, правильність оформлення, наявність перерахованих в
прибутковому касовому ордері додатків;
- в разі недотримання однієї з вимог повертає прибутковий
касовий ордер в бухгалтерію для належного оформлення;
- якщо всі вимоги виконані, то касир приймає гроші і негайно
підписує ордер, а на квитанції до прибуткового касового ордеру запевняє
свій підпис печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата;
- прикладені документи погашаються штампом або написом "Отримано" з
зазначенням дати;
- після отримання грошей в касу квитанція до прибуткового касового ордеру
відривається по лінії відрізу і видається на руки особі, яка здала гроші, а
касовий ордер залишається в касі.
Важливо! Дата складання прибуткового касового ордера і фактична дата
прийому грошей в касу на квитанції повинні співпадати!
V. Запис в касовій книзі Форма N КО-4
Проводиться касиром відразу ж після одержання грошей за прибутковим
касовим ордером.
Схема видачі готівкових грошових коштів з каси складається також з послідовних етапів і відображена в табл. 2.
Таблиця 2
Видача грошових коштів з каси
1. Заповнення видаткового касового ордера (форма N КО-2)
Форма N КО-2:
- застосовується для оформлення видачі готівки з каси при
застосуванні методів ручної обробки або при обробці інформації з
застосуванням засобів обчислювальної техніки;
- виписується в одному екземплярі працівником бухгалтерії;
- видача готівки з каси проводиться за видатковими касовими
ордерами або належно оформленими іншими документами (платіжним або
розрахунково-платіжними відомостями, заяв на видачу грошей, рахунками та ін.)
з накладенням на цих документах штампа з реквізитами видаткового касового
ордера; таким чином, на дані документи також виписується видатковий
касовий ордер, а на самі документи ставиться штамп з реквізитами (датою і
номером) цього видаткового касового ордера (наприклад, після видачі
заробітної плати по платіжній (розрахунково-платіжної) відомості в
централізовані бухгалтерії на загальну суму виданої заробітної плати
складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого
проставляються на кожній відомості). Приклади господарських операцій
(Рядок "Підстава"):
- здавання готівкової виручки в банк для зарахування на розрахунковий рахунок;
- виплата за відомістю заробітної плати, допомоги по соціальному
страхуванню, стипендій;
- виплата заробітної плати конкретній особі;
- видача матеріальної допомоги, позики, позики;
- видача грошей під звіт на господарсько-операційні витрати;
- відшкодування перевитрати за авансовим звітом працівникові організації в
сумі вироблених їм за рахунок власних коштів витрат на потреби організації
(За рішенням керівника);
- видача грошей на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями;
- повернення коштів покупцям і замовникам;
- видача позик за договорами з юридичними особами
II. Реєстрація видаткового касового ордера в журналі реєстрації
прибуткових і видаткових касових документів Форма N КО-3
- здійснюється бухгалтерією до передачі в касу;
- видаткові касові ордери, оформлені на платіжних
(Розрахунково-платіжних) відомостях на оплату праці та інших прирівняних до
ній платежів реєструються після їх видачі
III. Підпис видаткового касового ордера
Після заповнення повинні бути підписані керівником організації, головним
бухгалтером або уповноваженою письмовим розпорядженням керівника
особою; якщо на доданих до видаткового касового ордера документах,
заявах, рахунках є дозвільний напис керівника
підприємства, то його підпис на видатковому касовому ордері не обов'язкова
IV. Видача грошових коштів з каси
Видатковий касовий ордер передається бухгалтером в касу для видачі по
нього грошових коштів (видача видаткових касових ордерів або документів,
які їх замінюють, на руки особам, які отримують гроші, забороняється)
Дії касира і одержувача грошей:
касир зобов'язаний перевірити наявність і достовірність підпису керівника (або
уповноваженої ним особи) та головного бухгалтера, правильність оформлення,
наявність перерахованих в прибутковому касовому ордері додатків;
- в разі недотримання однієї з вимог касир повертає видатковий
касовий ордер в бухгалтерію для належного оформлення;
- перед отриманням грошей з каси особа, якій видаються грошові
кошти, в рядку "Одержав" вказує суму рублів прописом з великої
букви з початку рядка, а суму копійок - цифрами, проставляє дату
отримання ним готівки (дата отримання грошей повинна збігатися з
датою складання); при отриманні грошей за платіжною (розрахунково-платіжної)
відомості сума прописом не вказується; розписка в отриманні грошей може
бути зроблена одержувачем тільки власноручно, чорнилом або кульковою
ручкою;
- при видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером або
замінює його документа касир повинен вимагати пред'явлення
документа, що посвідчує особу одержувача і записати найменування,
номер, дату і місце видачі у відповідній рядку ордера;
- якщо заміняє видатковий касовий ордер документ складений на видачу
грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють засвідчують їх
особистість документи, і розписуються у відповідній графі платіжних
документів; проте в цьому випадку запис про дані документа,
що посвідчує особу, на грошовому документі, що його замінює касовий
видатковий ордер, не проводиться;
- видачу грошей касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому
касовому ордері або його замінює;
- якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим у
установленому порядку: в тексті ордера після ПІБ одержувача грошей
бухгалтерією вказується ПІБ особи, якій довірено отримання грошей;
якщо видача грошей проводиться за відомістю, перед розпискою в отриманні
грошей касир робить напис: "За дорученням";
довіреність залишається в документах дня, як додаток до видаткового
касового ордера або відомості.
На підприємстві видача грошей може проводитися за посвідченням,
виданим цим підприємством, при наявності на ньому фотографії та особистої
підпису власника;
видача грошей особам, які не перебувають в обліковому складі, проводиться по
видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за
окремою відомістю на підставі укладених договорів (напр. по
цивільно-правовими договорами);
прикладені до видаткового касового ордера документи касир погашає
штампом або написом "Оплачено" із зазначенням дати (щоб уникнути випадків
вторинного отримання грошей за цими документами)
У випадках:
- оплати праці,
- виплати допомоги по соціальному страхуванню,
- разових видач грошей кільком особам:
на оплату праці (при виході у відпустку, хвороби, ін.),
депонованих сум <*>,
грошей під звіт на пов'язані зі службовими відрядженнями витрати,
касир здійснює видачу грошових коштів за платіжними
(Розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового
ордера на кожного одержувача;
на титульному (заголовному) аркуші відомості робиться дозвільний напис
про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб на
це уповноважених
V. Запис в касовій книзі Форма N КО-4
Проводяться касиром відразу ж після видачі грошей за видатковим касовим
ордеру.
<*> Порядок депонування невиплачених сум
Після закінчення встановлених строків оплати праці, виплати допомоги по
соціальним страхуванням касир повинен:
а). поставити штамп або зробити відмітку від руки: "Депоновано" в
платіжної (розрахунково-платіжної) відомості проти прізвища осіб, яким не
зроблено зазначені виплати;
б). скласти реєстр депонованих сум;
в). зробити напис про фактично виплачених і підлягають депонуванню
сумах в кінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості, звірити їх з
загальним підсумком за платіжною відомістю і скріпити напис своїм підписом;
якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості
додатково робиться напис: "Гроші за відомістю видавав (підпис)";
видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється;
г). записати в касову книгу фактично виплачену суму і поставити на
відомості штамп: "Видатковий касовий ордер N __".
Далі бухгалтерія проводить перевірку відміток, зроблених касиром в
платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях, і підрахунок виданих і
депонованих за ними сум.
Депоновані суми здаються в банк, і здані суми складається один
загальний видатковий касовий ордер.
Загальні правила заповнення прибуткових і видаткових касових ордерів:
- повинні бути заповнені бухгалтерією чітко й ясно чорнилом, кульковою ручкою або виписані на машині (друкарській, обчислювальної);
- не допускаються підчищення, помарки або виправлення в документі;
- вказується підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи (Рядки "Підстава", "Додаток");
- забороняється видача ордерів на руки особам, що вносять або одержують гроші;
- прийом і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів за формою N КО-3 застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових і видаткових касових ордерів до передачі в касу організації і заводиться на певний встановлений організацією період (місяць, квартал, рік або інший період).
При заповненні Форми N КО-3 слід звернути увагу на наступне:
- в графі 4 "Примітка" для прибуткових документів може зазначатися підстава отримання грошових коштів та / або хто їх отримав; робиться відмітка в разі анулювання виписаних і зареєстрованих прибуткових касових ордерів, за якими з яких-небудь причин не були здійснені операції, тобто гроші не надійшли в касу;
- в графі 8 "Примітка" для витратних документів може зазначатися підстава видачі грошових коштів і / або особа, якій ці кошти видані; робиться відмітка про анулювання виписаних і зареєстрованих касових ордерів, за якими з яких-небудь причин не були здійснені операції і, отже, кошти з каси в цей день не видані.
При цьому анульовані прибуткові та видаткові касові ордери слід зберігати разом з журналом реєстрації протягом всього терміну, встановленого для зберігання касових документів, тобто 5 років за умови завершення перевірки і / або ревізії (в разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення).
У наступній статті буде розглянуто порядок оформлення інших форм касової документації.
Доцент кафедри УЕФ ФПП ОП
ММА ім. І. М. Сеченова, к.ф.н.
Е.Р.ЗАХАРОЧКІНА
Підписано до друку
28.11.2008
Асоціація сприяє у наданні послуги у продажу лісоматеріалів: брус ціна за вигідними цінами на постійній основі. Лесопродукция відмінної якості. 
Завантажити: Стаття. Порядок ведення касових операцій в фармацевтичних організаціях 
Завантажити: Стаття. Порядок ведення касових операцій в фармацевтичних організаціях