Алгоритм ведення касових операцій ІП

Алгоритм ведення касових операцій ІП

Кому і як потрібно вести касові операції. Порядок дій і все "підводні камені" для ВП

З 1 січня 2012 року набрав чинності новий нормативний акт Банку Росії, що визначає порядок ведення касових операцій. Положення від 12.10.2011 № 373-П «Про порядок ведення касових операцій з банкнотами і монетою Банку Росії на території Російської Федерації" (далі -Положення 373-П) привнесло ряд нововведень з питань касової дисципліни.

Хто повинен вести документацію по касі?

Всі підприємці, які беруть гроші у вигляді оплати за товари і послуги, при взаєморозрахунках між підприємцями і з юридичними особами, а також при отриманні грошових коштів зі своїх же рахунків через чекову книжку або корпоративну карту обслуговуючого банку.

Винятком є випадок, коли гроші з розрахункового рахунку знімаються через пластикову картку фізичної особи (зарплатну карту). Щоб було простіше розібратися, облік ведеться за картками «прив'язаним» до корпоративного рахунку, який також як і розрахунковий рахунок реєструється в податковій.

ВАЖЛИВО! Розрахунковий рахунок підприємця, про який в даному випадку йде мова, це рахунок відкритий банком ІП для здійснення підприємницької діяльності. Зверніть увагу, номер такого рахунку починається на 40802. Якщо номер вашого банківські рахунки, починається на 40817,40820,423,426, то відповідно до Плану рахунків банку, дані рахунки є поточними рахунками фізичних осіб, і до підприємницької діяльності ніякого відношення не мають.

За новим положенням до «щасливцям», які зобов'язані вести касу тепер належать не тільки ІП на загальній системі оподаткування і «упрощенщікі», але та ВП, що працюють на ЕНВД, які, в принципі, можуть не вести бухгалтерський облік і книгу доходів і витрат.

Для чого це все придумано і які цілі вирішує держава?

Перша мета, на мій погляд, це змусити підприємців перейти на безготівкові розрахунки. Друга, це легальна можливість поповнення бюджету за рахунок штрафів за неведення каси ІП, тому що навіть ІП надає послуги продавця іншому ІП (господареві торгової точки) теоретично теж повинен заводити касу, щоб внести туди свою винагороду, а потім через видатковий ордер видати самому собі грошові кошти на особисті потреби. Ну і третя мета, це працевлаштувати безліч бухгалтерів, яких випускають ВНЗ.

Які порушення будуть відслідковувати податкові органи за Вашими кас? Перше, це готівкові розрахунки між підприємцями і з юридичними особами, які не повинні перевищувати за одним договором 100000 рублів. Так що, якщо Ви звикли платити за оренду офісу чи торгової точки, або просто купуєте товар за готівку у одного постачальника за договором поставки ця проблема може Вас стосуватися.

Що необхідно зробити з 01.01.2012 року індивідуальному підприємцю, яка вчиняє касові операції:

1. Розрахувати ліміт залишку каси

Ліміт залишку каси - це максимально допустима сума грошових коштів, які можуть залишитися в касі ВП у кінці робочого дня після здійснення ВСІХ операцій (максимально допустимий залишок, виведений в кінці робочого дня в Касовій книзі).

2. Видати розпорядчий документ, який визначає:

максимально допустиму суму готівки, яка може зберігатися в касі після виведення в касовій книзі суми залишку готівки на кінець робочого дня (ліміт залишку готівки) (вимога п.1.2 Положення 373-П);
місце для проведення касових операцій і відповідно для зберігання ліміту залишку каси (вимога п.1.2 Положення 373-П);
особа (касовий працівник), уповноважена вести касові операції, в разі якщо працівників у ІП немає, то ці обов'язки він покладає на себе (вимоги п.1.6 Положення 373-П). Призначеного касовому працівникові необхідно зробити відповідну посадову інструкцію, з якої касир повинен бути ознайомлений під підпис;

Приклад розпорядження (наказу) для індивідуального підприємця, що не має найманих працівників:

Індивідуальний підприємець Іванов Іван Іванович
ІПН 2128 0000000

РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 1
від 01 січня 2012 року

З метою виконання вимог Положення Банку Росії від 12.10.2011 № 373-П «Про порядок ведення касових операцій з банкнотами і монетою Банку Росії на території Російської Федерації" (далі - Положення 373-П)

ВВАЖАЮ ЗА НЕОБХІДНЕ:

1. Визначити місцем здійснення касових операцій - місце здійснення підприємницької діяльності: м Чебоксари вулиця Леніна будинок 13 кв.13.

2. З метою впорядкування роботи з готівковими коштами відповідно до Положення 373-П встановити період часу між здачею в банк готівкових коштів перевищують ліміт залишку каси 5 робочих днів.

3. Встановити ліміт залишку каси в сумі 3000 рублів, розрахований відповідно до Додатку 1 до даного розпорядження.

4. Ведення касових операцій відповідно до вимог Положення 373-П покладаю на себе.

Індивідуальний підприємець Іванов Іван Іванович

Додаток 1

До положенню Банку Росії від 12.10.2011 № 373-П «Про порядок ведення касових операцій з банкнотами і монетою Банку Росії на території Російської Федерації"

Визначення ліміту залишку готівки:

Ліміт залишку готівки розраховується за формулою:

L = (V / P) * N

Де: L - ліміт залишку готівки в рублях;

V - об'єм надходжень готівки за розрахунковий період;

P - розрахунковий період в робочих днях (не більше 92);

N - період часу між днями здачі готівки в банк в робочих днях (не більше 7).

Передбачувані надходження готівкових коштів у 2012 році в місяць:

V = 20000 рублів

P = 23 (робочих дня в грудні)

N = 5 (виручка буде здаватися 1 раз в 5 робочих днів)

L = 4347,83 рубля,

Обираю ліміт залишку 4000 рублів.

Індивідуальний підприємець Іванов Іван Іванович.

Розрахунковий період вибирається на розсуд ІП виходячи з минулих періодів, наприклад, з даних книги доходів і витрат, але він не може перевищувати 92 робочих дня. Якщо ІП тільки відкрився, то розрахунок робиться з передбачуваного доходу.

3. Оформляти прибуткові та видаткові касові ордери

Будь прихід готівки в касу повинен бути оформлений Прибутковим касовим ордером

В тому числі, Прибутковим касовим ордером оформляється:

Готівкові кошти, що вносяться ІП для здійснення поточної діяльності. У підставі прибуткового ордера можна вказати «Поповнення каси ІП для поточної діяльності».
Готівкові кошти, отримані ВП у банку зі свого розрахункового (40802) рахунки. Можлива підстава внеску: «Прихід з розрахункового рахунку в банку».
Щоденна виручка (будь-яка), що надійшла в касу готівкою за день. Найбільш доцільним, є оформлення одного Прибуткового касового ордера на загальну суму виручки за день в кінці дня. Якщо ІП працює із застосуванням контрольно-касової техніки (ККТ), то прибутковий касовий ордер робиться на підставі контрольної стрічки, вилученої з контрольно-касової техніки. Якщо ККТ не використовується (наприклад, якщо ІП на ЕНВД), то Прибутковий касовий ордер просто оформляється на загальну суму виручки за день.
Повернення грошових коштів, які раніше були видані працівнику під звіт.
Будь витрата готівки повинен бути оформлений Видатковим касовим ордером.

Будь витрата готівки повинен бути оформлений Видатковим касовим ордером

Оформляється видатковими касовими ордерами:

Готівкова грошова виручка, вивезена в банк для здачі на розрахунковий рахунок. У підставі видаткового ордера можна вказати «Готівкова виручка для зарахування на розрахунковий рахунок в банку».
Видача готівкових коштів під звіт на витрати, пов'язані із здійсненням підприємницької діяльності працівникам індивідуального підприємця. При видачі працівнику під звіт видатковий касовий ордер оформляється на підставі письмової заяви підзвітної особи, складеного в довільній формі і містить власноручний напис ІП про суму готівки та про термін, на який видається готівка гроші, підпис ІП і дату.
Видача готівкових грошових коштів самому індивідуальному підприємцю для особистого користування. Можлива підстава у видатковому касовому ордері «Видача коштів підприємцю на особисті потреби».
Видача готівкових грошових коштів індивідуальному підприємцю на потреби підприємницької діяльності. У підставі видаткового касового ордера, в даному випадку, краще вказувати конкретні цілі, з перерахованих в Вказівці 1843 У: наприклад, якщо готівка потрібна для закупівлі товару, то «Видача коштів на оплату товару» або якщо ІП готівкою оплачує електроенергію, воду і т . Д., то «Видача коштів на оплату послуг».

Детально Порядок оформлення прибуткових і видаткових касових ордерів описаний в Главі 3 та Голові 4 положення 373-П.

Якщо індивідуальний підприємець працює один, без найманих працівників, то він також виписує видаткові та прибуткові ордери самому собі, проставляючи свій підпис за всіх.

У зв'язку з тим, що відповідно до чинного законодавства, індивідуальні підприємці не зобов'язані вести бухгалтерський облік поля в витратному і прибутковому касовому ордері, призначені для рахунків бухобліку можна не заповнювати.

Якщо готівкові кошти беруться з каси під звіт або самим індивідуальним підприємцем на оплату товарів (робіт / послуг), то, як правило, в подальшому потрібно складання Авансового звіту. Так як, Авансовий звіт в більшій мірі відноситься до ведення бухобліку, який ІП вести не зобов'язаний, то питання доцільності складання або не складання Авансового звіту, ІП може вирішити для себе сам. На мій погляд, для цілей системності та впорядкування ведення каси Авансові звіти складати варто.

На мій погляд, для цілей системності та впорядкування ведення каси Авансові звіти складати варто

4. Завести Касову книгу

Касова книга ведеться в порядку, детально описаному в Главі 5 Положення 373-П.

У касову книгу повинен бути записаний кожен виписаний за день прибутковий і видатковий касовий ордер. В кінці дня (по завершенню всіх операцій і закриття каси) виводиться залишок готівкових коштів. Даний залишок не повинен перевищувати встановленого Ліміту залишку каси. Накопичення готівки в касі понад установлений ліміт можливо лише в дні виплат заробітної плати співробітникам або у вихідні для банку дні, за умови, що в ці вихідні дні для ІП є робочими.

5. Щодня стежити за залишком, виведеним в кінці робочого дня в Касовій книзі

Як вже було сказано в попередньому пункті залишок каси на кінець дня, виведений в Касовій книзі не повинен бути вище суми, встановленої ІП як Ліміт залишку каси.

Якщо в якийсь день сума залишку каси виявилася вище ліміту, то понадлімітні готівкові грошові кошти повинні бути обов'язково здані в банк.

Чи означає це, що всі індивідуальні підприємці, які не мають розрахункових рахунків в банку, зобов'язані відповідно Положенням 373-П цей рахунок відкрити?

Ні, не означає. Чинне законодавство не зобов'язує індивідуальних підприємців мати розрахунковий рахунок в банку. ІП зобов'язаний відкрити розрахунковий рахунок в банку, тільки, якщо він планує розраховуватися з постачальниками в сумах, що перевищують 100000 рублів в рамках одного договору (Вказівка Банку Росії 1843 У).

Положення 373-П лише зобов'язує ІП здавати в банк понадлімітну виручку. Відповідно, щоб виконати дану вимогу Положення, в день, коли в Касовій книзі «вимальовується» понадлімітний залишок, індивідуальний підприємець просто може виписати собі видатковий ордер на суму перевищення з підставою «Видача коштів підприємцю на особисті потреби» або «Видача коштів на оплату товару» і т.д. Таким чином, виходить: немає перевищення ліміту - немає необхідності здавати на рахунок понадлімітний залишок.

Причому, видатковий касовий ордер, на розсуд індивідуального підприємцям-теля, може бути виписаний в даному випадку, і на суму більше, ніж понадлімітний залишок. Можна забирати з каси видатковим ордером повністю всю суму, можна робити так щодня, можна періодично. Але якщо на наступний день чекають витрати готівкою з каси, то має сенс залишати на залишку необхідну на ранок суму, головне, щоб вона не перевищувала встановлений ліміт.

Як вести касову книгу і зберігати первинні документи (касові ордери, авансові звіти)?

Ви можете купити бланки і заповнювати касову книгу і касові ордери вручну. При цьому Ви повинні касову книгу пронумерувати і прошнурувати, вивести кінці нитки ззаду останнього листа і наклеїти на них паперовий прямокутник, після чого розписатися.

Але найпростіше вести касу в електронному вигляді в одній з бухгалтерських програм, я користуюся безкоштовною програмою Бізнес Пак 7.5. Вона проста у використанні і дозволяє заповнювати документи самому «непросунутого» в бухгалтерії користувачеві.

Аркуш касової книги складається з двох частин: одна частина призначена для касової книги, а друга для касира. До частини касира підшиваються підтверджуючі документи. Наприклад, прибутковий ордер з квитанцією з банку або видатковий ордер з підшитими чеками ККМ на закуплені господарчі товари. Всі ці документи зберігаються 3 роки, тому їх краще відразу підшивати в папки зі швидкозшивачем.

Для ІП реалізують товари через торговельні точки в магазинах, я рекомендую мати серед документів на торговій точці копії Вашого розпорядження про призначення ліміту готівки. Цілком імовірні рейди оперативних відділів податкових органів з метою контролю залишку готівки на кінець дня в торговій точці.

Щодо перевірок і відповідальності

Питання про те, хто буде тепер перевіряти касову дисципліну? Це будуть податкові органи!

Відповідно до статті 15.1 Кодексу про адміністративні правопорушення на індивідуального підприємця, який в цілях даного кодексу прирівняний до посадової особи, накладається штраф у розмірі від 4000 до 5000 рублів, за:

здійсненні розрахунків готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри (тобто, вище 100000 рублів) ;,
неоприбуткування (неповне оприбуткування) в касу готівки (тобто не складання касових ордерів та не ведення касової книги);
недотриманні порядку зберігання вільних грошових коштів, а також у накопиченні в касі готівки понад встановлених лімітів.

висновки:

1. З 01.01.2012 всі індивідуальні підприємці, на будь-якій системі оподаткування, що працюють з готівковими коштами, зобов'язані дотримуватися касову дисципліну. А саме:

виписувати видаткові та прибуткові касові ордери,
вести Касову книгу,
щодня дотримуватися встановленого ними ліміт залишку каси.

2. При цьому, дотримання касової дисципліни НЕ ОЗНАЧАЄ:

що ІП, що знаходяться на ЕНВД, повинні купити ККТ і почати працювати з нею;
що ІП, що не мають розрахункового рахунку в банку, повинні його відкривати;
що ІП повинні почати вести бухгалтерський облік.

3. Обов'язково видати розпорядження, в якому визначити місце ведення каси, відповідального за ведення каси, розрахувати ліміт залишку.