1) Облік касових операцій. - Бухгалтерський облік і аудит - Конспект лекцій

1) Облік касових операцій.

Розрахунки підприємств за допомогою готівкових коштів (касові операції) здійснюється за певними правилами, встановленими чинним законодавством.

Основний документ, який регулює порядок ведення касових операцій - це Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р № 637. Порядок організації готівкових розрахунків підприємств включає в себе, зокрема, організацію зберігання готівкових коштів в касі підприємства, порядок встановлення ліміту каси, порядок оформлення касових документів, в тому числі видачу готівки під звіт, ведення касової книги.

Касою називається - приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а так само прийому, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів.

Ліміт залишку готівки в касі (далі ліміт каси) - це граничний розмір готівки, які можуть залишатися в касі підприємства в позаробочий час. Тобто зберігати в своїй касі готівку у позаробочий час підприємство має право лише у межах затвердженого ліміту каси. Уся готівка, яка є в касі понад установлений ліміт, в кінці дня обов'язково повинна бути здана в банк.

Підприємство самостійно встановлює собі ліміт каси на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси. Такий розрахунок (його форма затверджена додатком 2 до Положення № 637) підписується головним бухгалтером і керівником підприємства. Ліміт каси розраховується з урахуванням термінів здачі підприємством готівки для її зарахування на рахунки в банках. Якщо ліміт каси встановлено з перевищенням граничних розмірів, то сума такого перевищення вважається понадлімітної. Якщо підприємством ліміт каси не встановлено, то ліміт такої каси вважається нульовим.

За перевищення встановленого ліміту каси згідно ст.1 Указу № 436 до підприємства застосовуються санкції у вигляді штрафу в двох кратному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожний день. Положенням № 637 встановлено певної обмеження зокрема здійснення готівкових розрахунків підприємства з іншими підприємствами і підприємцями протягом дня. На сьогоднішній день Постановою НБУ № 32 така сума встановлена ​​в розмірі 10000 грн. За порушення в обмеженні розрахунків підприємству загрожує штраф в двох кратному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день згідно п.1 Указу № 436.

Готівкові кошти, що надходять до каси підприємства, повинні оприбутковується - враховуватися в касі підприємства, тобто надходження грошових коштів в касу оформляється прибутковим касовим ордером (ф. № КО-1). Для тих підприємств, які працюють із застосуванням РРО або використанням РК - підприємства торгівлі, громадського харчування та послуг, оприбуткування готівки є реєстрація через РРО (або фіксування в РК) операцій з прийому від покупця готівкових коштів

(З видачею йому розрахункового документа) і щоденне відображення їх у повній сумі в книзі розрахункових операцій (КОРО).

Оформивши надходження готівкової виручки прибутковим касовим ордером, треба зробити запис в перебігу робочого дня в касовій книзі. Прибуткові касові ордери повинні бути підписані головним бухгалтером і ставиться штамп з підписом «оплачено». Виправлення в прибуткових документах не дозволяється. Особі, яка здала грошові кошти в касу, видається завірена відбитком печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера).

Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів (типова форма № КО-2) або відповідним чином оформлених розрахунково-платіжних відомостей, підписаних керівником і головним бухгалтером підприємства. До видаткових ордерів можуть додаватися документи (заява на видачу готівки, рахунки, звіти про використання коштів, розрахунки і т.д.). Видача готівки фізичним особам здійснюється лише при пред'явленні ними паспорта або його замінює. Фізична особа розписується у видатковому касовому ордері або відомості про отримання готівки із зазначенням одержаної суми, використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору.

У видаткових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, здача готівки в банк), реквізит «Отримав» не заповнюється.

Якщо готівка видається за дорученням, в тексті видаткового ордера після прізвища, імені, по батькові одержувача, бухгалтер вказує ПІБ, особи якій довірено одержати готівку. У разі видачі за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній запис «За дорученням». Довіреності залишаються у касира і додаються до документів. На видаткових документах після їх оформлення ставиться штамп «Оплачено». Видача готівки за видатковим касовим ордером може проводитися тільки в день складання документа. Виправлення в видаткових документах не допускаються. Готівкові кошти, отримані з розрахункового рахунку в установах банку, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів можуть зберігатись понад установлений ліміт каси протягом 3-х робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку. Для проведення цих виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств зберігання грошей понад ліміт каси можна протягом 5 днів.

Готівкові кошти видають під звіт для здійснення видатків, пов'язаних з виробничими (господарськими) потребами підприємства, на закупівлю сільськогосподарської продукції, а також на відрядження.

Якщо підзвітна особа витрати здійснює за свій рахунок, то підприємство відшкодовує йому витрачені суми. В цьому випадку підзвітна особа всі дії виконувані ним при витрачанні коштів на господарські потреби має здійснювати від імені та за рахунок підприємства. Підзвітна особа зобов'язана відзвітувати за виданими йому сум.

Працівник у відрядження направляється на підставі наказу, оформляється посвідчення про відрядження, де вказують пункт призначення, назва підприємства, термін т мета відрядження. Для видачі коштів на відрядження, бухгалтер проводить розрахунок суми авансу виходячи з норм добових витрат, вартості проїзду та найму житла; при поверненні з відрядження працівник зобов'язаний відзвітувати протягом 3-х робочих днів банку, наступних за днем ​​завершення відрядження, згідно Положення № 637,

п.1 Постанови № 663 та Закону про податок з доходів.

Відповідно до Закону про податок з доходів (п.9.10.2) Звіт незалежно від мети видачі грошових коштів надається працівником за днем до закінчення третього банківського дня, наступного, наступного за днем, в якому працівник:

- завершує відрядження;

- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок органу, що їх особи.

- повернення коштів, отриманих на закупівлю сільськогосподарської продукції та вторсировини, повинен проводитися протягом 10 робочих днів з дня видачі готівкових коштів під звіт.

- повернення коштів, подученний на інші виробничі (господарські) потреби - не пізніше 2 робочих днів, включаючи день отриманих готівкових коштів під звіт.

Порядок оподаткування надміру витрачених сум і застосування штрафу наступне:

1) якщо кошти повертаються платником протягом звітного місяця, на який припадає встановлений Законом про податок з доходів триденний термін, то платник повинен сплатити тільки штраф в розмірі 15% суми надміру витрачених коштів;

2) якщо ж кошти не повертаються до кінця такого місяця, то крім штрафу в розмірі 15% з неповерненої суми необхідно утримати і податок з доходів фізичних осіб. При цьому повернення коштів згодом не тягне повернення такого податку та суми утриманого штрафу.

Розрахунок суми підлягають обкладенню податком з доходів необхідно проводити з використанням натурального коефіцієнта розрахованого за такою формулою:

К = 100: (100-Сп),

де К - коефіцієнт;

Сп - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент нарахування.

Приклад: Підприємство видало працівникові кошти на відрядження в сумі 1000 грн. Після повернення з відрядження 13.01.ХХ р Працівник надав авансовий звіт, який затверджений в сумі 800 грн. Залишок невитрачених коштів повернуто працівником:

а) 20 січня 20ХХ року;

б) 2. лютого 20ХХ року.

За січень 20ХХ року працівнику нарахована зарплата в сумі 550 грн.

Як у випадку «а», так і в разі «б» на працівника повинен бути накладений штраф у розмірі 15% неповерненої суми грошових коштів.

Сума штрафу складе:

(1000,00 - 800,00) х 15% = 30,00 грн.

Ця сума повинна бути утримана з зарплати працівника.

Якщо надміру витрачені кошти не повертаються працівником протягом місяця, в якому закінчився встановлений триденний термін (випадок «б»), сума неповернених коштів додатково до штрафу обкладається ще і податком з доходів фізичних осіб за ставкою 15%. При цьому сума такого податку утримується із зарплати працівника, нарахованої за січень. Розмір доходу, отриманого працівником внаслідок повернення невитраченої суми в строк (з урахуванням коефіцієнта), складе:

200,00 х (100: (100 - 15)) = 235,29 грн.

Таким чином сума податку з доходів фізичних осіб в цьому випадку буде дорівнює:

235,29 х 15: 100 = 35,29 грн.

Сума, що підлягає утриманню з січневої зарплати такого працівника складе:

30,00 + 35,29 = 65,29 грн.

Крім того, за порушення перевищення термінів використання виданої під звіт готівки Указом № 436 передбачено застосування штрафних санкцій до підприємства в розмірі 25% від виданих під звіт сум.

Всі прибуткові та видаткові касові ордери підлягають реєстрації в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Як правило, для реєстрації прибуткових і видаткових касових документів на підприємствах застосовують Журнал форми № КО-3а, так як на підставі виконаних в ньому записів є можливість проконтролювати цільове призначення отриманих та витрачених готівкових коштів, а також перевірити повноту проведених касиром записів.

Нумерація прибуткових і видаткових касових ордерів, зареєстрованих в Журналі форми № КО-3а, проводиться наростаючим підсумком з початку року.

Всі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства враховують у касовій книзі, типова форма № КО-4. Форму касової книги затверджена Наказом № 51.

Перед тим як приступити до заповнення касової книги, касир повинен оформити титульну сторінку книги (вказати назву підприємства, ідентифікаційний код), пронумерувати аркуші. Після цього касову книгу пронумеровані. Кількість аркушів у касовій книзі запевняють підписами керівника та головного бухгалтера (на звороті останньої сторінки касової книги роблять запис «У цій книзі пронумеровано ... сторінок) і засвідчують печаткою підприємства - юридичної особи.

Записи в касовій книзі касир здійснює в двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги, - «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги - «Звіт касира», є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей в касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Касир відображає в касовій книзі операції отримання або видачі готівки за кожним прибутковим і видатковим касовим ордером в день їх надходження або видачі. При відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня, записи в касовій книзі в цей день можуть не здійснюватися.

Виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони підтверджуються підписами касира, а також головного бухгалтера або замінює його особи.

Всі виправлення в касовій книзі робляться коректурним способом.

Для узагальнення інформації про операції з готівковими коштами в касі підприємства Планом рахунків передбачений синтетичний рахунок № 30 «Каса», який має такі субрахунки:

- 301 «Каса в національній валюті»

- 302 «Каса в іноземній валюті»

Надходження грошових коштів в касу відображається за дебетом рахунка Д30 «Каса», а видача - за кредитом рахунка К30. На субрахунку 302 облік операцій у валюті в перерахунку в національну валюту України ведеться по кожному виду валюти окремо.

34