➤ Вхідна кореспонденція зразок

1. Що відноситься до вхідних документів
2. Документи, які відносяться до вхідних
3. Прийом і первинна обробка вхідної кореспонденції
4. Що необхідно враховувати при реєстрації вхідної кореспонденції
5. Як реєструвати вхідні документи
6. Терміни реєстрації та відповіді
7. Основні помилки при роботі з вхідною кореспонденцією

Розповімо, як раціонально організувати на підприємстві облік і обробку надходить кореспонденції. Для вас - 6 зразків документів та 4 помилки, які не можна допускати.

Скачайте корисні документи:

Що відноситься до вхідних документів

Вхідна та вихідна кореспонденція, а також внутрішні документи - це інструмент, за допомогою якого ваша компанія взаємодіє з вищестоящими організаціями, дочірніми підрозділами, іншими підприємствами, органами влади, співробітниками та іншими фізичними особами.

Вихідна і внутрішня кореспонденція формується в самій організації, що входять документи надходять ззовні. При цьому спосіб доставки вхідної кореспонденції при її обробці не має значення. Вступити вона може:

• поштою,
• кур'єрською, фельд'єгерської доставкою,
• за допомогою електронних засобів зв'язку,
• як голосове повідомлення по телефону,
• телеграфом.

Експерт журналу «Довідник секретаря» докладно розповість, яку дату вхідного листа потрібно ставити в реєстраційній формі

Вхідний документ може передати співробітник, який повернувся з відрядження, або людина, яка звернулася в організацію із заявою, скаргою чи проханням.

Посвідчення про відрядження з відмітками про прибуття та вибуття

завантажити зразок

Документи, які відносяться до вхідних

1. Інформаційно-довідкові матеріали, в тому числі закони, укази, постанови.
2. Розпорядчі документи, серед яких інструкції, рекомендації, рішення, вказівки, розпорядження, доручення, накази.
3. Листи, в тому числі супровідні, гарантійні, рекламні, інформаційні, з пропозиціями і запитами.
4. Договори і акти.
5. Довіреності.
6. Підтверджують оплату документи.
7. Телетайпограми, телеграми, телефонограми та факсограми.
8. Документи, передані в цифровому вигляді по електронних каналах зв'язку.
9. Всі види звітності.
10. Звернення громадських організацій і громадян, депутатські запити і звернення, клопотання, колективні звернення.
11. Скарги і звернення від фізичних осіб.

Корисна інформація для секретарів

Центральний телеграф запустив систему «Федеральна мережа документальних повідомлень» (ФСДС). Вона дозволить передавати короткі повідомлення і великі обсяги інформації, включаючи зображення. Повідомлення, відправлені через ФСДС, матимуть юридичну силу, як і телеграми.

Читати докладніше

Жоден з надійшли в організацію документів не повинен загубитися. Порядок, за яким обробляють вхідні та вихідні документи організації, встановлюють внутрішньою інструкцією або положенням про документообіг. У цих локальних нормативних актах визначають, які документи відносяться до вхідних і яким чином їх реєструвати і враховувати. Експерт журналу «Довідник секретаря» докладно розповість, яку дату вхідного листа потрібно ставити в реєстраційній формі

Прийом і первинна обробка вхідної кореспонденції

Наказом керівника призначають співробітника, в обов'язки якого буде входити прийом вхідної кореспонденції та її первинна обробка. На великих підприємствах цим займаються окремі підрозділи, на середніх і невеликих - секретар або діловод. Первинна обробка вхідної кореспонденції необхідна, щоб відразу ж впорядкувати термінові і важливі документи і оперативно ознайомити з ними керівника.

Крім того, серед документів можуть бути ті, що спрямовані не за адресою або ті, які не вимагають подальшої обробки, наприклад, інформаційно-рекламні матеріали. Експерт журналу «Довідник секретаря» підкаже, в якому випадку можна не реєструвати вхідну кореспонденцію

Що необхідно враховувати при реєстрації вхідної кореспонденції

✔ Вхідну кореспонденцію, доставлену помилково, розкривати не можна. Направте її за адресою відправника. Листи та бандеролі з позначкою «особисто» також не ріжуть. Після реєстрації їх передають у руки адресатам.

✔ Вхідні документи розпаковують, перевіряють на читаність і цілісність, наявність всіх додатків, зазначених у супровідних листах. Якщо в супровідному листі не вказано дату реєстрації або адреса відправника, конверт не знищують. Його потрібно підколоти до документа.

✔ Якщо на документі стоїть позначка «Термінове», на ньому проставляють час отримання. Повідомлення, в яких частина тексту пошкоджена або не піддається прочитанню, а також ті, в яких відсутні деякі додатки, включаються в акт. Акт складають у довільній формі у двох примірниках, один з яких направляють відправнику.

✔ Замовну вхідну кореспонденцію приймають на пошті або від кур'єра під підпис.

✔ На невеликих підприємствах вхідна кореспонденція після сортування передається керівнику, який розписує її по виконавцях. На великих підприємствах отримані документи розподіляються по особам, призначеним відповідальними за той чи інший напрямок діяльності. Вони отримують кореспонденцію за своєю тематикою і потім розписують її по виконавцях.

Читайте журнал «Довідник секретаря». Ви дізнаєтеся, як передати вхідні документи в бухгалтерію

Як реєструвати вхідні документи

Позначку про надходження потрібно проставляти на всіх документах. Але реєстрації підлягають не всі види вхідних документів. У діловодстві їх підрозділяють на реєстровані і незареєстровані.

Вхідні документи, які не реєструють:

• рекламні буклети і комерційні пропозиції;
• запрошення на виставки і презентації;
• вітальні та листи подяки, листівки, телеграми;
• документація по матеріально-технічному забезпеченню;
• бухгалтерські та платіжні документи.

Всі інші вхідні документи, які підлягають виконанню, містять керівні вказівки і довідкову інформацію, реєструють в обов'язковому порядку. Крім позначки про надходження, на них проставляють реєстраційний номер відповідно до затвердженої в організації номенклатурою справ. Такий реєстраційний індекс може складатися з букв і цифр. Читайте рада експерта журналу «Довідник секретаря» про те, як правильно сформувати реєстраційний номер вхідного документа .

★ Відмова від реєстрації вхідної кореспонденції кваліфікують як порушення посадової інструкції та положення про діловодство. За таку провину може бути накладено дисциплінарне стягнення аж до звільнення.

Для обліку зареєстрованих вхідних документів використовують спеціальний журнал. У сучасних організаціях робота з вхідною та вихідною кореспонденцією автоматизована. Після реєстрації всі документи вносяться в базу даних. Як правило, в структурі бази даних відбивається реєстраційний номер і дата надходження документа, його короткий зміст, текст резолюції керівника, дата передачі на виконання, дані про виконавця.

Журнал обліку вхідної кореспонденції

завантажити зразок

Використання автоматизованих систем, за допомогою яких здійснюється облік вхідної та вихідної кореспонденції, істотно полегшує контроль виконання документів. Читайте поради експертів «Системи кадри» про те, як правильно організувати документообіг в кадровій службі .

Терміни реєстрації та відповіді

Процедура обробки вхідної кореспонденції складається з декількох етапів:

1. Прийом і первинна обробка.
2. Реєстрація.
3. Розподіл документів для прийняття управлінських рішень.
4. Направлення документів відповідальним виконавцям.
5. Виконання.
6. Контроль виконання.
7. Формування виконаних документів у справи.

Терміни виконання кожного етапу встановлюють в організації інструкцією про діловодство. Вони залежать від специфіки діяльності організації, обсягів одержуваних документів і визначаються вимогами керівництва. Як правило, на виконання перших трьох етапів відводиться один день.

Інструкція по кадровому діловодству

завантажити документ

Відповідальні виконавці повинні отримати вхідну кореспонденцію не пізніше ніж через день після того, як керівником було прийнято управлінське рішення і призначений виконавець. Документи, що вимагають термінового і оперативного виконання передаються протягом декількох годин.

Зверніть увагу! Термін виконання документа в діловодстві починається з того дня, коли документ був прийнятий на виконання. І, якщо в організації встановлений триденний термін виконання для термінових документів, передане виконавцю 1 березня доручення має бути виконане 3 березня.

Який час відводиться виконавцю, визначається нормативно-правовим актом або організаційно-розпорядчим документом. У деяких випадках термін встановлюється в індивідуальному порядку резолюцією керівника.

У загальному випадку на виконання термінових вхідних документів відводиться 3 робочих дня, оперативні повинні бути виконані протягом 10 робочих днів. Все решта - протягом календарного місяця. Конкретні терміни виконання встановіть становищем або інструкцією про діловодство. Не забудьте вказати в локальному нормативному акті, що терміни виконання обчислюються в робочих днях.

Основні помилки при роботі з вхідною кореспонденцією

Помилка 1. Використовують один журнал обліку для реєстрації вихідної і вхідної кореспонденції.

Це робити не можна, оскільки кількість і склад реквізитів у вхідної та вихідної кореспонденції різниться.

Помилка 2. Вносять в журнал реєстрації вхідної кореспонденції документи, що надійшли без супровідних листів.

Якщо документ надходить із супровідним листом і вказано в ньому як додаток, він може бути врахований як кореспонденція. Тому не вимагають виконання і не повинні реєструватися як вхідні первинні документи бухгалтерського обліку, виконавчі листи, судові рішення і постанови. Їх передають у структурні підрозділи без реєстрації, але вносять до спеціального журналу обліку нерегістріруемих документів.

Помилка 3. Ведуть загальний журнал реєстрації при великій кількості вхідних документів одного типу.

Так, якщо організація працює з великою кількістю звернень громадян, є сенс реєструвати цей тип кореспонденції в окремому журналі обліку і використовувати спеціальні реєстраційні індекси.

Помилка 4. При формуванні виконаних листів в справи підшивають в різні папки вхідні листи і вихідні відповіді на них.

Такий спосіб формування справ істотно ускладнює пошук, якщо потрібно знайти історію листування з даного питання. Підшивайте листи-відповіді разом з листами-запитами.

підсумок:

Нюанси обробки вхідної кореспонденції закріпіть локальним нормативним актом - Положенням або інструкцією про діловодство. Використовуйте спеціалізоване програмне забезпечення для обліку та контролю виконання вхідних документів.