Юрій Дьомін - Діловодство. Підготовка службових документів

Ю. М. Дьомін

Діловодство. Підготовка службових документів

Розділ 1 Загальні вимоги до підготовки документів

Глава 1 Документування як складова корпоративного діловодства. Національний стандарт ISO 15489-1-2007 «Управління документами» про вимоги до документів компанії

Документування повсякденній діяльності компанії прийнято розглядати в якості найважливішої складової корпоративного діловодства (див. Рис. 1.1). Нагадаємо, що в загальному випадку під документуванням розуміється запис (фіксація) інформації, що здійснюється на різних носіях відповідно до встановлених правил [1]. Ці правила (див. Далі) поширюються на зміст, структуру, стиль викладу і оформлення документів. Дотримання цих правил, в свою чергу, дозволяє забезпечити відповідність кожного застосовуваного в процесі повсякденної діяльності компанії документа певними характеристиками.

Рис. 1.1. Корпоративне діловодство

Відповідно до Національного стандарту ISO 15489-1-2007 «Управління документами» [2] (далі - Стандарт) до основних характеристик корпоративних документів відносяться:

♦ автентичність;

♦ достовірність;

♦ цілісність;

♦ придатність для використання (в якості документа).

Пояснимо, що автентичність документа визнається, якщо останній є те, що прийнято вважати документом [3], і, крім того, був створений (відправлений) уповноваженою особою в той час, який позначено в документі. Для забезпечення автентичності документів компаніям, як це передбачено Стандартом, слід впровадити і документально зафіксувати політику в області діловодства (включаючи питання документування), а також процедури контролю над створенням, отриманням, передачею, збереженням і відбором документів.

Вірогідним, згідно зі Стандартом, визнається документ, зміст якого можна вважати повним і точним поданням підтверджуються операцій (діяльності, фактів) і якому можна довіряти при здійсненні наступних операцій (подальшої діяльності). При цьому мається на увазі, що документи створюються під час (відразу ж після) операції або випадку, до яких вони належать, особами, достовірно знають факти, або засобами, зазвичай використовуваними в діловій діяльності при проведенні даної операції.

Цілісність документа, згідно зі Стандартом, визначається повнотою і незмінністю інформації в складі цього документа. Цілісність документа забезпечується його захистом від несанкціонованого зміни, а також регламентацією порядку поводження з ним.

Нарешті, документ визнається придатним для використання, якщо його можна локалізувати, знайти, відтворити і інтерпретувати відповідно до потреб компанії в документованої інформації, наприклад з метою звітності. В кінцевому рахунку, як зазначається в Стандарті, кожен документ, який застосовується в повсякденній діяльності компанії, повинен правильно відображати те, що повідомлено (вирішено) [4], або викладене в його змісті дію.

Розглянемо далі основні вимоги до змісту, структури, стилю викладу і оформлення документів компанії.

Глава 2 Вимоги до змісту документів

Під змістом документа розуміється вся включена в нього інформація, при цьому основним інформаційним компонентом документа є його текст - виражена засобами службово-справа-вого мови сутність зафіксованих в документі фактів, подій, управлінських рішень та похідних від нього дій (виконаних або (і) підлягають виконання). Крім того, в залежності від функціонального призначення документа в його зміст можуть включатися:

♦ відомості про автора документа;

♦ відомості про адресата;

♦ відомості, що дозволяють ідентифікувати документ як такий (з урахуванням функціонального призначення документа);

♦ відомості, що забезпечують юридичну силу документа;

♦ відомості допоміжного (довідкового) характеру.

Текст документа повинен викладатися російською мовою або національною мовою суб'єкта Російської Федерації, що використовується в якості державної поряд з російським [5]. Документи, що направляються до інших держав (міжнародні організації та установи), можуть викладатися як російською мовою, так і на офіційних мовах відповідних держав або англійською мовою.

Залежно від функціонального призначення документа текст може бути представлений у вигляді так званого зв'язкового (суцільного) тексту, анкети, таблиці або їх поєднання. Відмінності перерахованих видів представлення тексту полягають в наступному.

Зв'язний текст - це граматично і логічно узгоджена інформація, значима для належного здійснення компанією своєї діяльності, тобто впорядкована послідовність пропозицій, розподілених по абзацах [6].

Анкетна форма (анкета) представлення тексту застосовується, якщо в змісті документа характеризується за певними ознаками тільки один об'єкт (питання).

Таблична форма (таблиця) представлення тексту застосовується, якщо в змісті документа за певними ознаками (одному або декільком) характеризуються два і більше об'єктів (питань) одночасно.

Поєднання двох і більше форм представлення тексту виправдано при підготовці документів, що відрізняються великим об'ємом (у тому числі мають додатки) або (і) складною структурою (див. Далі).

З метою забезпечення своєчасної та якісної підготовки текстів документів рекомендується застосовувати:

♦ уніфіковані і типові тексти відповідних видів документів;

♦ текстові формуляри (шаблони, трафарети);

♦ текстові зразки.

Підготовка змісту будь-якого документа починається з вивчення суті питання (напрямки) діяльності компанії, що викладається в даному документі, відповідних положень законодавчих та нормативних правових актів, локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчих документів, а також наявних у розпорядженні компанії довідкових матеріалів і (або) матеріалів листування.

Зміст документа має включати достовірну і аргументовану інформацію (грунтуватися на фактах (події)) і ув'язуватися з документами, раніше виданими (підготовленими, наприклад, в рамках листування) з даного питання (напрямку) діяльності компанії, але при цьому не дублювати їх зміст, а в необхідних випадках мати на них відповідні посилання. Крім того, зміст документа має відповідати законодавчим та нормативно-правовим актам, локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчих документів компанії, який регламентує порядок і правила здійснення виду діяльності (її напрямки, окремого питання), що освітлюється в документі.

Текст документа слід викладати ясно, переконливо і ємко, але разом з тим по можливості коротко [7]. І звичайно, в тексті документа повинні дотримуватися граматика і орфографія використовуваного для його викладу мови.

Глава 3 Вимоги до структури документів

Під структурою [8] документа розуміється послідовність логічно взаємопов'язаних смислових частин його тексту, об'єднаних викладеним в документі питанням (напрямком) діяльності компанії. Структуризація тексту документа передбачає його обгрунтоване поділ на самостійні, але в той же час логічно взаємопов'язані фрагменти: частини, розділи, глави, параграфи, підпунктів, пункти і, якщо необхідно, підпункти [9].

У тих випадках, коли виділення в тексті документа самостійних фрагментів представляється недоцільним, виконується його членування на абзаци, що складаються з одного або декількох пропозицій. Найбільш прості документи можуть складатися тільки з одного абзацу, а іноді - всього з одного речення (наприклад, супровідний лист). У зв'язку з останнім зауваженням уточнимо, що для більшості документів є найтиповішим так звана трехчастная структура, що припускає поділ тексту на вступну, основну і заключну частини (рис. 3.1).

У вступній частині документа, представленого у вигляді зв'язного тексту, як правило, викладається обгрунтування, в якому пояснюється причини і (або) мета підготовки документа. В основній частині викладається суть освітлюється питання (станом на дату підготовки документа). У заключній частині зазвичай викладаються висновки, пропозиції, прохання, вимоги, рішення, розпорядження, вказівки, рекомендації і т. П. [10]

Додаток до документу також правомірно розглядати як елемент його структури. Структура програми визначається формою представлення тексту.

Кінець ознайомчого уривка

СПОДОБАЛАСЯ КНИГА?