Статті номенклатури справ: порядок в документах

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Статті номенклатури справ
3. Як заповнюється стаття "Терміни зберігання документів"
4. Які види переліків допоможуть встановити терміни
5. Виділяють типові та відомчі переліки документів.
6. Типові переліки
7. Відомчі переліки
8. Переліки зручні в роботі з документами. Вони допомагають:
9. Яка структура у переліків документів
10. У переліку зустрічаються скорочення і формулювання: «Пост.», «До заміни новим», «До відпадання потреби»,...
11. Як правильно працювати з переліком
12. Спосіб № 1.
13. Спосіб № 1.
14. Що робити, якщо потрібно змінити терміни зберігання
15. У яких ще документах шукати терміни зберігання

Документообіг компанії регламентується статтями номенклатури справ. Що таке статті номенклатури справ і як їх застосовувати на практиці, розповімо в даній статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

У найзагальнішому вигляді, номенклатура справ (НД) організації складається з розділів, кожен з яких відповідає одному конкретному структурному підрозділу. Першим розділ відповідає підрозділу, який відповідає за організацію роботи з документами, тобто службі ДОП. Далі йдуть розділи, які відповідає основним керівним підрозділами компанії: відділ корпоративного управління, плановий, фінансовий, юридичний відділи і т.д.). Третя група - основні виробничі відділи: відділ збуту, транспортний відділ і т.д.

Схема розташування розділів НД є свого роду класифікатором структурних підрозділів організації, кожному підрозділу присвоюється код, наприклад 01, 02, 03 і т. Д. При складну внутрішню структуру організації коди можуть бути тризначними.

Найкраще, коли порядок розташування розділів в НД відповідає порядку, закріпленому локальними нормативними актами організації (затверджена структура відділів, штатна чисельність і структура). Найменуванням розділів даного НД служить код підрозділу і його офіційна назва:

"01. Відділ документаційного забезпечення управління (ДОП)".

Основний текст НД є таблицею, що складається з граф, змістом яких є одна певна стаття НД:

заголовок справи;

кількість справ;

термін зберігання та номер статті за переліком;

Далі ми розглянемо зміст кожної з граф окремо, а в другій частині цієї статті більш докладно зупинимося на заповненні найважливішою і найскладнішою четвертої графи - "Термін зберігання і номер статті за переліком".

Довідка

Статті номенклатури справ

1. У першій графі наводяться індекси (номери) справ. Зазвичай вони складаються з коду структурного підрозділу і номера справи по порядку проходження всередині розділу: 01-001, 01-002 ... 01.318, 01.319 і т.д.
   В кінці кожного розділу номенклатури справ, як правило, залишають два-три так званих резервних індексу (номера), щоб протягом року при необхідності можна було включити відсутні заголовки справ.

2. У другій графі номенклатури зазначаються заголовки справ. Бажано зберігати єдину послідовність заголовків справ у всіх розділах номенклатури справ.
   Усередині кожного виділеного комплексу ділових паперів заголовки справ рекомендується систематизувати за рівнями: спочатку заголовки з документами вищестоящих організацій, потім документи організації, після, при їх наявності, - документи підвідомчих організацій.

3. Третя графа (кількість справ) підлягає заповненню в кінці року. Згідно з правилами , Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів, тому якщо кількість ділових паперів велике, то справу потрібно розділити на томи (частини), у третю графі вказати номер кожного тому (частини) і його крайні дати: "Т.1 10.01.2017 - 31.07 .2017 "

4. У четвертій графі НД слід проставити терміни зберігання справ, що визначаються за типовими і відомчими переліками. У цій же графі потрібно вказати посилання на номер статті за переліком. Детальніше про терміни і переліках буде розказано в другій частині цієї статті.

5. Графа п'ята "Примітки" підлягає заповненню протягом року службою ДОУ або співробітником, відповідальним за ведення ділових паперів. У цій графі можуть бути зроблені відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про працівників, які відповідають за порядок формування та забезпечення зберігання справ у відділах і ін.

Відомості про заклад справ проставляються в такий спосіб: як тільки в справу підшивається хоча б один папір, в графі «Примітка» робиться запис «Заведено». Ця запис потрібна для подальшого обліку сформованих справ, оскільки може бути ситуація, при якій справу, передбачену НД, може виявитися несформованим через відсутність протягом року відповідних ділових паперів. відмітка про перехідні справи проставляється в тому випадку, якщо справа, що включає ділові папери з певного питання, розпочато в одному році, але буде завершено, наприклад, в наступному році.

Фінальна запис НД складається на останньому аркуші НД в кінці календарного року. Вона повинна містити загальну кількість справ, які було сформовано в організації, за термінами зберігання. Також у фінальній записи має бути вказано кількість перехідних справ з відміткою "ЕПК". Всі відомості з фінальної записи повинні бути передані в архів підприємства.

Зразок номенклатури справ представлений нижче:

Номенклатура справ організації (зразок) .xls

Як заповнюється стаття "Терміни зберігання документів"

Обов'язкова частина підготовки НД - визначення термінів зберігання (СХ) ділових паперів. Під СХ розуміють період, протягом якого необхідно зберігати папір в силу її значимості. СХ бувають:

довготривалими: понад 10 років;

короткочасними: до 10 років включно.

У кожній організації повинні використовуватися спеціальні переліки, за якими можна визначити СХ ділових паперів. Спеціальні правові акти РФ також встановлюють СХ окремих документів.

Коли переліки документів потрапляють в руки співробітникам, які складають номенклатуру справ підрозділу, вони губляться і не знають, як з ними працювати. І тут важливо діловода і секретарям грамотно пояснити колегам, як працювати з переліками.

Діловодне підрозділ може надати методичну допомогу, проконсультувати колег з інших підрозділів і перевірити результати роботи

На практиці часто виникає питання: чому встановлювати СХ повинні саме співробітники підрозділів? Поясніть колегам, що навіть самий кваліфікований співробітник служби діловодства або секретар не перерахує всі ділові папери підрозділу і не визначить їх цінність для компанії.

Які види переліків допоможуть встановити терміни

Довідка

Виділяють типові та відомчі переліки документів.

Перші містять ділові папери, створювані в усіх організаціях. Другі - ділові папери, в яких відображаються специфічні функції галузевих підприємств.

Типові переліки

Основний перелік при визначенні СХ - Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (Далі - Перелік типових управлінських документів № 558).

Він містить список ділових паперів, що утворюються в ході документування основних управлінських функцій підприємств.

Цей список застосовують, коли складають НД в компанії, а також при відборі паперів на зберігання або знищення в ході роботи експертної комісії.

Другий типовий перелік - Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання .

Список містить стандартні архівні ділові папери про наукову, науково-технічної, виробничо-технічної, проектної та будівельної діяльності підприємств, із зазначенням термінів зберігання. Список використовують для визначення СХ науково-технічної документації та складання НД.

Читайте також:

Відомчі переліки

Відомчі переліки організації використовують як довідники міжгалузевого значення при визначенні СХ ділових паперів спеціальних систем документації - податкових, фінансових, медичних та т. П.

Відомчі переліки документів з СХ, розроблені до 1991 р, застосовують в даний час як довідники міжгалузевого значення при підтвердженні встановленого експертною комісією організації терміну зберігання ділових паперів.

Так, Зразковий перелік документів, що утворюються в діяльності кредитних організацій, із зазначенням СХ скасували, але не ввели замість нього новий. Тому кредитні організації продовжують використовувати цей список, але вже як довідковий посібник. У таких випадках СХ береться як приблизний, уточнюється з юристами і тільки потім затверджується експертною комісією.

Довідка

Переліки зручні в роботі з документами. Вони допомагають:

1. систематизувати ділові папери організації за напрямами діяльності при складанні номенклатури справ;
2. визначити СХ ділових паперів;
3. виявити значення паперу: юридична або історичне;
4. відібрати документи на зберігання або знищення ;
5. врахувати особливості зберігання ділових паперів при формуванні справ.

Яка структура у переліків документів

Розглянемо структуру на прикладі Переліку типових управлінських документів № 558 . Це основний список при визначенні СХ. Він включає чотири частини:

Загальні положення, в яких вказують нормативні документи, за якими складено список, цілі складання, розділи, графи і т. Д.

Сам список документів.

Список скорочень.

Покажчик видів паперів за алфавітним принципом.

Список представлений у вигляді таблиці, яка розділена на тематичні розділи - їх 12. Завдяки розділах можна відразу зрозуміти, де шукати той чи інший документ.

Бухгалтерія знайде необхідні ділові папери в розділі 4, який містить відомості з обліку і звітності.

Один вид документа може бути присутнім в різних статтях і розділах, і тільки ознайомившись з усіма варіантами, можна вибрати відповідний для вас.

Що стосується СХ (графа 3), то в списку вказано не жорсткий, а мінімально необхідний СХ. Організація може його збільшити

Довідка

У переліку зустрічаються скорочення і формулювання: «Пост.», «До заміни новим», «До відпадання потреби», «ЕПК», «5 л. ЕПК ». Що вони означають:

1. скорочення «Пост.» означає, що ділові папери зберігають постійно. Але навіть в цьому скороченні є виняток. Дане скорочення для організацій, які не є джерелами комплектування державних і муніципальних архівів, означає СХ не менше 10 років;
   
2. формулювання «До заміни новим», «До відпадання потреби» дозволяють організаціям самостійно визначати термін зберігання ділової папери. СХ «До відпадання потреби» - не менше одного року;
   
3. відмітка «ЕПК» означає, що частина справ має науково-історичне значення. У таких випадках після встановленого терміну проводять додаткову полистного експертизу цінності справ. Така експертиза потрібна для виділення паперів, які зберігають постійно;
   
4. «5 л. ЕПК »означає, що мінімум через 5 років зберігання проводять експертизу цінності силами ЕПК, щоб частина ділових паперів зберігати далі, а частина знищити.

Графа «Примітка» містить коментарі, що уточнюють терміни і місця зберігання ділових паперів, ознаки виділення документів, СХ яких відрізняються від термінів, закріплених в графі 3. Якщо в дужках у графі 3 є виноска, то вона може коригувати СХ, як описано в її розшифровці в графі 4 «Примітка».

Завершують перелік список скорочень і покажчик, який побудований за алфавітним принципом. У покажчику в алфавітному порядку перераховані всі ділові папери з посиланням на статтю.

У лівій частині покажчика розміщені види і різновиди ділових паперів, а в правій частині - статті переліку, в яких вони фігурують.

Як правильно працювати з переліком

Є два способи роботи з переліком.

Спосіб № 1.

має на увазі використання предметного покажчика. Ми відкриваємо предметний покажчик переліку і шукаємо в ньому потрібний документ. Вище згадувалося, що в покажчику зліва розташовані види ділових паперів, а праворуч - статті, в яких вони розташовані. Ці статті нам допоможуть знайти необхідний документ.

Таким чином, даний документ зберігається постійно. Якщо це акт про інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей, то його зберігають 5 років за умови проведення перевірки.

Спосіб № 1.

полягає в пошуку функції, напрямки діяльності.

Ознайомившись з «Загальних положень» і вибравши необхідне, ми відкриваємо таблицю, шукаємо розділ і знайомимося з документами.

Приклад. Ваша організація працює з міжнародними компаніями. Визначаємо термін зберігання листування про експортні та імпортні поставки з закордонними організаціями. Спочатку відкриваємо «Загальні положення» і шукаємо відповідний розділ. Наш розділ 5 «Економічні, наукові, культурні та інші зв'язки». Переходимо в розділ 5 і знайомимося з документами. Знаходимо статтю 507. Вона нам підходить:

507

Листування про експортні та імпортні поставки:

а) із зарубіжними організаціями

15 л. ЕПК

Термін зберігання листування «15 л. ЕПК », тобто після 15 років зберігання в результаті експертизи цінності документів знищать або будуть зберігати далі.

Довідка

Що робити, якщо потрібно змінити терміни зберігання

Самостійно знижувати СХ ділових паперів, встановлені нормативно, заборонено. ЯяиУвелічівать СХ згідно Переліку типових управлінських документів № 558 можна в тих випадках, коли це викликано специфічними особливостями роботи організацій.

Приклад. Бувають ситуації, коли у компанії немає можливості стягнути борги з іншої компанії. Тоді виникає дебіторська заборгованість, яка може тривати місяці або роки. Логічно, що при судових розглядах і податкових перевірках даний вид документації може знадобитися для захисту інтересів компанії. Дебіторську заборгованість списують тільки через 10 років, а податкову перевірку проводять за 3 минулі роки. Виходить, що СХ ділових паперів виростає до 13 років. суди вважають обгрунтованим вимога податкової інспекції про надання документів, що підтверджують дебіторську заборгованість, навіть якщо термін зберігання таких документів закінчився. Виходить, що якщо фірма не надасть відповідні документи, їй доведеться донарахувати податок на прибуток, оплатити заборгованість, а разом з нею штрафи і пені за несвоєчасну сплату податку.

Спільна робота служби діловодства і співробітників організації - ідеальний варіант розвитку подій при підготовці зведеної НД Кому як не фахівцю, кожен день має справу з конкретними документами, знати їх склад, види і різновиди в своїй області. Щоб співробітники не відмовлялися взаємодіяти і не саботували підготовку НД, організуйте семінари-наради, під час яких ви роз'ясніть колегам, як користуватися переліками із зазначенням СХ. Завдання служби діловодства - донести до співробітників і підрозділів значення такої роботи.

У яких ще документах шукати терміни зберігання

В федеральному законі «Про архівну справу» написано, що СХ ділових паперів можуть встановлюватися в законах, нормативно-правовими актами та переліками. Якщо терміни взяті з нормативного правового акта, то тоді в НД вказується посилання на використовуваний акт.

У Росії крім переліків діють правові та підзаконні акти, які регулюють строки зберігання ділових паперів.

Таким чином, робота з переліками нескладна, але вимагає посидючості і уважності. Обов'язково перевіряйте терміни за співробітниками підрозділів. А щоб скоротити кількість помилок, перед тим як підрозділи почнуть складати номенклатуру справ, проведіть навчання і дайте загальне розуміння, як працювати з переліком, використовуючи готові приклади зі статті.

Читайте також: