номенклатура справ

1. Номенклатура справ відділу кадрів як структурного підрозділу підприємства
2. Бланк форми номенклатури справ відділу кадрів
3. Які справи включати в номенклатуру відділу кадрів?

Номенклатура справ - обов'язкова облікова форма для кожного підприємства, організації незалежно від форми власності. Розповімо, як скласти номенклатуру справ відділу кадрів як структурного підрозділу.

Номенклатури справ розробляємо і оформляємо по загальнодержавному нормативному акті, який діє з липня 2015 року. Це Правила організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі - Правила 1000/5).

Правила № 1000/5 узагальнено визначають і подальші етапи життєвого циклу номенклатур: ведення, оформлення виписок і закриття.

Для початку - кілька основоположних приписів, викладених у Правилах 1000/5:

• дію Правил № 1000/5 поширюється на підприємства, установи, організації (далі - підприємство) будь-якої форми власності;
• кожне підприємство повинно мати власну номенклатуру справ;
• номенклатури справ розробляють в кінці року на наступний рік.

Облік документів в діловодстві є дворівневим. На першому рівні враховуємо окремі документи - найчастіше за журналами реєстрації, книгами обліку, іноді - за картками. На другому - справи, в яких ці документи сформовано. Справи враховуємо саме за номенклатурами.

А власне, що таке номенклатура? Це перелік назв справ, що заведені на підприємстві, систематизований у певному порядку. У кожній справі вказується і термін її зберігання.

Номенклатура справ відділу кадрів як структурного підрозділу підприємства

Номенклатуру справ на наступний рік кожен структурний підрозділ (відділ кадрів - не виняток) має розробити до 15 листопада поточного року.

Звичайно, це «командні» завдання. Самостійно посадова особа, відповідальна за діловодство в підрозділі, з цим не впорається. Тому, до процесу залучають і інших фахівців.

Втім, відповідальність за підготовку номенклатури справ покладається на керівника кадрової служби, начальника відділу кадрів.

Для номенклатури справ підрозділу є уніфікована форма. Її закріплено в додатку 11 до Правил 1000/5.

Уніфікована форма номенклатури справ підрозділу передбачає 5 граф:

• індекс справи
• Заголовок справи (тому, частини)
• Кількість справ (томів, частин)
• Термін зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком
• Примітка.

Бланк форми номенклатури справ відділу кадрів

ЗАВАНТАЖИТИ

Відділ кадрів, як і будь-який відділ підприємства, повинен користуватися саме цією нормованої формою.

Для кожного напряму діяльності відділу кадрів необхідно передбачити належне кількість справ, включивши їх заголовки номенклатури.

приклад

Припустимо, в завдання кадрової служби входить взаємодія з навчальними закладами (курсами) з питань підготовки та підвищення кваліфікації персоналу. Так, можуть створюватися:

• договори про навчання;
• списки осіб, які закінчили курси підвищення кваліфікації;
• навчальні програми та плани;
• довідки про професійне навчання;
• листи про направлення на навчання.

Для зберігання цих документів слід передбачити справу у відділі кадрів.

Виявлено види документів з усіх питань діяльності кадрової служби групують з метою правильного визначення складу справ і формулювання їх заголовків. Адже недоцільно створювати окрему справу для кожного виду документів. Складаючи перелік справ, необхідно взяти до уваги обсяги документів кожного виду, тематику порушуваних проблем тощо. Звичайно, слід врахувати базове правило формування справ, згідно з яким до однієї справи не можна долучати документи з різним - постійним і тимчасовим - термінами зберігання.

Перед складанням номенклатури справ корисно ознайомитися з типовою або зразковою номенклатурою справ (при наявності), номенклатурами і описами справ за минулі роки, реєстраційними формами документів (картки, журнали), звітами про роботу, типовими та галузевими переліками документів.

Які справи включати в номенклатуру відділу кадрів?

У номенклатурі повинні бути передбачені всі категорії справ, з усіх документованих напрямків діяльності відділу кадрів, зокрема:

• перехідні справи - це, зокрема, особисті справи, Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них тощо;
• справи постійних колегіальних і дорадчих органів, в т. ч. тимчасових (комісій, груп і т. п.), відповідальність за забезпечення діяльності яких покладено на службу кадрів, - справи атестаційної та кваліфікаційної комісій, робочої групи з підготовки положення про оплату праці, матеріальне стимулювання (преміювання) тощо.

Перехідний справа - справа з питань, вирішення яких триває більше одного року. Її ведуть протягом кількох років і вносять до номенклатури справ щорічно протягом усього терміну вирішення порушених питань.

До номенклатурі, зазвичай, включають справи, що містять оригінали документів. За рішенням експертної комісії номенклатури можуть бути додані і справи, призначені для зберігання копій документів, накопичуються в відділі (розпорядчих документів, положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій тощо).

У номенклатуру справ не включають друковані видання, довідники (в т. Ч. Телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформацію.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документів у множині. наприклад:

• Накази з кадрових питань тривалого терміну зберігання
• Накази з кадрових питань тимчасового терміну зберігання.

У заголовках справ з планами або звітами вкажемо період (місяць, квартал, півріччя, рік) запланованого створення або фактичного виконання документів. наприклад:

• План роботи з кадрами на 2016 рік
• Для справ з кореспонденцією вкажемо кореспондентів і зміст листування
• Листування з районним центром зайнятості з питань працевлаштування.

Правило!

Включайте в номенклатуру все особисті справи під одним індексом, а враховуйте окремо. Аналогічно - трудові книжки і особисті картки!

Для кадрового діловодства характерні справи, що складаються з різних видів документів, пов'язаних з однією особою. До цієї категорії відносяться, зокрема, особисті справи.

Всі особисті справи працівників включають в номенклатуру під одним індексом (наприклад, 04-26 «Особові справи працівників»). Так само під одним індексом включають в номенклатуру справ і трудових книжок (наприклад, 04-28 «Трудові книжки працівників») і особисті картки, які ведуться за типовою формою № П-2 (наприклад, 04-27 «Особисті картки працівників»).

Облік кожного особової справи або трудової книжки ведуть не по номенклатурі справ, а за спеціальними обліковими формами - Журнал обліку особистих справ і Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Облік особистих карток рекомендується вести за такою облікової формі, як Журнал обліку прийому працівників. Всі ці облікові форми включають в номенклатуру справ відділу кадрів.

Терміни зберігання справ проставляем згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом Мін'юсту України від 12.04.2012 № 578/5 (далі - Перелік № 578 / 5).

Номенклатура справ структурного підрозділу - по своїй суті теж справа, як і будь-яка інша облікова форма.

Отже, в переліку справ її відзначаємо теж - останньої.

Отже створюють порожні пронумеровані рядки. Це - резерв для додаткових справ, які можуть бути сформовані при зміні функцій або напрямів діяльності підрозділу. Точно визначити потрібну кількість резервних номерів, звичайно, складно. Оптимальне рішення - 3-5 номерів.

Проект номенклатури справ структурного підрозділу:

• підписує керівник підрозділу;
• візує керівник архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів).

В кінці року номенклатура справ відділу кадрів обов'язково слід закрити підсумковим записом.

У підсумковій записи вказують кількість справ, що фактично склалися протягом року. Підсумкові дані передають службі діловодства.