Інструкція з діловодства 2017 | статті | Журнал «Довідник секретаря та офіс-менеджера»

1. Інструкція з діловодства: обов'язкове чи ні?
2. Як розробити інструкцію з діловодства?
3. Структура і зміст інструкції з діловодства
4. Складання та оформлення документів
5. Документообіг та виконання документів

Інструкція з діловодства відноситься до групи локальних нормативних актів, що становлять правову основу діяльності компанії. Вона повністю відображає процес роботи з документами: від їх створення до передачі в архів. Інструкція, розроблена з урахуванням потреб компанії, уніфікує діловодних процесів і робить документообіг більш ефективним. У цій статті розглянемо основні питання розробки даного нормативного акту, його зміст і приблизну структуру.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• обов'язкова інструкція з діловодства у 2017 році для комерційної компанії?
• як розробити проект інструкції з діловодства?
• як виглядає структура типової інструкції з діловодства?
• які тематичні розділи може включати інструкція з діловодства?

Інструкція з діловодства: обов'язкове чи ні?

Інструкція з діловодства - це основний локальний нормативний акт компанії, що регламентує технологію роботи зі службовою документацією. Проте, вона не відноситься до числа обов'язкових документів підприємства. Винятком є ​​тільки державні організації. Акт не має єдиної уніфікованої форми, а його зміст не регламентується законодавством.

Незважаючи на це, вимоги Держстандарту зобов'язують всі компанії сформулювати і зафіксувати принципи політики в області діловодства. Це необхідно для того, щоб будь-яка організація могла "забезпечувати необхідні для роботи докази, звітність та іншу інформацію про свою діяльність" (ДСТУ ISO 15489-1-2007 СИБИД. Управління документами. Загальні вимоги). Крім того, документування інформації, згідно з Федеральним законом «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації», є обов'язковою умовою її включення в інформаційні ресурси.

Ефективна робота з інформацією потребує нормативного регламенті. В першу чергу це стосується технологічних процесів діловодства. Документаційне забезпечення управління є частиною системи управління якістю. Для того щоб підвищити ефективність адміністративних процесів, необхідна раціональна система діловодства. Правила, прийоми, процеси створення офіційної документації, порядок документообігу, - всі ці процеси доцільно регламентувати і стандартизувати.

Інструкція з діловодства відноситься до розряду локальних нормативних актів. Її призначення - регламентувати технології роботи з документами в межах конкретної організації. Інструкцію розробляють з урахуванням специфіки сфери діяльності компанії, її документально-інформаційних процесів. Якщо ця умова виконана, твердження інструкції сприяє оптимізації діловодства.

Інструкція з діловодства. нюанси оформлення

Правовою базою для розробки інструкції служать законодавчі правові акти у сфері інформації, документації та архівної справи. При його створенні можна керуватися правилами діловодства та методичними рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади.

Як розробити інструкцію з діловодства?

Якщо рішення про розробку інструкції з діловодства у 2017 році прийнято, необхідно визначити, кому доручити цю важливу і відповідальне завдання. Як правило, її підготовкою займається служба документаційного забезпечення. У процесі також можуть брати участь архів і юридична служба. Подібний розподіл обов'язків характерно для великих організацій. Якщо ж у фірмі немає служби ДОУ, розробку інструкції доручають відповідального за роботу з документами співробітнику.

В цілому, в процесі розробки інструкції можна виділити кілька етапів:

• збір та аналіз даних;
• розробка проекту інструкції;
• погодження та затвердження;
• впровадження.

Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно

Використовуючи нормативні, методичні, інформаційно-довідкові документи компанії, а також дані опитувань лінійних керівників, необхідно вирішити, які види документів і діловодних процесів будуть порушені в нормативному акті. Для цього доцільно визначити:

• компетенції керівників щодо прийняття рішень, видання та затвердження документів;
• види документів, що беруть участь в діловодстві;
• використовувані типові бланки;
• документи, що потребують завірення печаткою організації;
• реєстраційні форми і види реєструється документації;
• джерела входять документаційних потоків;
• контроль над виконанням документів;
• зберігання службової документації і передача її в архів;
• порядок роботи з електронними документами.

Перераховані вище відомості служать базою для розробки проекту інструкції. Після затвердження керівником організації або видання відповідного наказу, нормативний акт вводиться в дію. Інструкцію з діловодства необхідно довести до відома кожного співробітника. Якщо мова йде про велику компанії, доцільно провести навчання персоналу, щоб роз'яснити її зміст, розповісти про нові правила роботи.

Структура і зміст інструкції з діловодства

Нормативно-методичні документи міжгалузевого дії не регламентують зміст і структуру інструкції з діловодства в 2017 році. При її розробці можна керуватися прикладом, наведеним у Методичних рекомендаціях Інституту документознавства та архівної справи (ВНИИДАД): «Розробка нормативних документів з документаційного забезпечення організації». Відомості про можливу структурі і положеннях можна почерпнути в обов'язкових для державних організацій методичних рекомендаціях.

Як правило, інструкція з діловодства складається із загальних положень, тематичних розділів і додатки.

Загальні положення роз'яснюють мету і призначення нормативного акта, його нормативну базу, відповідальність за дотримання інструкції. Цей розділ містить перелік регламентованих процесів і документів, визначає допоміжні нормативні акти, описує основні принципи діловодства. В якості окремого розділу може бути приведена розшифровка базових понять.

Тематичні розділи охоплюють повну послідовність діловодних процесів. Зміст інструкції з діловодства, як правило, складається з трьох основних частин:

Складання та оформлення документів

Даний розділ містить перелік видів документів, що використовуються в компанії для документування її діяльності: адміністративної, організаційної та інформаційної. Визначаються правила підготовки та оформлення документації, порядок її погодження та затвердження, регламентується її виготовлення і розмноження. Встановлюється порядок використання і зберігання бланків, печаток, штампів.

Документообіг та виконання документів

У цьому тематичному розділі інструкції з діловодства містяться положення, що регламентують технологію документообігу. Найчастіше він складається з наступних підрозділів, що відбивають стадії процесу:

• Документообіг (прийом, обробка і розподіл вхідної кореспонденції; підготовка і відправка вихідних документів; порядок обліку);
• Реєстрація (правила індексації; порядок, форми і методи реєстрації);
• Довідкова робота (технологія інформаційно-пошукової діяльності, опис довідкового масиву);
• Контроль виконання (методи контролю виконання, обов'язки виконавців, терміни виконання службових документів);
• Оперативне зберігання (зберігання документації в структурних підрозділах і службі ДОП, оформлення та систематизація справ, використання номенклатури справ);
• Підготовка до архівного зберігання (проведення експертизи; підготовка до передачі в архів; опис, оформлення та передача архівних справ).

Склад перерахованих вище розділів інструкції з діловодства залежить від специфіки діяльності компанії, умов роботи і прийнятої технології діловодства. У нього можна додатково включити підрозділи, які регламентують роботу зі зверненнями громадян, використання документів з обмеженою сферою поширення, технічне забезпечення діловодства.

додатки

У додатку до інструкції з діловодства включають довідково-ілюстративний матеріал, що містить актуальну інформацію про роботу з усіма видами документації.

До нього відносяться затверджені бланки, перелік нерегістріруемих, що затверджуються і завіряються документів, форми реєстраційних журналів, форма номенклатури справ. Крім того, додатки можуть включати схеми документальних потоків, приклади оформлення та зразки заповнення, відбитки печаток і штампів.

Перші етапи діловодства в організації

Інструкція з діловодства - нормативний акт, що відображає весь процес роботи зі службовою документацією. Вона служить основою раціонального документообігу, скорочує терміни обробки і пошуку документів, встановлює правила їх зберігання. У разі, коли інструкція складена з урахуванням потреб компанії, вона здатна звести до мінімуму типові помилки в роботі. Крім того, даний нормативний акт сприяє уніфікації діловодних процесів і, як наслідок, підвищує їх результативність.