Документообіг та діловодство в школах

1. Документообіг в школі: як правильно організувати?
2. Легко викинути потрібний документ завчасно - і терміну в 10 тис. Рублів директору школи не уникнути!...
3. Положення про діловодство в школі
4. Структура Положення про діловодство
5. Інструкція з діловодства в школі
6. Кадрове діловодство в школі
7. Діловодство в школі: зразки документів
8. 1. Організаційні
9. 2. Розпорядчі
10. 3. Інформаційно-довідкові
11. 4. Навчально-педагогічна документація

Зміст статті:

Документообіг в школі: як правильно організувати?

Функціонування освітньої організації нерозривно пов'язана зі створенням документації, що забезпечує ведення звітності по всіх управлінських операцій. Діяльність керівника з організації документообігу в ГО є важливою складовою адміністративного процесу, спрямованого на реалізацію:

• освітньо-виховного процесу в школі;
• вирішення кадрових питань;
• ведення супутньої господарської діяльності.

Легко викинути потрібний документ завчасно - і терміну в 10 тис. Рублів директору школи не уникнути! Проведіть ревізію документації - перевірте термін зберігання кожного акту. У цьому допоможе зручна онлайн-таблиця, розроблена редакцією журналу «Довідник керівника освітнього закладу»

Документація, що створюється для фіксації проміжних і підсумкових результатів роботи управлінського складу, містить достовірні дані про дійсний стан усіх шкільних активів. Тому до ведення документообігу пред'являються особливі вимоги, відображені в чинній законодавчій базі.

Положення про діловодство в школі

Організація документообігу в ОУ здійснюється строго у відповідності з нормативними вимогами, які передбачають виконання єдиних норм щодо складання та заповнення документів в кожній школі.

Перевіряючі органи вимагають, щоб керівники освітніх організацій при забезпеченні системи діловодства спиралися на такі нормативні акти:

• ГОСТ-Р 6.30-2003, в якому представлені уніфіковані вимоги до складання ділових паперів.
• Методичні рекомендації щодо ведення діловодства, затверджені наказом Росархіву № 76 від 23.12.2009 р
• Лист Міносвіти РФ № 03-51 / 64, в якому також міститиметься методичні рекомендації по роботі з документами в ОУ.

Правила оформлення документації також закріплює Положення про ведення діловодства в школі, яке повинно бути розроблено та затверджено на локальному рівні з урахуванням особливостей управлінської структури.

Структура Положення про діловодство

Розділи Зміст розділів Цілі діловодства Забезпечення повної відповідності документальних даних положень чинного законодавства, вимогам по автоматизації процесу складання і зберігання ділових паперів. завдання діловодства

1. Закріплення норм, що регламентують складання, оформлення і зберігання шкільної документації.
2. Виконання правил використання та зберігання печаток ОУ.
3. Підвищення рівня культури адміністративного складу школи і співробітників канцелярії з питань роботи з офіційними документами.

Принципи ведення документообігу

1. Актуальність використовуваних даних.
2. Своєчасність складання первинної документації.
3. Систематизація паперів відповідно до типів.

Функції діловодства в ОУ

1. Документування адміністративної діяльності, кадрової роботи.
2. Обробка і переміщення паперів.
3. Реєстрація при передачі документації в архів.
4. Контроль виконання розпорядчої документації.

Класифікація документів Представлення всіх типів документів, що складаються шкільними службами , Відповідно до основних типами документації. Діловодство освітньої організації передбачає створення та зберігання таких типів документів:

• організаційно-правових;
• розпорядчих;
• інформаційно-довідкових;
• обліково-педагогічних;
• документів з трудових правовідносин.

Вимоги до оформлення У даному пункті Положення наводиться список вимог, що пред'являються до змісту, структури і реквізитами шкільної документації. Організація документообігу Вказується кількість потоків паперів (як правило, їх три - внутрішні, вхідні та вихідні), порядок їх реєстрації, групування і подальшої передачі до канцелярії для зберігання. Номенклатура документів Наводиться розшифровка номенклатурних знаків, оформлюваних в форматі «01», «02», «03» і т.д. Вимоги до зберігання та використання печатки Друк повинна зберігатися в сейфі в кабінеті керівника ОУ, який несе особисту відповідальність за її збереження. В даному пункті Положення слід навести перелік документів, що підлягають посвідченню «мокрою» печаткою. Документація, що підлягає посвідченню керівником школи Тільки директор освітньої організації має право завіряти документи, що визначають регламент ведення і забезпечення освітнього процесу ( плани роботи школи на рік , Розклад уроків, правила внутрішнього розпорядку, меню шкільної їдальні та інші локальні акти).

Інструкція з діловодства в школі

Правила складання кожного виду документів також підлягають суворої регламентації, що закріплюється локальної інструкцією встановленого зразка. Положення даного локального акту застосовні до заповнення паперових і електронних носіїв, що дозволяє гарантувати уніфікацію системи шкільного документообігу. При цьому представлені правила заповнення паперів застосовуються до бухгалтерської, технічної та інших спеціалізованих видів документації тільки в частині загальних принципів.

Завірена інструкція по реалізації діловодства в школі повинна містити такі розділи:

1. Загальні положення, що регламентують порядок застосування представлених правил до кожного окремого типу документації.
2. Склад використовуваної документації.
3. Правила оформлення документів, що закріплюють правила заповнення порожніх бланків, вказівки реквізитів, вимоги до змісту та структури кожного готельного виду паперів.
4. Підготовка та оформлення особливо важливих видів документації: наказів, інструкцій, протоколів, службових листів, телефонограм, заяв, записок, актів.
5. Організація виконання документів - розділ, який стверджує вимоги до процедур попередньої реєстрації, розгляду, розподілу, обробки і передачі паперів.
6. Контроль виконання документів, який регламентує форми і терміни контролю, рівень відповідальності уповноважених осіб.
7. Виготовлення та використання печаток і штампів.
8. Особливості ведення номенклатури справ.
9. Порядок передачі документації на зберігання.

Кадрове діловодство в школі

У чинному трудовому законодавстві нашої країни не виділяється поняття «кадрове діловодство». Тому співробітник, відповідальний за підтримку документообігу в освітній організації - завідувач або працівник канцелярії , Секретар - у своїй діяльності повинен керуватися загальними державними нормами з питань документального супроводу кадрової роботи та локальними актами ОУ.

Реалізація кадрового послідовного діловодства в школі передбачає складання і збереження різних типів документації, в число якої входять:

1. Трудові договори.
2. Трудові книжки.
3. Штатний розклад.
4. Посадові інструкції співробітників ОУ.
5. Особові справи працівників.
6. Графіки відпусток і змінності.
7. Табелі обліку робочого часу.
8. Накази по кадровому діловодству.
9. Заяви від педпрацівників.
10. лікарняні листи .
11. Документи про захист персональних даних.
12. Журнали реєстрації документів на відрядження.
13. Графіки атестації вчителів-предметників, інших педагогічних працівників.

Діловодство в школі: зразки документів

Текстовий супровід діяльності школи формує система документації, що класифікується відповідно до сфер застосування. В рамках ведення діловодства в школі зразки таких документів залишаються найбільш затребуваними:

1. Організаційні

До їх числа відноситься:

• статут школи,
• договір із засновником,
• посадові інструкції,
• правила внутрішнього розпорядку для співробітників,
• штатний розклад.

2. Розпорядчі

До їх числа належить накази:

• по організації навчально-виховного процесу,
• по адміністративно-господарській діяльності,
• за кадровим складом і учням,
• інструкції з охорони праці, пожежної безпеки.

3. Інформаційно-довідкові

Це довідки, доповідні і пояснювальні записки, протоколи педради, тематичних семінарів та форумів, листи, телеграми, телефонограми, документи по кадровому діловодству, розглянуті вище.

4. Навчально-педагогічна документація

До їх числа відноситься:

• особисті справи учні,
• класні журнали ,
• книги наказів,
• журнали фактультатівних занять і т.д.

Хочеться відзначити, що в силу тенденцій часу характер документообігу в ОУ змінюється. Зберігання оригіналів паперів, пов'язане із забезпеченням оптимального освітлення і температурного режиму в архіві, відходить на другий план. Велика кількість документації силами кадровиків перекладається в електронний вигляд, що дозволяє швидко знаходити потрібну інформацію і економити фінансові кошти на утримання архіву.

Читати ще по темі: