Цілі і принципи діловодства в організації

1. види діловодства
2. Класифікація діловодства
3. Нормативна база діловодства
4. Положення про діловодстві організації
5. принципи діловодства
6. Функції і завдання діловодства
7. Цілі і завдання діловодства визначають його базові функції

Для стабільної роботи будь-якої компанії потрібна інформація. Без неї неможливо своєчасне прийняття адміністративних рішень. Від її актуальності та достовірності залежить ефективність управління. Основна мета діловодства - фіксувати важливу інформацію і забезпечувати роботу з документами. Саме тому його можна вважати важливим елементом системи управління, що визначає ефективність бізнес-процесів організації.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• які принципи лежать в основі сучасного діловодства?
• якими є завдання і функції діловодства?
• за якими критеріями виділяють різні види діловодства?

види діловодства

У сучасному бізнесі діловодство прийнято виділяти в окрему сферу діяльності. Воно займається створенням офіційної документації та забезпеченням оптимальних для їх руху, пошуку і зберігання умов. Дана галузь регулюється як на федеральному законодавчому рівні, так і на рівні окремих підприємств.

У документообігу бере участь велика кількість різної документації. Її класифікують за походженням, змістом, виду, формі, термінами зберігання. Залежно від сфери діяльності в документальних потоках організації переважають ті чи інші види службової документації. Це дозволяє виділяти не тільки окремі види документів , А й види діловодства.

Класифікація діловодства

В даний час загальноприйнятою є класифікація видів діловодства по області діяльності, в якій беруть участь службові документи. У цій сфері виділяють наступні напрямки:

• управлінське

Оперує управлінською документацією, включаючи распорядительную, організаційну та довідкову. Основна мета - забезпечення адміністративної функції системи управління. Регулюється діючими законодавчими актами і локальними нормативними актами.

Регулюється галузевими законами, пов'язаними з основною сферою діяльності компанії.

У деяких випадках виділяють і інші види:

Включає документування загальної адміністративної діяльності та організацію роботи з документами. Підтримує забезпечують системи управління, дозволяє вести фінансову і господарську діяльність, сприяє ефективній роботі з кадрами.

Сконцентровано в основному на зовнішньому документообігу;

Документування інформації, яка становить державну або комерційну таємницю. Головна мета - захист конфіденційної інформації.

Нормативна база діловодства

принципи діловодства регулюються діючої нормативно-правовою базою. Її складають законодавчі акти і нормативно-методичні документи. Вони на законодавчому рівні регламентують процеси створення, обробки і зберігання адміністративної документації, визначають цілі і регулюють діяльність відповідних служб на всіх рівнях організаційної системи.

Нормативна база представлена:

• Конституцією Російської Федерації,
• Законодавчими і правовими актами;
• ГОСТами і нормативними актами;
• Загальноросійськими класифікаторами;
• Державною системою документаційного забезпечення управління;
• Уніфікованими системами документації;
• Локальними інструкціями;

Положення про діловодстві організації

Основним документом, що закріплює цілі діловодства, його завдання та функції в конкретній організації, є Положення про службу діловодства. Чинне законодавство зобов'язує роботодавця розробляти даний акт з урахуванням державних стандартів та міжгалузевих нормативних актів. Дане Положення відноситься до найважливіших правових актів підприємства і регламентує структуру, склад і обсяг роботи діловодної служби. Формуляр Положення уніфікований в УСОРД (Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації).

Положення містить такі розділи:

• Загальні положення (регламентує склад служби, її організаційну структуру, ступінь самостійності, а також містить перелік нормативних актів, необхідних в повсякденній діяльності підрозділу);
• Відповідальність (перелік основних позицій, які знаходяться в зоні відповідальності діловодної служби);
• Права (закріплює за службою певні права, необхідні для досягнення цілей діловодства, реалізації його завдань і функцій);
• Взаємовідносини організаційними підрозділами компанії (регулює і характер взаємозв'язків служби з іншими структурними підрозділами).

принципи діловодства

Управление компанией пов'язано з процесами отримання і обробки інформації. Повна, оперативна і достовірна інформація дозволяє приймати правильні рішення і доводити їх до виконавців. Потреби бізнесу визначають основну мету діловодства : Забезпечувати ефективне управління.

У загальній діловодної практиці, як і в діяльності кожної конкретної компанії, існують основні початку, які визначають постановку цілей, напрямки діяльності, засоби і методи вирішення завдань, пов'язаних з документообігом.

Скачайте документи по темі:

Базові принципи діловодства

• Ефективність (підтримує продуктивність компанії в цілому);
• Надійність (гарантує повне задоволення потреб організації в інформації);
• Своєчасність і оперативність (надходження необхідної інформації до втрати актуальності);
• Комплексність (узгоджене і цілеспрямоване виконання завдань);
• Впорядкованість (дотримання схеми документообігу компанії);
• Гнучкість (здатність системи до розвитку в умовах, що змінюються);
• Доцільність (процеси повинні бути викликані об'єктивною необхідністю);
• Сучасна технічна реалізація;
• Дотримання законодавчих та нормативних актів;

Якщо розглядати діловодних процеси не з утилітарною, а з наукової точки зору, для успішного досягнення поставлених цілей, слід дотримуватись таких принципів:

• Уніфікація (дотримання єдиних правил виконання діловодних операцій);
• Стандартизація (проходження затвердженим державним стандартам);
• Системність нормативно-методичного регулювання (слідування прийнятим вимогам до організації документообігу);
• Централізація контролюючих органів і органів методичного забезпечення (Держстандарт і Росархів);
• Децентралізація (можливість компанії самостійно встановлювати вимоги і визначати цілі виходячи з пріоритетних завдань);

Функції і завдання діловодства

Цілі діловодства пов'язані не тільки з організацією документообігу компанії, урахуванням службової документації та контролем її виконання. Воно відіграє важливу роль у багатьох управлінських процесах. Так, наприклад, в завдання діловодної служби входить участь в розробці автоматизованих систем для роботи з документами, регламентування доступу до інформації та її захист, вдосконалення та оптимізація процесів документообігу.

До основних функцій служби діловодства можна віднести:

• Забезпечення бізнес-процесів організації документованої інформацією необхідного змісту в необхідному і достатньому кількості;
• Перетворення інформації з недокументованою форми в паперові або електронні документи;
• Систематизація обліку документації та своєчасне присвоєння їй облікових ознак (ідентифікація);
• Обробка документопотоков: систематизація, зберігання, переміщення;
• Моніторинг стану системи документообігу, виявлення і усунення слабких місць.

Цілі і завдання діловодства визначають його базові функції

• Документування адміністративної діяльності та управлінських процесів:
  - розробка і виготовлення бланків;
  - виготовлення документації, її тиражування та копіювання;
  - контроль правильності оформлення документів;
  - дотримання затверджених процедур узгодження та посвідчення;
• Організація документообігу:
  - підтримка єдиного порядку документообігу;
  - обробка вхідних і вихідних документальних потоків;
  - реєстрація та облік відправляються організацією і що надходять в неї документів;
  - контроль виконання;
  - систематизація, зберігання і використання;
  - робота зі зверненнями громадян;
• Удосконалення форм і оптимізація методів роботи з документацією:
  - розробка нормативно-методичної документації;
  - керівництво та нагляд за застосуванням затверджених правил;
  - підвищення кваліфікації співробітників, їх консультування;
  - розробка Альбому форм документів;
  - впровадження нових форм;
  - вдосконалення методів роботи;
  - постановка цілей і завдань;
  - оптимізація документально-інформаційних систем і баз даних.

Управління сучасною компанією є досить складний процес, що включає безліч компонентів. Ефективність цього процесу залежить від організаційної культури, вміння співробітників складати і обробляти службову документацію, фіксувати адміністративні рішення, контролювати їх виконання. Як показує практика, на роботу з документами в сфері управління витрачається до 60% робочого часу. Саме тому основна мета діловодства - оптимізувати роботу, щоб підвищити ефективність управління.

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>