Централізоване кадрове діловодство в компаніях зі складною структурою

1. Визначення філії та представництва
2. Види кадрового діловодства
3. Централізована форма організації діловодства

Грамотно вибудувати роботу кадрової служби - непроста справа навіть в невеликій компанії, що вже говорити про великих організаціях з розвиненою мережею філій і представництв.

У таких структурах до стандартних проблем додаються специфічні: де зберігати кадрові документи, як передавати їх при необхідності з підрозділу в підрозділ, за що повинні відповідати відділи кадрів головного офісу і філій. Раціонально вирішити ці питання можна тільки при системному підході. Перш за все потрібно вивчити всі способи організації діловодства в компаніях такого рівня, а потім вибрати оптимальну форму, враховуючи особливості компанії, сферу її діяльності, чисельний склад працівників та інші фактори.

Будь-яка юридична особа може здійснювати свою діяльність не тільки в місці знаходження, а й в іншому місті, регіоні, створивши при цьому відокремлений структурний підрозділ, наприклад філія або представництво.

Головна відмінність філій і представництв від інших структурних підрозділів полягає в їх територіальної відособленості від головної організації. Саме ця обставина багато в чому пояснює специфіку їх діяльності та певний ступінь самостійності.

Відповідно до ст. 55 Цивільного кодексу РФ філії та представництва не є юридичними особами. Вони діють на підставі положень, затверджених юридичною особою. Керівники представництв і філій призначаються юридичною особою і діють на підставі довіреностей.

Читайте також:

Визначення філії та представництва

Представництво - відокремлений підрозділ компанії, що розташований поза місцем її знаходження, яке представляє інтереси юридичної особи та здійснює їх захист.

Філія - ​​відокремлений підрозділ компанії, що розташований поза місцем її знаходження та здійснює всі її функції або їх частину, включаючи функцію представництва.

Види кадрового діловодства

Оскільки питання організаційного забезпечення кадрової діяльності на законодавчому рівні не врегульовано, роботодавець вирішує їх на власний розсуд. З урахуванням специфіки роботи, кількості відокремлених підрозділів та їх розташування кожна компанія самостійно приймає рішення про метод ведення кадрового обліку, визначає осіб, відповідальних за даний напрямок, створює локальні нормативні акти, що регламентують роботу з кадровими документами (наприклад, інструкцію з кадрового діловодства, графіки документообігу , положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників).

Можна виділити три форми організації кадрового діловодства в компаніях, що мають відокремлені структурні підрозділи.

Форма 1. Централізоване діловодство: кадрова документація на всіх співробітників організації (і головного офісу, і відокремлених підрозділів) створюється, ведеться і зберігається централізовано - в кадровій службі головної організації.

Керівники відокремлених структурних підрозділів в цьому випадку зазвичай не наділені правом прийому, переведення і звільнення працівників свого підрозділу.

Читайте також:

Форма 2. Децентралізоване діловодство: ведення кадрового діловодства розподіляється між головною організацією та відокремленими структурними підрозділами.

Керівник відокремленого підрозділу отримує всі повноваження роботодавця з прийому, перекладу, звільнення працівників, а також за рішенням інших питань в рамках трудових відносин. Всі кадрові документи на співробітників відокремленого структурного підрозділу оформляються і зберігаються в самому підрозділі.

Форма 3. Змішане діловодство: головний офіс і територіально відокремлені підрозділи ділять повноваження в галузі трудових відносин.

Частина кадрових документів оформляється головною організацією (централізованою), інша частина - відокремленим підрозділом (децентралізовано). Керівнику такого підрозділу делегується тільки частина функцій з оформлення кадрових документів.

Читайте також:

Централізована форма організації діловодства

Всі документи, що пред'являються кандидатами при прийомі на роботу і співробітниками в процесі трудової діяльності, зберігаються в головній організації. Тут створюються, обробляються і зберігаються кадрові документи на всіх працівників компанії, в тому числі співробітників відокремлених підрозділів.

Залежно від чисельності працівників організації за ведення кадрового обліку можуть відповідати:

• спеціальний структурний підрозділ: кадрова служба, відділ кадрів, служба управління персоналом,
• окремий фахівець (наприклад, інспектор з кадрів), посада якого включена до штатного розпису;
• один з працівників організації, якому доручено функції по веденню кадрового діловодства на умовах сумісництва або суміщення професій (посад).

Читайте також:

Практичне питання на тему кадрового діловодства

У зв'язку з відкриттям трьох філій чисельність персоналу компанії значно зросла. Оскільки кадрове діловодство в організації ведеться централізовано, збільшилося навантаження на працівників кадрової служби. Скільки співробітників повинно бути у відділі кадрів при штаті в 400 чоловік? На які нормативні документи можна послатися, щоб обгрунтувати кількість кадровиків?

Виходячи зі змісту ст. 8, ч. 1 ст. 34, ч. 1 і 2 ст. 35 Конституції РФ і абз. 2 ч. 1 ст. 22 Трудового кодексу РФ роботодавець з метою ефективної економічної діяльності та раціонального управління майном має право самостійно, під свою відповідальність приймати необхідні кадрові рішення (підбір, розстановка, звільнення персоналу, формування штату організації). Отже, визначення чисельності співробітників теж знаходиться в компетенції роботодавця. Ніяких нормативних актів, що пропонують «чарівну формулу» розрахунку оптимальної кількості кадровиків, не існує, так як ця величина залежить не тільки від числа співробітників організації, а й від багатьох інших факторів (галузі виробництва, виду робіт, віку співробітників і ін.).

Для того щоб визначити необхідну чисельність фахівців кадрової служби, роботодавцю слід організувати роботу з нормування праці. В якості основи для розробки системи нормування праці та визначення чисельності працівників кадрової служби можна використовувати Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи по комплектуванню та обліку кадрів, затв. постановою Мінпраці СРСР від 14.11.1991 № 78. Зазначені нормативи були складені для визначення тимчасових витрат на роботи по комплектуванню та обліку кадрів, табельної та військового обліку і рекомендовані для встановлення нормованих завдань, а також обґрунтування необхідної чисельності займаються цим працівників. На основі зазначених типових норм роботодавець може самостійно розрахувати оптимальну чисельність працівників кадрової служби в компанії.

До речі сказати, при організації діловодства у великій компанії, що має мережу підрозділів у різних регіонах, не можна забувати про таку важливу функції (яку найчастіше виконують працівники кадрових служб), як ведення військового обліку.

Читайте також:

Згідно п. 12 Положення про військовий облік, затв. постановою Уряду РФ від 27.11.2006 № 719, число працівників, які здійснюють військовий облік в організаціях, визначається з урахуванням таких норм:

1. один працівник, що виконує обов'язки за сумісництвом, - при наявності на військовому обліку менше 500 громадян;
2. один звільнений працівник - при наявності на військовому обліку від 500 до 2000 громадян;
3. два звільнених працівника - при наявності на військовому обліку від 2000 до 4000 громадян;
4. один звільнений працівник на кожні наступні 3000 громадян, які перебувають на військовому обліку.

Всі питання, пов'язані з оформленням кадрових документів, а також порядок їх передачі з головної організації в відокремлені структурні підрозділи і навпаки повинні бути закріплені в локальному нормативному акті організації (наприклад, в інструкції з кадрового діловодства).

Читайте також:

Крім цього важливо пам'ятати, що відповідно до п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затв. постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки», відповідальність за організацію роботи щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок і вкладишів до них покладається на роботодавця. Втім, на практиці відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових, як правило, несе уповноважена особа, призначена наказом роботодавця.

Практичне питання на тему кадрового діловодства

В організації планується відкриття нової філії. Вся робота з кадровою документацією буде вестися централізовано. Вирішуємо питання про розподіл обов'язків між фахівцями кадрової служби. Підкажіть, чи допускається поділ функцій по веденню, обліку та зберігання трудових книжок і вкладишів до них між декількома працівниками?

Дійсно, одному співробітнику забезпечити безперебійну роботу щодо ведення, зберігання та обліку трудових книжок і вкладишів до них у великій компанії вкрай складно. У такій ситуації не буде порушенням, якщо роботодавець покладе ці обов'язки на декількох фахівців.

Читайте також:

Однак при призначенні уповноважених осіб не слід розділяти функції, пов'язані з веденням, зберіганням та обліком трудових книжок, тобто за одним співробітником закріплювати обов'язок щодо заповнення, за іншим - з обліку та зберігання.

В цьому випадку весь обсяг роботи з трудовими книжками слід розподілити між кількома фахівцями кадрової служби: наприклад, один відповідає за ведення, зберігання та облік трудових книжок працівників головної організації, інший - за співробітників відокремлених структурних підрозділів (додаток 1).

Процедура ведення, зберігання та видачі трудових книжок, а також порядок їх передачі в відокремлені підрозділи при звільненні працівників повинні бути прописані в локальному нормативному акті організації (наприклад, в інструкції з кадрового діловодства).

Читайте також:

Практичне питання на тему кадрового діловодства

У нашій компанії кілька філій, при цьому кадровий облік ведеться віддалено в головної організації. При звільненні трудову книжку за заявою працівника направляємо йому поштою. Як бути з підписом про одержання документа в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них? Адже буває, що звільняються відразу кілька людей, що працюють в різних містах, - які є варіанти вирішення цієї проблеми?

У даній ситуації на підставі письмової заяви працівника слід вислати йому трудову книжку за вказаною адресою. У графі 12 книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них «Дата видачі на руки трудової книжки при звільненні» робиться спеціальна позначка, наприклад: «Трудова книжка 12.05.2014 направлена ​​цінним листом за адресою, вказаною працівником в заяві від 12.05.2014 № 78 -з ». Графа 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» при цьому залишається незаповненою.

Читайте також:

Найбільш очевидні плюси і мінуси централізованого кадрового обліку представлені в таблиці 1.

Таблиця 1. Переваги та недоліки централізованого кадрового діловодства

Додаток 1. Приклад оформлення наказу про призначення осіб, відповідальних за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок і вкладишів до них

Стаття опублікована в журналі "Довідник кадровика" №5, 2014 р.

Читайте продовження: