Архівна діловодство
- Архівна діловодство в організації
- Як вести архівне діловодство
- Правила архівного діловодства
- Помилки при веденні архівного діловодства
Одним з найважливіших етапів створення в організації ефективного діловодства є архівне діловодство. Воно покликане забезпечувати контроль над роботою з архівними документами, а також їх збереження та доступність. Про те, як правильно вести архівне діловодство в організації - читайте в статті.
У даній статті ми розглянемо:
- для чого потрібно архівне діловодство в організації;
- як вести архівне діловодство;
- правила архівного діловодства;
- найчастіше трапляються під час ведення архівного діловодства.
Архівна діловодство вимагає ретельної організації та контролю ведення. Це обумовлено тим, що його головним завданням є збереження важливих документів протягом багатьох років, а то й десятиліть. Тому дана галузь діловодства повинна бути організована в компанії на вищому рівні.
Архівна діловодство в організації
Ведення діловодства в організації включає необхідність збереження документів. Незважаючи на те, що вступили в 2015 році Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях містять формулювання «організація має право створювати архіви мають право створювати архіви ...», подальший розгляд показує, що все-таки архівне зберігання документів є обов'язковим до виконання, а не рекомендаційний.
Особливості формування в справи окремих категорій документів
Обумовлюється це тим, що терміни зберігання важливої документації організації (кадрових документів, податкової та бухгалтерської звітності) ніхто не відміняв. Більш того, при відсутності перерахованих вище документів контролюючі органи мають право оштрафувати або застосувати адміністративне покарання до відповідальних осіб організації. Тому так важливо вести архівне діловодство в організації.
Як вести архівне діловодство
Архівна діловодство в організації має підкорятися строгому регламенту. Будь-який процес роботи з архівними документами повинен бути описаний в інструкції з діловодства, будь то передача справ в архів, експертиза цінності, формування справ з архівних документів і знищення.
Визначення термінів зберігання документів
Також радимо видати і затвердити в організації графіки, згідно з якими будуть здійснюватися всі заходи, що стосуються архівних документів. Наприклад, при великому документообіг в організації доцільніше скласти графік, за яким вестиметься прийом документів на архівне зберігання. У цьому графіку слід вказати в які дні і який підрозділ організації зобов'язане здійснити передачу справ на зберігання. Суворі тимчасові рамки не тільки виключають плутанину в документах з різних підрозділів, а й зобов'язують співробітників підрозділів своєчасно здійснювати підготовку справ і документів для передачі в архів.
Правила архівного діловодства
На що спиратися зараз в сфері нормативного регулювання та методичного забезпечення архівної справи?
По-перше, на діючий документ, який носить нормативний характер: Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних 
документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526), які вступили в силу в кінці вересня минулого року. Далі в статті будемо називати його Правила-2015.
І по-друге, на діючий документ, який носить методичний характер: Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002, далі - Основні правила). Багато практичні питання, лише порушені Правилами-2015 року, висвітлені тут досить докладно, наприклад, порядок розробки номенклатури справ.
Основні правила роботи відомчих архівів (затв. Наказом Головархіву СРСР від 05.09.1985 № 263), які вже давно в силу віку були не цілком робочим документом, нарешті відправлені на заслужений відпочинок і не підлягають застосуванню на території Російської Федерації з моменту вступу в силу Правил -2015 (лист Росархіву від 18.09.2015 № 2/2133-А).
Помилки при веденні архівного діловодства
Помилки при веденні архівного діловодства, як правило, допускаються через незнання або через недостатній контроль діяльності. Найстрашніше, що може трапитися - це знищення документів з діючими термінами зберігання. Ця помилка може виникнути через неуважність співробітників або неналежного виконання обов'язків.
Номенклатура справ організації: цілі, функції, порядок розробки
Щоб уникнути подібних помилок, необхідний чіткий і поетапний план будь-якої роботи з архівними документами. Наприклад, під час експертизи цінності (якщо документів не так багато) слід здійснювати полистного перевірку документів і їх термінів зберігання. Якщо ж обсяг документів великий, то рекомендуємо уважно ознайомитися з описом документів у справі. При цьому необхідна присутність співробітника підрозділу, який направив документи, адже саме він може допомогти розібратися в документах. Також рекомендуємо навчити всіх співробітників компанії (або вибірково відповідальних осіб в підрозділах) основам оформлення і формування справ. Це істотно спростить роботу і знизить імовірність помилок на етапі оформлення.
Наявність в організації закріпленої номенклатури справ також значно спрощує життя співробітникам архіву. Тому якщо в організації виявляються постійні помилки при веденні архівного діловодства, найімовірніше, що проблема у відсутності або неналежному вигляді номенклатури справ.