Як вести кадрову роботу у філії

1. Вибираємо спосіб діловодства
2. Чи потрібно для філії окремий штатний розпис?
3. Визначаємо коло повноважень керівника філії
4. коментар юриста
5. Записи в трудових книжках
6. Друк організації або друк філії?
7. Як бути з працівниками підприємства, що ліквідується філії?

Відокремлені структурні підрозділи в різних регіонах країни значно збільшують «життєвий простір» компанії. У той же час є головним болем кадрової служби основної організації. Як дотримати терміни оформлення документів у відокремлених підрозділах? Чи треба філії своє штатний розклад ? Хто повинен підписувати кадрові документи представництва? Давайте розберемося.

Вибираємо спосіб діловодства

В процесі діяльності у більшості великих компаній виникає необхідність представляти свої інтереси в інших регіонах. Цю функцію виконують відокремлені структурні підрозділи, розташовані поза місцем знаходження основної компанії, - філії або представництва. Різниця між цими підрозділами в наступному: представництво лише представляє і захищає інтереси організації, а філія, крім того, здійснює всі (або частина) виробничих (профільних) функцій організації.

У компанії, що має представництва або філії, процес організації кадрове діловодство "Href =" http://kdelo.ru/ "> кадрового діловодства може розвиватися по-різному: в централізованому або децентралізованому порядку. Тобто головна організація може взяти все документообеспеченіе філії на себе або надати філії право вести свою кадрову документацію самостійно. Законодавство не містить чітких рекомендацій на цей рахунок, тому керівник головної компанії вправі вирішити це питання самостійно.

Якщо у організації один-два філії з невеликим штатом співробітників, то доцільніше доручити одному з працівників (у вигляді суміщення посад) ведення кадрової документації підрозділу для подальшої передачі в головний офіс. При виборі способу ведення кадрової документації слід враховувати кількість працівників філії, а також організаційні та фінансові можливості компанії.

Якщо у організації багато відокремлених підрозділів в різних регіонах країни, то доцільно делегувати право ведення кадрових документів філіям. Для цього в структурному підрозділі може бути створена штатна одиниця кадрового фахівця або створена своя кадрова служба, якщо штат філії досить великий. При цьому важливо приділити увагу оформленню цього співробітника. На практиці зустрічаються випадки, коли повноваження людини, відповідального за роботу з кадровою документацією, не завжди належним чином оформлені. Наприклад, відсутня наказ про покладання на нього обов'язків кадровика, або в його посадовій інструкції нічого не говориться про виконання подібної функції. Такого роду порушення неприпустимі.

Чи потрібно для філії окремий штатний розпис?

Філії та представництва не є самостійними юридичними особами, як ми говорили, вони представляють собою лише відокремлений (що знаходиться в іншому місці) структурний підрозділ компанії. Головна організація повинна забезпечити філія усіма необхідними організаційними документами - положенням про захист персональних даних, положенням про відрядження, положення про атестацію та ін. Основний документ, який повинен забезпечити єдність оформлення документів з особового складу - інструкція з кадрового діловодства *. Тому штатний розклад для головної організації і філії має бути одне. Штатний розклад юридичної особи затверджується наказом його першого керівника (директора, генерального директора). Після затвердження з штатного розкладу робиться виписка, завіряється і передається до філії компанії.

Працівники головного офісу знайомляться з оригіналом документа, а працівники філії - з копією, що зберігається в філії. Зверніть увагу, що правом засвідчення копій обов'язкових документів може мати начальник відділу кадрів компанії, а директор філії може не мати такого права. У філіях і представництвах може полягати свій колективний договір , Що поширюється тільки на працівників цього підрозділу.

Визначаємо коло повноважень керівника філії

Так як філії та представництва не є юридичними особами, їх керівники призначаються головною організацією і діють на підставі довіреності (ст. 55 ГК РФ).

Коло повноважень керівника відокремленого структурного підрозділу визначається в документі, виданому головною організацією. Також вони можуть згадуватися і в локальному нормативному акті? - Положенні про філію. Отже, такі повноваження керівника філії, як право укладати трудовий договір з працівниками, право підписувати кадрові документи, безпосередньо залежать від обраного при створенні філії способу ведення діловодства (докладніше див. Коментар).

коментар юриста

Наталя МУХІНА,
провідний юрисконсульт Юридичного департаменту ТОВ «Керуюча компанія АГРО-Інвест»:

- Після прийняття рішення про створення філії часто виникає питання про делегування керівнику філії права самостійно укладати трудові договори з працівниками і вносити записи до трудових книжок. При складанні довіреності про передачу повноважень з управління відокремленим підрозділом слід упевнитися в тому, що установчі документи головної організації дозволяють це зробити і не містять обмежень чи заборон. У разі якщо будь-яких обмежень на передачу повноважень керівникам філій, в тому числі і в плані укладання трудових договорів не встановлено, в довіреності повинно бути прямо вказано, що керівник філії має право укладати трудові договори з працівниками філії, вносити записи до трудових книжок працівників і підписувати всі необхідні кадрові документи.

Записи в трудових книжках

У трудовому договорі і в трудовій книжці працівника має бути вказано, що він приймається на роботу в певний структурний підрозділ компанії (ст. 57 ТК РФ) (див. Зразок нижче).

Друк організації або друк філії?

Багато питань (навіть у фахівців з великим досвідом кадрової роботи) виникає з приводу друку філії. Справа в тому, що друк підрозділи не є аналогом печатки організації і не може її замінити. Друк організації повинна містити повне найменування юридичної особи та вказівку на його місцезнаходження. У свою чергу, друк підрозділи крім зазначеної інформації також повинна містити найменування відокремленого підрозділу та його місцезнаходження. Таким чином, печатка організації на документі підтверджує факт справжності та створення документа конкретною організацією, а друк підрозділи - факт справжності та створення документа певним відокремленим підрозділом організації.

Правила ведення і зберігання трудових книжок ** не передбачають можливості запевнення записів у трудових книжках будь-якими печатками, крім друку роботодавця, тобто основної печатки організації. Таким чином, можна виготовити кілька печаток організації (за кількістю філій і представництв компанії) для використання в відокремлених підрозділах. При цьому коло осіб, які мають право використовувати ці друку, повинен бути визначений наказом керівника організації.

Як бути з працівниками підприємства, що ліквідується філії?

Якщо припиняється діяльність філії, а сама організація продовжує працювати, то розірвання трудових договорів з працівниками проводиться за правилами, передбаченими для випадків ліквідації організації (ч. Четверта ст. 81 ТК РФ).

Роботодавець не зобов'язаний пропонувати працівнику вакантні посади. Однак такий обов'язок роботодавця може бути закріплена в трудовому договорі або в колективному договорі.

При розірванні трудового договору з працівником філії крім належної зарплати їм необхідно виплатити компенсацію за невикористані відпустки, вихідна допомога в розмірі середнього місячного заробітку, а також зберегти середній місячний заробіток на період працевлаштування, але не більше трьох місяців з дня звільнення (cт. 127, 178 ТК РФ).

Слід пам'ятати про те, що при організації самостійної віддаленої кадрової служби або при веденні кадрового діловодства в головної організації незалежно від обраного способу взаємин з філією, трудові відносини з працівниками повинні бути оформлені за встановленими правилами: всі визначені законодавством терміни створення документів, підписання та ознайомлення з ними працівників повинні бути дотримані. Справи повинні бути сформовані відповідно до встановлених правил і передані до головної організації або на архівне зберігання за місцем розташування філії.

* Детальніше про те, як розробити інструкцію з кадрового діловодства, див. № 5, 2006.

** Затверджено Постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225.