➤ Загальні правила складання та оформлення документів

1. Основні правила оформлення документів
2. Правила оформлення вхідних документів
3. Правила оформлення вихідних документів
4. Учасники процесів діловодства для вихідних листів
5. Основні реквізити офіційних документів

У статті розповімо про правила складання та оформлення документів. Поділимося зразками важливих паперів. Дамо перелік основних реквізитів, які додадуть документах юридичну силу.

Матеріали по темі:

Основні правила оформлення документів

елементи документообігу компанії можна класифікувати в залежності від виду діяльності, найменування документа, місця його складання, ступеня секретності, юридичної сили, ступеня обов'язковості, характеру змісту. Це далеко не повний перелік чинників, які впливають на класифікацію. На основі перерахованих ознак виділяють наступні види документації:

• організаційно-правову;
• планову;
• распорядительную;
• довідкову;
• аналітичну;
• звітну;
• фінансову;
• договірну;
• документацію по особовому складу.

Крім того, кожна область діяльності оперує специфічними видами документів. Як приклад можна привести виробничу або інженерну документацію, без якої не обходиться діяльність будь-якої організації, зайнятої в промисловій сфері.

До основних правил оформлення документів можна віднести в першу чергу схеми розташування реквізитів і їх переліки. Основним нормативним актом у даній сфері є ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Він поширюється на організаційно-розпорядчі документи, які відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації. це:

• постанови;
• розпорядження;
• накази;
• рішення;
• протоколи;
• акти;
• листи.

Стандарт визначає: склад реквізитів, вимоги до їх оформлення і до бланків документів, включаючи бланки з відтворенням Державного герба РФ. Правила оформлення документів, регламентовані Держстандартом, вимагають від офіційного документа наявності постійних і змінних реквізитів. Всі обов'язкові елементи можна віднести до декількох основних видів:

• формуляр документа (обов'язкові реквізити);
• бланк документа (реквізити, що містять інформацію про автора);
• заголовна частина (відомості про організацію);
• змістовна частина (основна частина, призначення і сенс);
• оформляє частина (реквізити, що підтверджують справжність і достовірність інформації).

Зразок грамотного оформлення наказу

Дізнатися 7 небезпечних помилок, які позбавляють документ юридичної сили

Правила оформлення вхідних документів

До входять відносяться документи, які надходять в компанію з інших підприємств по різних каналах зв'язку. Вони вимагають відповідного оформлення, не дивлячись на те що створюються поза фірми. Йдеться в першу чергу про реєстрацію вхідної кореспонденції.

Усі які документи можна розділити на реєстровані і незареєстровані. Першочерговим реєстрації підлягають ті, що мають стислі терміни для відповіді. Наприклад, податкова документація. Кожен надійшов документ потрібно зареєструвати один раз - безпосередньо в день надходження. Для цього особа, відповідальна за вхідну кореспонденцію (на практиці найчастіше це секретар або офіс-менеджер компанії), проставляє на ньому відмітку про надходження. У більшості організацій для цього використовується відповідний штамп. Відмітка містить найменування підприємства, дату і час надходження документа, кількість аркушів і вхідний номер.

Правила оформлення вхідних документів схожі в більшості компаній. Серед вхідних листів потрібно виділити ті, які не підлягають реєстрації: реклама, інформаційні матеріали для ознайомлення, вітальні листи та телеграми. Решті ж необхідно присвоїти реєстраційний номер. Нумерація може бути як валовий, так і доповненої певними індексами. Це може бути індекс, що характеризує канал надходження, підрозділ, що здійснює реєстрацію або будь-який інший індекс, що полегшує подальшу роботу. Основна вимога до реєстраційного номеру - його унікальність.

Багато компаній вводять журнали обліку вхідних документів. У реєстраційну форму такого журналу вносять дату надходження, вихідний номер відправника і його найменування, вид документа і його короткий зміст. Вхідну кореспонденцію з резолюцією уповноваженої особи передають виконавцю, а потім направляють в архів організації.

Зразок журналу обліку вхідної кореспонденції

завантажити журнал

Правила оформлення вихідних документів

До походить відносять документи , Створені в компанії для подальшої відправки за її межі: в інші організації або приватним особам. Правила оформлення вихідних документів вимагають їх реєстрації в день підписання або затвердження. Вихідна кореспонденція також має низку обов'язкових реквізитів, які полегшують її облік. В першу чергу це номер і дата підписання або затвердження, засідання або прийняття рішення.

Учасники процесів діловодства для вихідних листів

Завантажити 5 схем-маршрутів документів в журналі

Реєстраційний номер проставляють на першій сторінці документа. Він містить порядковий номер, інформацію про кореспондента і виконавців. Крім того, номер може містити дані про структурний підрозділ, індекс по номенклатурі справ і типовий код.

Для зручності вихідну кореспонденцію поділяють на групи, що мають єдиний вид і місце реєстрації. Так, наприклад, об'єднують накази, розпорядження, службові записки, акти, протоколи. Для вихідних документів в організації може існувати окремий журнал реєстрації. У записі про вихідному листі вказують його номер і дату створення, адресата, короткий зміст, відомості про особу, яка підписала документ, позначку про виконання, номер архівної справи.

Зразок журналу реєстрації вихідних документів

Завантажити зразок журналу

Існують загальні правила оформлення вихідної документації, прийняті в більшості компаній:

• кореспонденцію обробляють і відсилають в день підписання;
• вихідні документи оформляють у двох примірниках;
• якщо документ потрібно повернути відправнику, на ньому необхідно поставити відповідну позначку - «підлягає поверненню».

Основні реквізити офіційних документів

Оформлення офіційних документів - важлива складова діловодства. Специфічні правила запису інформації визначені для більшості типів документів: від листів до локальних нормативних актів. Офіційна документація має властивість юридичної сили, яке забезпечується в першу чергу наявністю обов'язкових елементів - реквізитів .

Перелік і нумерація основних реквізитів документів відповідає ГОСТ Р 7.0.97 - 2016. Склад реквізитів, що використовуються при оформленні офіційних документів, наступний.

РЕКВІЗИТИ

ЯК ОФОРМЛЯТИ

ДЕ проставляється

01 - Герб

Герб - Державний герб Російської Федерації, герб суб'єкта Російської Федерації, герб (геральдичний знак) муніципального освіти - відтворюють на документах відповідно до Федеральним конституційним законом від 25.12.2000 № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації», законами суб'єктів РФ і нормативними правовими актами органів місцевого самоврядування.

Комерційні компанії реквізит не використовують

В середині верхнього поля бланка над реквізитом «Найменування організації - автора документа», на відстані 10 мм від верхнього краю аркуша

02 - Емблема

Емблему організації розробляють і затверджують в установленому порядку для розміщення зображення на бланках документів

По центру верхнього поля бланка над реквізитом «Найменування організації - автора документа», на відстані 10 мм від верхнього краю аркуша

03 - Товарний знак (знак обслуговування)

Товарний знак (знак обслуговування) реєструють в установленому законом порядку. Зображення розміщуйте на бланках документів відповідно до статуту

В середині верхнього поля бланка документа над реквізитом «Найменування організації - автора документа» або зліва на рівні цього реквізиту. У другому випадку допускається захоплювати частину лівого поля

04 - Код форми документа

Проставляйте на уніфікованих формах відповідно до ОКУД або локальним класифікатором

У правому верхньому куті робочого поля документа

05 - Найменування організації - автора документа

Вкажіть назву компанії, закріплене в установчих документах. Нижче вкажіть в дужках скорочене найменування організації, якщо воно передбачено статутом або положенням

По центру верхнього поля бланка при поздовжньому розташуванні реквізитів.

У лівому кутку верхнього поля при кутовому розташуванні реквізитів

06 - Найменування структурного підрозділу - автора документа

Вкажіть офіційне найменування структурного підрозділу компанії, філії, відділення, представництва, колегіального, дорадчого чи іншого органу

У бланках листів і бланках конкретних видів документів підрозділів під найменуванням організації

...

...

...

Завантажити таблицю з усіма реквізитами

підсумок

Правила оформлення документів регламентують чинні норми законодавства. Важливо пам'ятати про те, що юридична сила будь-якого документа залежить від правильності його оформлення. Таким чином, знання нормативної бази необхідно для фахівців в області діловодства. Правила оформлення і складання документів можуть бути закріплені в локальному нормативному акті, інструкції з діловодства компанії. Однак вона повинна повністю відповідати чинним вимогам законодавства.