ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ І АВТОМАТИЗАЦІЇ ПЛАН-ФАКТ КОНТРОЛЛІНГА ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОЇ КОМПАНІЇ СЕРЕДНЬОГО І МАЛОГО РОЗМІРУ

1. бібліографічна посилання

1

Бакотіна О.Г.

Стаття присвячена розгляду питання план-факт контролінгу діяльності сучасної компанії: після зазначення місця і ролі етапу контролю в управлінському циклі компанії дається опис стадій контролінгу, розглядаються достоїнства і недоліки залучення до процесу контролінгу відповідальних підрозділів, особливості організації та автоматизації процесу контролінгу в компаніях середнього і малого розміру

Сучасна компанія незалежно від її розміру і сфери діяльності є складною і динамічною системою, яка характеризується великим обсягом, інтенсивністю і разнонаправленностью інформаційних зв'язків між підсистемами і елементами, і до того ж постійно обмінюється з зовнішнім середовищем різного роду інформацією. У будь-якій компанії існує система управління. Вона може бути неформальною, розрізненої, містити білі плями, але вона існує. Рішення автоматизувати систему управління компанією диктує необхідність чіткої формалізації процесу управління. У свою чергу процес управління компанією можна проілюструвати за допомогою управлінського циклу, схема якого представлена ​​на малюнку 1. [3. С. 8].

В результаті здійснення етапів планування і виконання управлінського циклу формується масив даних, який використовується на наступних етапах контролю і аналізу. Етап контролю виконання планів здійснюється за допомогою план-факт контролінгу виконання бюджетів та окремих показників діяльності компанії. При цьому етап контролю можна звести до простого нагляду «зверху» за тим, як підрозділи виконують довірені їм бюджети. У самому механізмі контролю закладені не тільки наглядові, а й планово-аналітичні моменти, що дозволяють підрозділам самостійно здійснювати досягнення бюджетних показників в заданих обмежниках і при цьому в оперативному режимі координувати свою діяльність з іншими підрозділами компанії. Іншими словами на етапі контролю здійснюється тактичне управління бюджетом поточного, виконуваного, періоду. На етапі аналізу управлінського циклу здійснюється стратегічне управління бюджетом майбутніх періодів, для формування управлінського впливу акумулюється і аналізується інформація, отримана в результаті здійснення етапу контролю.

У практиці план-факт контролінгу можна виділити дві стадії - стадію оперативного і стадію остаточного контролінгу. Основне завдання стадії оперативного контролінгу полягає в мінімізації відхилень факту від бюджету окремо для кожної бюджетної операції, що здійснюється при активному залученні в процес підрозділів, які несуть відповідальність за відповідний блок операцій. У той час як стадія остаточного контролінгу є за своєю суттю контролем остаточних підсумків виконання бюджету, в результаті здійснення якої формується відповідь на питання, наскільки точно виконаний бюджет в цілому. Очевидно, що такі різні завдання диктують розрізняються за стадіями контролінгу вимоги до деталізації, точності і видам об'єктів контролінгу, його суб'єктам, а також періодичності його здійснення.

Мал. 1. Схема управлінського циклу

Залучення до процесу план-факт контролінгу підрозділів, які виконують довірені їм бюджети, створює додаткові труднощі в організації даного процесу, хоч і має вагомі переваги. Справа в тому, що фінансова діяльність підприємства відбивається за допомогою спеціального фінансово-облікового «мови» (бухгалтерських проводок, бюджетних статей), важко сприймається непрофесіоналами. А як можна контролювати те, що не зрозуміло? Пропозиція провести лікнеп серед відповідних підрозділів відкидається як неконструктивну, хоча певний мінімум знань з області фінансів і обліку отримати все-таки необхідно (наприклад, розуміння відмінності нарахування від оплати). Розумним виходом є розробка системи звітів, що містить необхідну і достатню інформацію для здійснення контрольних функцій відповідальними підрозділами. При цьому не варто недооцінювати важливість вибору зазначених звітів: занадто велика їх кількість може призвести до ситуації, яка характеризується приказкою «за деревами лісу не видно», з іншого боку, недостатнє їх кількість не дозволяє грамотно і достовірно оцінити ситуацію, що склалася.

Слід підкреслити важливість автоматизований складової процесу контролінгу. Незважаючи на те, що в процесі бюджетування в цілому і процесі план-факт контролінгу зокрема найскладніше - це технологія і організація процесів, важко уявити сучасне бюджетування і, відповідно, план-факт контролінг без автоматизації. Звичайно, автоматизація таких складних і важливих процесів, як, втім, і будь-яких процесів, не приведе до повної заміни людського мозку штучним інтелектом. Однак за умови грамотного здійснення дозволить позбавити виконавців від великого обсягу рутинної праці, який інколи заступає від виконавців їх основні завдання, зводячи дорогий трудовий ресурс до рівня операторського. Інший важливий плюс автоматизації процесу план-факт контролінгу полягає в можливості отримання оперативної та достовірної інформації, особливо на стадії оперативного контролінгу, коли ще є можливість і бажання вплинути на ситуацію.

Окремо слід сказати кілька слів про особливості організації та автоматизації план-факт контролінгу в компаніях середнього / малого розміру. Незважаючи на те, що великі і середні / малі компанії можуть здійснювати свою діяльність в одній і тій же сфері, а, отже, мати ідентичні бізнес-процеси, організація і автоматизація даних бізнес-процесів для них має свою специфіку. По-перше, в силу незначних обсягів інформації і темпів діяльності, середні / малі компанії не пред'являють таких жорстких вимог до підвищення ступеня прозорості інформації (в трьох соснах важко заблукати), крім того, володіють достатнім запасом часу на аналіз навіть самої неструктурованою інформації. По-друге, «просунуті» системи обліку та аналізу не приживаються у них, крім інших причин, ще й тому, що для середніх / малих підприємств недоцільно тримати в штаті високооплачуваних аналітиків, обліковців і IT-фахівців. Весь процес бюджетування і план-факт контролінгу може здійснюватися в таких компаніях виключно силами співробітника / співробітників, що відповідають за цей процес, без залучення відповідальних підрозділів. При цьому для таких компаній цілком достатньо план-факт контролінгу вартісних показників діяльності компанії (фінансових бюджетів), так як на невеликих обсягах даних за вартісними показниками легко простежуються їх еквіваленти в натуральному вираженні (штуки, метри, кілограми тощо). З точки зору автоматизованих систем підтримки процесів обліку, бюджетування і план-факт контролінгу середні / малі компанії, як правило, мають незалежно працюючі бухгалтерську і бюджетну підсистеми, внаслідок чого зазнають труднощів з автоматизацією процесу план-факт контролінгу.

Якщо мала / середня компанія довела свою спроможність і має плани розвиватися далі, їй просто необхідно задуматися над ускладненням процесу бюджетування. Причому, бажано відпрацювати нові технології на простому, зрозумілому і недорогому інструменті, який, крім усього іншого, легко інтегрується з застосовуваними компанією бухгалтерської та бюджетної підсистемами. Надалі, при необхідності, компанія зможе досить органічно перейти на більш потужне програмне забезпечення.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ:

1. Хруцький В.Є., Гамаюнов В.В. Внутріфірмове бюджетування: настільна книга по постановці фінансового планування. - 2-е изд., Перераб. і доп. - М .: Фінанси і статистика, 2005. - 462 с .: іл.

2. Нікітін А.В., Рачковская І.А., Савченко І.В. Управління підприємством (фірмою) з використанням інформаційних систем: Навчальний посібник. - М .: ИНФРА-М, 2007. - XIV, 188 с. - (Підручники економічного факультету МДУ ім. М.В. Ломоносова).

3. Група компаній ІНТАЛЄВ. ІНТАЛЄВ: 2005. Керівництво користувача. - КВФ «ІНТАЛЄВ», 2004. - 344 с.

4. Консалтингова група «БІГ-Петербург». Принципи постановки бюджетної системи управління фінансами. http://www.big.spb.ru , 1999-2001.

5. Клуб знавців DATAWAREHOUSE, OLAP, XML. Розвиток бізнесу за допомогою засобів управління ефективністю корпорації: теорія і практика. // http://www.iso.ru/journal/ articles / print / 415.html , 2005.

бібліографічна посилання

Бакотіна О.Г. ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ І АВТОМАТИЗАЦІЇ ПЛАН-ФАКТ КОНТРОЛЛІНГА ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОЇ КОМПАНІЇ СЕРЕДНЬОГО І МАЛОГО РОЗМІРУ // Сучасні проблеми науки та освіти. - 2008. - № 6 .;
URL: http://www.science-education.ru/ru/article/view?id=1155 (дата звернення: 30.05.2019).

Пропонуємо вашій увазі журнали, що видаються у видавництві «Академія природознавства»

(Високий імпакт-фактор РИНЦ, тематика журналів охоплює всі наукові напрямки)