IT для бізнесу: Автоматизація управління проектною організацією

1. Форми управління для різних видів діяльності в проектних і процесних організаціях
2. Призначення IT-систем для управління проектною організацією
3. Критерії оцінки якості IT-рішення для автоматизації проектної організації
4. ключовий функціонал
5. Рекомендації замовникам і користувачам

З точки зору управління проектами організації діляться на два типи - проектно-орієнтовані і непроектні організації:

Форми управління для різних видів діяльності в проектних і процесних організаціях

У проектно-орієнтованих організацій основна діяльність полягає у виконанні «зовнішніх» проектів. Тобто в створенні унікальних продуктів або послуг не для власної організації, а для замовників.

У різних видах компаній діяльність з розвитку все частіше структурується у вигляді проектної діяльності з внутрішніми проектами розвитку. До такого виду проектної діяльності відносяться більшість інновацій, створення нових продуктів, послуг, об'єктів і споруд, а також їх виведення на ринок.

Зовнішні та внутрішні проекти не замінюють бізнес-процеси організації, а доповнюють їх групами процесів «ініціювання» і «завершення» проектів. Один з головних відмінних чинників такого роду процесів - виділені керівник і команда проекту, що володіють відповідним досвідом, кваліфікацією і часом.

Багато проектів в силу стандартизації та технологічного прогресу з часом стають процесами. Наприклад, майже біля століття назад переліт через океан був складним проектом з великими ризиками і безліччю завдань, які доводилося вирішувати вперше. Зараз авіація стала повсякденною та буденною, це добре налагоджений процес. Тому в довгостроковій перспективі ефективність діяльності залежить від типізації та стандартизації проектів в обраній ринковій ніші, тобто від побудови «проектного конвеєра», а майбутнє - від нових інноваційних проектів в поточних або нових нішах.

Автоматизацію проектного управління можна розглядати в трьох вимірах:

1) З точки зору управління проектами, а саме: термінами, обсягами робіт, ресурсами, ризиками, результатом проекту, вартістю проекту, комунікаціями, зовнішнім і внутрішнім оточенням і так далі.

2) З точки зору проектного управління (мультипроектного управління) - узгодження проекту зі стратегією і тимчасовими, бюджетними та ресурсними обмеженнями. Управління портфелями і програмами проектів, грамотне та ефективне розподіл ресурсів за проектами, робота з ризиками і фінансами всієї сукупності проектів.

3) З точки зору управління проектно-орієнтованої організацією - управління портфелями і програмами проектів в комплексі з процесами проектної організації, в рамках її стратегії. Забезпечення компанії контрактами, завантаження персоналу і обладнання, постачання та логістики, управління грошовими потоками, доходами і витратами і KPI за окремими проектами, портфелям, секторам, підрозділам, бізнес-одиницям, напрямками та за компанії в цілому.

Для керівництва проектно-орієнтованих організацій інтерес представляють інформаційні системи, які містять функціонал для управління як проектами, портфелями проектів, так і основними процесами організації. Для відокремлених проектів підійдуть системи управління проектами, їх функціонал покриє всі потреби керівника проекту. Для окремих підрозділів компанії, проектних офісів, відділів розвитку - системи проектного управління, в яких є можливість управління окремими проектами і портфелями або програмами проектів.

Призначення IT-систем для управління проектною організацією

IT-система повинна представляти дані про організацію у вигляді корисної інформації. Якщо керівник не встигне проаналізувати звіти до прийняття рішень - вся цінність інформаційної системи буде зведена до аналізу вже зроблених помилок. Для попереджувального управління топам необхідна ясна картина сьогодення, майбутнього і минулого компанії.

В даний момент, керуючи зовнішнім середовищем, керівник зайнятий забезпеченням достатньої кількості замовлень. У внутрішньому середовищі - ритмічністю роботи компанії і її кровопостачанням - фінансовими потоками.

Майбутнє в довгостроковій перспективі - це відповідність компанії постійно змінюваних і передбачуваним ринковим реаліям, конкурентоспроможність компанії, її ринкове і партнерську оточення, життєздатність бізнес-моделі. У короткостроковій перспективі - це плани компанії, персонал, структура і мотивація, оцінка як достатності передбачуваних майбутніх замовлень або попиту, так і достатності виробничих, трудових і фінансових ресурсів.

Не варто забувати і про минуле. Важливо вести облік і аналіз по завершених періодів. Аналізувати ефективність в розрізі бізнес-одиниць, підрозділів, секторів, видів діяльності, проектів, етапів проектів, номенклатурних груп і процесів. На основі отриманих фінансових і нефінансових, кількісних і якісних показників розраховувати фінансову мотивацію співробітників. На основі отриманих знань систематизувати накопичений досвід, покращувати процеси, виробляти нормативи для процесів і проектів, забезпечувати безперервне розвиток компанії.

Критерії оцінки якості IT-рішення для автоматизації проектної організації

Комплексність. В системі повинно реалізовуватися повноцінне керування як портфелями / програмами проектів, так і основними процесами організації: управління персоналом, продажами, закупками і складом, бюджетування, управління фінансами (включаючи бюджетування, казначейство, облік, розрахунок заробітної плати) та іншими.

Бюджетування. Для ефективного фінансового планування повинна бути забезпечена консолідація бюджетів по всій компанії: бюджету руху грошових коштів, бюджетів по проектам і позапроектні діяльності, бюджету витрат, бюджету виплат, плану надходжень. Оперативне управління платежами виконується через єдиний платіжний календар організації.

Забезпечення проекту ресурсами. Для проектної організації найважливішим ресурсом є фахівці, які виконують проекти, а також матеріали та обладнання. Наявність в інформаційній системі кадрового плану покликане забезпечувати проекти фахівцями, аналізувати потреба, розподіляти ролі і навантаження, створювати системи мотивації співробітників на проекті. Також має бути забезпечено управління використовуваними матеріалами і обладнанням, пов'язаними з ними витратами і трансляція витрат в бюджет проекту, портфеля і організації в цілому.

Можливість інтеграції системи управління проектною організацією з зовнішніми системами. З корпоративної системою документообігу, галузевими системами, в яких ведеться безпосередня робота над проектом. Наприклад, для інжинірингових компаній це PDM і PLM-системи, в інших галузях - свої спеціалізовані системи. Робота в єдиному інформаційному просторі значно спрощує взаємодію між підрозділами організації і привносить синергію в робочий процес.

Нормування, накопичення досвіду. Вся корисна статистика повинна накопичуватися, систематизувати і враховуватися в подальшому. Інакше вже знайдені одного разу рішення будуть втрачені із завершенням проекту, звільненням або ротацією співробітників.

Допомога у виявленні вузьких місць. Конфлікти ресурсів, нестиковки за термінами, касові розриви бюджетів та інші проблеми - IT-рішення повинно показувати за наявними даними, і робити це в наочному, зручному вигляді. Аналіз заднім числом непорівнянний по віддачі з коригувальним управлінням.

Масштабованість. В ідеалі, IT-рішення повинно розгортатися і функціонувати від одиничних робочих місць до сотень і навіть тисяч робочих місць. Вкрай бажана масштабируемая архітектура системи, що дозволяє підтримувати територіально-розподілену структуру організації, холдингу, держкорпорації.

Корисні, настроюються і як можна більш наочні звіти. Керівник будь-якого рівня повинен практично моментально отримувати відповіді на всі головні питання в межах своїх повноважень, без пошуку і вивудження їх з бази даних.

Можливість налаштування і / або доопрацювання IT-рішення під галузеву специфіку автоматизуються підприємств. Технологія проектного управління в цілому у всіх спільна, але ринкові переваги будь-якого бізнесу в специфіці, деталях і нюансах. Якщо вони будуть втрачені при автоматизації, це стане кроком назад, а не вперед.

ключовий функціонал

Виходячи з критеріїв, яким має відповідати IT-рішення для автоматизації проектного управління, можна виділити принципово важливі функції таких систем:

• Управління продажами, взаємовідносинами з клієнтами, оцінка рентабельності контракту (майбутнього проекту).
• Управління проектами в розрізі портфелів для їх реалізації в рамках загальної стратегії організації.
• Планування бюджетів доходів, витрат і руху грошових коштів компанії за проектами, їх моніторинг, актуалізація та аналіз.
• Управління людськими ресурсами за проектами.
• Управління субпідрядниками.
• Управління матеріальними ресурсами та обладнанням, задіяними на проектах.

Рекомендації замовникам і користувачам

Задуматися про автоматизацію менеджменту слід, коли:

1. Інформаційні системи стають невід'ємною частиною бізнесу. Наприклад, якщо у компанії з'являється інтернет-магазин, або якщо компанія проводить фінансові операції через інтернет, використовує в роботі POS-термінали.

2. Коли IT-рішення необхідно для автоматизованого контролінгу стандартизованих процесів і операцій.

3. Коли в рамках бізнесу використовуються математичні моделі, які можуть бути реалізовані тільки в інформаційній системі. Наприклад, такі як мережеві графіки, перерахунок даних, що залежать від курсів валют, перерахунок бюджетів, побудова прогнозів.

4. Коли вручну або за допомогою електронних таблиць стає незручно оперативно отримувати дані для прийняття управлінських рішень (наприклад, в компанії працює більше 20 співробітників, одночасно ведеться більше 10 проектів, кількість великих господарських операцій понад 100 в місяць).

Крім того, потреба в автоматизації менеджменту може виникнути при менших числових значеннях в зв'язку зі складною специфікою діяльності та нелінійним зростанням витрат на облік і управління ресурсами, об'єктами, підрядниками.

Важливо розуміти, що:

1) Перш, ніж починати проект впровадження інформаційної системи необхідно визначитися з цілями організації. Проект може здійснюватися тільки на основі добротної методології. Інакше може вийти, що час і гроші витрачені, а позитивного ефекту від впровадження не було.

2) Проект впровадження - це командна робота підрядника по впровадженню і замовника впровадження, в якій замовник бере активну участь. Компанія-замовник повинна виділити керівника проекту, який володіє достатніми повноваженнями і часом, щоб він формував цілі проекту впровадження, стежив за вектором робіт, займався моніторингом, попередженням та вирішенням проблем, контролював терміни і бюджет і відповідав за результати проекту.

3) Чи варто дотримуватися розробленого технічного завдання. В ході автоматизації можуть знадобитися численні доповнення і зміни початкових планів, це нормально. Але все що може бути завершено з користю має бути завершено, перш ніж стартують нові етапи і проекти з розвитку його інформаційної системи. Інакше цей процес стане нескінченним і некерованим. Якщо організація змінюється швидше, ніж може виконатися проект, рекомендується «є слона по частинах»: проект розбити на узгоджену програму проектів (невеликі черги), йти невеликими, прагматичними кроками. Налаштувати процедуру управління змінами, вибирати, що робити в першу чергу, що на наступному кроці.

4) Ефект від впровадження системи управління проектною організацією приходить не відразу, а після адаптації всього персоналу під змінилися процеси. На це може знадобитися від кількох місяців до кількох років.

5) Одночасно з впровадженням інформаційної системи повинні бути узгоджені і введені в експлуатацію регламенти по всіх основних процесів управління проектною організацією. Найкращий інструмент не принесе користі, якщо його не використовувати.

Редактор рубрики «IT для бізнесу» - Сергій Соловйов

Джерело зображення: photogenica.ru