CORRECT. Автоматизація введення та обробки документів

1. Галузь

Великі торгові мережі (RETAIL)

наверх

2. Процеси, які були автоматизовані

Рішення CORRECT дозволяє автоматизувати бухгалтерський облік. Процес обробки документів реалізується на базі аутсорсингу і виглядає так:

• Бухгалтерські документи завантажуються в сканер, де створюються їх електронні образи.
• Образи документів відправляються на сервер розпізнавання, де відбувається автоматичне розпізнавання вмісту кожного документа (буквально: картинка перетвориться в текст).
• Оператор аутсорсингового центру обробки даних CORRECT проводить верифікацію, усуваючи неточності розпізнавання, які можуть з'явитися через незадовільну якість сканування або поганий читання символів.
• Документ повертається в компанію, завантажується в облікову систему, після чого він готовий для проведення фінансових операцій в бухгалтерії.

Автоматизоване введення даних може бути реалізований для різних фінансових документів, таких як рахунок-фактура, товарна накладна, акт виконаних робіт, акти КС-2, КС-3 і ін., В залежності від вимог замовника.

Процес обробки фінансових документів до впровадження:

1. Співробітники компанії-замовника (куратори) отримують від інших компаній бухгалтерську документацію, що стосується сфери їх діяльності. Отримані документи передаються в бухгалтерію для внесення інформації в облікову систему і подальшого проведення операцій.
2. Співробітник бухгалтерії перевіряє комплектність документації. Якщо будь-якого документа бракує, бухгалтер повертає документи куратору для докомплектації.
   ! При цьому витрачається час на багаторазове переміщення документів від одного співробітника до іншого.
3. Якщо до комплектації зауважень немає, документи приймаються бухгалтером на обробку. У порядку черги дані з документів шляхом набору з клавіатури переносяться в систему обліку.
   ! На ручне введення даних йде багато часу. Через рутинності такого виду діяльності з'являються помилки, пов'язані з людським фактором, зокрема помилки.
4. При ручному введенні даних в облікову систему необхідно зіставити найменування юридичної особи, позицій табличній частині документа (якщо вона є в даному документі) з базами даних постачальників і товарів, що містяться в обліковій системі. Нові номенклатури потрібно додати в базу даних.
   ! Документ може містити номенклатури, записані з помилками, помилками або з перестановкою слів місцями. Часом буває досить складно візуально знайти потрібну номенклатуру в довіднику.

Весь процес, від отримання паперових документів до створення картки в обліковій системі, через великий потік документів, що надходять, складують стопками на столі бухгалтера, може займати до 5 днів.

Процес обробки фінансових документів після впровадження системи CORRECT:

1. Роботи на території замовника:
   • Сканування паперових документів в потоковому режимі (використання наявних сканерів або поставка і установка необхідного скануючого обладнання), Електронні копії зберігаються в задану папку на сервері.
   • Перевірка комплектності пакета документів. Неповні пакети, помилкові, некоректно відскановані документи складаються в окрему папку для дообробки куратором, у складі завантаження.
2. Роботи в CORRECT (аутсорсинг):
   • Коректний пакет документів відправляється на сервер розпізнавання даних ABBYY FlexiCapture, де обробляється в автоматичному режимі.
   • Розпізнані дані надходять віддаленого оператору центру обробки даних CORRECT, який виробляє їх багатоступеневу верифікацію (перевірку): проставляє звірені з довідниками номенклатури, перевіряє суми по документу, правильність нарахування ПДВ, дати. Кореляція з замовником вимагається у випадках, коли оператор контакт-центру не може прийняти рішення щодо коригування важливих даних з документа.
   • Перевірені коректні дані відправляються в інформаційну систему компанії і доступні для обробки співробітникам фінансового відділу.

У цьому процесі велика частина дій по обробці документів проводиться на базі аутсорсингу.

У компанії замовника проводиться: комплектація пакету документів і сканування, прийом оброблених даних в обліковій системі.

У компанії CORRECT здійснюється: розпізнавання даних, верифікація, звірка даних з довідниками, відправка даних компанії-замовнику.

Весь процес, починаючи зі сканування і закінчуючи занесенням даних в облікову систему, займає в середньому чверть години. При цьому пакети документів обробляються паралельно і співробітники компанії-замовника задіяні мінімально. Трудові ресурси замовника можуть бути спрямовані на вирішення найбільш актуальних і важливих завдань, ніж введення даних з клавіатури в облікову систему.

наверх

3. Завдання, які вирішуються

Скорочення витрат часу на введення документів в облікову систему. При великих потоках вхідної документації в фінансових відділах можливе скупчення паперових оригіналів, що призводить до затримки формування звітностей за бухгалтерськими документами в обліковій системі. Це може бути обумовлено браком співробітників або неправильним розподілом трудових ресурсів. Рішення CORRECT збільшує швидкість процесу формування пакетів документів в обліковій системі, замінивши ручне введення даних автоматичним.

Ліквідація помилок і інших помилок, пов'язаних з людським фактором. З ручним введенням даних пов'язана поява помилок внаслідок виконання співробітником монотонних, одноманітних операцій протягом тривалого часу. Рішення CORRECT виключає появу таких помилок завдяки автоматизації процесу введення і передачі функції верифікації фахівцям центру обробки даних CORRECT.

Переклад як можна більшого числа рутинних операцій по введенню в автоматичний режим. При введенні фінансових документів в облікову систему досить трудомістким процесом є Попозиційні звірка номенклатур товарів з паперового документа з довідниками облікової системи компанії. Рішення CORRECT виробляє автоматичний підбір номенклатури з довідника. Користувачеві залишається лише в деяких випадках підтвердити правильність вибору системи.

Ліквідація багаторазового пересування документів всередині компанії в разі некомплектності пакета. Процес надходження документів в облікову систему може бути затриманий через некомплектність пакета. Рішення CORRECT передбачає виникнення таких ситуацій: неповні пакети відразу ж повертаються куратору для доукомплектування і тільки потім надходять на обробку.

наверх

4. Бізнес-ефект

• Скорочення операційних витрат, пов'язаних з ручним введенням даних в облікову систему, до 5 разів.
• Скорочення кількості помилок ручного введення за рахунок автоматизації з подальшою багатоступінчастої верифікацією і програмними перевірками
• Скорочення витрат на персонал за рахунок організації єдиного центру обробки даних.
• Фіксована мінімальний час обробки вхідних документів: з моменту відправки скан-копії документа в систему до завантаження розпізнаних даних проходить не більше години.
• Зберігання та оперативний доступ до скан-копій всіх документів, мінімізація ризику втрати даних.

наверх

5. Як це працює

Процес обробки фінансових документів після впровадження системи введення фінансових документів CORRECT:

• Сканування паперових документів в потоковому режимі (використання наявних сканерів або поставка і установка необхідного обладнання).
• Неповні, помилкові, погано відскановані документи відразу ж повертаються на доопрацювання.
• Автоматичне розпізнавання даних за допомогою ABBYY FlexiCapture.
• Багатоступенева верифікація (перевірка) розпізнаних даних в модулі верифікації: звірка номенклатур з наявними довідниками компанії, перевірка сум по документу, перевірка правильності нарахування ПДВ, звірка дат.
• Дані відправляються в інформаційну систему компанії і доступні для фінансової діяльності.

Основна перевага рішення по автоматизації введення фінансових документів CORRECT полягає у використанні передової технології по вилученню значимої інформації з відсканованих документів незалежно від їх структури.

• Документи різних типів ідентифікуються і обробляються автоматично. Оскільки система здатна класифікувати надходять документи (визначати їх тип), відпадає необхідність сортувати документи в строго визначеному порядку.

Унікальною особливістю системи CORRECT є багатоступенева верифікація (перевірка) даних.

• Перевіряються реквізити документа; при цьому отримані дані звіряються з довідниками поточної облікової системи організації.
• Перевіряється таблична частина документа, номенклатури зіставляються з внутрішньою базою даних.
• Відбувається перевірка загальних сум по документу, дат, знижок, ПДВ.

наверх

6. Інформаційні системи

ВО «Супермаг УКМ 4».

Власна облікова система замовника.

наверх

7. Реалізовані проекти

Велика торгова мережа побутової техніки і електроніки, що займає лідірущіе позиції в Європі.

Мультиформатна торгова група, що включає 40 об'єктів, пов'язаних з виробництвом і реалізацією продуктів харчування.

Замовте ефективне рішення
актуального завдання