CORRECT. Автоматизація введення та обробки документів

  1. 1. Галузь
  2. 2. Процеси, які були автоматизовані
  3. Процес обробки фінансових документів до впровадження:
  4. Процес обробки фінансових документів після впровадження системи CORRECT:
  5. 3. Завдання, які вирішуються
  6. 4. Бізнес-ефект
  7. 5. Як це працює
  8. 6. Інформаційні системи
  9. 7. Реалізовані проекти
  1. галузь
  2. Процеси, які були автоматизовані
  3. завдання, які вирішуються
  4. Бізнес-ефект
  5. Як це працює
  6. Інформаційні системи
  7. Реалізовані проекти
  8. 1. Галузь

    Великі торгові мережі (RETAIL)

    наверх

    2. Процеси, які були автоматизовані

    Рішення CORRECT дозволяє автоматизувати бухгалтерський облік. Процес обробки документів реалізується на базі аутсорсингу і виглядає так:

    • Бухгалтерські документи завантажуються в сканер, де створюються їх електронні образи.
    • Образи документів відправляються на сервер розпізнавання, де відбувається автоматичне розпізнавання вмісту кожного документа (буквально: картинка перетвориться в текст).
    • Оператор аутсорсингового центру обробки даних CORRECT проводить верифікацію, усуваючи неточності розпізнавання, які можуть з'явитися через незадовільну якість сканування або поганий читання символів.
    • Документ повертається в компанію, завантажується в облікову систему, після чого він готовий для проведення фінансових операцій в бухгалтерії.

    Автоматизоване введення даних може бути реалізований для різних фінансових документів, таких як рахунок-фактура, товарна накладна, акт виконаних робіт, акти КС-2, КС-3 і ін., В залежності від вимог замовника.

    Процес обробки фінансових документів до впровадження:

    1. Співробітники компанії-замовника (куратори) отримують від інших компаній бухгалтерську документацію, що стосується сфери їх діяльності. Отримані документи передаються в бухгалтерію для внесення інформації в облікову систему і подальшого проведення операцій.
    2. Співробітник бухгалтерії перевіряє комплектність документації. Якщо будь-якого документа бракує, бухгалтер повертає документи куратору для докомплектації.
      ! При цьому витрачається час на багаторазове переміщення документів від одного співробітника до іншого.
    3. Якщо до комплектації зауважень немає, документи приймаються бухгалтером на обробку. У порядку черги дані з документів шляхом набору з клавіатури переносяться в систему обліку.
      ! На ручне введення даних йде багато часу. Через рутинності такого виду діяльності з'являються помилки, пов'язані з людським фактором, зокрема помилки.
    4. При ручному введенні даних в облікову систему необхідно зіставити найменування юридичної особи, позицій табличній частині документа (якщо вона є в даному документі) з базами даних постачальників і товарів, що містяться в обліковій системі. Нові номенклатури потрібно додати в базу даних.
      ! Документ може містити номенклатури, записані з помилками, помилками або з перестановкою слів місцями. Часом буває досить складно візуально знайти потрібну номенклатуру в довіднику.

    Весь процес, від отримання паперових документів до створення картки в обліковій системі, через великий потік документів, що надходять, складують стопками на столі бухгалтера, може займати до 5 днів.

    Процес обробки фінансових документів після впровадження системи CORRECT:

    1. Роботи на території замовника:
      • Сканування паперових документів в потоковому режимі (використання наявних сканерів або поставка і установка необхідного скануючого обладнання), Електронні копії зберігаються в задану папку на сервері.
      • Перевірка комплектності пакета документів. Неповні пакети, помилкові, некоректно відскановані документи складаються в окрему папку для дообробки куратором, у складі завантаження.
    2. Роботи в CORRECT (аутсорсинг):
      • Коректний пакет документів відправляється на сервер розпізнавання даних ABBYY FlexiCapture, де обробляється в автоматичному режимі.
      • Розпізнані дані надходять віддаленого оператору центру обробки даних CORRECT, який виробляє їх багатоступеневу верифікацію (перевірку): проставляє звірені з довідниками номенклатури, перевіряє суми по документу, правильність нарахування ПДВ, дати. Кореляція з замовником вимагається у випадках, коли оператор контакт-центру не може прийняти рішення щодо коригування важливих даних з документа.
      • Перевірені коректні дані відправляються в інформаційну систему компанії і доступні для обробки співробітникам фінансового відділу.

    У цьому процесі велика частина дій по обробці документів проводиться на базі аутсорсингу.

    У компанії замовника проводиться: комплектація пакету документів і сканування, прийом оброблених даних в обліковій системі.

    У компанії CORRECT здійснюється: розпізнавання даних, верифікація, звірка даних з довідниками, відправка даних компанії-замовнику.

    Весь процес, починаючи зі сканування і закінчуючи занесенням даних в облікову систему, займає в середньому чверть години. При цьому пакети документів обробляються паралельно і співробітники компанії-замовника задіяні мінімально. Трудові ресурси замовника можуть бути спрямовані на вирішення найбільш актуальних і важливих завдань, ніж введення даних з клавіатури в облікову систему.

    наверх

    3. Завдання, які вирішуються

    Скорочення витрат часу на введення документів в облікову систему. При великих потоках вхідної документації в фінансових відділах можливе скупчення паперових оригіналів, що призводить до затримки формування звітностей за бухгалтерськими документами в обліковій системі. Це може бути обумовлено браком співробітників або неправильним розподілом трудових ресурсів. Рішення CORRECT збільшує швидкість процесу формування пакетів документів в обліковій системі, замінивши ручне введення даних автоматичним.

    Ліквідація помилок і інших помилок, пов'язаних з людським фактором. З ручним введенням даних пов'язана поява помилок внаслідок виконання співробітником монотонних, одноманітних операцій протягом тривалого часу. Рішення CORRECT виключає появу таких помилок завдяки автоматизації процесу введення і передачі функції верифікації фахівцям центру обробки даних CORRECT.

    Переклад як можна більшого числа рутинних операцій по введенню в автоматичний режим. При введенні фінансових документів в облікову систему досить трудомістким процесом є Попозиційні звірка номенклатур товарів з паперового документа з довідниками облікової системи компанії. Рішення CORRECT виробляє автоматичний підбір номенклатури з довідника. Користувачеві залишається лише в деяких випадках підтвердити правильність вибору системи.

    Ліквідація багаторазового пересування документів всередині компанії в разі некомплектності пакета. Процес надходження документів в облікову систему може бути затриманий через некомплектність пакета. Рішення CORRECT передбачає виникнення таких ситуацій: неповні пакети відразу ж повертаються куратору для доукомплектування і тільки потім надходять на обробку.

    наверх

    4. Бізнес-ефект

    • Скорочення операційних витрат, пов'язаних з ручним введенням даних в облікову систему, до 5 разів.
    • Скорочення кількості помилок ручного введення за рахунок автоматизації з подальшою багатоступінчастої верифікацією і програмними перевірками
    • Скорочення витрат на персонал за рахунок організації єдиного центру обробки даних.
    • Фіксована мінімальний час обробки вхідних документів: з моменту відправки скан-копії документа в систему до завантаження розпізнаних даних проходить не більше години.
    • Зберігання та оперативний доступ до скан-копій всіх документів, мінімізація ризику втрати даних.

    наверх

    5. Як це працює

    Процес обробки фінансових документів після впровадження системи введення фінансових документів CORRECT:

    • Сканування паперових документів в потоковому режимі (використання наявних сканерів або поставка і установка необхідного обладнання).
    • Неповні, помилкові, погано відскановані документи відразу ж повертаються на доопрацювання.
    • Автоматичне розпізнавання даних за допомогою ABBYY FlexiCapture.
    • Багатоступенева верифікація (перевірка) розпізнаних даних в модулі верифікації: звірка номенклатур з наявними довідниками компанії, перевірка сум по документу, перевірка правильності нарахування ПДВ, звірка дат.
    • Дані відправляються в інформаційну систему компанії і доступні для фінансової діяльності.

    Основна перевага рішення по автоматизації введення фінансових документів CORRECT полягає у використанні передової технології по вилученню значимої інформації з відсканованих документів незалежно від їх структури.

    • Документи різних типів ідентифікуються і обробляються автоматично. Оскільки система здатна класифікувати надходять документи (визначати їх тип), відпадає необхідність сортувати документи в строго визначеному порядку.

    Унікальною особливістю системи CORRECT є багатоступенева верифікація (перевірка) даних.

    • Перевіряються реквізити документа; при цьому отримані дані звіряються з довідниками поточної облікової системи організації.
    • Перевіряється таблична частина документа, номенклатури зіставляються з внутрішньою базою даних.
    • Відбувається перевірка загальних сум по документу, дат, знижок, ПДВ.

    Відбувається перевірка загальних сум по документу, дат, знижок, ПДВ

    наверх

    6. Інформаційні системи

    ВО «Супермаг УКМ 4».

    Власна облікова система замовника.

    наверх

    7. Реалізовані проекти

    Велика торгова мережа побутової техніки і електроніки, що займає лідірущіе позиції в Європі.

    Мультиформатна торгова група, що включає 40 об'єктів, пов'язаних з виробництвом і реалізацією продуктів харчування.

    Замовте ефективне рішення
    актуального завдання