Автоматизація складу торгової компанії: завдання і специфіка

Журнал Intelligent Enterprise /

Процеси, пов'язані з тимчасовим зберіганням запасів, характерні і для промисловості, і для торгівлі. Останнім часом складська логістика активно розвивається як незалежний бізнес. Крім того, специфіка процесів багато в чому визначається особливостями товару, що зберігається, почасти масштабом бізнесу і багатьма іншими факторами. У зв'язку з цим поняття «автоматизація складу» також потребує докладному розгляді. Олексій Тимашов

Ринок автоматизації: цифри і статистика Практично будь-який торгово-оптове підприємство має в своєму розпорядженні складом, проте далеко не кожне з них планує впровадити в складському господарстві систему автоматизації. Це обумовлюється багатьма факторами, частина яких не пов'язана безпосередньо з характеристиками самого складу, а більше відноситься до специфіки підприємства і галузі, до якої воно належить. Серед компаній, які впроваджують системи управління складськими комплексами і їх обліку, можна виділити наступні категорії: виробничі, торгові підприємства і підприємства, які надають послуги відповідального зберігання. Якщо загальна кількість підприємств, що мають склади, прийняти за сто відсотків, то по одній з типових експертних оцінок структура їх розподілу за цими категоріями складе наступну пропорцію: 55% - торговельні компанії, 35% - виробничі і 10% - склади відповідального зберігання. Однак якщо подібним чином проаналізувати звернення підприємств, зацікавлених в наданні послуг автоматизації складів, то картина буде інша. За основу взята статистика компанії AXELOT. Оцінку звернень представляється можливим виконати більш детально, виділивши змішані групи підприємств.

Діаграма 1. Структура ринків складів

Освіта змішаних груп обумовлено тим, що багато російських торговельні та виробничі організації при появі надлишків складських площ прагнуть отримати з них прибуток, надаючи послуги відповідального зберігання (ОХ). Загальна кількість виробничих компаній, що звертаються до послуг автоматизації, розпадається на дві частини - виробництво як таке (26%) і виробництво, що використовує надлишки складських площ як склади відповідального зберігання (СОХ; таких 11%). В сумі підприємства, що пропонують складські послуги (в якості основного або супутнього бізнесу), становлять понад третину загальної кількості - 39%. Це цілком логічно, так як до складу відповідального зберігання пред'являються значно жорсткіші вимоги щодо точності обліку та рівню обслуговування поклажодавців товару, що об'єктивно підводить підприємства до розуміння необхідності впровадження системи управління складом. Як випливає з діаграми 2 , Максимальна кількість звернень до послуг автоматизації складу належить торговельним компаніям (сумарно 51%). Це викликано тим, що підприємства торгівлі на відміну від виробничих часто не володіють надлишками площ і це змушує їх істотно оптимізувати експлуатацію наявних складів, збільшуючи обороти товару в межах поточної складського майданчика. У той же час витрати на утримання складу і товарних залишків у торговельній галузі є досить значну статтю витрат у загальній структурі витрат.

Діаграма 2. Структура звернень за послугами автоматизації складу

Завдання впровадження: від основ до перспективи Розглянемо основні причини, які спонукають торгові підприємства впроваджувати у себе системи автоматизації складського обліку і управління складом. У нашій практиці найбільш часто зустрічаються три укрупнені групи завдань, які вирішуються за допомогою автоматизації: базові проблеми (потреба в інформації, усунення втрат, контроль персоналу); проблеми переїзду складу; проблеми розвитку складського господарства.

Завдання базового рівня стоять перед усіма підприємствами незалежно від їх профілю, однак для торгових компаній потреба в їх вирішенні вище, ніж у виробничників. Потреба в інформації, створення «прозорого» складу - найперше завдання автоматизації складського господарства торгового підприємства. Інформація про реальну кількість товарів на складі, яку може надати складська система, критично важлива при розподілі товарів на замовлення та їх резервування за сотнями покупців. Знати місце розташування на складі конкретних партій і навіть одиниць товару необхідно, наприклад, для точності контролю термінів придатності харчових продуктів, відстеження серійних номерів товарів, що підлягають сервісному обслуговуванню. Дані по виробленню персоналу дозволять створити обґрунтовану систему мотивації, позбутися від недобросовісних співробітників, усунути або принаймні значно знизити зловживання комірників. Корпоративна інформаційна система (КІС) найчастіше або не має в своїй структурі подібної функціональності, або, як у випадку з реальними залишками, не встигає відображати фактичний стан складу в кожен момент часу. Під загальною фразою «втрати складу» можуть ховатися різні витрати, які, проте, між собою тісно взаємопов'язані. Це і безпосередні втрати товару через пропущені терміни придатності, злодійства, складності пошуку (товар «просто не знайшли»), і втрати часу в процесі надмірно тривалих складських операцій, наприклад відбору, і втрати на рекламації клієнтів, незадоволених пересортицею в замовленні і запізненням поставки ... Що ж стосується залежності від персоналу, то його головна «зброя» - знання розташування і специфіки товару - легко перемагається наявністю елементарного адресного обліку. Всі ці проблеми вирішуються в ході впровадження системи управління складом. Такий її функціонал, як адресний облік, автоматичне планування складських операцій, розгорнута аналітика по товару, місцях зберігання, співробітникам, дозволяє в будь-який момент отримати потрібну інформацію і позбутися від втрат і ризиків, викликаних її відсутністю, низькою швидкістю роботи або «незамінністю» комірників. У зв'язку з цим проекти автоматизації, мета яких полягає саме у вирішенні базових проблем складу, можна реалізувати в порівняно невеликі терміни при цілком економних бюджетах в залежності від бажаного набору функцій і застосовуваної технології ідентифікації товару.

Окремим пунктом слід позначити проблему переїзду складу на нове місце. З цим завданням найчастіше стикаються саме торговельні підприємства як найбільш мобільні. Лише досить великі організації можуть дозволити собі придбати склад у власність. Решта компаній найчастіше орендують складські площі і, як наслідок, схильні до ризику зміни умов оренди. Крім цього переїзд може бути викликаний зростанням оборотів підприємства, розширенням асортименту, зміною умов зберігання і обробки товару, що вже само по собі ускладнює управління складом. У цих випадках впровадження системи автоматизації представляється вдалим виходом з положення. Однак необхідно відзначити, що автоматизація складу в момент переїзду має свої особливості. Звичайно потрібно виконати проект в стислі терміни у відносно невизначеною середовищі (новий склад, нове обладнання, нові технології вантажопереробки ...). Тому для того, щоб забезпечити належну швидкість переїзду і простоту адаптації на новому місці, проект автоматизації повинен грунтуватися на найпростіших функціях систем і технологіях роботи складу. Все удосконалення складу та системи йдуть наступним етапом.

Торговельні підприємства, де планомірно вирішуються завдання, пов'язані з розвитком складу і системи автоматизації, поки ще рідкість на нашому ринку. Забезпечити більшу пропускну здатність складу, отримати складну аналітику, автоматизувати специфічні операції - все це завдання «на перспективу», які стане вирішувати тільки велике, стійке підприємство, що має достатнім для замовного проекту бюджетом, власними розвиненими логістичної та ІT-службою, здатними сприяти успішному виконанню проекту автоматизації та забезпечити супровід повнофункціональної системи управління складом.

Специфіка проекту: нюанси і тонкощі Завдання підвищення ефективності складського господарства, які стоять перед компаніями, найчастіше однакові в цілому, а специфіка галузі полягає в ступеня вираженості тієї чи іншої проблеми. Для торгових підприємств характерні наступні відмінності від інших організацій: більший кількісний асортимент і якісне різноманітність товару, значно більше число постачальників і покупців, залежність від постачальників з точки зору формату поставок та ін. З цією специфікою пов'язана ціла ланцюжок особливостей у впровадженні складських систем автоматизації.

Асортимент складу - дуже важлива для автоматизації характеристика. Її вплив проявляється опосередковано через топологію складу та технологію роботи з товаром. Торговельне підприємство, яке «доросло» до складської системи автоматизації, найчастіше має дуже великим асортиментом товару - від декількох сотень до декількох десятків тисяч найменувань. Однак не тільки і не стільки кількість позицій в каталозі товарів впливає на функціональність проекту автоматизації і складність впровадження. Якщо все товарні позиції мають близькі вагогабаритні параметри, умови зберігання, параметри відвантаження (паллетамі, коробами, штуками), то для них будуть застосовуватися подібні або однакові системи зберігання (стелажі, полиці, консолі), у них буде однаковий процес вантажопереробки і єдина логіка виконання окремих складських операцій. В цьому випадку і проект автоматизації буде відносно простий по функціоналу і швидкий у виконанні. Однак така ситуація характерна більше для виробничих складів, де є кілька десятків найменувань, які зберігаються і відвантажуються в обсязі палет. На складах торгових підприємств зазвичай все інакше - в їх асортименті можна, наприклад, зустріти і величезні бухти і барабани кабелю, розміщені на території, що примикає до складського приміщення, і розсип маленьких лампочок, складених в пластикові лотки розміром двадцять на тридцять сантиметрів. У цьому випадку виконавець проекту та його замовник стикаються зі складною, але цікавою завданням автоматизації різних технологій обліку товару та управління його переміщенням по складу. Іноді доводиться застосовувати і нестандартні рішення, при необхідності вимагають програмного втручання в типові модулі системи управління складом.

Велика кількість постачальників і покупців у торговій компанії - це ключовий фактор, який зазвичай не має у виробничого підприємства. Вплив, яке він справляє на роботу складу та як наслідок на процес автоматизації, вкрай велике. Чим більше зазначені числа, тим вище інтенсивність роботи складу, більше замовлень в одиницю часу, більший асортимент в замовленні відбираються товарів, більше оформлюваних документів, менше часу на виправлення помилок, а значить, вище вимоги до якості комплектації ... Список можна продовжувати. З точки зору системи автоматизації важливіше не фізична кількість товарів, що обробляються в одиницю часу, а їх віртуальне вираження у вигляді кількості документів, рядків в цих документах, осередків (місць зберігання) на складі, серед яких здійснюється пошук товару, і т. П. Іншими словами, відбір 10 000 одиниць товару, виражених одним рядком завдання, система виконає незрівнянно швидше, ніж відбір десяти товарів по одній одиниці, що знаходяться в різних осередках, хоча очевидно, що фізична трудомісткість першого завдання більше, ніж другого. Аналіз статистики документообігу має велике значення для визначення навантаження як на складський комплекс в цілому, так і на автоматизовану систему і її продуктивності на конкретному складі.

Є складові складських бізнес-процесів, які визначаються зовнішніми факторами, наприклад, взаємодією з постачальниками товару. Це такі параметри, як рівномірність поставок, кількість товару в упаковці (коробі, ящику тощо.) І його числова стабільність, кількість товарів на палеті, наявність штрихового коду і склад зашифрованою в ньому інформації. Виробниче підприємство може вирішувати ці питання на рівні цеху, уніфікуючи формат поставки і знімаючи масу проблем зі свого складського господарства. Торгова ж компанія, якщо не вдасться домовитися з постачальниками, змушена все робити самостійно. Припустимо, на складі зберігається великий асортимент однотипного товару. Для підприємства, що прагне до гранично високої точності відбору, зниження втрат і підвищення швидкості виконання операцій, необхідне впровадження штрихового кодування і застосування в роботі терміналів збору даних. Для цього потрібно, щоб кожна одиниця товару мала на пакувальному матеріалі штриховий код, при цьому далеко не всі постачальники наносять його на свою продукцію. Але і з нанесеними штрихкодами можливі різні колізії: не всі вони зчитуються, можливі їх збігу на різних номенклатурних позиціях, та й не для всіх одиниць товару вони взагалі є (наприклад, немає штрихового коду для групової упаковки). Зустрічаються товари, для яких штрихкод є не більше, ніж елементом «сучасного» дизайну, що не несе ніякого смислового навантаження. Таким чином, торговельне підприємство стоїть перед необхідністю, по-перше, по можливості отримати штрих-коди від постачальників, по-друге, верифікувати отриману базу даних штрихового кодування і по-третє, організувати у себе на складі операцію маркування товарів, що не мають штрихового коду. Для цього потрібно мати у своєму розпорядженні достатніми площами, часом, персоналом, обладнанням і системою автоматизації.

Розмір замовлення: чим дрібніше, тим складніше На підставі десятків виконаних нашою компанією проектів можна стверджувати, що відмінності в процесі автоматизації крупно-і дрібнооптових складів по своїй суті аналогічні відмінностям між автоматизацією виробництва і торгівлі. Адже виробниче підприємство теж торгує (якщо ми говоримо про складах готової продукції), реалізуючи свою продукцію. Чим більш дрібними партіями конкретного товару ведеться відвантаження, чим ближче торгова компанія до кінцевого споживача в ланцюжку поставок, тим більше у неї асортимент, складніше влаштований її склад і тим більший ступінь автоматизації процесу потрібно, щоб уникнути помилок, втрат і затримок в роботі. Крупний опт - це найчастіше єдине складське простір, заповнений вантажними стелажами або взагалі характеризується підлоговим зберіганням, де не має сенсу виділяти зону відбору, товар йде в обсязі палет і зрідка коробами, інтенсивність роботи - десятки відвантажень на добу, складської бізнес-процес не має на увазі регулярного розкриття палет і коробів ... Для такого складу цілком достатньо впровадити типову систему автоматизації з базовим функціоналом (адресний облік і основні складські операції). Вимогам до точності і швидкості роботи подібного складу цілком відповідає і використання паперових носіїв для завдань на виконання складських операцій. Темп роботи дозволяє розміщувати товар по факту, що автоматично послаблює вимоги до вхідної інформації, де не потрібно вивіряти вагогабаритні параметри товару - і відповідно скорочується підготовчий етап проекту. Такий склад - одна крайня точка на шкалі складності проектів.

Інша крайність - дрібнооптовий склад з величезним асортиментом, з різноманітними системами зберігання (вантажні, поличні і Вузькопрохідні стелажі, консолі для негабаритного товару, підлогове зберігання та ін.), З сотнями (якщо не тисячами) відвантажень і десятками поставок на добу. Це склад, який має виділену зону комплектації, що поповнюється за певними правилами, і зону виробництва, де ведеться робота по формуванню комплектів. Товар тут може відвантажуватися як паллетамі, так і коробами, і поштучно - і в кожному випадку повинна спрацювати своя логіка операції відбору, щоб мінімізувати шлях комірника і прискорити збір замовлення. При цьому є товарні групи, де товар дуже важко відрізнити візуально, а деякі види ще й мають термін придатності ... Такий склад безумовно вже не зможе претендувати на швидкісну автоматизацію за один-два місяці по «паперової» технології, тут уже потрібен грунтовний підхід до аналізу бізнес-процесів і перекладання їх на «мову системи» з повною автоматизацією планування операцій розміщення, поповнення, відбору та ін. і ретельно продуманим застосуванням штрихового кодування.

Автоматизація складу торгового підприємства - завдання творча, що залежить від безлічі різноманітних і взаємопов'язаних факторів. Потреби самого підприємства, специфіка його роботи (великий опт, дрібний опт, роздріб), наявність суміжних складських функцій (послуги відповідального зберігання), умови зовнішнього середовища (взаємодія з постачальниками) - все це впливає на процес впровадження складської системи. Саме поєднання випробуваних проектних технологій автоматизації та обліку особливостей конкретного підприємства робить можливим досягнення бажаного результату в заплановані терміни при оптимальному використанні ресурсів.

Автор - генеральний директор компанії Axelot