Автоматизація малого бізнесу: справа рук потопаючого - Арніка

1. Сутність питання
2. невеликий бюджет
3. ***
4. Чи не збудовані або часто мінливі бізнес-процеси
5. Відсутність досвіду впровадження програмних продуктів у керівника і співробітників
6. Часта зміна співробітників і допуск до роботи в системі без підготовки
7. ***
8. При відсутності договору техпідтримки система з часом почне давати збої

Автоматизація підприємства - необхідна умова для повноцінного розвитку бізнесу. Обробити і контролювати документообіг вручну при сучасному ритмі життя просто неможливо. Саме завдяки автоматизації власник бізнесу може отримувати повну інформацію про стан справ в режимі реального часу, перебуваючи в будь-якій точці світу і маючи доступ в інтернет. Але малий бізнес рідко володіє потрібними ресурсами для впровадження \ придбання систем автоматизації, які б і забезпечили йому цю привабливу свободу. І ця проблема - одна з багатьох інших, які виникають в процесі автоматизації підприємства.

Сутність питання

Існує безліч різних програм, що автоматизують управління бізнес-процесами, кожна з яких може вирішувати одну або кілька завдань: ведення клієнтської бази та історії відвідувань, облік товару (або витратних матеріалів), нарахування зарплати, управління лояльністю клієнтів і т.д. Всі вони розділені за сферами діяльності: ПО для підприємств індустрії краси, для ресторанів, підприємств житлово-комунального господарства (ТСЖ, керуючі компанії), спотової торгівлі, готельного бізнесу та ін.

Ці програми не так вже кардинально відрізняються один від одного. «З точки зору розробника АСУ, всі сфери малого і середнього бізнесу працюють в принципі по одній схемі», - каже Рустем Искаков, гендиректор челябінської компанії «Малахіт», яка займається розробкою інформаційних систем для всіх видів бізнесу. «Є дуже важливі, але все-таки нюанси, а ядро ​​програми - управління процесом - фактично одне». Тому і проблеми, які виникають в процесі автоматизації, - одні й ті ж.

невеликий бюджет

Оборотний капітал невеликий, кредити під програми АСУ брати не хочеться, плюс - незрозуміло, як розрахувати окупність.

Ціна коробкових сервісів - тих АСУ, які продаються у вигляді окремого ПЗ і встановлюється на комп'ютер замовника, - може бути, і не так велика, але потрібно додати вартість комп'ютерів, прокладки мереж, вартість навчання персоналу (як правило, без цього не обійтися) і договір на техобслуговування. Тобто множимо початкову цифру на 3.

Є, звичайно, варіант «мінімум» - програма Microsoft Excel. Мінімум затрат, є, легко і дозволяє вирішити частину завдань. Але все-таки, давайте зізнаємося, це не система автоматизації, а просто записна книжка. Вона не допоможе вам виділити ту частину клієнтів, які прийшли повторно або тих, хто перестав ходити.

Одне з рішень, яке тут можна запропонувати, - знайти програму, яка передбачає не комплексне впровадження, а автоматизацію окремих напрямків. Така програма Giftoman - система управління лояльністю, або програма для салонів краси «Арніка», сюди ж включимо програми челябінської компанії «Малахіт».

Крім того, деякі програми пропонують послугу автоматизації за певну орендну (абонентську) плату. «Це дуже вигідно для малого бізнесу», - говорить гендиректор компанії «Малахіт» Рустем Искаков, - немає накладних витрат на ПЗ, на навчання, не потрібен сервер, локальні мережі. Ти користуєшся програмним забезпеченням як інтернетом, за орендну плату. При цьому отримуєш нормальну техпідтримку і в будь-який момент можеш договір розірвати. У 2012 році ми розробили власну систему автоматизації на основі технологій SAAS спеціально для малого і середнього бізнесу. Зараз у нас є чотири спеціальні програми для підприємств в сферах: ЖКГ, готельний бізнес, електромережеві компанії, спотова торгівля. Мені здається, що для малого і середнього бізнесу програми на основі SAAS-технологій - це єдино вірне рішення. А в майбутньому - і для великого ».

Такі системи хороші тим, що власнику бізнесу не потрібно вкладатися в покупку устаткування і програмного забезпечення. Він їх просто орендує: зокрема, компанія Giftoman дає в оренду планшет з ПО. Клієнт вибирає потрібний йому тариф абонентської плати (включає саме обладнання, програмного забезпечення, технічну підтримку, промо-матеріали, певну кількість карт, повідомлень, опитувань) і працює.

Якщо ви все-таки зважилися на коробковий сервіс, майте на увазі, що грамотно встановлене АСУ окупиться в середньому через два роки (показує досвід багатьох компаній).

***

МЕТА ВПРОВАДЖЕННЯ БУДЬ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ - У ВИРІШЕННІ КОНКРЕТНИХ ПРОБЛЕМ КЕРІВНИКА БІЗНЕСУ

***

Мало виділеного часу у керівника, щоб впроваджувати АСУ

Керівнику в малому бізнесі часто доводиться поєднувати кілька функцій. Відповідно, часу на те, щоб вникати в принципи впровадження АСУ та навчання персоналу, немає. Часто на навчанні економлять не стільки через брак часу, скільки з економії бюджету.

Тут потрібно зрозуміти просту річ: впровадження АСУ без навчання людей в цій системі працювати - це гроші на вітер. «Коли клієнт купує програму« 1С: Салон краси », ми надаємо 2 години безкоштовного навчання», - каже Дмитро Власов, менеджер по роботі з клієнтами компанії «Технолинк», дилера 1С в Єкатеринбурзі. «Але якщо у людини раніше не було досвіду роботи в 1С, то двох годин буде мало. Доведеться брати додаткові години і трохи доплачувати ».

Багато розробники АСУ та дилери - не тільки «1С» - зізнаються, що без навчання персоналу їх система автоматизації не дасть бажаного ефекту. «Для власників кафе і ресторанів я завжди раджу в першу чергу програму iiko», - говорить директор Новосибірського Центру автоматизації малого бізнесу Дмитро Бичков. «Це хороша програма, вона дає власнику повну картину справ на його підприємстві. Він в ній може вести управлінський облік так, що бачить всі свої витрати і в якій частці вони впливають на вартість продукції, на прибуток компанії. Але ефективність застосування програми ii ko кардинально залежить від того, витратився чи власник на навчання персоналу. Якщо всіх навчили: керівника, технологів, офіціантів, то добре налагоджена програма не дає збоїв. А якщо заощадили на навчанні офіціантів, починаються проблеми: офіціанти не знають нюансів, як замовлення відстежувати, як його закривати - створюють проблеми для кухарів, ті ці проблеми переважують ще на кого-то - і виникає негатив. Ефекту немає від впровадження програми ».

Рішення тут можна запропонувати тільки одне - виділити час. І на початковому етапі пошукати більш просту для користувачів програму, що вимагає мінімум часу. Надалі перехід до більш складної буде проходити легше.

Сергій Бобін, керівник інтернет-сервісу «Арніка»: «Мета впровадження будь-якої інформаційної системи полягає у вирішенні конкретних проблем керівника бізнесу.

Проблеми можуть бути різні - хтось хоче бачити детальну статистику про клієнта, щоб краще його обслужити; хтось - навести порядок в обліку товарів і матеріалів, щоб знизити собівартість послуг, що надаються; є й інші бізнес-завдання, які можна вирішити впровадженням АСУ. Але щоб це зробити, керівник буде змушений витратити якусь кількість власного часу ».

Чи не збудовані або часто мінливі бізнес-процеси

Автоматизація відповідає за виконання завдань, що повторюються, для вирішення яких потрібні стабільні дані / показники, які заносяться в програму. Але якщо, скажімо, адміністратор записав до майстра клієнта і не вніс цей запис в програму, а потім помилково вписав на цей час іншої людини - у наявності збій в бізнес-процесі, а система автоматизації тут ні при чому.

Збій може статися в ситуації, коли салон розширюється: збільшилася кількість бізнес-процесів, знайти відповідального за вирішення того чи іншого завдання стає складно. Відбувається «розрив», і поки його не усунемо, - віддачі від системи автоматизації не буде.

Оптимізація бізнес-процесів дозволить отримати максимальний ефект від впровадження АСУ.

Відсутність досвіду впровадження програмних продуктів у керівника і співробітників

І як наслідок - помилки у виборі програми, її функціоналу, опір або навіть саботаж співробітників (багато хто боїться, що автоматизація спричинить за собою скорочення робочих місць). Часто керівник навіть не зовсім розуміє, навіщо йому потрібна автоматизація - не може виявити, які напрямки потрібно автоматизувати. А впровадивши АСУ в тих областях, в яких цього можна не робити, він як і раніше зіштовхується з неможливістю оптимізації роботи.

Сергій Бобін: «Мені здається, підхід до автоматизації повинен бути іншим, більш усвідомленим. Необхідність впровадження АСУ повинна визріти. І відсутність досвіду впровадження програмних продуктів у керівника бізнесу не є проблемою. Його завдання - сформулювати бізнес-проблему, яку він хоче вирішити, запровадивши інформаційну систему. А завдання професійних ІТ-фахівців - оцінити, чи зможе продукт, який вони пропонують, ефективно вирішити цю проблему, і якщо «так», то, по-перше, допомогти бізнесу почати користуватися інформаційною системою, а, по-друге, - після її впровадження переконатися, що вихідна проблема успішно вирішена ».

Часта зміна співробітників і допуск до роботи в системі без підготовки

Проблема плинності кадрів - це болюче питання для індустрії краси. Чи не всі директори салонів хочуть вникати в програму - цим займається, наприклад, адміністратор, а потім він йде - і ... доводиться все починати з нуля.

Як правило, при впровадженні коробкових сервісів кількість осіб, яких можна навчити, строго обмежена або платити потрібно за кожного, тому іноді власник намагається заощадити, і це потім негативно позначається на роботі.

Сергій Бобін: «Ми не обмежуємо кількість співробітників, яких можна навчити. З'явився новий чоловік - він подзвонив, ми його протягом години навчили, і все, він готовий працювати. Наш досвід показує, що навіть людям, які з комп'ютером не на «ти», вистачає від одного до трьох годин навчання, щоб почати працювати. Потім протягом тижня або двох від них надходять дзвінки, а далі вони працюють самостійно і ніяких особливих проблем не виникає ».

Рішення: навчати відразу декількох співробітників (керівнику навчатися обов'язково!), Якщо один звільниться, буде, кому передавати досвід. Ну, і з персоналом треба працювати: пояснювати, мотивувати, залучати, вибудовувати програми адаптації та мотивації, щоб звести рух персоналу до мінімуму. Без цього ніякі нововведення не працюватимуть.

***

АВТОМАТИЗАЦІЯ ВІДПОВІДАЄ ЗА виконанні завдань, ДЛЯ ВИРІШЕННЯ ЯКИХ ПОТРІБНІ СТАБІЛЬНІ ДАНІ, що заносяться до ПРОГРАМУ

***

При відсутності договору техпідтримки система з часом почне давати збої

Проблема, на думку розробників, скоріше, міфічна. Нормальна інформаційна система не повинна «зависати» або ламатися навіть при відсутності оновлень і допуску до неї непідготовлених користувачів. Вона може видавати некоректний результат - так, якщо невмілий користувач вводить некоректні дані. Щоб цього не відбувалося, співробітників потрібно навчати. Практично всі АСУ мають термін безкоштовного технічного обслуговування - у кого-то він триває 3 місяці, у кого-то - 1 рік. Але, так чи інакше, настає момент, коли клієнт вирушає у вільне плавання. Як бути: укладати чи не укладати договір ІТС?

Сергій Бобін: «Досвід нашого спілкування з салонами краси показує, що можна працювати і без договору техпідтримки. Якщо система стабільно працює, співробітники навчені роботі в ній і здатні навчити своїх колег, а функціонал системи повністю влаштовує керівника - витрати на постійну технічну підтримку можуть бути зайвими. Інше питання в тому, що кожен виробник програмного продукту може трохи по-різному дивитися на те, якою має бути якісна тех. підтримка користувачів. У нашій компанії ми вважаємо, що інформаційна система повинна бути такою, щоб у користувача не виникало щоденних питань про те, як нею користуватися. Інтерфейс повинен бути інтуїтивно зрозумілий, система повинна супроводжуватися якісною документацією. Наші фахівці техпідтримки більшою мірою є консультантами з ведення обліку, а не людьми, які відповідають на питання: «як працює ця кнопка» (хоча і це, звичайно, теж). Ми допомагаємо користувачам розібратися, чому на складі виникли негативні залишки, чому не сходиться залишок в касі або радимо, як найкращим чином зробити SMS -рассилку, щоб вона привернула максимальну кількість клієнтів. На нашу думку, такий підхід до організації техпідтримки здатний принести набагато більшу користь нашим клієнтам ».

У деяких програм, таких як Арніка і Giftoman, в абонентську плату включено не тільки техпідтримка, а й консультації персонального менеджера, маркетолога. Рішення: не економити на навчанні співробітників і \ або використовувати програми, в абонентську плату яких вже включена техпідтримка (регулярні оновлення, консультації та ін.)

Резюмуючи вищевикладене, хочеться ще раз повернутися до слів Сергія Бобіна про те, що підхід до автоматизації повинен бути не абстрактним, а усвідомленим: є конкретні завдання, які можна вирішити за допомогою АСУ, значить, будемо шукати шляхи їх вирішення, ту програму, яка вирішить конкретну проблему. Не можна забувати про те, що будь-яка інформаційна система, в першу чергу, повинна допомагати власнику бізнесу більше заробляти, тобто приносити прибуток. А інакше навіщо вона взагалі потрібна?

У проблемах малого бізнесу розбиралася Ксенія Попова

_______

Прочитали? Зробіть свій внесок в розвиток красивого бізнесу!
Вступайте в наші групи Вконтакте і Facebook !
Реєструйтеся в "Арніці"