Автоматизація бізнес-процесів

Загальні принципи рєїнженірінга бізнес процесів. Застосування сучасних засобів автоматизації.

Процес вдосконалення методів управління і технології виробництва необхідний компаніям, які хочуть вижити або підвищити конкурентоспроможність. Поняття реінжиніринг бізнесу запропонував в кінці минулого століття Майкл Хаммер.

Реінжиніринг - принциповий перегляд і радикальна реконструкція бізнес-процесів з метою кардинальних покращень основних показників ефективності: вартість, якість клієнтського сервісу та оперативність.

• принциповий - має на увазі пошук відповіді: Навіщо щось міняти? Чому так, а не інакше?
• радикальний - знайти джерело проблемдля істотної перебудови. Відмовитися від звичних норм і методів роботи на користь нових.
• кардинальний - НЕ покрокове поліпшення, а стрибкоподібне зростання ефективності.
• процеси - або комплекс зусиль, спрямованих на створення бажаного для споживача результату. Наприклад, не зациклення конкретних етапах замовлення: отримання списку або підбір товарів на складі, а передачу продукту клієнту.

Реінжиніринг свого роду перезавантаження всіх відділів підприємства. Чи не латання дірок в уже наявних системах, а новий підхід до створення продукту / послуги, позиціонування його цінності для клієнта. Створення компанії заново, але з урахуванням наявних знань і сучасних технологій. Має на увазі переорієнтацію принципів підприємства з функцій на процеси. Спрямований на вдосконалення дій для досягнення найвищого результату, скорочення помилок і тривалості процесів.
Потрібен коли усталені процеси застаріли і стали неефективні:

• компаніям, які зіткнулися з серйозними проблемами. Наприклад, занадто великі витрати в порівнянні з конкурентами. Поганий клієнтський сервіс, неякісний або невдалий товар тощо.

• компаніям, у яких поки все більш-менш благополучно, але в перспективі очікують труднощі: через зміну економічних умов, законодавчих вимог, змін переваг споживачів та ін.

• компаніям, яким ніщо не загрожує, але які не звикли зупинятися на досягнутому. Ставлять перед собою грандіозні цілі. Наприклад, компанії, які бажають ще вище підняти планку і збільшити розрив з конкурентами.

Не цілком коректно ставити знак рівності між реинжинирингом і реструктуризацією, скороченням робочих місць. Його мета досягти більшого з найменшими витратами. Допомагає оперативно вирішувати стандартні ситуації, завдяки розробленими інструкціями. Часто причини проблем підприємств потребують реинжиниринге кроятся не в їх організаційній структурі, а в архітектурі процесів.

Процедура реінжинірингу проходить в кілька етапів:

• Аналіз всього процесу і формування бачення образу майбутньої компанії.
• Оцінка вартості та ефективності наявних процесів.
• Розробка, опис і тестування нових процесів.
• Впровадження і реалізація нової моделі бізнес-процесів.

Згідно Майклу Хаммеру до найбільш поширених методів реінжинірингу відносяться:

Оптимізація ресурсів. Мається на увазі спрощення процесів всіх завдань. Наприклад, об'єднання декількох обов'язків в одну посаду, якщо це можливо. Припустимо якщо раніше процесом продажу та монтажу обладнання займалися різні фахівці з різних підрозділів. Після проведення реінжинірингу виконання всіх цих етапів доручаються одному. Тепер він особисто контактує з клієнтами і несе відповідальність за якість.

І, навпаки, іноді, недоцільно навчати одного працівника всіх стадіях довготривалого процесу. Простіше створити робочу групу. За рахунок чого скорочуються ресурси на виконання тих же завдань. Відпадає необхідність в постійному контролі.

Природний порядок бізнес-процесів. Вибудовування роботи нелінійно, а відповідно до логіки. Чи не послідовне, а паралельне виконання завдань. Плюс такого підходу: оптимізація часу між початковими і кінцевими етапами процесу, і мінімум ризику, що робота застаріє.

Виконання роботи там, де це зручно. У тому випадку якщо якісь з етапів технологічного процесу накладних для підприємства їх можна частково або повністю передати постачальникам або клієнтам. Наприклад, нескладний ремонт який можна зробити самостійно.

А ось варіативність процесів. Замість стандартного традиційного підходу передбачає однакове рішення - багатоваріантний. Різні версії для одного процесу, адаптованого під різні ринки, ситуації. Наприклад, 3 способи кредитування: комп'ютером, менеджером або фахівцем в залежності від складності випадку.

Адаптація робочих процесів. Традиційна модель будувалася за принципом, що співробітники володіють вузькоспеціалізованими навичками і на навчання новим, у них немає часу, тому їм даються спрощені завдання (теорія А. Сміта). Реінжиніринг передбачає, що для відповідності сучасним вимогам якості, сервісу, гнучкості та економічності досить зберігати простоту процесів.

Самостійність у прийнятті рішень. Це важлива складова робочого процесу. Реінжиніринг передбачає більшу самостійність співробітників. Замість контролю керівництво компанії розширює повноваження співробітників, стимулює до пошуку способів скорочення часу обслуговування і витрат, без втрати високої якості продуктів / послуг. Чим менше людина задіяно в процесі, тим легше відстежувати їх KPI. Якщо раніше співробітникам на кожен крок була потрібна резолюція від вищестоящого начальства, тепер рішення приймаються самостійно.

Свого часу реінжиніринг відкрив друге дихання таким компаніям, як: IBM, American Express, Ford, Chrysler, Texas Instruments, Duke Power.
Реінжиніринг неможливо уявити без використання інформаційних технологій, за допомогою яких автоматизуються бізнес-процеси. Як без реінжинірингу IT малоефективні, так і без IT реінжиніринг майже немислимий.

За рахунок автоматизації робочих процесів підвищується рівень:

• Контролю та швидкості обробки даних
• Скоординованості дій персоналу
• прозорість бізнесу

впроваджувати CRM , ERP з вбудованими бізнес-процесами ? Або BPM-системи, які допомагають автоматизувати процеси документообігу та взаємодії з клієнтами? Все залежить від завдань, специфіки і масштабу підприємства. Від того чи будуть змінюватися його бізнес-процеси в найближчі кілька років або залишаться незмінними.

Чи буде підприємство рости чи ні. Очевидно лише, що ці системи необхідні компаніям, які прагнуть піднятися на новий рівень тому містять готовий інструментарій для моделювання та автоматизації бізнес-процесів і вимірювання їх ефективності.