Вакансії помічник керівника за кордоном: вимоги до професії

1. Особисті якості помічника керівника
2. Посадові обов'язки особистого помічника керівника, секретаря
3. Збірник, вимог до помічника керівника, виявлений в інтернеті

Особистий помічник керівника - це професія, яка вимагає чіткого виконання завдань і доручень керівництва. Вакансію помічника керівника займають жінки або чоловіки з вищою освітою. Отримати вакансію особистого помічника керівника за кордоном нелегко. Це залежить не тільки від професіоналізму, а й від рис характеру здобувача. Повинна бути психологічна сумісність між керівником і секретарем.

У більшості випадків при співбесіді вимагають підтвердження досвіду роботи від 2 років.
Зайняти вакансію особистий помічник для керівника за кордоном можна, пройшовши конкурсний відбір. Кандидати на вакансії особистого помічника керівника за кордоном повинні бути професіоналами зі стажем не менше 2 років.
Помічнику керівника, треба знати:

• нормативну документацію, що стосується діяльності компанії;
• статути та інші вимоги з діловодства;
• склад керівників усіх підрозділів і керівників вищого рівня в обличчя і по імені;
• пристрій виробництва компанії.
• способи створення і коригування документації;
• систему і норми організаційних і розпорядчих документів;
• приклади і правила оформлення і заповнення ділової документації, діловий етикет;
• вміння користуватися офісними програмами;
• знання трудового розпорядку всередині компанії;
• номенклатуру внутрішнього документообігу компанії;
• планувати свій робочий час і час керівника;
• організовувати наради, поїздки, зустрічі;
• працювати з вхідною кореспонденцією;
• мати приємний тембр голосу і зовнішність;
• англійську мову або мову країни.

Особистому помічникові керівника доводиться займатися побутовими та адміністративними питаннями.

Різні варіанти вакансій поощніков на цій сторінці.

Особисті якості помічника керівника

Керівник намагається знайти собі помічника під свій характер і вакансію підбирає під себе. Тут немає нічого дивного, адже йому треба кожен день спілкуватися з секретарем. Тому на вакансію особистого помічника керівника підбирають кандидатів з такими якостями:

• секретар повинен бути комунікабельний не тільки з шефом, але і з клієнтами, відвідувачами, співробітниками;
• виконавчим без сперечань з начальством;
• дипломатичним і стриманим в стресових ситуаціях;
• вміти приймати рішення і брати відповідальність на себе в межах посадової інструкції і компетентності;
• володіти організаторськими здібностями;
• дотримуватися нормативів охорони праці, пожежної безпеки, а також правил санітарних вимог;

Секретар керівника підпорядковується своєму безпосередньому начальству або керівному складу компанії відповідно до посадової інструкції.

Поради: здобувачеві треба шукати вакансії помічника керівника в компаніях за кордоном, мають свої відділення в колишніх країнах СНД.

Посадові обов'язки особистого помічника керівника, секретаря

Помічник керівника, секретар повинен вести документацію, яка надходить на розгляд керуючої і готувати відповіді на листи.
Фахівцю потрібно вести діловодство за допомогою комп'ютера, надавати готові документи начальству на перевірку, готувати відповіді на вхідні листи, запити.
Він зобов'язаний отримувати всю документацію, яка вимагає особистого підпису керівника. Займається оформленням документації для ефективної роботи безпосереднього начальства.

Особистий помічник керівника, займається редагуванням і розглядом документів на підпис. Секретар, що займає вакансію, зобов'язаний організовувати і проводити переговори по телефону, вести запис інформації, якщо начальника немає на робочому місці і доносити інформацію до керівного складу вчасно. Також важливим обов'язком є ​​отримання факсів, та інші матеріали.
Секретар керівника займається відповідями на запити, листи, якщо розпорядився керуючий. Створює повідомлення, заявки за бажанням начальника. Особистий помічник для керівника проводить організаційні дії по підготовці зборів, конференцій, засідань, стежить за збором і оприлюдненням беруть участь осіб. По завершенні зборів, весь матеріал заноситься в архів даних.
Контролює виконання працівниками установи указів, розпоряджень. Стежить за виконанням термінів, вказівок чи доручень керівника, що знаходяться на контролі. Помічник спостерігає за робочим процесом, дотриманням правил, які були встановлені начальством, виконанням завдань без запізнення.
За помічником керівника можуть закріпити забезпечення приладдям необхідних для робочого місця начальника. Створює умови для ефективного і продуктивного робочого процесу керуючого.
Заповнює службові матеріали і заносить отриману інформації базу. Помічник організовує прийом та розгляд пропозицій і побажань, що надаються працівниками і доповідає про них керівнику.
У зазначений час створює необхідні документи, після чого вони архівуються і передаються в архів, а також співробітник несе відповідальність за їх збереження.
Пускає в хід службові завдання, встановленим керівниками.

Секретар відповідає за:

• невиконання або перевищення повноважень, згідно з трудовим кодексом;
• порушення правил внутрішнього розпорядку, затверджених на підприємстві;
• заподіяну шкоду компанії, згідно з кодексом трудового законодавства країни.

Збірник, вимог до помічника керівника, виявлений в інтернеті

Дивіться на життя з гумором і вакансія помічник керівника секретар не здаватиметься занадто складною.

Помічник керівника повинен:

• бути дипломатом (не посилати настирного відвідувача подалі безпосередньо);
• бути виконавчим (якщо треба щось дістати серед ночі, значить треба);
• вміти тримати язик за зубами (гарне правило, підходить для всіх);
• знати програми MS Project і MS Excel МS Office Word, Power Point (контроль виконання завдань для секретаря це все);
• зустріч і прийом відвідувачів офісу (вдавати ніби ви їх знаєте 100 років);
• вміння правильно досягати поставлених цілей (домагатися цілей будь-якими способами);
• позитивний погляд на життя, наявність почуття гумору (бути готовим піти з високо піднятою головою);
• відповідальність (Не відмовлятися і визнавати власні помилки);
• здатність до навчання (можуть навантажити додатковою роботою);
• здатність взаємодії в колективі (брати участь в корпоративах);
• добре поставлена ​​грамотна мова (не плутати часи в пропозиціях);
• охайний вигляд (контролювати гудзики, особливо в брюках і декольте);
• бути активним (самому шукати роботу і не чекати коли дадуть доручення);
• грамотним (знати де ставляться коми в дієприкметникових зворотах);
• організованим (зібратися на виїзд за 2 хвилини);
• виконавчим (не забувати доручення шефа);
• порядним (не закладаються співробітників шефу);
• уважність (контролювати всі гудзики у шефа застебнуті);
• комунікабельність (підтримувати розмову, навіть якщо не хочеться);
• пунктуальність (приходити вчасно на роботу і йти після шефа);
• вміння працювати з великим об'ємом інформації (мабуть завал, співробітників не вистачає);
• презентабельна зовнішність (бути схожим або на кіноактора, або на професора);
• базові знання Photoshop (шеф любить вставляти картинки в листи);
• навички роботи в режимі мульти Задачного (робити все що скажуть);
• вільне володіння англійською мовою (шеф не знає англійської);
• бронювання квитків, готелів (доведеться їздити у відрядження);
• прийом відвідувачів, приготування чай, кава для гостей і керівника (святий обов'язок секретаря);
• вирішення адміністративних питань (стежити за наявністю мила, туалетного паперу, побутової хімії, перевіряти роботу прибиральниці);
• цілодобової доступності мобільного зв'язку (шеф не пам'ятає де, що поклав).

І за виконання всіх цих вимог фірма обіцяє комфортні умови праці і деяку суму грошових знаків в умовних одиницях.

Висновки: Ця робота важка праця впливає на нервову систему. Тому заробітна плата особистого помічника секретаря керівника вакансії стартують від 1000 євро.